Verfahrensangaben

Leistungsgegenstand ist die Bereitstellung und der Betrieb eines Callcenters (Inbound/Outbound) durch einen Dienstleister für die Beratungs-Hotline des KPZ- und DIAdrei-Portals nach DGUV Vorschrift 2 der VBG gemäß der Leistungsbeschreibung. Die Leistung des Dienstleisters untergliedert sich in den Betrieb der Beratungs-Hotlines für die VBG als Inhaberin des Portals und der fachkundigen und weisungsfreien Beratung der Nutzenden in Fragen des Arbeitsschutzes durch Betriebsärzte sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit.

Im Rahmen ihrer gesetzlichen Präventionsarbeit werden von der VBG digitale Angebote (DIAdrei-Portal und KPZ-Portal) zur alternativen Betreuung zur Verfügung gestellt. Damit wird Mitgliedsunternehmen im Zuständigkeitsbereich der VBG ein Zugang zu der gesetzlich vorgeschriebenen Betreuung durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärztinnen beziehungsweise Betriebsärzten erleichtert. Die Wahl einer dieser alternativen Betreuungsmodelle nach den Anlagen 3 oder 4 der DGUV Vorschrift 2 steht jedem Unternehmen in der Zuständigkeit der VBG frei, soweit es allen Voraussetzung nach DGUV Vorschrift 2 insbesondere hinsichtlich der Beschäftigtenzahl und Branchenzugehörigkeit entspricht. Durch Nutzung des Betreuungsangebotes mit dem jeweiligen Portal kann die Unternehmerin/der Unternehmer ihrer/seiner gesetzlichen Pflicht zur Betreuung durch Betriebsärztinnen oder Betriebsärzte sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit nachkommen und hat ihre/seine Verpflichtung zu deren schriftlicher Bestellung erfüllt (Siehe DGUV-Regel 100-002: Erstes Kapitel, § 2 "Bestellung").

Die Beratung der Unternehmerinnen bzw. Unternehmer und deren Beschäftigten im Rah-men dieser Portalangebote wird durch eine CallCenter-Hotline erbracht, die den Nutzen-den ausschließlich über die Kontaktmöglichkeiten des Portals zur Verfügung steht. Diese Portal-Hotline wird vom beauftragten DL betrieben und erbringt die Beratung gemäß den Bestimmungen dieser Leistungsbeschreibung.

Die Hotline des DL ist erste Anlaufstelle für Portalnutzende und verfügt unmittelbar über fachkundige Personen gemäß Arbeitssicherheitsgesetz und DGUV Vorschrift 2. Die Call-Center-Hotline bearbeitet die Anfragen zur Nutzung der VBG-Portale im Auftrag der VBG und unterstützt die Unternehmen beim betrieblichen Arbeitsschutz im Rahmen der Portalnutzung durch eine weisungsunabhängige fachkundige Beratung am Telefon (E-Mail).

Die Dienstleistung wird vom DL in einem von der VBG festgelegten Verfahren ausgeführt und dokumentiert, um eine nachvollziehbare Leistungsabrechnung und eine ordnungsgemäße Leistungserbringung zu gewährleisten. Die Bearbeitung und Dokumentation der Beratungsleistungen wird mit einem Ticketsystem umgesetzt. Dabei ist/sind verpflichtend und ausschließlich die von der VBG festgelegte(n) Software-Anwendung(en) zu nutzen, die die Abwicklung und Dokumentation der Telefon- und E-Mail-Kontakte bewerkstelligt und gleichzeitig die Datenbankverwaltung für alle Profile der Portalnutzenden umsetzt. Die Dokumentation wird unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Beratungsanlässe nach den Festlegungen dieser Leistungsbeschreibung durchgeführt.

Mögliche CallCenter-Hotline-DL müssen die räumlichen, technischen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen zur Durchführung aller Beratungsaufgaben, die in dieser Leistungsbeschreibung detailliert festgelegt sind, erfüllen. Die mit der Ausführung der Beratungstätigkeit betrauten Mitarbeiter des DL müssen die Voraussetzungen erfüllen, dass sie als Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Betriebsärztinnen beziehungsweise Betriebsärzte im Rahmen einer Bestellung gemäß den Anforderungen nach dem Arbeitssicherheitsgesetz und der DGUV Vorschrift 2 tätig werden dürfen. Der DL muss über Beschäftigte beider Gruppen (Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärztinnen und Betriebsärzte) verfügen. Eine Unterauftragnahme ist statthaft. Diese Erfordernisse sind grundsätzlich für den gesamten Vertragszeitraum zu erfüllen.

Das Online-Angebot mit dem KPZ-Portal steht gemäß den Festlegungen der DGUV Vorschrift 2 Kleinstunternehmen mit bis zu 20 Beschäftigen (Vollzeitäquivalent) offen. Das DIAdrei-Portal wird kleinen Unternehmen mit bis zu 50 (Vollzeitäquivalent) Beschäftigen beziehungsweise Betrieben mit besonderer Branchenzugehörigkeit nur bis zu 30 Beschäftigten angeboten. Die alternativen Betreuungsmodelle mit den beiden VBG-Portalen können von allen Mitgliedsunternehmen in der Zuständigkeit der VBG - unabhängig von der Branchenzugehörigkeit - gewählt werden, wenn sie die gültigen Schwellenwerte für die Beschäftigtenzahl gemäß DGUV Vorschrift 2 einhalten.

Potenziell kann das KPZ-Portal von rund 700.000 Unternehmen genutzt werden. Das DIAdrei-Portal kann etwa eine Teilnehmendenzahl von 90.000 Unternehmen erreichen. Derzeit sind rund 1.500 Nutzende im DIAdrei-Portal und etwa 9.200 im KPZ-Portal (Stand: November 2025) registriert. Die Nutzendenzahlen wachsen stetig.

Aufgrund von laufenden Bestrebungen kleine Unternehmen bei der Gestaltung ihres Arbeitsschutzes zu unterstützen, soll die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung von kleinen Unternehmen unter Nutzung alternativer Betreuungsangebote gesteigert werden. Unternehmen, die als Neumitglieder in die Zuständigkeit der VBG aufgenommen werden, sollen gezielt über die Möglichkeit der alternativen Betreuung informiert werden. Nach einer Konsolidierungsphase er-folgt unter den noch aktiven Betrieben mit Beschäftigten eine Abfrage, wie sie ihrer Betreuungspflicht gemäß DGUV Vorschrift 2 nachkommen. Die Betriebe sind verpflichtet die Durchführung der Betreuung an die VBG zurückzumelden. Daher wird im Laufe der nächsten Jahre, beginnend mit dem 2. Quartal 2027, mit einer erheblichen Steigerung (jährlich ca. 20.000 gesamt) der Nutzendenzahlen für die beiden Betreuungsangebote gerechnet.

Dem DL wird die Gelegenheit gegeben, sich innerhalb eines Zeitraums vom 01.06. bis 30.06.2026 in die Portale und Software-Anwendungen einzuarbeiten. Zur Einarbeitung erfolgt eine Schulung durch die VBG. Für Test- und Schulungszwecke kann eine Testumgebung der Portale und Anwendungen verwendet werden, die auch über die Einführung hinaus permanent genutzt werden kann.

Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen - vor allem der Leistungsbeschreibung - zu entnehmen.

Leistungsort am Sitz des Dienstleisters (Call-Center) bundesweit für alle berechtigten Mitgliedsunternehmen der VBG.

Sonstige Optionen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.

Soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

§ 134 Informations- und Wartepflicht
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,

und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z. B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet. Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben: - Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version - Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version - Google Chrome in der jeweils aktuellen Version - Apple Safari ab Version 5.

Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform a) ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt b) die Abgabe webbasiert über den Projektraum des Vergabeportals möglich.

Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann. Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden. Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.

Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Bei Einreichung der Angebote in Textform muss die erklärende Person über das Deutsche Vergabeportal benannt werden. Auf sämtlichen eingereichten Formblättern muss diese Person ebenfalls namentlich aufgeführt werden. Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.

Die Kommunikation zwischen der AG und den Bewerbern/Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform möglich.

Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen).

Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/.

Sollten Bieterfragen gestellt werden, die Betriebsgeheimnisse der VBG betreffen, z. B. zum Betrieb der Hotline, ist eine Beantwortung an den fragenden Bieter nur möglich, wenn dieser mit seiner Bieterfrage/seinen Bieterfragen die mit den Vergabeunterlagen überlassene und unterzeichnete "Vertraulichkeitsvereinbarung NDA vor Vertragsschluss" bei der VBG über die Kommunikation des DTVP einreicht.[

Wertung der Angebote:
Folgende Wirtschaftlichkeitsberechnung (Preis-Quotient-Methode) ist festgelegt: Gewichtung des Preises: 40 %, Gewichtung der Bewertungskriterien: 60 % mit folgenden Kriterien:
1. Einsatzplanungskonzept für die Callcenter-Hotline der Kompetenzzentren- und DIAdrei-Betreuung (30 %)
1.1 Organisation der Callcenter-Hotline (25%)
1.2 Einsatzplanung für die Servicezeiten auf Basis der Ticketanzahl (25%)
1.3 Raumplanung und technische Ausstattung der Callcenter-Hotline (25%)
1.4 System für die Durchführung von Eigenkontrollen (25%)
2. Beratungskonzept für die Callcenter-Hotline Kompetenzzentren- und DIAdrei-Betreuung (40 %)
3. Schulungskonzept für das Personal der Callcenter-Hotline Kompetenzzentren- und DIAdrei-Betreuung (30 %)
Die Bieter reichen mit ihren Angeboten die drei Konzepte für die Angebotsbewertung ein. Die Einreichung der drei Konzepte mit dem Angebot ist zwingend für die Auftragserfüllung. Werden nicht alle geforderten Konzepte mit dem Angebot eingereicht, wird der Bieter zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Mit dem jeweiligen Konzept sind allein solche Faktoren darzulegen, die sich auf das Vorgehen des Bieters in Bezug auf die konkrete Ausgestaltung des Auftrags (siehe Leistungsbeschreibung) beziehen.
Die Auftraggeberin bewertet die eingereichten Angaben/Konzepte gem. der jeweils aufgestellten Erwartungshaltung. Weiter setzt sie ihren Beurteilungsspielraum ein. Die Auftraggeberin kommt hierbei ihrer (internen) Dokumentationspflicht nach. Es wird aus der Dokumentation u. a. auch erkennbar sein, ob die Bewertung eines Bieters im Vergleich zu anderen Bietern plausibel ist.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das, das nach dem erläuterten Wertungssystem und den erläuterten Bewertungskriterien sich noch in der Wertung befindet und die höchste Wertungskennzahl erreicht.

Gemäß der mit den Vergabeunterlagen übermittelten "Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, § 80 SGB X, Art. 28 DS-GVO" und der "Checkliste TOM" werden Mitarbeitende der VBG insbesondere Personen aus der betroffenen Abteilung der Informationstechnik den für den Zuschlag vorgesehenen Dienstleister für Besichtigungen und Prüfungen aufsuchen. Dieses ist in der Zeit vom 14.04. - 24.04.2026 geplant.

Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot kann zum Ausschluss aller Hauptangebote führen.

Sonstige Unterlagen, die ggf. mit dem Angebot eingereicht werden müssen (falls zutreffend):
- Angaben zur wirtschaftlichen Verknüpfung
- Bietergemeinschaftserklärung
- Erklärung Eignungsleihe
- Erklärung Unterauftragnehmer
- Verpflichtungserklärung Eignungsleihe
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer
- Vertraulichkeitsvereinbarung NDA vor Vertragsschluss

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

VBG Hauptverwaltung, Vergabestelle.

Mitarbeiter/-innen der VBG - Vergabestelle.

Im vergaberechtlich zulässigen Rahmen

Vertrag, ZVB der VBG, VOL/B

Einzureichende Unterlagen:

Mit dem Angebot mittels Eigenerklärung:
- Einsatzplanungskonzept für die Callcenter-Hotline der Kompetenzzentren- und DIAdrei-Betreuung
- Beratungskonzept für die Callcenter-Hotline Kompetenzzentren- und DIAdrei-Betreuung
- Schulungskonzept für das Personal der Callcenter-Hotline Kompetenzzentren- und DIAdrei-betreuung

Keine oder anderweitige Formerfordernis:
- Angebotsformblatt
- Eigenerklärung Sanktionen 5k
- Eignungskriterien inkl. aller Angaben und Erklärungen
- Erklärung Ausschlussgründe
- Preisblatt
- Vertrag