Rahmenvereinbarung zur Unterstützung der VBG, Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit für Kreativleistungen, insbesondere für folgende Fälle:

- Grafik- und Videoproduktion sowie der Durchführung von Fotoshootings
- Erstellung von Web- und Print-Medien, die aus dem Kommunikationsmanagement resultieren.

Die Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit der VBG koordiniert die Planung und Veröffentlichung der VBG-Themen über das Kommunikationsmanagement. Über die darin verankerten Prozesse wer-den alle für die interne und externe Kommunikation relevanten Themen gesammelt und die Ausspielkanäle festgelegt. Die Inhalte werden crossmedial entwickelt und vermarktet. Das heißt, dass Content medienartübergreifend genutzt wird und je nach Erfordernis in verschiedenen Medienarten angeboten und in verschiedenen Kommunikationskanälen vernetzt transportiert wird. Das cross-mediale Aufbereiten von Inhalten fordert von der Auftragsnehmerin (AN) eine hohe Medienkompetenz, ein breites Leistungsspektrum und ausgeprägte Kompetenzen im Management komplexer Projekte. In regelmäßigen Terminen werden die Themen und die Art der Umsetzung besprochen und festgelegt. Die gemeinsame Planung der Aufträge erfolgt in einem Online-Tool, auf das die AN Zugriff erhält und in dem sie aktiv mitarbeitet.

- Grafik-Dienstleistungen
- Fotoshootings
- Video-Produktion

Die Teilnahme an Sitzungsterminen wird vorausgesetzt und ist fester Leistungsbestandteil. Einmal jährlich findet eine Retrospektive als Livetermin statt, abwechselnd bei der AG und der AN.

Zusätzlich tritt neben der Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit für eine spezielle Teilaufgabe die Stabsstelle Verwaltung der VBG als Auftraggeberin auf: die Produktion von Grafiken für das Intranet der VBG- die sogenannten Sofia-Banner (s. Bildformate der Kommunikationskanäle, S. 4).

Die VBG beschäftigt aktuell eine Agentur für das Content Marketing - dies ist auch künftig geplant. Diese Agentur produziert im Rahmen des Kommunikationsmanagement auch Bildmaterial wie Grafiken oder Kurz-Videos. Die AN erbringt in Abgrenzung dazu ausschließlich Kreativ-Dienstleistungen in Einzelaufträgen, wozu neben Grafiken, Fotografie und Bewegtbild auch die Überarbeitung von PDF- und Printprodukten gehört.

Grundlage für jede Gestaltung beziehungsweise jeden Kanal ist das Corporate Design (CD) des Spitzenverbandes der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallkassen Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), welches unter anderem Farben, Schriften und Gestaltungselemente enthält. Der Zugriff auf das Online-Designportal wird der AN nach Beauftragung zur Verfügung gestellt.

Jeder Auftrag zur Umsetzung eines Themas oder eines Teilthemas beginnt mit einem Briefing durch die Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit und Vereinbarungen der Abgabefristen. Wenn vorhanden, sendet die AG Bild-, Textmaterial und/oder Vorlagen für die Erstellung. Sollte dies nicht vorhanden sein, so erstellt die AN selbstständig Texte zur grafischen Umsetzung in Abstimmung mit der zuständigen Person der VBG-Öffentlichkeitsarbeit und recherchiert und beschafft Bildmaterial oder entwickelt eine andere Form der grafischen Umsetzung ohne Bildmaterial, immer unter Berücksichtigung des CD der DGUV.

Nach Abschluss der Gestaltung prüft die AN Texte, Bildunterschriften und Grafiken durch ein professionelles Lektorat. Insbesondere ist die Kontrolle von Syntax, Orthografie und Grammatik auf Grundlage der aktuellen deutschen Rechtschreibung und gemäß des aktuellen Dudens "Die deutsche Rechtschreibung" durchzuführen. Zudem prüft die AN die Texte auf Plausibilität und gender-inklusive Schreibweise. Verweise und Verlinkungen in Print-, digitalen und Onlineangeboten müssen auf ihre Funktionalität geprüft werden.

Das Preisblatt ist als Basis für die Abrechnung in zwei Abschnitte eingeteilt: Die Quartalsleistungen enthalten die Einschätzung des Arbeitsaufwandes in einem durchschnittlichen Quartal, zusätzlich können einzelne Positionen unabhängig von diesem Volumen und Quartal beauftragt werden.

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): § 134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte. § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen. § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Das Vergabeverfahren wird elektr. in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an VV sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum VV (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektr. Teilnahmeanträge/Angebote sind ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließl.HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet. Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben: - Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version; - Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version; - Google Chrome in der jeweils aktuellen Version; - Apple Safari ab Version 5. Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des VV für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools am VV auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann. Die Infos über die eigentlichen VV werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Infos zum VV von der Vergabeplattform heruntergeladen werden. Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektr. Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote/Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher. Für die elektr. Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie den Teilnahmeantrag / das Angebot abgeben. Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert. Ein Zugriff der Vergabestelle auf die eingereichten Teilnahmeanträge/Angebot vor Ablauf der jeweiligen Frist für den Antrag auf Teilnahme/Angebotsfrist ist nicht möglich. Die Kommunikation zwischen der AG und den Bietern ist ausschl. über den Projektraum des VV auf der Vergabeplattform möglich. Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/. Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen) und (die nicht wegen einer Nichtabgabe der Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5ki Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 als ungeeignet vom weiteren Verfahren ausgeschlossen wurden.). Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Hinweise zum Einsatz von Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Im vergaberechtlich zulässigen Rahmen

Rahmenvereinbarung, ZVB der VBG, VOL/B

Einzureichende Unterlagen:
- Angebotsformblatt ( Keine Formerfordernis)
- Bietergemeinschaftserklärung ( Keine Formerfordernis ): falls zutreffend
- Eigenerklärung Informationen zum Bieter ( Keine Formerfordernis )
- Eigenerklärung Sanktionen 5k ( Keine Formerfordernis )
- Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe ( Keine Formerfordernis ): (falls zutreffend)
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer ( Keine Formerfordernis ): (falls zutreffend)

- Eignungskriterien ( Keine Formerfordernis)
- Preisblatt ( Keine Formerfordernis)
- Erklärung Ausschlussgründe ( Keine Formerfordernis)
- Rahmenvereinbarung ( Keine Formerfordernis)
- Verpflichtung auf das Daten- und Sozialgeheimnis ( Keine Formerfordernis)
- Wertungsaufgabe und Re-Briefing (selbst erstellte Dokumente mit dem Angebot vorzulegen)
- Arbeitsproben ( mit dem Angebot vorzulegen)