Verfahrensangaben

Für den gemeinsamen Betrieb von FAIR und GSI wird ein leistungsstarkes, zuverlässiges und flexibles CAFM-System als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben (Computer-Aided Facility Management).

Das System sammelt und strukturiert die zugehörigen Daten der Immobilien, Einrichtungen, Anlagen und Abläufe und stellt Arbeitsprozesse für den Betrieb und die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung durch FAIR und GSI zur Verfügung. Durch das CAFM-System werden die Daten auch für andere Anwendungen und Arbeitsprozessen strukturiert und qualitätsgesichert verfügbar gemacht. Gleichzeitig sollen über Schnittstellen auch Informationen aus anderen Bereichen aufgenommen und verknüpft werden. Darüber hinaus sollen alphanumerische, grafische und nutzerspezifische Auswertungen ermöglicht werden, hin von einfachen Flächenberichten bis zur Darstellung komplexer Abhängigkeiten.

Hierfür sind derzeit ein Implementierungsprojekt sowie eine Nutzungsphase von jeweils ca. 4 Jahren geplant, für die weiteren Schritte bis hin zur vollständigen gemeinsamen Anwendung und die zunächst damit in Verbindung stehende stufenweise Inbetriebnahme sind aus heutiger Sicht ca. 10 - 15 Jahre anzusetzen. Aus diesem Grund sind optionale Verlängerungen von weiteren 4 Jahren sowie zweimal 2 Jahren vorgesehen, wodurch sich die folgenden Vertragsphasen ergeben:

- Implementierungsphase von 4 Jahren und anschließende
- Nutzungsphase von 4 Jahren plus ggf.
- Verlängerungsoptionen der Nutzungsphase von maximal 8 Jahren (1x4J + 2x2J)

Verlängerungsoptionen in der Nutzungsphase (1x4Jahre + 2x2Jahre = maximal 8 Jahre)

Da davon ausgegangen wird, dass die speziellen Anforderungen bei FAIR und GSI weitreichende Anpassungen erforderlich machen und unterschiedliche Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen, ist mit einer umfassenden Implementierungsphase zu rechnen. Die fachlichen Anforderungen der diversen Abteilungen und Interessensgruppen bedingen eine erhebliche Einbindungstiefe, da mit tiefgreifenden Änderungen für den Arbeitsalltag im Infrastrukturbetrieb zu rechnen ist. Weiterhin sind zahlreiche Schnittstellen zu etablieren, beispielsweise zu Anwendungen und Datenbanken aus den Bereichen Beschleuniger, Sicherheit oder Personal. Gleichermaßen ist die Anbindung mobiler Arbeitsabläufe und externer Dienstleister vorgesehen, was erhebliche Entwicklungszeit und -aufwand mit sich bringt. Entsprechend sieht der derzeitige Projektplan einen Zeitraum von ca. 4 Jahren für diesen Prozess vor.
Die eigentliche Nutzung für alle Bedarfsträger beziehungsweise Fachabteilungen kann jedoch erst im Anschluss an die Implementierungsphase vollumfänglich beginnen, was die Wahl für eine darüberhinausgehende Gesamtlaufzeit mit sich bringt. Im Sinne einer wirtschaftlich und organisatorisch nachhaltigen Nutzung erscheint es somit plausibel, auch die Nutzungsphase auf einen entsprechenden Zeitraum zu erweitern, da andernfalls nach Ablauf der Vertragslaufzeit noch keine Nutzung für den Betrieb stattgefunden hat. Dies deckt sich auch mit den Erfahrungen der bisherigen CAFM-Software, welche seit ca. 15 Jahren bei der GSI im Einsatz ist.
Auch aus fachlicher Sicht ist eine langfristige Bindung erstrebenswert, da die umfängliche und gewinnbringende Nutzung - zusätzlich zu oben genannten Schnittstellen sowie der Einbindungstiefe des Systems - in den unterschiedlichen Bereichen auch zusätzliche Anpassungen und Ergänzungen der bestehenden Prozesse mit sich bringt. Für den stabilen Betrieb der Großforschungsanlage FAIR mit GSI ist hierbei eine entsprechende Langfristigkeit und Planungssicherheit im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung erforderlich, um verbindliche und nachhaltige Abläufe im Zusammenhang mit einem solch umfassenden Grundlagensystem zu ermöglichen.
Eine Ausgestaltung der Laufzeit mit einer Implementierungsphase von 4 Jahren, einer anschließenden Nutzungsphase von 4 Jahren sowie optionalen Verlängerungen von insgesamt weiteren 8 Jahren ist daher ratsam, um eine angemessene Implementierung und Einführung sowie eine sinnvolle anschließende Nutzungsdauer zu ermöglichen. In Relation zur Implementierungs- und Erstnutzungsphase von 8 Jahren sichern die Verlängerungsoptionen von bis zu 8 Jahren die Wirtschaftlichkeit der Beschaffung. Die Verlängerungsoptionen sehen Laufzeiten von 1x 4 Jahren plus 2x je 2 Jahren vor. So beugen die einseitigen Verlängerungsoptionen gleichzeitig aber auch finanziellen und betrieblichen Risiken vor, indem die optionale Verlängerung jeweils nur dann Anwendung findet, wenn das CAFM-System die Anforderungen in Zukunft weiterhin adäquat abdeckt und einen Mehrwert gegenüber einer Neueinführung eines Nachfolgeproduktes für den Betrieb von FAIR mit GSI darstellt.

The competent investigating authority is as follows

Vergabekammer des Bundes
Villemombler Str. 76
D-53123 Bonn, Germany
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
Email: vk@bundeskartellamt.bund.de
Web: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

The applicant is requested to clearly identify those parts of the request to participate (and any subsequent bid) containing company/business secrets. If this does not happen, the public procurement tribunal will assume consent to inspect the documents as required in the case of carrying out a review procedure (Section 165 (3) Act against Restraints of Competition (Competition Act - GWB)). As the awarding authority, FAIR is required to provide the public procurement tribunal with immediate access to the files when a review procedure is initiated (Section 163 (2) sentence 3 GWB).

Applicants/bidders have the right to demand that the Contracting authority comply with the provisions on the award procedure protecting bidders (Section 97 (6) GWB). Applicants/bidders with an interest in the public contract who believe their rights have been violated by non-compliance with the provisions governing the awarding of public contracts, must raise an objection about the violation to FAIR within ten calendar days (Section 160 (3) sentence 1 no. 1 GWB).

Violations known from the tender notice or tender documents must be claimed vis-a-vis FAIR before the time limit given for submission of applications (offers) (Section 160 (3) 1 No. 2 - 3 GWB).

If FAIR informs the applicant/bidder that it is unwilling to redress the objection, an application for review may then be filed with the public procurement tribunal above within 15 days of receipt of the notification (Section 160 (3) sentence 1 no. 4 GWB).

Bidders whose bids are not to be considered for the award of the contract will be notified before the awarding of the contract pursuant to Section 134 GWB. A contract may only be concluded 15 calendar days after FAIR has sent out this information. This period is ten calendar days when transmission is by fax or email. The period commences on the day following the dispatch of the information by FAIR. After this time period has expired, an award is possible even if a time limit pursuant to Section 160 (3) GWB has yet to expire. Therefore, in order to prevent an award, a request for review needs to have been served upon FAIR by the public procurement tribunal before the expiry of the time limit under Section 134 GWB.

Pursuant to Section 135 (1) and (2) GWB, the invalidity of an award can only be established if it has been asserted in the review procedure within 30 calendar days from the date on which there was notification on the conclusion of the agreement, though no later than six months after the agreement was concluded. If the Contracting authority published the tender notice in the Official Journal of the European Union, the time limit for claiming ineffectiveness shall expire 30 calendar days after the publication of the tender notice in the Official Journal of the European Union.

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Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die

Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Angebote gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI dem Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, je-doch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Ver

FAIR und GSI behalten sich das Recht vor, nur mit den drei Bietern zu verhandeln, deren ursprüngliche Angebote in der Vorauswahl die höchsten Punktzahlen erhalten haben.

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:
- Elektronisch in Textform

Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).

URL: http://www.dtvp.de/Center/

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126 b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:

- Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name zu nennen (§12 BGB).
- Bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften (§ 17 BGB) ist der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt. Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
- Bei Bietergemeinschaften sind für jeden einzelnen Bieter die vorstehenden
Angaben zu machen.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/ Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht.

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

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Wir weisen darauf hin, dass bei etwaigen parallelen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten von verbundenen Unternehmen auf die Einhaltung der Grundsätze des Geheimwettbewerbs zu achten ist; spätestens auf Nachfrage durch die Vergabestelle ist nachzuweisen, dass eine strikte Trennung in personeller, organisatorischer und struktureller Hinsicht bei der Erstellung der Teilnahmeantrags- und Angebotsunterlagen gewährleistet gewesen ist (vgl. z.B. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2011 VII-Verg 4/11; VK Münster, Beschluss vom 22.04.2015 - VK 1-12/15).
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Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.

Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.
Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

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Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Eignungs- und Zuschlagskriterien festgelegt:

I. Eignungskriterien (inkl. Ausschlusskriterien im TNW)

1. Vorlage der ausgefüllten Formblätter im Dokument "03 Eignung mit Teilnahmeantrag" mit folgenden Mindestanforderungen:
- Betriebs-/Berufshaftpflicht: Deckungssumme mind doppelter Auftragswert
- Anforderungen an die technische Leistungsfähigkeit: Erklärung über die technische Ausstattung betreffend der IT-Infrastruktur für die Ausführung des Auftrags zu verfügen (vgl § 46 Abs. 3 Nr. 9 VgV). Durch Ankreuzen bestätigen wir insbesondere, dass:
o alle benötigten Komponenten als On-Premises-Lösung zur Verfügung gestellt werden können.
o die Möglichkeit der Nutzung mit einer Mobile Anwendung vorhanden ist.
Kann der Bewerber keine On-Premises-Lösung und bzw. oder keine Mobile Anwendung anbieten, führt dies zwingend zum Ausschluss.
- Referenzen: Zu den von uns ausgeschriebenen Leistungen sind mindestens 3 Referenzprojekte mit folgenden Mindest- und Ausschlusskriterien auf dem dafür vorgesehenen Formblatt zu nennen:
o mindestens eine Referenz von einer Großforschungsanlage, Hochschule oder vergleichbarer Institution
o mindestens eine Referenz von einer öffentlichen Einrichtung
o mindestens eine Referenz aus dem DACH-Raum
o die Referenzprojekte
- hatten einen Projektstart, der mindestens 3 aber höchstens 10 Jahre zurückliegt
- hatten eine Laufzeit oder haben eine geplante Laufzeit von mindestens 3 Jahren
o der Leistungsumfang der Referenzprojekte muss mindestens die folgenden Module bzw. Funktionen aus den folgenden Bereichen umfassen
- Flächenmanagement
- Wartung/Instandhaltung
- Anlagenverwaltung
Der Nachweis der Erfahrung in den aufgeführten Modulen/Funktionen muss nicht innerhalb einer Referenz erfolgen, sondern kann auch in mehreren Referenzen erbracht werden.
Referenzen aus dem Bereich der WEG- bzw. Mietflächenverwaltung werden nicht berücksichtigt.

2. Akzeptanz der Bedingungen im Dokument "05 AVV" (Ausschlusskriterium)
Der Vertrag kommt nur bei Bezuschlagung zu Stande.

II. Ausschlusskriterien in der Angebotsphase

Die Mindestanforderungen werden im Dokument "01a Ausschlusskriterien" betrachtet und umfasst die Kriterien M1 bis M65.
Zusätzliche führen die im Dokument "04a Wertungsmatrix" als Ausschlusskriterien hervorgehobenen Kriterien bei Nichterfüllung zum Ausschluss: A3, A16, B2, B9, B11, B24, C1, C2, C3, C4, C8, C16, C24. Die Ausprägung dieser zusätzlichen Ausschlusskriterien wird bei Erfüllung der Mindestanforderungen gewertet.

III. Leistungskriterien

Preis : Leistung = 30 : 70

Preiskriterien
(weitere Details siehe "04b Preisblatt"):
- 25 % Software / Module
- 25% Lizensierung
- 15% Erweiterung Lizensierung
- 20% Projektarbeit / Betreuung / Customizing
- 10% Erweiterung Module
- 5% Schulungen

Leistungskriterien
(weitere Details siehe "04a Wertungsmatrix"):
- 25% Allgemeine Funktionen # A1 - A28
- 25% CAFM-Module # B1 - B25
- 25% Nichtfunktionale Anforderungen # C1 - C24
- 25% Konzeptionierung # K1 - K13

GSI/FAIR behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 56 VgV vor.
Die Bewerber können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV)

Einzureichende Unterlagen:

* Mit dem Teilnahmeantrag / ** Mittels Eigenerklärung:

- AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag, Dokument "05 AVV"

Auf dem entsprechenden Formblatt im Dokument "03 Eignung"
- 1. Teilnahmeantrag: auf dem entsprechenden Formblatt im Dokument "03 Eignung"
- 2. Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB: Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach
§§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen
- 3. Mindestlohngesetz - MiLoG: Erklärung gemäß § 19 Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG)