Verfahrensangaben

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag für den Bezug von Magnetbandkassetten sowie Reinigungskassetten.
Unser Unternehmen nutzt derzeit hauptsächlich die beiden vorhandenen Kassettenarchivsysteme des Typs IBM TS4500 mit den Magnetbandkassetten des Typs IBM 3592 Advanced Cartridges sowie die entsprechenden IBM 3592 Reinigungskassetten.
Für die nahe Zukunft ist auch der zusätzliche Einsatz von LTO-Daten-Magnetbandkassetten und LTO-Reinigungskassetten zu erwarten.

Die Abrufe aus der Rahmenvereinbarung erfolgen für Kassetten zur möglichen Nutzung durch
- die GSI GmbH,
- deren Außenstellen Helmholtzinstitut Mainz und Helmholtzinstitut Jena sowie
- die FAIR GmbH.
Die Abrufe für das GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung in Potsdam werden für Ihren Bereich die Abrufe selber tätigen.

Um einen Eindruck über die Größenordnung zu geben, wird das eventuell mögliche Abruf-Volumen bei einer maximal möglichen Gesamt-Laufzeit von 48 Monaten angesetzt auf:
5.000 IBM-3592-Daten-Magnetbandkassetten, 500 IBM-3592-Reinigungskassetten, 3.000 LTO-Daten-Magnetbandkassetten, 300 LTO-Reinigungskassetten.

Das GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung plant 1.600 LTO-Daten-Magnetbandkassetten des Typs LTO-10 (30TB) und 40 LTO-Reinigungskassetten abzurufen.
Eine feste Abnahmemenge über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung wird dabei nicht garantiert.

Mit Abschluss dieser Rahmenvereinbarung gehen die RV-Partner jedoch noch keinerlei Verpflichtung zu weiteren Bestellungen/Abrufen ein. Erst mit der Platzierung von einzelnen Abrufen gehen die jeweiligen Vertragspartner eine Abnahmeverpflichtung in Höhe der für den jeweiligen Abruf angefragten Stückzahlen ein.

Für jeden Abruf aus der Rahmenvereinbarung wird der Auftraggeber unter den Vertragspartnern einen Aufruf zum Mini-Wettbewerb durchführen. Der Abruf/Bestellung wird pro Lieferleistung/Artikel in Lose erfolgen. Die Wertung beim Mini-Wettbewerb erfolgt pro Los zu 100 % durch den Preis. Jedem Abruf liegt ein entsprechender EVB-IT-Kauf-Vertrag zu Grunde.

Der Rahmenvertrag startet zum 01.11.2026 und wird für eine feste Laufzeit von 2 Jahren geschlossen. Er verlängert sich anschließend automatisch zweimal um jeweils 1 weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Die maximale Vertragsdauer beträgt 4 Jahre.

Wird das Gesamt-Vergabevolumen (9.000 Stück Magnetband-/Reinigungskassetten durch die GSI und FAIR zusammen, bzw. insgesamt 1.640 Stück LTO-Daten-Magnetbandkassetten durch die GFZ Helmholtz-Zentrum [Deckel]) vor Ablauf des Vertrages erreicht, so können die Unternehmen, die die gedeckelte Menge erreicht haben nicht mehr aus diesem Rahmenvertrag abrufen. Wurden beide Deckel erreicht endet der Vertrag automatisch.

Alle Lieferungen aus dieser Rahmenvereinbarung müssen innerhalb der angebotenen Lieferzeit nach Eingang der Bestellung frei Haus erfolgen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber die Lieferung mindestens einen Arbeitstag vorher per Mail oder per Telefon anzukündigen.

Die Rahmenvereinbarung wird mit den 5 Wirtschaftsteilnehmern abgeschlossen, welche die besten Lieferzeiten anbieten. Die späteren Einzelabrufe werden nach Preis bewertet. Sollten mehr als 5 Wirtschaftsteilnehmer das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben (schnellste Lieferzeit), so wird der Vertrag mit allen diesen Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen. Eine Lieferzeit von mehr als 10 Tagen führt zum Ausschluss.

Für jeden Abruf aus der Rahmenvereinbarung wird der Auftraggeber unter allen Vertragspartnern einen Aufruf zum Mini-Wettbewerb durchführen. Der Abruf/Bestellung wird pro Lieferleistung/Artikel in Lose erfolgen.
Beispiele:
Wird nur 1 Lieferleistung/Artikel abgerufen, werden alle Vertragspartner aufgerufen einen Preis für eine Los-Nummer abzugeben.
Werden 2 Lieferleistungen/Artikel abgerufen, so werden die Vertragspartner aufgerufen jeweils einen Preis für zwei Los-Nummern abzugeben.
Entsprechend setzt sich das mit steigender Anzahl der angefragten/abzurufenden Artikel fort.

Die Wertung beim Mini-Wettbewerb erfolgt pro Los zu 100 % durch den Preis. Jedem Abruf liegt ein entsprechender EVB-IT-Kauf-Vertrag zu Grunde.
Das heißt, bei einem Abruf von 3 Lieferleistungen/Artikel können bis zu 3 verschiedene Vertragspartner eine Bestellung erhalten.
Die Lieferzeiten bemessen sich an den angebotenen Lieferzeiten die bei Ausschreibung des Rahmenvertrags angeboten und gelten für die Dauer des Rahmenvertrags fort.

Alle Lieferungen aus dieser Rahmenvereinbarung müssen innerhalb der angebotenen Lieferzeit nach Eingang der Bestellung frei Haus erfolgen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber die Lieferung mindestens einen Arbeitstag vorher per Mail oder per Telefon anzukündigen.

Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die

Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76, 53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Angebote gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI dem Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen An-trag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der FAIR/GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die FAIR/GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie hierzu die Anlage FAIR_GSI_Anlage Rechtsbehelfsbelehrung.docx mit dem Titel
"GSI_Rechtsbehelfsbelehrung zu Bekanntmachung Punkt VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen", die den Vergabeunterlagen beiliegt.

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.
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Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:

Elektronisch in Textform

Hinweis zu Elektronisch in Textform
Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).
URL: http://www.dtvp.de/Center/

Die von der GSI bereitgestellten Formblätter und sonstigen auszufüllenden Dokumente können
- entweder in der Rubrik "auszufüllende Dokumente" online im Bietertool ausgefüllt werden oder
- zusammen mit den weiteren vom Bieter separat zu erstellenden Bestandteilen des Teilnahmeantrags bzw. Angebots

(Konzepte oder Erläuterungen etc.) lokal ausgefüllt bzw. erstellt und sodann sämtlich in der Rubrik "Eigene Dokumente" hochgeladen werden.

Die Bieter sollen jedoch nicht die Formblätter online ausfüllen und nochmals separat hochladen, da hierbei Übertragungsfehler geschehen können und der Aufwand auf beiden Seiten erhöht wird.

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:
- Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name (Vor- und Nachname) zu nennen (Name der erklärenden Person im Angebotsformblatt).
- Bei juristischen Personen, Handelsgesellschaften und Gesellschaften sind der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt (Name der erklärenden Person im Angebotsformblatt). Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
Bei Bietergemeinschaften ist als erklärende Person im Sinne von § 126b BGB der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin des federführenden Mitglieds im Angebotsformblatt zu benennen, der/die für die Bietergemeinschaft das Angebot abgibt; im Übrigen ist das Formblatt "Erklärung Bietergemeinschaft" einzureichen.

Zu beachten ist, dass bei elektronischer Einreichung die Textform des § 126b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Angebote über die Vergabeplatt-form verschlüsselt übermittelt werden (vgl. die Information zur eVergabe). Die Einreichung des Angebots per E-Mail genügt nicht.
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Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Zuschlagskriterien für alle Rahmenvertragspartner festgelegt:

Die Rahmenvereinbarung wird mit den 5 Wirtschaftsteilnehmern abgeschlossen, welche die besten Lieferzeiten anbieten. Die späteren Einzelabrufe werden nach Preis bewertet. Sollten mehr als 5 Wirtschaftsteilnehmer das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben (schnellste Lieferzeit), so wird der Vertrag mit allen diesen Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen.
Eine Lieferzeit von mehr als 10 Tagen führt zum Ausschluss.

Mit Abschluss dieser Rahmenvereinbarung gehen die RV-Teilnehmer jedoch noch keinerlei Verpflichtung zu weiteren Bestellungen/Abrufen ein. Erst mit der Platzierung von einzelnen Abrufen gehen die Vertragsparteien eine Abnahmeverpflichtung in Höhe der für den jeweiligen Abruf angefragten Stückzahlen ein.

Für jeden Abruf aus der Rahmenvereinbarung wird der Auftraggeber unter allen Vertragspartnern einen Aufruf zum Mini-Wettbewerb durchführen.
Die Wertung beim Mini-Wettbewerb erfolgt pro Los zu 100 % durch den Preis. Jedem Abruf liegt ein entsprechender EVB-IT-Kauf-Vertrag zu Grunde.
Das heißt, bei einem Abruf von 3 Lieferleistungen/Artikel können bis zu 3 verschiedene Vertragspartner eine Bestellung erhalten.

Die Lieferzeiten bemessen sich an den angebotenen Lieferzeiten die bei Ausschreibung des Rahmenvertrags angeboten und gelten für die Dauer des Rahmenvertrags fort.