Allgemeiner Auftrag:Los 1 Druck- und Kuvertierungsarbeiten- Erstellung der Druckvorlagen- Digitaldruck von Briefen- Kuvertierung der Schreiben und Anlagen in Briefumschläge- Versandvorbereitung und Versand von 1,70 Millionen personalisierten Einladungsschreiben zu einem von der Zentralen Stelle vorgegebenem Datum pro Jahr,- Konsolidierung mit der Software des Versanddienstleisters aus Los 2Los 2 Versanddienstleistung- Versand / Zustellung der Briefe
Angaben für Los 1 Digital-Druck und Versandvorbereitung)- Die Daten liegen auf einem durch die KVB betriebenen SFTP-Server zur Abholung bereit- Einrichtung eines Datenverarbeitungsworkflows zur Übernahme der Daten und deren Datenaufbereitung für die Produktion- Einrichtung einer automatisierten Zählung und Prüfung der eingegangenen Daten auf korrektes Format und auszusteuernde Datensätze- Einrichtung des automatischen Versands einer Daten-Eingangsbestätigung per E-Mail oder gleichwertigen Tracking-Tools (Einrichtung eines zugangsgesicherten Web-Portals mit Echtzeitdarstellung der Produktionsschritte/-Stadien)- Einrichtung einer Routine, die anhand von Dateinamen und Datenfeldausprägungen die verschiedenen Druckvorlagen den Datensätzen zuordnet- Digitaldruck der Sendungen pro übermittelten Auftrag (2 x pro Woche) - Integration eines Codes, der eine eindeutige Identifizierung jedes Dokuments enthält, zur Kontrolle am Ende des Produktionsprozesses- Integration der Software/Vorgaben des Versanddienstleister aus LOS 2 für portooptimierte Sortierung - Optional: Aufbringung des Portos beim Druck- & Kuvertierungsprozess der Sendungen, wenn technische Möglichkeiten vorliegen und die Zustimmung des Versanddienstleisters aus LOS 2 vorliegt. - Druckkontrolle sowie Überwachung und Kontrolle für eine vollständige maschinelle Kuvertierung gemäß den Paketvorgaben- Mit einer Produktions- und Auslieferungskontrolle wird die Zählung der bereitgestellten Briefe sichergestellt und eine Versandbestätigung an den Auftraggeber per E-Mail zugestellt. Die Versandbestätigung muss folgende Informationen enthalten:+ Versanddatum+ Name Druck-Datei+ Gesamtmenge der aufgelieferten Sendungen- Der Auftragnehmer verpflichtet sich, innerhalb von mind. fünf Werktagen nach Übermittlung der Daten die jeweilige Ausgabe fertig zu stellen und entsprechend dem genau vorgegebenen Termin zum Versand an den Versanddienstleister aus LOS 2 zur Abholung bereitzustellen. Gleichzeitig ist der Versanddienstleister aus LOS 2 über die Anzahl der bereitgestellten Druckerzeugnisse zu informieren.- Ein Prozessablauf zum Testdruck und -verfahren nach Änderungen der Mustervorlagen / Einladungspakete ist zu gewährleisten
Angaben für Los 2 Versanddienstleistung)Für die portooptimierte Sortierung (Versand Standardbrief E+4) der zu druckenden Sendungen stellt der Versanddienstleister aus LOS 2 dem Druckdienstleister aus LOS 1 eine Software/Vorgaben bereit. Am festgelegten Versanddatum müssen die Briefe beim Druckdienstleister LOS 1 abgeholt und termingerecht versendet werden. Die Portokosten sind mit der Versanddienstleistung LOS 2 zu erbringen und abzurechnen.Der Preis für den Einzelversand entspricht dem vom Auftragnehmer angebotenen Preis für den Versand der Einladungsschreiben als Einzelsendungen. Nach der Abholung und portooptimierten Frankierung ist durch den Versanddienstleister LOS 2 die Übernahme der gedruckten Sendungen sowie Frankierung schriftlich zu bestätigen.Die Zustellung erfolgt innerhalb Deutschlands überwiegend im Bundesland Bayern. Steuerungszeichen zur automatisierten Verarbeitung und DV-Freimachung oder ähnliche Verfahren dürfen an freien Stellen durch den Druck- und Kuvertierdienstleister aus LOS 1 aufgedruckt werden.
Ausladungen müssen schnellstmöglich, jedoch spätestens am dritten Kalendertag nach Übermittlung gedruckt werden und direkt als Standardbrief versandt werden. Die Ausladungen werden gesondert gekennzeichnet. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit, dass die Ausladungen aufgrund der kurzfristigen Erstellung abweichend zu den regulären Sendungen ein anderes Zustellungsdatum haben. Dies ist für den Druck und die Abholung zu berücksichtigen. Für die Bereitstellung zur Abholung müssen diese gesondert gekennzeichnet werden. Hierzu erfolgt im Bedarfsfall eine gesonderte telefonische Absprache zwischen der Auftraggeberin und den Dienstleistern aus LOS 1 & LOS 2.
Für Los 1 Druck und Versandvorbereitung)Die Verwendung von Recyclingpapier oder Papier aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft (z.B. FSC®, PEFCTM, Blauer Engel) wird gefordert. Alternativen können ebenfalls angeboten werden, sofern sie ökologische Vorteile aufweisen.Umweltfreundliche Druckverfahren, z.B. mit Farben auf Pflanzenölbasis oder klimaneutrale Produktion, sind gefordert. Es sind ressourcenschonende Verpackungen sowie kurze Transportwege zu gewährleisten. Die Lieferung sollte idealerweise unter Berücksichtigung ökologischer Aspekte erfolgen.
Für Los 2 VersanddienstleistungEs sind ressourcenschonende Verpackungen sowie optimierte Transportwege zu gewährleisten. Der Versand an den Empfänger sollte idealerweise unter Berücksichtigung ökologischer Aspekte erfolgen.
Sofern sich ein am Auftrag interessierter Bieter durch Nichtbeachtung der Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt sieht, ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB der Verstoß gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gem. § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe bei der Vergabestelle zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind gem. § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe bei der Vergabestelle zu rügen. Hilft die Vergabestelle der Rüge nicht ab, kann gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer gestellt werden. Gem. § 134 GWB werden Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, in Textform informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischen Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.
Da der Auftragnehmer personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, ist es erforderlich, dass der Bieter die Anforderungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz erfüllt. Der Bieter muss Technisch organisatorische Maßnahmen mit dem Angebot vorlegen.Die Technisch organisatorischen Maßnahmen werden vom weisungsunabhängigen Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers geprüft. Dieser unterliegt nur dem Recht und Gesetz. Nur die Technisch organisatorischen Maßnahmen, die nach der freien Überzeugung des Datenschutzbeauftragten den gesetzlichen Anforderungen genügen, gehen in die Wertung ein, andernfalls wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Nachforderungen erfolgen gem. § 56 VgV
Erklärung und Angaben zur Eignung (erforderlich für Los 1 und 2) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Bestandteil der Anlage "Erklärungen und Angaben zur Eignung des Bieters"
Technisch organisatorische Maßnahmen (TOMs) (erforderlich für Los 1) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anlage zur Auftragsdatenvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO
Die Technisch organisatorischen Maßnahmen werden vom weisungsunabhängigen Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers geprüft. Dieser unterliegt nur dem Recht und Gesetz. Nur die Technisch organisatorischen Maßnahmen, die nach der freien Überzeugung des Datenschutzbeauftragten den gesetzlichen Anforderungen genügen, gehen in die Wertung ein, andernfalls werden sie ausgeschlossen, was zum Ausschluss des Angebots führt.
Referenzbescheinigung (erforderlich für Los 1 und 2) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren. Bestandteil der Anlage "Erklärungen und Angaben zur Eignung des Bieters"
Versicherungsbestätigung (erforderlich für Los 1 und 2) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Versicherungsbestätigung gem. de der Anlage "Erklärungen und Angaben zur Eignung des Bieters" definierten Anforderungen, mit den geforderten Deckungssummen - 2,0 Mio. für Personen- und Sachschäden- 1,0 Mio. für sonstige Schäden Die aufgezählten Risiken sind jeweils nebeneinander abgedeckt, wobei pro Versicherungsjahr mindestens zwei Schadensfälle abgedeckt sind.
Auftragsdatenvereinbarung (erforderlich für Los 1) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): siehe Anlage "Vertrag Auftragsverarbeitung Art. 28 DSGVO_V2"
Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (erforderlich für Los 1 und 2) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Angaben zum Personal (erforderlich für Los 1 und 2) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Bestandteil der Anlage "Erklärungen und Angaben zur Eignung des Bieters"
Zertifizierung nach ISO 27001 oder gleichwertig (erforderlich für Los 1) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Die Gleichwertigkeit wird vom weisungsunabhängigen Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers geprüft. Dieser unterliegt nur dem Recht und Gesetz. Nur die Technisch organisatorischen Maßnahmen, die nach der freien Überzeugung des Datenschutzbeauftragten den gesetzlichen Anforderungen genügen, gehen in die Wertung ein, andernfalls werden sie ausgeschlossen, was zum Ausschluss des Angebots führt.
Zertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig (erforderlich für Los 1 und Los 2) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Eintragung in das Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur nach § 4 Abs. 1 S. 1 PostG ( (erforderlich für Los 2) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat zum Nachweis der Eignung folgenden Zertifizierung zu erbringen:-Eintragung in das Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur nach § 4 Abs. 1 S. 1 PostG. Beim Einsatz eines Nachunternehmers muss dieser ebenfalls im Anbieterverzeichnis eingetragen sein.
Bestätigung zum geforderten Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Los 1 gefordert im Tätigkeitsbereich: 750 TSD EUR nettoLos 2 gefordert im Tätigkeitsbereich: 3,4 Mio. EUR netto
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers / Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen
Der Bieter hat zum Nachweis der Eignung folgenden Zertifizierung zu erbringen:Los 1 - Zertifizierung nach ISO 27001 oder gleichwertig (Bereich Informationstechnik) inkl. Technisch organisatorische MaßnahmenLos 1 - Zertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig(Qualitätsmanagement)Los 2 - -Eintragung in das Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur nach § 4 Abs. 1 S. 1 PostGLos 2 - Zertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig
- Die Daten liegen auf einem durch die KVB betriebenen SFTP-Server zur Abholung bereit- Einrichtung eines Datenverarbeitungsworkflows zur Übernahme der Daten und deren Datenaufbereitung für die Produktion- Einrichtung einer automatisierten Zählung und Prüfung der eingegangenen Daten auf korrektes Format und auszusteuernde Datensätze- Einrichtung des automatischen Versands einer Daten-Eingangsbestätigung per E-Mail oder gleichwertigen Tracking-Tools (Einrichtung eines zugangsgesicherten Web-Portals mit Echtzeitdarstellung der Produktionsschritte/-Stadien)- Einrichtung einer Routine, die anhand von Dateinamen und Datenfeldausprägungen die verschiedenen Druckvorlagen den Datensätzen zuordnet- Digitaldruck der Sendungen pro übermittelten Auftrag (2 x pro Woche) - Integration eines Codes, der eine eindeutige Identifizierung jedes Dokuments enthält, zur Kontrolle am Ende des Produktionsprozesses- Integration der Software/Vorgaben des Versanddienstleister aus LOS 2 für portooptimierte Sortierung - Optional: Aufbringung des Portos beim Druck- & Kuvertierungsprozess der Sendungen, wenn technische Möglichkeiten vorliegen und die Zustimmung des Versanddienstleisters aus LOS 2 vorliegt. - Druckkontrolle sowie Überwachung und Kontrolle für eine vollständige maschinelle Kuvertierung gemäß den Paketvorgaben- Mit einer Produktions- und Auslieferungskontrolle wird die Zählung der bereitgestellten Briefe sichergestellt und eine Versandbestätigung an den Auftraggeber per E-Mail zugestellt. Die Versandbestätigung muss folgende Informationen enthalten:o Versanddatumo Name Druck-Dateio Gesamtmenge der aufgelieferten Sendungen- Der Auftragnehmer verpflichtet sich, innerhalb von mind. fünf Werktagen nach Übermittlung der Daten die jeweilige Ausgabe fertig zu stellen und entsprechend dem genau vorgegebenen Termin zum Versand an den Versanddienstleister aus LOS 2 zur Abholung bereitzustellen. Gleichzeitig wird der Versanddienstleister aus LOS 2 über die Anzahl der bereitgestellten Druckerzeugnisse informiert.- Ein Prozessablauf zum Testdruck und -verfahren nach Änderungen der Mustervorlagen/Einladungspakete ist zu gewährleisten
Für die portooptimierte Sortierung der zu druckenden Sendungen stellt der Versanddienstleister aus LOS 2 dem Druckdienstleister aus LOS 1 eine Software/Vorgaben bereit. Am festgelegten Versanddatum müssen die Briefe beim Druckdienstleister LOS 1 abgeholt und termingerecht versendet werden. Die Portokosten sind mit der Versanddienstleistung LOS 2 zu erbringen und abzurechnen.Der Preis für den Einzelversand entspricht dem vom Auftragnehmer angebotenen Preis für den Versand der Einladungsschreiben als Einzelsendungen.Ausladungen müssen schnellstmöglich, jedoch spätestens am dritten Kalendertag nach Übermittlung gedruckt werden und direkt als Standardbrief versandt werden. Die Ausladungen werden gesondert gekennzeichnet. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit, dass die Ausladungen aufgrund der kurzfristigen Erstellung abweichend zu den regulären Sendungen ein anderes Zustellungsdatum haben. Dies ist für den Druck und die Abholung zu berücksichtigen. Für die Bereitstellung zur Abholung müssen diese gesondert gekennzeichnet werden. Hierzu erfolgt im Bedarfsfall eine gesonderte telefonische Absprache zwischen der Auftraggeberin und den Dienstleistern aus LOS 1 & LOS 2. Steuerungszeichen zur automatisierten Verarbeitung und DV-Freimachung oder ähnliche Verfahren dürfen an freien Stellen durch den Druck- und Kuvertierdienstleister aus LOS 1 aufgedruckt werden.Subunternehmer müssen dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt werden. Der Versanddienstleister LOS 2 verpflichtet sich für die Nachvollziehbarkeit die Sendungen den einzelnen Subunternehmern bzw. Versanddienstleistern nachweisen zu können.Nach der Abholung und portooptimierten Frankierung ist durch den Versanddienstleister LOS 2 die Übernahme der gedruckten Sendungen sowie Frankierung schriftlich zu bestätigen.Die Zustellung erfolgt innerhalb Deutschlands überwiegend im Bundesland Bayern.