Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfrage ist eingegangen am 16.06.2026:

Wir bitten um eine verbindliche Klärung zu Abschnitt 6.4.1 der EVB-IT Cloud Allgemeinen Geschäftsbedingungen:
Sofern der öffentliche Auftraggeber ein BSI C5 Typ 2-Zertifikat als einzig zulässigen Nachweis auslegt, würden Bieter ohne dieses Zertifikat - ungeachtet gleichwertiger internationaler Zertifizierungen (ISO/IEC 27001, SOC 2 Typ II) - de facto vom Verfahren ausgeschlossen. Dies könnte den Wettbewerb auf Anbieter mit einem C5-Zertifikat beschränken und erfordert angesichts der offenen Formulierung der Klausel ("insbesondere", "beispielsweise") eine weitergehende Erläuterung.
Wir bitten den öffentlichen Auftraggeber daher zu klären, ob und unter welchen Voraussetzungen gleichwertige Sicherheitszertifizierungen anerkannt werden. Sofern ausschließlich das C5 Typ 2-Zertifikat akzeptiert wird, bitten wir um eine Begründung für diese Einschränkung.



Antwort auf die Bieterfrage vom 16.06.2026:

Eine Verpflichtung zum ausschließlichen Nachweis der Anforderungen gemäß Abschnitt 6.4.1 der EVB-IT Cloud AGB durch eine BSI C5-Berichterstattung Typ 2 besteht nicht.
Die in Abschnitt 6.4.1 enthaltene Bezugnahme auf die C5-Berichterstattung Typ 2 ist ausdrücklich beispielhaft formuliert ("dies kann auch durch die regelmäßige Bereitstellung einer aktuellen C5-Berichterstattung vom Typ 2 erfolgen") und stellt keine abschließende Festlegung auf diese Nachweisform dar.
Darüber hinaus sieht Abschnitt 6.2.1 der EVB-IT Cloud AGB vor, dass die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen durch gültige Zertifikate oder sonstige gleichwertige Nachweise belegt werden kann.
Der Auftraggeber erkennt daher neben einer C5-Berichterstattung Typ 2 auch andere geeignete und gleichwertige Nachweise an, sofern diese die Erfüllung der in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen an die Informationssicherheit nachvollziehbar und in vergleichbarer Weise belegen.
Eine Beschränkung des Wettbewerbs auf Anbieter mit einer C5-Berichterstattung Typ 2 ist nicht beabsichtigt. Maßgeblich für die Bewertung ist, dass die geforderten Sicherheitsanforderungen nachweislich erfüllt werden. Die Prüfung der Gleichwertigkeit eingereichter Nachweise erfolgt im Rahmen der Angebotswertung anhand der Vergabeunterlagen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

"Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 17.06.2026.


Bieterfrage 1:
"Wir bitten um Klärung hinsichtlich eines Widerspruchs in den Ausschreibungsunterlagen bezüglich der anwendbaren Version des BSI-C5-Kriterienkatalogs:
Abschnitt 1.2 der EVB-IT-Cloud-Allgemeinen Geschäftsbedingungen verpflichtet den Auftragnehmer, die Leistungen gemäß den C5-Grundkriterien "in der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses geltenden Fassung" zu erbringen. Die zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung aktuelle Fassung ist C5:2026. In Abschnitt 4 dieser Bedingungen wird jedoch ausdrücklich auf die Fassung C5:2020 Bezug genommen (insbesondere: Anforderung OPS-11, die in dieser Form in C5:2026 nicht mehr enthalten ist).
Nach unserem Kenntnisstand gibt es zwischen C5:2020 und C5:2026 etwa 40 Unterschiede hinsichtlich der Kriterien - darunter neue Anforderungen sowie Kriterien, die geändert oder gestrichen wurden. Die anwendbare Fassung hat daher direkte Auswirkungen auf den Leistungsumfang und die Kostenkalkulation.
Wir bitten daher um eine verbindliche Klärung: Welche Version des C5-Kriterienkatalogs gilt für die Erbringung der Leistungen und den Nachweis der Konformität - C5:2020 oder C5:2026?
Falls C5:2026 gilt: Sollten die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Verweise auf C5:2020-spezifische Kriterien (z. B. OPS-11) entsprechend auf die Nachfolgekriterien in C5:2026 übertragen werden, und wenn ja, auf welche konkreten Kriterien?
Falls C5:2020 gilt: Auf welcher Grundlage weicht der öffentliche Auftraggeber von der Bestimmung in Abschnitt 1.2 der EVB-IT Cloud-Allgemeinen Geschäftsbedingungen ab, die sich auf die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültige Fassung bezieht?
Wir möchten darauf hinweisen, dass die Unsicherheit hinsichtlich der anwendbaren Fassung uns derzeit daran hindert, eine verlässliche Kalkulation und eine vollständige Antwort auf die Leistungsanforderungen zu liefern, und bitten um Klärung vor Ablauf der Angebotsfrist."

Bieterfrage 2:
"Diese Klausel verpflichtet den Auftragnehmer, die Dienstleistungen gemäß den C5-Grundkriterien des BSI zu erbringen. Wir bitten um Klarstellung, ob der öffentliche Auftraggeber die Einhaltung der C5-Kriterien so auslegt, dass
a) die Dienstleistung den C5-Grundkriterien inhaltlich entsprechen muss und
b) diese Einhaltung durch ein BSI-C5-Zertifikat vom Typ 2 nachgewiesen werden muss,
oder ob der Auftraggeber alternativ akzeptiert, dass ein Bieter die Einhaltung des Wesens der C5-Grundkriterien auf der Grundlage einer bestehenden ISO/IEC 27001-Zertifizierung sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) nachweisen kann - belegt durch eine Selbsterklärung, in der die ISO 27001-Kontrollen den C5-Grundkriterien zugeordnet werden, sowie durch Nachweise über regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenanalysen, die von unabhängigen Dritten durchgeführt wurden."


Antwort auf die Bieterfragen vom 17.06.2026:

Antwort zur Bieterfrage 1:
Maßgeblich für die Leistungserbringung ist gemäß Ziffer 1.2 der EVB-IT Cloud AGB der bei Vertragsschluss jeweils aktuelle Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5) in seiner dann geltenden Fassung.
Die Bezugnahme in Ziffer 4 auf "C5 (in Version 2020: OPS 11)" dient ausschließlich der Konkretisierung der dort geregelten Metadatenverarbeitung und stellt keine Festlegung der insgesamt anzuwendenden C5-Version dar.
Für die Erfüllung der Anforderungen und den Nachweis der Konformität ist daher die bei Vertragsschluss geltende C5-Fassung maßgeblich. Soweit in den Vergabeunterlagen auf einzelne Anforderungen der C5-Version 2020 Bezug genommen wird, sind diese im Lichte der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden C5-Fassung auszulegen.

Antwort auf die Bieterfrage 2:
Gemäß Ziffer 1.2 der EVB-IT Cloud AGB sind die Leistungen unter Einhaltung der bei Vertragsschluss geltenden C5-Basiskriterien zu erbringen.
Die Vergabeunterlagen enthalten keine Vorgabe, wonach die Einhaltung der C5-Basiskriterien ausschließlich durch ein bestimmtes Zertifikat, Testat oder einen bestimmten Prüfbericht nachzuweisen ist.
Der Auftraggeber akzeptiert daher grundsätzlich auch andere geeignete Nachweise, sofern diese die Erfüllung der geforderten C5-Basiskriterien nachvollziehbar, überprüfbar und hinreichend belastbar belegen.
Ob die vorgelegten Nachweise die Erfüllung der Anforderungen ausreichend belegen, wird im Rahmen der Angebotsprüfung bewertet. Die Vergabeunterlagen treffen keine Festlegung auf ein bestimmtes Nachweisformat.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 15.06.2026:

1 Bieterfrage:
"Um sicherzustellen, dass unsere Preisberechnung Ihren Erwartungen entspricht, bitten wir um Bestätigung, welche der folgenden Optionen für die Angebotskalkulation gilt:
A. Das Angebot soll ausschließlich die Software sowie die für die Anbindung an das bestehende Repository erforderlichen Implementierungs- und Integrationsleistungen umfassen.
B. Das Angebot soll zusätzlich die laufenden Lizenz- bzw. Subskriptionskosten für das Repository selbst umfassen. Da Abschnitt 5.3 sowie Anhang 1 das Repository als Bestandteil der bestehenden Produktivumgebung ausweisen, bitten wir um Bestätigung, ob für die Preisberechnung Option A oder Option B zugrunde gelegt werden soll."

2 Bieterfrage:
"In Ihrer Antwort vom 20. Mai haben Sie ausgeführt, dass die Ausschreibung "keine bestimmte technische Umsetzung oder konkrete Produktlösung für das öffentliche Profilsystem vorgibt".
Um sicherzustellen, dass alle Bieter den Gesamtauftragswert auf einer einheitlichen und vergleichbaren Grundlage kalkulieren, bitten wir um Bestätigung, welche der folgenden Annahmen für die Angebotskalkulation zugrunde zu legen ist:
Szenario A: Das Angebot soll lediglich die Softwarekosten für das Forschungsinformationssystem sowie die für die Anbindung an ein öffentliches Profilsystem erforderlichen Implementierungs- und Integrationsleistungen umfassen. Die laufenden Lizenz- bzw. Subskriptionskosten für das öffentliche Profilsystem selbst sind nicht einzukalkulieren.
Szenario B: Das Angebot soll zusätzlich die laufenden Lizenz- bzw. Subskriptionskosten für die Bereitstellung eines vollständig funktionsfähigen öffentlichen Profilsystems als Bestandteil der Gesamtlösung umfassen.
Bitte bestätigen Sie, ob für die verpflichtende Preisberechnung Szenario A oder Szenario B maßgeblich ist."


Antwort auf die Bieterfragen vom 15.06.2026:
1. Bieterfrage:
Die Ausschreibung fordert die Bereitstellung einer betriebsbereiten Gesamtlösung gemäß Leistungsbeschreibung.
Der Bieter hat sämtliche zur Erfüllung der ausgeschriebenen Anforderungen erforderlichen Leistungen, Komponenten sowie Betriebs-, Implementierungs-, Migrations- und Integrationsaufwände in seine Angebotskalkulation einzubeziehen.
Die Ausschreibung schreibt keine bestimmte technische Umsetzung oder Produktkombination vor. Es liegt in der Verantwortung des Bieters darzustellen, wie die geforderten Funktionen und Integrationen erfüllt werden.

2. Bieterfrage
Antwort:
Die Ausschreibung fordert die Bereitstellung einer betriebsbereiten Gesamtlösung einschließlich der in der Leistungsbeschreibung definierten Funktionen für öffentliche Personenprofile.
Der Bieter hat sämtliche zur Erfüllung der Leistungsbeschreibung erforderlichen Leistungen, Komponenten und Betriebsaufwände in seine Angebotskalkulation einzubeziehen.
Die Ausschreibung schreibt keine bestimmte technische Umsetzung oder konkrete Produktlösung für das öffentliche Profilsystem vor. Die Wahl der technischen Umsetzung obliegt dem Bieter, sofern sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 12.06.2026 und 15.06.2026:

Bieterfrage vom 12.06.2026:
"Im Anhang wird in Abschnitt 2 auf eine Tabelle der vom Auftraggeber aktivierten Kategorien verwiesen; die veröffentlichte Fassung scheint diese Tabelle jedoch nicht zu enthalten. Bitte bestätigen Sie, ob von den Bietern lediglich erwartet wird, Abschnitt 1 auszufüllen und ihre Vertragsunterlagen zur Prüfung einzureichen, oder ob eine Tabelle in Abschnitt 2 weggelassen wurde."


Bieterfrage vom 15.06.2026:
"Bezug: Anlage zur Einbeziehung von auftragnehmerseitigen AGB zum Vertrag über die Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems

In Abschnitt 2 dieser Anlage wird auf eine Tabelle verwiesen, in der die vom Auftraggeber aktivierten Kategorien aufgeführt sein sollen. In der veröffentlichten Fassung der Vergabeunterlagen scheint diese Tabelle jedoch nicht enthalten zu sein.

Bitte bestätigen Sie, ob die Bieter lediglich Abschnitt 1 ausfüllen und ihre Vertragsunterlagen zur Prüfung einreichen sollen, oder ob die in Abschnitt 2 genannte Tabelle versehentlich nicht veröffentlicht wurde."



Antwort auf die Bieterfragen vom 12.06.2026 und 15.06.2026:

Vielen Dank für Ihren Hinweis.

Die in Abschnitt 2 der Anlage zur Einbeziehung von auftragnehmerseitigen AGB zum Vertrag über die Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems erwähnte Tabelle wird für die Angebotsabgabe nicht benötigt.

Von den Bietern wird erwartet, dass sie bei Bedarf Abschnitt 1 ausfüllen und die geforderten Vertragsunterlagen zur Prüfung einreichen. Weitere Angaben in Form einer Tabelle gemäß Abschnitt 2 sind nicht erforderlich.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfrage ist eingegangen am 12.06.2026:

"Wir nehmen Bezug auf folgende Antwort auf unsere Bieterfrage:

Es wird klargestellt, dass die in den Vergabeunterlagen V3 genannte Zuschlags- und Bindefrist der 31.08.2026 ist. Mit der geforderten vollständigen Betriebsbereitschaft ist die vollständige Implementierung der angebotenen Lösung gemeint. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung und Konfiguration aller erforderlichen Module, Funktionalitäten und Schnittstellen sowie die Durchführung der erforderlichen Datenmigrationen und die Anbindung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Bestandssysteme. Die Anforderung der unterbrechungsfreien Fortführung des Systembetriebs setzt voraus, dass die Lösung zum geforderten Zeitpunkt produktiv nutzbar ist und die vorgesehenen Geschäftsprozesse einschließlich der erforderlichen Datenbestände und Systemintegrationen unterstützt. Die Auslegung gemäß der Variante (a), wonach lediglich die Software ohne abgeschlossene Migrationen und Integrationen bereitgestellt werden müsste, trifft daher nicht zu."

Die Anforderung, angesichts einer Zuschlags- und Bindefrist bis 31. August bis spätestens zum 11. August - also unter Umständen bereits VOR dem Zuschlag - ein vollständig betriebsbereites System inklusive der "Bereitstellung und Konfiguration aller erforderlichen Module, Funktionalitäten und Schnittstellen sowie (der) Durchführung der erforderlichen Datenmigrationen und (der) Anbindung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Bestandssysteme" zur Verfügung zu stellen, ist angesichts der Komplexitäten einer Implementierung für jeden anderen Anbieter als den derzeitigen Anbieter der derzeit genutzten Lösung nicht zu leisten.

Diese Anforderung stellt daher eine aus unserer Sicht vergaberechtlich unzulässige Bevorteilung des aktuellen Lieferanten dar, denn sie verletzt die im deutschen Vergaberecht sowohl auf Bundes-, als auch auf Länderebene festgeschriebene Forderung nach Chancengleichheit.

Wir bitten daher zur Herstellung der gesetzlich gebotenen Chancengleichheit um Korrektur der Vergabeunterlagen, und zwar konkret darum, eine angemessene Frist von 6-9 Monaten zur vollständigen Implementierung der gewählten Lösung in die Anforderungen aufzunehmen, wie es übrigens gemäß S. 6 der Vergabeunterlagen Version 3 ausdrücklich möglich ist ("Der Auftraggeber behält sich vor, den Zeitplan unter Wahrung der vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung zu verändern."). Andernfalls müssen wir uns leider aus dem Verfahren zurückziehen und behalten uns eine vergaberechtliche Prüfung des Verfahrens vor.



Antwort auf die Bieterfrage vom 12.06.2026


Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Die Vergabestelle bedankt sich für den Hinweis und überprüft derzeit noch einmal die einschlägigen Implementierungsfristen (insbesondere mit Bezug auf die entsprechende Bindefrist).

Bis dahin wird die Frist zur Angebotsabgabe um 2 Kalenderwochen, auf den 02.07.2026, 10:00 Uhr verlängert.

Die neuen Fristen werden hier unverzüglich mitgeteilt.

Wir bitten alle interessierten Unternehmen, die aktualisierten Vergabeunterlagen V4 erneut herunterzuladen und bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfrage ist eingegangen am 11.06.2026:

"Anbei übersenden wir ein Dokument mit vorgeschlagenen Anpassungen zum EVB-IT Cloud Vertrag (Anhang 3).
Wir bitten um Prüfung und Rückmeldung, ob die vorgeschlagenen Anpassungen grundsätzlich akzeptabel sind bzw. ob hierzu weitere Erläuterungen erforderlich sind."


Antwort auf die Bieterfrage vom 11.06.2026:

Vielen Dank für Ihre Nachricht und die Übersendung des mit Anpassungsvorschlägen versehenen EVB-IT Cloud Vertrages.

Im laufenden offenen Verfahren können Bieter bis zum Ablauf der Angebotsfrist Fragen zu den Vergabeunterlagen stellen. Eine inhaltliche Vorabprüfung oder Vorabbewertung von Vertragsänderungen sowie eine Aussage zur grundsätzlichen Akzeptanz einzelner Anpassungsvorschläge ist aus vergaberechtlichen Gründen nicht möglich.

Zur Berücksichtigung auftragnehmerseitiger AGB wurde den Vergabeunterlagen eine entsprechende Anlage "EVB_IT_Cloud_Anlage_auftragnehmerseitige_AGB" hinzugefügt. Diese steht ab sofort allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung.

Soweit Sie die Einbeziehung eigener AGB oder sonstiger vertragsrelevanter Dokumente beabsichtigen, bitten wir, die hierfür vorgesehene Anlage auszufüllen und zusammen mit sämtlichen weiteren Unterlagen, die nach Ihrer Auffassung Vertragsbestandteil werden sollen, fristgerecht mit Ihrem Angebot einzureichen.

Bieter, die bereits ein Angebot eingereicht haben, werden gebeten, die ergänzten Vergabeunterlagen zu beachten und ihr Angebot gegebenenfalls vor Ablauf der Angebotsfrist entsprechend zu aktualisieren.

Die Prüfung und Wertung sämtlicher eingereichter Unterlagen erfolgt erst nach Ablauf der Angebotsfrist im Rahmen der Angebotswertung unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz.

Wir bitten um Verständnis, dass wir vor Ablauf der Angebotsfrist keine inhaltliche Stellungnahme zu den vorgeschlagenen Vertragsänderungen oder zur Einbeziehung auftragnehmerseitiger Vertragsbedingungen abgeben können.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 10. und 11.06.2026:

Bieterfrag 1:
"Abschnitt 5.3 definiert die Repository-Integration als obligatorischen Bestandteil der erforderlichen Systemlandschaft. Könnten Sie bitte klären, ob die Bereitstellung des Repository-Dienstes selbst (als Teil der integrierten Systemkette) Gegenstand dieser Ausschreibung ist oder ob das bestehende Repository im Rahmen eines separaten Vertrags weitergeführt werden soll? Konkret möchten wir wissen, ob Bieter alle Elemente der folgenden Kette - CRIS / Repository / Profil / Webpräsentation - in ihre Angebotskalkulation einbeziehen und bepreisen sollen oder ob sich der Umfang auf das CRIS und seine Schnittstellen zu einem extern verwalteten Repository beschränkt. Diese Bestätigung ist für unseren Lösungsvorschlag und die Kostenaufstellung wesentlich."

Bieterfrage 2:
"Im Zusammenhang mit den Vergabeunterlagen bitten wir um folgende Klarstellung:
Gemäß Version 3 der Vergabeunterlagen ist die Zuschlags- und Bindefrist der 11.8.2026. Zugleich wird eine "vollständige Betriebsbereitschaft ... spätestens zum 11.8.2026" mit Sicherstellung einer "unterbrechungsfreie(n) Fortführung des Systembetriebs" verlangt.
Können Sie bitte ausführen, ob Sie mit "vollständiger Betriebsbereitschaft" bis spätestens zum 11.8.2026 (a) lediglich die Bereitstellung der Software mit allen erforderlichen Modulen, Funktionalitäten, Schnittstellen und Konfigurationsoptionen ohne die proprietären Daten des CISPA darin meinen, oder ob (b) im Sinne einer "unterbrechungsfreie(n) Fortführung des Systembetriebs" die Software mit allen erforderlichen Modulen, Funktionalitäten, Schnittstellen und Konfigurationsoptionen bereitgestellt und außerdem die Implementierung inklusive der Altdatenmigration und Anbindung an weitere Systeme gemäß Anlage_1_Schnittstellenbeschreibung abgeschlossen sein muss?"

Bieterfrage 3:
"Wenn ein Bieter zuvor mit CISPA eine Vereinbarung über die Bedingungen für das vorgeschlagene Produkt getroffen hat, wird CISPA eine Einreichung berücksichtigen, die auf der Einbeziehung dieser Bedingungen in die zuvor vereinbarte Version (oder eine aktuelle Version davon) basiert, soweit diese Bedingungen von CISPA im Rahmen dieser Ausschreibung als Vorlage wieder eingeführt werden, vorbehaltlich der Verhandlung und Überprüfung nach der Auftragsvergabe?"

Bieterfrage 4:
"Bezüglich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung: Wenn ein Bieter und CISPA zuvor eine solche Vereinbarung für die vorgeschlagene Lösung getroffen haben, akzeptiert CISPA dann eine Einreichung, die sich auf diese zuvor vereinbarten Bedingungen zur Auftragsverarbeitung stützt?"

Bieterfrage 5:
"Im Zusammenhang mit der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bitten wir um Klärung der folgenden Punkte:
Der Bieter verwendet eine standardisierte Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die auf die angebotene Lösung abgestimmt ist und die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen des Bieters gemäss der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt.
Bitte bestätigen Sie, dass der Bieter bei Bedarf Änderungsvorschläge zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung unterbreiten darf. Falls dies zulässig ist, bitten wir um Klarstellung, ob entsprechende Änderungsvorschläge bereits mit dem Angebot einzureichen sind oder erst nach der möglichen Zuschlagserteilung zur Abstimmung vorgelegt werden können.
Hinsichtlich § 8 (Subunternehmen) der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verwendet der Bieter eine Standardlösung. Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (Subprozessoren) wird fortlaufend gepflegt und den Kunden über eine Online-Übersicht zur Verfügung gestellt.
Bitte bestätigen Sie, dass dieses Vorgehen gemäß § 8 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zulässig ist, da es aufgrund der Vielzahl von Kunden und Unterauftragsverarbeitern nicht möglich ist, für jede Änderung eine individuelle Zustimmung einzuholen.


Antwort auf die Bieterfragen vom 10. und 11.06.2026:

Antwort zur Bieterfrage 1:
Die Ausschreibung umfasst die Bereitstellung eines Forschungsinformationssystems(CRIS) einschließlich der vollständigen Integration in die bestehende Systemlandschaft gemäß Leistungsbeschreibung. Die in Abschnitt 5.3 dargestellte Systemkette (CRIS ? Repository ? Profilsystem ?Webdarstellung) beschreibt die aktuell bestehende Zielarchitektur sowie die erforderlichen fachlichen und technischen Integrationen. Die angebotene Lösung muss sicherstellen, dass die beschriebenen Funktionen, Datenflüsse und Integrationen
vollständig abgebildet werden. Die Angebotskalkulation hat daher alle Leistungen zu berücksichtigen, die erforderlich
sind, um die in der Leistungsbeschreibung beschriebene integrierte Systemlandschaft vollständig und funktionsfähig bereitzustellen.

Antwort zur Bieterfrage 2:
Es wird klargestellt, dass die in den Vergabeunterlagen V3 genannte Zuschlags- und Bindefrist der 31.08.2026 ist.
Mit der geforderten vollständigen Betriebsbereitschaft ist die vollständige Implementierung der angebotenen Lösung gemeint. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung und Konfiguration aller erforderlichen Module, Funktionalitäten und Schnittstellen sowie die Durchführung der erforderlichen Datenmigrationen und die Anbindung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Bestandssysteme.
Die Anforderung der unterbrechungsfreien Fortführung des Systembetriebs setzt voraus, dass die Lösung zum geforderten Zeitpunkt produktiv nutzbar ist und die vorgesehenen Geschäftsprozesse einschließlich der erforderlichen Datenbestände und Systemintegrationen unterstützt.
Die Auslegung gemäß der Variante (a), wonach lediglich die Software ohne abgeschlossene Migrationen und Integrationen bereitgestellt werden müsste, trifft daher nicht zu.

Antwort zur Bieterfrage 3:
Die Angebote sind auf Grundlage der aktuellen Vergabeunterlagen V3 einschließlich der dort enthaltenen Vertragsbedingungen zu erstellen.
Sofern ein Bieter eigene Bedingungen oder vertragliche Regelungen zum Bestandteil seines Angebots machen möchte, sind diese mit dem Angebot vollständig einzureichen und als Abweichungen zu den Vergabeunterlagen transparent kenntlich zu machen. Der Auftraggeber behält sich vor, die eingereichten Vertragsbedingungen im Rahmen der Angebotsprüfung zu bewerten und zu entscheiden, ob diese mit den Anforderungen der Vergabeunterlagen und den Interessen des Auftraggebers vereinbar sind. Die Einreichung eigener Vertragsbedingungen begründet keinen Anspruch auf deren Anerkennung oder Einbeziehung in einen späteren Vertrag.

Antwort auf die Bieterfrage 4:
Auch wenn zwischen einem potenziellen Bieter und dem Auftraggeber bereits eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung besteht, sind die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens bereitgestellten Unterlagen in ihrer aktuellen Fassung vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Dies gilt für alle Bieter gleichermaßen und dient der Sicherstellung einer transparenten und diskriminierungsfreien Bewertung auf Grundlage einheitlicher Anforderungen. Bestehende Vereinbarungen ersetzen die Einreichung der Vergabeunterlagen nicht. Etwaige Abweichungen oder Ergänzungen sind im Angebot gesondert kenntlich zu machen.

Antwort auf die Bieterfrage 5:
Die Vergabeunterlagen einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bleiben unverändert Bestandteil des Vergabeverfahrens. Bieter können mit ihrem Angebot etwaige Änderungsvorschläge zu der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einreichen. Diese sind mit Angebotsabgabe vollständig offenzulegen und eindeutig zu kennzeichnen. Die Einreichung von Änderungsvorschlägen begründet keinen Anspruch auf deren Berücksichtigung. Die vergaberechtliche Zulässigkeit und die Auswirkungen etwaiger Abweichungen werden im Rahmen der Angebotsprüfung beurteilt. Hinsichtlich § 8 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird klargestellt, dass die Bereitstellung einer fortlaufend aktualisierten Liste von Unterauftragsverarbeitern über ein Online-Portal grundsätzlich als geeigneter Informationsweg angesehen werden kann. Voraussetzung ist, dass die Anforderungen des § 8 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, insbesondere die unverzügliche Information über beabsichtigte Änderungen sowie die Rechte des Verantwortlichen auf Widerspruch, Kontrolle und Auskunft, uneingeschränkt gewahrt bleiben. Die Regelungen der Vergabeunterlagen bleiben im Übrigen unverändert.


Aus der Beantwortung der Bieterfragen ergeben sich keine Änderungen oder Erweiterungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder der festgelegten Anforderungen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfrage ist eingegangen am 03.06.2026.

"Sie erwähnen in den Ausschreibungsunterlagen als Teil der Anforderungen zur Implementierung und Inbetriebsetzung mehrere Integrationen mit bestehenden Lösungen sowie Migrationen vom Altsystem in das neue System.

Können Sie bitte genauer ausführen, ob Sie hier vom erfolgreichen Anbieter eine sgn. full-service Implementierung erwarten, bei der der Anbieter sämtliche technischen Arbeiten zur Anbindung und Migration übernimmt, oder erwartet das CISPA, hier mitzuwirken, bspw. durch eigenhändige Konfiguration von Schnittstellen oder Extraktion der zu migrierenden Daten aus dem bestehenden System und deren Umwandlung in ein standardisiertes Datenaustauschformat?

Besteht im Rahmen des Angebots die Möglichkeit, Kosten für beide Szenarien darzulegen, und falls ja, in welcher Form und in welchem Teil des Angebots ist dies formgerecht möglich?"


Antwort auf die Bieterfrage:
Aus den Vergabeunterlagen ergibt sich, dass die Leistungen zur Implementierung, Integration der erforderlichen Schnittstellen sowie Migration der Daten Bestandteil des vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungsumfangs sind.

Der Auftraggeber wird die Projektdurchführung im erforderlichen Umfang unterstützen, insbesondere durch die Bereitstellung fachlicher Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie durch die Durchführung notwendiger fachlicher Entscheidungen, Validierungen und Abnahmen. Dies umfasst jedoch keine Übernahme von Leistungen, die nach den Vergabeunterlagen dem Auftragnehmer zugeordnet sind.

Eine gesonderte Darstellung oder Kalkulation alternativer Umsetzungsszenarien (z. B. Full-Service-Implementierung durch den Auftragnehmer einerseits oder eine stärkere Mitwirkung des Auftraggebers bei technischen Integrations- oder Migrationsleistungen andererseits) ist in den Vergabeunterlagen nicht vorgesehen.

Das Angebot ist auf Grundlage der veröffentlichten Vergabeunterlagen und des darin beschriebenen Leistungsumfangs zu erstellen. Eine alternative Angebotsgestaltung ist nicht vorgesehen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,

Der Auftraggeber hat die Vergabeunterlagen angepasst.

Die bisherige Mindestanforderung hinsichtlich der Sprachunterstützung des Betriebssystems wird dahingehend geändert, dass künftig lediglich die Unterstützung der englischen Sprache als Mindestanforderung gilt.

Die Unterstützung der deutschen Sprache ist weiterhin wünschenswert, stellt jedoch keine Mindestanforderung und kein Ausschlusskriterium mehr dar.

Die Vergabeunterlagen werden entsprechend angepasst und im Wege einer Änderungsmitteilung zur Verfügung gestellt.
Da es sich hierbei um eine wesentliche Änderung der Vergabeunterlagen handelt, wird zudem die Angebotsfrist angemessen verlängert. Wir bitten alle interessierten Unternehmen, die aktualisierten Vergabeunterlagen V3 erneut herunterzuladen und bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 21. und 26.05.2026.

Bieterfrage 1:
"In den Ausschreibungsunterlagen ist vermerkt, dass der Antrag in deutscher Sprache einzureichen ist.
Ist die Demonstration ebenfalls in deutscher Sprache erforderlich oder wird Englisch akzeptiert?

Bieterfrage 2:
"... mehrsprachige Unterstützung in der Benutzeroberfläche und Navigation .... dass diese zwingende Anforderung vom ersten Tag des neuen Vertrags an erfüllt wird, oder könnte sie schrittweise eingeführt werden?"

Bieterfrage 3:
"Bezüglich Abschnitt IV.2.b), der besagt, dass "das Angebot/der Teilnahmeantrag in allen seinen Teilen in deutscher Sprache verfasst sein muss" Bezieht sich dies auch auf die "Bewertete Präsentation" als einen ihrer Teile, sodass diese ebenfalls in deutscher Sprache gehalten werden muss?"


Antwort auf die Bieterfrage 1 und 3:
Die Vergabeunterlagen enthalten keine ausdrückliche Vorgabe, dass die wertende Präsentation oder eine gegebenenfalls enthaltene Demonstration ausschließlich in deutscher Sprache durchzuführen ist.
Eine Durchführung in deutscher Sprache ist im Hinblick auf die adressatengerechte Präsentation ausdrücklich erwünscht. Die Präsentation beziehungsweise Demonstration kann jedoch auch in englischer Sprache erfolgen. Es wird empfohlen, Präsentationsunterlagen, wesentliche Inhalte sowie Erläuterungen möglichst verständlich und nachvollziehbar aufzubereiten.

Antwort auf die Bieterfrage 2:
Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Auftragnehmer hat unverzüglich nach Vertragsschluss mit der Implementierung, Konfiguration sowie ggf. Migration der bestehenden Daten aus dem Altsystem zu beginnen.
Die vollständige Betriebsbereitschaft des Forschungsinformationssystems (Produktivsetzung) ist spätestens zum 11.08.2026 sicherzustellen. Eine unterbrechungsfreie Fortführung des Systembetriebs ist zwingend zu gewährleisten.
Die Anforderung der Mehrsprachigkeit (mindestens Deutsch/Englisch) bleibt verbindlicher Bestandteil des Leistungsumfangs.
Die Mehrsprachigkeit ist innerhalb einer angemessenen Einführungsphase bereitzustellen. Die konkrete Umsetzungsplanung ist vom Auftragnehmer in der Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung darzustellen.

Aus der Beantwortung der Bieterfragen ergeben sich keine Änderungen oder Erweiterungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder der festgelegten Anforderungen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfrage ist eingegangen am 20.05.2026:

"Wir bitten um Klärung der folgenden Punkte zu den Vergabeunterlagen:
Die Anlage 1, Schnittstellenbeschreibung erwähnt als Mindestanforderung eine "Integration" zwischen dem eigentlichen Forschungsinformationssystem und dem Öffentlichen Profilsystem profiles.cispa.de. Können Sie bitte erläutern, was genau Sie in diesem Zusammenhang unter Integration verstehen, und welchem Zweck diese dienen soll? Soll ferner das aktuelle Öffentliche Profilsystem profiles.cispa.de unabhängig vom Ausgang des laufenden Vergabeverfahrens bestehen bleiben, oder kann oder soll dieses vom erfolgreichen Bieter durch eine eigene, gleichwertige Lösung, die denselben Anwendungsfall unterstützt, ersetzt werden?"


Antwort auf die Bieterfrage vom 20.05.2026:

Die in der Anlage 1 beschriebene Integration zwischen dem Forschungsinformationssystem und dem öffentlichen Profilsystem profiles.cispa.de beschreibt die technische und fachliche Anbindung zur Bereitstellung und Synchronisation relevanter Forschungsinformationen. Dies umfasst insbesondere die Übernahme bzw. Ausspielung von Daten zur Darstellung von Personen-, Publikations- und Forschungsinformationen im öffentlichen Profilsystem. Ziel der Integration ist die Unterstützung der bestehenden Systemkette und Datenflüsse zwischen Forschungsinformationssystem, Repository, öffentlichem Profilsystem und Webdarstellung entsprechend den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen. Die Vergabeunterlagen sehen keine bestimmte technische Umsetzung oder konkrete Produktlösung für das öffentliche Profilsystem vor. Maßgeblich ist, dass die angebotene Lösung die in den Vergabeunterlagen beschriebenen funktionalen und technischen Anforderungen einschließlich der öffentlichen Darstellung von Personen- und Forschungsinformationen erfüllt.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfragen sind eingegangen am 19.05.2026:

1. Könnte die Universität bitte den Umfang der Anforderungen an die mehrsprachige Unterstützung genauer erläutern?

2. Ist die mehrsprachige Unterstützung verpflichtend oder optional?


Antwort auf die Bieterfragen vom 19.05.2026:

1. Die angebotene Lösung muss eine vollständige Unterstützung der Sprachen Deutsch und Englisch gewährleisten.
Dies umfasst insbesondere die Benutzeroberfläche, die Systemnavigation sowie die Nutzung sämtlicher wesentlicher Funktionen in beiden Sprachen. Darüber hinausgehende Sprachversionen können optional angeboten werden, sind jedoch nicht Bestandteil der Mindestanforderungen.

2. Die Mehrsprachigkeit mit mindestens deutscher und englischer Sprachunterstützung ist als Mindestanforderung definiert und daher verpflichtend zu erfüllen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfragen sind eingegangen am 19.05.2026:

"Im Hinblick auf den vorgesehenen Projektzeitraum sowie die Anforderungen an Migration, Integration, Testverfahren und Abnahme bitten wir um weitere Konkretisierung des erwarteten Leistungsumfangs, um eine belastbare Projektplanung und Angebotskalkulation zu ermöglichen.

Insbesondere bitten wir um eine Klarstellung zu folgenden Punkten:

1.) Welche bestehenden Systeme, Datenbestände und Datenbeziehungen sind konkret zu migrieren bzw. "gleichwertig abzubilden"?

2.) Können Angaben zum Umfang der zu migrierenden Daten bereitgestellt werden (z. B. Anzahl von Personen, Projekten, Publikationen, Drittmittelvorgängen, Berichten oder weiteren relevanten Datensätzen)?

3.) Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind im Projektumfang enthalten und liegen hierfür bereits technische Schnittstellenbeschreibungen vor?

4.) Welche konkreten Berichtspflichten bzw. Berichtsformate sind im Rahmen des Projekts umzusetzen?

5.) Welche fachlichen Ressourcen und Verfügbarkeiten seitens des Auftraggebers sind für Workshops, Testmigrationen, Validierungsschleifen und Abnahmeverfahren innerhalb des vorgesehenen Projektzeitraums eingeplant?

6.) Ist vorgesehen, dass sämtliche Migrationen, Integrationen, Tests, fachlichen Freigaben und produktiven Abnahmen innerhalb des genannten Projektzeitraums vollständig abgeschlossen werden, oder ist ein stufenweises Vorgehen vorgesehen?

Vor dem Hintergrund des vorgesehenen Zeitrahmens erscheint eine Konkretisierung dieser Punkte für eine realistische Aufwandsschätzung und belastbare Terminplanung erforderlich."



Antwort auf die Bieterfragen vom 19.05.2026:

Antwort zur Bieterfrage 1:
Zu migrieren bzw. - soweit technisch möglich - zu erhalten oder gleichwertig abzubilden sind insbesondere die im bestehenden System enthaltenen Datenbestände und Beziehungen. Hierzu zählen insbesondere Publikationen, Personen, Projekte, Organisationseinheiten, DOI- und Repository-Verknüpfungen, Versionierungen, Metadaten sowie bestehende systemübergreifende Datenflüsse zwischen CRIS, Repository, Profilsystem und Webdarstellung. Maßgeblich sind die Angaben in Abschnitt 3 "Ausgangssituation / Bestandssystem" sowie Abschnitt 5.2 "Implementierung und Migration" der Leistungsbeschreibung.

Antwort zur Bieterfrage 2:
Als Kalkulationsgrundlage gelten die in Abschnitt 4 "Mengengerüst" der Leistungsbeschreibung enthaltenen Schätzangaben. Diese umfassen insbesondere:
- 700 bis 800 aktive Nutzer (skalierbar auf mindestens 1.000 Nutzer),
- 5.000 bis 6.000 Publikationen im Bestand,
- 400 bis 600 neue Publikationen pro Jahr,
- ca. 50 Projekte pro Jahr,
- 15 bis 30 Organisationseinheiten sowie
- aktuell fünf produktive Schnittstellen.
Es handelt sich hierbei um Schätzwerte; die tatsächliche Nutzung kann hiervon abweichen.

Antwort zur Bieterfrage 3:
Der Projektumfang umfasst die in Abschnitt 5.3 "Schnittstellen" der Leistungsbeschreibung beschriebenen Integrationen. Hierzu zählen insbesondere:
- Identity Management (SSO/SAML),
- HR-Datenfeed,
- Forschungsdatenrepository (Figshare),
- öffentliches Profilsystem sowie
- die Ausspielung auf die Website.
Die technischen Anforderungen ergeben sich ergänzend aus der beigefügten Anlage 1 "Schnittstellenbeschreibung".

Antwort zur Bieterfrage 4:
Maßgeblich sind die in Abschnitt 5.4.1 der Leistungsbeschreibung beschriebenen Anforderungen an Reporting- und Analysefunktionen. Hierzu zählen insbesondere standardisierte Berichte, konfigurierbare Auswertungen, Filter- und Analysefunktionen sowie Exportmöglichkeiten in offenen und dokumentierten Formaten. Darüber hinausgehende abschließend definierte Berichtsformate bestehen derzeit nicht.

Antwort zur Bieterfrage 5:
Der Auftraggeber wird im üblichen Umfang die für die Projektdurchführung erforderlichen fachlichen Ansprechpartner bereitstellen. Dies umfasst insbesondere die Teilnahme an Workshops, die Begleitung von Testmigrationen, Validierungsschleifen sowie Abnahmeverfahren. Die konkrete Ressourcen- und Terminplanung erfolgt gemeinsam mit dem Auftragnehmer im Rahmen der Projektplanung nach Zuschlagserteilung.

Antwort zur Bieterfrage 6:
Ziel ist die vollständige Inbetriebnahme des Systems bis zu dem in Abschnitt 7 der Leistungsbeschreibung genannten Termin am 11.08.2026. Hierzu hat der Auftragnehmer einen geeigneten Projektplan vorzulegen. Sofern zur Einhaltung des Zieltermins ein stufenweises Vorgehen zweckmäßig erscheint, kann dieses im Rahmen der Projektplanung vorgeschlagen werden.

Aus der Beantwortung der Bieterfragen ergeben sich keine Änderungen oder Erweiterungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder der festgelegten Anforderungen.


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,


folgende Bieterfrage ist eingegangen am 18.05.2026:

"Können Sie bestätigen, dass wir über das Webformular einreichen können und dass die Nutzung des Bieter-Tools nicht erforderlich ist."


Antwort auf die Bieterfrage vom 18.05.2026::

Ja, wir bestätigen, dass die Angebotsabgabe webbasiert über den Vergabemarktplatz ebenfalls möglich ist.
Seit Jahresbeginn können Angebote webbasiert eingereicht werden.
Weitere Informationen erhalten Sie unter:
https://blog.cosinex.de/2026/03/18/webbasierte-angebotsabgabe/


Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 15.05.2026:

1.Gemäß der Leitlinien Verfahrensablauf, Punkt 13 werden u. a. der den Ausschreibungsunterlagen beiliegende EVB-IT Cloudvertrag und weitere Regelungswerke bei Zuschlag Bestandteil des Vertrags. Kann der erfolgreiche Bieter diese Verträge durch eigene, englisch-sprachige Verträge und Data Processing Agreements mit eigenen Terms & Conditions ersetzen und diese Dokumente entsprechend mit dem Angebot einreichen? Falls nicht: Kann der erfolgreiche Bieter seine eigenen, englisch-sprachigen Verträge in das Konvolut einbringen, also zu den o. g. Verträgen, bspw. dem EVB-IT Cloud, in eine Beziehung setzen, etwa als einen Anhang hierzu, auf den im EVB-IT verwiesen ist, und können diese eigenen Verträge in diesem Fall mit dem Angebot eingereicht werden? Falls nicht: Sind die Bestimmungen u.a. des EVB-IT Cloud Vertrags im Fall, dass sie von den Standard Terms & Conditions des erfolgreichen Bieters abweichen, verhandelbar?

2. In den Ausschreibungsunterlagen Abschn. IV, 2,b heißt es, dass das Angebot in allen seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein muss. Allerdings können im Fall, dass der Unternehmenssitz sich nicht in Deutschland befindet, bestimmte, vom Bieter einzuholende und einzureichende Dokumente nicht in deutscher Sprache verfügbar sein, bspw. ein ISO Zertifikat als Nachweis der Eignung, oder sonstige behördliche Dokumente. Können Sie bestätigen, dass u. a. das geforderte Zertifikat und sonstige behördliche Zertifikate und Bescheinigungen, die von befugten Stellen außerhalb Deutschlands in anderen Sprachen ausgestellt werden, auch in nicht-deutscher Sprache anerkannt werden, sofern Sie inhaltlich den Anforderungen der Ausschreibung sowie europäischen Standards entsprechen?

3. In den Vergabeunterlagen Abschn. VI, Leistungsbeschreibung, Nummer 5.2, Implementierung und Migration wird die "Durchführung einer strukturierten und dokumentierten Datenmigration" verlangt. Können Sie bitte ausführen, inwieweit das CISPA hierbei - neben den in jedem Fall zu treffenden Entscheidungen auf Kundenseite - selbst Leistungen vor allem technischer Art zu erbringen bereit ist, bspw. die Extraktion von zu migrierenden Daten aus dem Altsystem in ein XML-Datenaustauschformat und sonstige technische (Vor)Arbeiten, oder ob der erfolgreiche Bieter eine "full-service" Implementierung inklusive aller notwendigen technischen Arbeiten ohne Beteiligung des CISPA anbieten und durchführen muss?

4. Laut Vergabeunterlagen Abschn. VI, Leistungsbeschreibung, Nummer 5.3, Schnittstellen muss die erfolgreiche Lösung eine "Anbindung externer Datenquellen" unterstützen. Können Sie bestätigen, dass in diesem Zusammenhang eine out-of-the-box Schnittstelle zu Scopus und WoS für die automatisierte Suche und den Import von Publikationen inkl. Publikations- und Journal-Metriken sowie eine bidirektionale Schnittstelle zum Datenaustausch mit ORCID eine Mindestanforderung sind?

5. Laut Vergabeunterlagen Abschn. VI, Leistungsbeschreibung, Nummer 5.4.1, Funktionale Anforderungen muss die erfolgreiche Lösung eine Dublettenerkennung unterstützen. Können Sie bestätigen, dass in diesem Zusammenhang eine Dublettenwarnung aufgrund von Publikations- und Journaltiteln, DOIs und ISSNs sowie ein Merge-Assistant, der die selektive Zusammenführung zweiter Einträge erlaubt, eine Mindestanforderung ist?

6. Laut Vergabeunterlagen Abschn. VI, Leistungsbeschreibung, Nummer 5.4.1, Funktionale Anforderungen muss die erfolgreiche Lösung ein Publikationsmanagement unterstützen. Können Sie bestätigen, dass in diesem Zusammenhang eine automatische Verschlagwortung von Publikationen gegen die SDGs der UN und die anschließende Aggregierung der SDGs von der Publikation auf die Person und von der Person auf die Organisation, sowie außerdem eine entsprechende Sichtbarmachung des SDG-Engagements von Personen und Organisationen im öffentlichen Portal eine Mindestanforderung ist?


Antwort auf die Bieterfragen vom 15.05.2026:

Antwort zur Bieterfrage 1:
Die den Vergabeunterlagen beigefügten Vertragsunterlagen, insbesondere der EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der zugehörigen Anlagen und Regelungswerke, sind Bestandteil der Vergabeunterlagen und bilden die Grundlage des späteren Vertragsverhältnisses.
Ein vollständiger Ersatz dieser Vertragsunterlagen durch eigene Vertragsbedingungen, Terms & Conditions oder sonstige Vertragsmuster des Bieters ist nicht vorgesehen.
Eigene Vertragsunterlagen des Bieters können dem Angebot lediglich ergänzend beigefügt werden, soweit diese den Vergabeunterlagen nicht widersprechen, diese nicht einschränken oder abändern und nicht als Allgemeine Geschäftsbedingungen mit Vorranggeltung ausgestaltet sind. Maßgeblich bleiben in jedem Fall die Vergabe- und Vertragsunterlagen des Auftraggebers.
Soweit der Bieter ergänzende Dokumente einreicht, werden diese ausschließlich insoweit Vertragsbestandteil, als dies nach Zuschlagserteilung ausdrücklich und einvernehmlich schriftlich vereinbart wird.
Änderungen, Einschränkungen oder Vorbehalte zu den Vergabe- und Vertragsunterlagen können vergaberechtlich zum Ausschluss des Angebots führen.
Eine Verhandlung über wesentliche Bestandteile der Vergabeunterlagen und Vertragsbedingungen ist nur im Rahmen und in den Grenzen des gewählten Vergabeverfahrens zulässig. Ein Anspruch auf Verhandlung einzelner Vertragsregelungen besteht nicht.

Antwort zur Bieterfrage 2:
Die Angebotsunterlagen sind grundsätzlich in deutscher Sprache einzureichen.
Hiervon ausgenommen sind behördliche Bescheinigungen, Zertifikate und vergleichbare Nachweise, die von befugten Stellen außerhalb Deutschlands ausgestellt werden und typischerweise nur in der jeweiligen Landessprache oder in englischer Sprache vorliegen (z. B. ISO-Zertifikate).
Solche Unterlagen können in der ausgestellten Originalsprache oder in englischer Sprache eingereicht werden, sofern ihr Inhalt eindeutig nachvollziehbar ist und sie den Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf eine Übersetzung oder Erläuterung einzelner Unterlagen anzufordern, soweit dies für die Prüfung und Wertung des Angebots erforderlich ist.

Antwort zur Bieterfrage 3:
Die Durchführung der Implementierung und Migration einschließlich aller hierfür erforderlichen technischen Arbeiten ist Bestandteil des Leistungsumfangs des Auftragnehmers. Der Auftraggeber wird im üblichen Umfang die erforderlichen fachlichen Entscheidungen treffen sowie notwendige Informationen, Zugänge und verfügbare Daten bereitstellen. Im Übrigen obliegt die technische Umsetzung der Implementierung und Migration einschließlich erforderlicher Vorarbeiten dem Auftragnehmer.

Antwort zur Bieterfrage 4:
Eine spezifische out-of-the-box Schnittstelle zu Scopus, Web of Science oder eine bidirektionale ORCID-Schnittstelle ist nicht ausdrücklich als Mindestanforderung definiert. Maßgeblich sind die in den Vergabeunterlagen beschriebenen funktionalen Anforderungen an Schnittstellen, den Datenaustausch sowie die Unterstützung persistenter Identifikatoren.

Antwort zur Bieterfrage 5:
Konkrete Verfahren der Dublettenerkennung oder bestimmte Funktionen eines Merge-Assistants sind nicht ausdrücklich als Mindestanforderungen definiert. Maßgeblich ist, dass die angebotene Lösung über eine geeignete Funktion zur Erkennung von Dubletten verfügt.

Antwort zur Bieterfrage 6:
Eine automatische Verschlagwortung anhand der Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Nationen einschließlich einer Aggregierung oder Darstellung entsprechender Informationen im öffentlichen Portal ist nicht ausdrücklich als Mindestanforderung definiert. Maßgeblich sind die in den Vergabeunterlagen beschriebenen funktionalen Anforderungen an das Publikationsmanagement.

Aus der Beantwortung der Bieterfragen ergeben sich keine Änderungen oder Erweiterungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder der festgelegten Anforderungen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfrage ist eingegangen am 14.05.2026:

"Vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen im Bereich moderner Forschungsinformationsplattformen bitten wir um Klarstellung, ob auch Lösungsansätze zulässig sind, die die funktionalen Anforderungen eines Forschungsinformationssystems vollständig erfüllen, dabei jedoch architektonisch auf einer semantischen bzw. wissensgraphbasierten Datenhaltung mit automatisierter Datenintegration und KI-gestützten Analyse- und Unterstützungsfunktionen beruhen.

Vorausgesetzt wird hierbei selbstverständlich die vollständige Erfüllung der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich strukturierter Datenhaltung, Berichtswesen, Rollen- und Rechtekonzept, Schnittstellenfähigkeit, Datenschutz, Informationssicherheit sowie Betriebsmodell.

Wir bitten um Bestätigung, dass die konkrete technische Architektur grundsätzlich offen ist, sofern die ausgeschriebenen fachlichen und technischen Anforderungen vollständig erfüllt werden."


Antwort auf die Bieterfrage vom 14.05.2026:


Das Leistungsverzeichnis sowie die weiteren Vergabeunterlagen sind bewusst technologieneutral formuliert. Es werden keine konkreten technischen Architekturen, Datenmodelle oder Implementierungstechnologien vorgegeben.

Maßgeblich ist ausschließlich, dass sämtliche in den Vergabeunterlagen definierten fachlichen, funktionalen, technischen sowie datenschutz- und informationssicherheitsbezogenen Anforderungen vollständig erfüllt werden.

Vor diesem Hintergrund sind grundsätzlich auch Lösungsansätze zulässig, die auf semantischen bzw. wissensgraphbasierten Datenmodellen, automatisierter Datenintegration oder KI-gestützten Analyse- und Unterstützungsfunktionen beruhen, sofern hierdurch sämtliche Mindestanforderungen sowie die beschriebenen Leistungsmerkmale uneingeschränkt erfüllt werden.

Die konkrete technische Architektur steht den Bietern somit grundsätzlich frei. Aus der Beantwortung der Bieterfrage ergeben sich keine Änderungen oder Erweiterungen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder der festgelegten Anforderungen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Bieter:innen,

folgende Bieterfragen sind eingegangen am 06.05.2026:

1. In den Vergabeunterlagen Abschnitt VI.5.1, Betrieb (SaaS Hosting) teilen Sie mit, die angebotene Lösung müsse im Interesse der Compliance mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung, der Datensicherheit und des Datenschutzes in Deutschland gehostet sein. Sind in diesem Zusammenhang auch Angebote zulässig, die diese Anforderung mithilfe eines SaaS Hostings in der EU in Zusammenarbeit mit Amazon AWS SARL Luxembourg auf Grundlage der Europäischen Datenschutzgrundverordnung und gemäß den Standards von ISO 27001, ISO 27701, ISO 9001, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 erfüllen?

2. Die von Ihnen angegebene Zuschlagsfrist ist der 31. August 2026.
Der Zeitplan gemäß Vergabeunterlagen Abschnitt VI.7 nennt als Zieltermin für die Inbetriebnahme der gewählten Lösung den 11. August 2026.
Danach müsste die erfolgreiche Lösung bereits vor der Zuschlagserteilung in Betrieb gehen. Handelt es sich hier um einen Irrtum?


Antwort auf die Bieterfragen vom 06.05.2026:

1.Die von Ihnen angesprochene zeitliche Diskrepanz zwischen der Zuschlags-/Bindefrist und dem vorgesehenen Termin der Produktivsetzung ist nachvollziehbar. Die in den Vergabeunterlagen genannte Zuschlags- und Bindefrist wurde höchst vorsorglich mit ausreichendem zeitlichen Puffer festgelegt, um die Angebotssicherheit auch im Falle etwaiger Verzögerungen im Vergabeverfahren zu gewährleisten. Ziel des Auftraggebers bleibt weiterhin eine Zuschlagserteilung deutlich vor dem vorgesehenen Termin der Produktivsetzung.
Unabhängig davon ist zutreffend, dass nach den Vergabeunterlagen die Leistungserbringung erst mit Zuschlagserteilung beginnt.
Die Anforderung einer unterbrechungsfreien Migration sowie Betriebsfortführung bleibt hiervon unberührt.

2. Der Auftraggeber konkretisiert die Anforderungen an das Hosting dahingehend, dass ein Hosting der angebotenen SaaS-Lösung innerhalb der Europäischen Union grundsätzlich zulässig ist, sofern die Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit sowie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt werden.
Die Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie anerkannter Sicherheitsstandards und Zertifizierungen bleibt hiervon unberührt.

Die Vergabeunterlagen werden entsprechend angepasst und im Wege einer Änderungsmitteilung zur Verfügung gestellt.
Da es sich hierbei um eine Änderung der Vergabeunterlagen handelt, wird zudem die Angebotsfrist angemessen verlängert. Wir bitten alle interessierten Unternehmen, die aktualisierten Vergabeunterlagen V2 erneut herunterzuladen und bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Vergabestelle

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