Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Content-Agenturleistungen zur strategischen, kreativen und operativen Betreuung der Veranstaltung INTERNORGA ab dem Veranstaltungsjahr 2027. Die Agentur soll die Messekommunikation über digitale und analoge Kanäle mit zielgruppengerechtem Content begleiten und weiterentwickeln.
Die Leistungen sind in 3 Leistungsbereiche gegliedert und umfassen:- A Beratung & Planung- B Leistungen PR- C Leistungen Brand
Die Vertragsparteien können den Vertrag einvernehmlich zweimalig um einen Zeitraum von 12 Monaten verlängern.
Verlängerungsoption:Die Vertragsparteien können den Vertrag einvernehmlich zweimalig um einen Zeitraum von 12 Monaten verlängern. Die Verlängerung bedarf der schriftlichen Zustimmung spätestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Vertrag endet spätestens am 30.04.2030.
Nach Ende der Vertragslaufzeit.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Nachprüfung zur Vergabekammer gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig ist, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden; - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Es handelt sich um eine Mindestanforderung an die Eignung, dass die Bieter zwei Referenzen über vergleichbare Aufträge einreichen. Detaillierte Anforderungen an die Referenzen sind dem beigefügtem Informationsmemorandum zu entnehmen.
Soweit zulässig, behält sich der Auftraggeber dabei vor, nicht vorgelegte Erklärungen und Nachweise von den Bewerbern nachzufordern (vgl. § 56 Abs. 2 bis 5 VgV). Hierauf haben die Bewerber aber keinen Anspruch; sie können nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber von seiner Befugnis zur Nachforderung Gebrauch macht.
siehe Anlage "Eignungsvordruck" , hier: Punkt 3 "Ausschlussgründe"
Aktuelle Bankauskunft (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage einer aktuellen Bankauskunft zur Bonität des Bieters, nicht älter als 6 Monate
Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages noch nicht bestehen, ist mit dem Teilnahmeantrag, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.
Formblatt personelle Ausstattung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
Eigenerklärung Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, auf dem beigefügten "Formblatt Umsatz". Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
Gewerbeanmeldung oder vergleichbarer Nachweis (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage einer Gewerbeanmeldung oder eines vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei Vorlage eines Handelsregisterauszuges).
Handelsregisterauszug (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage eines den Stand der letzten Änderung berücksichtigenden Handelsregisterauszuges im Falle einer Kommanditgesellschaft auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im Handelsregister eingetragen).
Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): gem. den im Infomationsmemorandum genannten Summen.
Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Mindestens zwei, maximal drei Referenzen über vergleichbare Aufträge:
- Die Referenzen sollen inhaltlich und strukturell mit dem ausgeschriebenen Leistungsbild vergleichbar sein: Erfahrungen in der Erstellung von schriftlichem Content für Messen und Branchen wie Gastronomie, Hotellerie oder Foodservice.
Zur Ergänzung der Referenzliste können eine Pressemitteilung mit Fokus auf Ansprache der Fachpresse und ein Newsletter mit Fokus auf die Ansprache der B2B-Zielgruppe der Besuchenden als Anhang eingereicht werden. Diese Dokumente dienen als zusätzliche Erläuterung der Referenzprojekte, stellen jedoch keinen offiziellen Leistungsnachweis im Sinne der Wertung dar.
Als Mindestanforderung an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gilt, dass der Bewerber mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Aufträge im Sinne der Anforderungen gemäß oben Spiegelstrich 1 vorweisen können muss, wobei es sich um noch laufende oder frühestens im Kalenderjahr 2024 abgeschlossene Aufträge handeln muss.
Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes, mindestens einer Krankenversicherung und der Berufsgenossenschaft, nicht älter als 6 Monate
Darstellung des Projektteams (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Namentliche Benennung des Kernteams inkl. Qualifikationen und Berufserfahrung
Nachweis, dass geschultes Personal eingesetzt wird (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Nachweis, dass geschultes Personal eingesetzt wird, dass sprachliche Kenntnisse (deutsch + englisch) vorhanden sind, die Aus- und Weiterbildung erfolgt und die Qualität der Leistung überprüft und sichergestellt wird.
Nachweis der technischen Ausstattung (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Nachweis zur Reaktionsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Nachweis zur Reaktionsfähigkeit bei kurzfristigen Anforderungen: Eigenerklärung zur organisatorischen und personellen Flexibilität. Diese soll eine Beschreibung der typischen Reaktionszeiten sowie der verfügbaren Kapazitäten für Ad-hoc-Anfragen erhalten, insbesondere im Hinblick auf kurzfristige Änderungsbedarfe oder zusätzliche Kommunikationsmaßnahmen.
Nachweis Durchführung multmedialer und multichannel Kommunkationskampagnen (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Verzeichnis der Leistungen Kapazitäten anderer Unternehmen (bei Bedarf) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
Referenzen
Umsatz
Organisatorische und personelle Ressourcen
Forderung Betriebshaftpflichtvrsicherung:Die Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens einen marktüblichen Deckungsumfang und mindestens folgende Versicherungssummen vorsehen:(a) 5.000.000 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Bezug auf das Betriebs- / Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflichtrisiko (b) 100.000 Euro für reine Vermögensschäden, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen Alle Versicherungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert für alle Schäden eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen.
Einzureichende Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag:- Ggfs. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) - Eigenerklärung zur Eignung- Formblatt Bewerber-/Bietergemeinschaft (soweit zutreffend) - Handelsregisterauszug - Gewerbeanmeldung (soweit zutreffend) - Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung - Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (sofern zutreffend) - Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen - Eigenerklärung zu Ausschlussgründen - Eigenerklärung zum Mindestlohn - Aktuelle Bankauskunft - Eigenerklärungen zum Umsatz- Eigenerklärung personelle Ausstattung - Referenzen- Darstellung des Projektteams- Nachweis, dass geschultes Personal eingesetzt wird- Nachweis der technischen Ausstattung- Nachweis zur Reaktionsfähigkeit bei kurzfristigen Anforderungen- Nachweis zur Durchführung von multimedialen und multichannel Kommunikationskampagnen - Erklärungen zur Eignungsleihe nebst Verpflichtungserklärungen (sofern zutreffend)