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Verfahrensangaben

studierendenWERK BERLIN, Modernisierung Zeitwirtschaft
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
29.04.2026
13.05.2026 11:00 Uhr
08.06.2026

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

studierendenWERK BERLIN
11-200041000-19
https://www.stw.berlin
Hardenbergstr. 34
10623
Berlin
Deutschland
DE300
Vergabestelle
vergabestelle@stw.berlin
+49 3093939-7286

Angaben zum Auftraggeber

Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Sozialwesen

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer des Landes Berlin
11-1300000V00-74
Martin-Luther-Str. 105
10825
Berlin
Deutschland
DE300
t:03090138316
vergabekammer@senweb.berlin.de
+49 03090138316
+49 03090137613

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer des Landes Berlin
11-1300000V00-74
Martin-Luther-Str. 105
10825
Berlin
Deutschland
DE300
t:03090138316
vergabekammer@senweb.berlin.de
+49 03090138316
+49 03090137613

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

studierendenWERK BERLIN
11-200041000-19
https://www.stw.berlin
Hardenbergstr. 34
10623
Berlin
Deutschland
DE300
Vergabestelle
vergabestelle@stw.berlin
+49 3093939-7286

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72212450-8
72260000-5
72263000-6
72268000-1
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Die aktuelle Zeitwirtschafts-Software soll durch eine SaaS-Lösung ersetzt werden, die den Anforderungen der Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen des stws sowie den Anforderungen der Bearbeiter*innen in der Personalabteilung gerecht wird. Damit muss der aktuelle Stand der Technik, Bedienbarkeit und Funktionalität wiedergegeben werden, sowie die Bedarfe einer modernen Zeitwirtschaft für die Belegschaft gewährleistet sein.
Zusätzlich sind passende technische Schnittstellen gewünscht, die in der Lage sind, mit gängigen Lohnabrechnungssystemen, der elektronischen Personalakte und einem Workflowmanagement-System in den Datenaustausch im Kontext der erweiterten Bedienbarkeit und Nutzung zu treten.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Mit ca. 1.300 Mitarbeitern, kümmert sich das studierendenWERK BERLIN (nachfolgend: Auftrag-geber) um die Bedürfnisse von rund 170.000 Studierenden in ganz Berlin, indem es ihnen Services rund ums Studium bereitstellt. Zu den Angeboten gehören Mensen, Wohnheime, Beratungsstellen und Kitas, genauso wie Trainings, Workshops und kulturelle Events.
Als Anstalt des öffentlichen Rechts wird der Auftraggeber, neben Einnahmen aus den Bereichen der Speisebetriebe und des studentischen Wohnens, auch über Sozialbeiträge der Studierenden und Zuschüsse finanziert.

Beim Auftraggeber wird im Bereich der Zeiterfassung und der Zeitwirtschaft eine Software benutzt, die die Zeitkonten, Dienstpläne sowie Schichteinteilungen und Arbeitspläne aller Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen verwalten kann.
Derzeit nutzen sie alle Mitarbeiter*innen sowie die Expert*innen aus der Personalabteilung für die eigene Zeiterfassung sowie die Bearbeitung im operativen Geschäft. Allerdings handelt es sich um ein veraltetes Produkt, das seinen End-of-Life-Status erreicht hat und seit 2021 auch keinen Sup-port mehr erhält.

Die aktuelle Software soll durch eine Software-as-a-Service (SaaS) - Lösung ersetzt werden, die den Anforderungen der Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen des Auftraggebers sowie den Anforderungen der Bearbeiter*innen in der Personalabteilung gerecht wird. Durch sie muss der aktuelle Stand der Technik, Bedienbarkeit und Funktionalität wiedergegeben werden, sowie die Bedarfe einer modernen Zeitwirtschaft für die Belegschaft gewährleistet sein.
Zusätzlich sind passende technische Schnittstellen gewünscht, die in der Lage sind, mit gängigen Lohnabrechnungssystemen, der elektronischen Personalakte und einem Workflowmanagement-System in den Datenaustausch im Kontext der erweiterten Bedienbarkeit und Nutzung zu treten.

Der Auftragnehmer muss im Rahmen seiner Leistungserbringung die Herstellung der Betriebsbe-reitschaft auf den von ihm betriebenen Umgebungen sicherstellen. Dies umfasst insbesondere, die Ermittlung der fachlichen Konfiguration des Gesamtsystems, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Erstellung der Dokumentationen sowie die fachliche und technische Implementierung der Software.
Darüber hinaus müssen im Rahmen der Herstellung der Betriebsbereitschaft Migrationsleistungen zur Übernahme von Alt-Daten aus dem Bestandssystem "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH sowie die Schulungen der Nutzenden des Gesamtsystems durchgeführt werden.
Der Auftragnehmer muss die von ihm zu erbringenden Leistungen durch ein angemessenes Projektmanagement und eine zur Projektgröße passende Projektorganisation unterstützen und steuern. Das Vorgehen im Projekt ist an entsprechenden Stellen mit dem Auftraggeber abzustimmen, um jeweilige Abhängigkeiten, Zulieferungen und Mitwirkungsleistungen beidseitig zu berücksichtigen.
Die Herstellung der Betriebsbereitschaft ist mit der Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftrag-geber herbeigeführt. Im Abnahmeprozess müssen durch den Auftragnehmer Dienstleistungen zur Testunterstützung erbracht werden

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
23.09.2026
22.09.2030

Der Vertrag kann vom Auftraggeber maximal viermal um jeweils 1 Jahr verlängert werden.
4
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Berlin
Deutschland
DE300

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben:
Sofern und sobald der Auftraggeber nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben zur Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß der Corporate Sustainability Reporting Directive verpflichtet ist oder der Auftraggeber eine dementsprechende freiwillige Prüfung beauftragt, umfasst die Leistungsverpflichtung des AN auch diese Prüfung (Option, frühestens ab 2027, abhängig von Gesetzgebung).

Zusätzliche Angaben

Die Kontaktdaten der Vergabestelle dürfen nur in dem hier benannten Vergabeverfahren verwendet werden, soweit eine Kommunikation über die Vergabeplattform aus vom AG zu vertretenen Gründen oder aus anderen rechtlichen Gründen nicht möglich ist. Einer Speicherung oder Verwendung der Daten für Informationen, Newslet-ter oder Angebote außerhalb dieses Vergabeverfahrens wird ausdrücklich widersprochen.

Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.

Informationen zu Form, Einreichung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge sowie zu Bewerberfragen können der Bewerbungsaufforderung und den Verfahrensbedingungen entnommen werden.

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb mit Bekanntmachung gemäß § 17 VgV durchgeführt.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wieder-gegeben wird. Die enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung.

Die weibliche/divers Form ist der männlichen Form in dieser Ausschreibung und allen zugehörigen Vergabeunterlagen gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt.

Mit der Vergabestelle kommunizieren und elektronisch einen Teilnahmeantrag/Angebot (ohne fortgeschrittene / qualifizierte Signatur/Siegel) einreichen können Sie ausschließlich über das Vergabeportal Cosinex. Voraussetzung ist eine entsprechende Registrierung Ihres Unternehmens.

Für weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

vom 13.04.20225 bis 13.05.2026 sind 30 Kalendertage

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y6TYT8SN2ZZJ

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf folgende Rechtsvorschriften verwiesen:
§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht, § 135 GWB Unwirksamkeit und § 160 GWB Einleitung, Antrag. Besonders hervorzuheben ist dabei:
§ 134 Abs. 1,2 GWB:
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Be-werbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an."
§ 135 Abs. 1 GWB:
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist."
§ 160 GWB:
"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mittteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."

Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass sämtliche vorgenannten Fristen für die Erhebung von vergaberechtlichen Rügen gegenüber der Auftraggeberin und die Fristen für die Wahrung der Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens zu beachten sind.
Es gelten hinsichtlich des genauen Wortlauts der vorbenannten gesetzlichen Regelungen im Übrigen die Verfahrensbedingungen

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

1. Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge
Für Einzelheiten zur Prüfung der Teilnahmeanträge wird auf die Verfahrensbedingungen (siehe Anlage 10) verwiesen.

Es wird darauf aufmerksam gemacht, dass Teilnahmeanträge, die die in den Eignungskriterien aufgestellten Mindestanforderungen nicht erfüllen, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.
Der Auftraggeber wird mindestens 3 und max. 5 Bewerber mit positiver Eignungsprognose für das weitere Verfahren auswählen.
Der Auftraggeber behält sich vor, bei Unterschreitung der Mindestzahl von drei zulassungsfähigen Bewerbungen, das vorliegende Vergabeverfahren aufzuheben oder zu modifizieren.

2. Bewerberreduzierung
Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als die angegebene maximale Anzahl an Bewerbern die geforderten Anforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber auswählen, die die Eignungsvoraussetzung am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der Auftraggeber jeweils die ausgewählten und in der gemäß Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags dargestellten Tabelle aufgeführten Eignungskriterien als Reduzierungskriterien bewerten. Die Bewerber mit der höchsten Punktsumme werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei einem Punktegleichstand zwischen zwei Bewerbern entscheidet das Los.

Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, auch weiter auf diejenigen 4 bzw. 3 Bewerber zu reduzieren, die am besten geeignet sind, wenn ein erheblicher Punktabstand zwischen dem 5.-platzierten Bewerber bzw. den 4.- und 5.-platzierten Bewerbern zu den ersten 3 bzw. 4 Bewerbern nach der Bewertungsmatrix besteht.
Bewertungsschlüssel für Reduzierung

Zur Bewertung und Gewichtung der Eignungskriterien wird der Auftraggeber eine Bewertungsmatrix verwenden, mittels derer auf Basis der eingereichten Erklärungen/Nachweise/Angaben die Leistungsfähigkeit der Bewerber bewertet wird. Hierbei kann ein Bewerber maximal 1000 Punkte erreichen, die sich auf die einzelnen Kriterien verteilen.

Der Bewertungsschlüssel - die maximale Bepunktung der einzelnen Angaben zu den Reduzierungskriterien - ist in der Bewertungsmatrix aufgeführt.

Die bei den Reduzierungskriterien erreichten Punktzahlen werden dann gemäß nachfolgender Tabelle mit den entsprechenden Gewichtungsfaktoren multipliziert. Der jeweilige Gewichtungsfaktor ist bei jedem einzelnen Reduzierungskriterium in der Bewertungsmatrix aufgeführt.

Ergebnis der Bewerberreduzierung

Der Auftraggeber wird auf Grundlage der dargestellten Bewerberreduzierung die bestplatzierten Bewerber (also diejenigen mit den höchsten Punktzahlen) gemäß den obigen Ausführungen zur Angebotsabgabe auffordern. Die übrigen Bewerber nehmen am weiteren Verfahren nicht mehr teil und werden hierüber informiert.

Bezüglich der weiteren Ausführungen für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern wird aus Platz- und Übersichtsgründen auf den Punkt "Bewerberreduzierung" gemäß Ziffer 5 der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags verwiesen.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

§ 56 VgV

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Der Bewerber hat schriftliche Eigenerklärungen (siehe Eignungsformblatt) folgenden Inhalts und Wortlautes abzugeben:

a) Wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen.
b) Wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 Nr. 1 - 4 und Abs. 2 GWB vorliegen.
c) Wir erklären, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Absatz 1 MiLoG nicht vorliegen. Wir haben zur Kenntnis genommen, dass auch im Fall der vorstehenden Erklärung öffentliche Auftraggeber jederzeit zusätzlich Auskünfte des Wettbewerbsregisters nach § 19 Abs. 3 S. 2 MiLoG in der aktuell gültigen Fassung anfordern können und dass bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro der öffentliche Auftraggeber für den Bewerber/Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 19 Abs. 4 MiLoG einholen muss.
d) Wir erklären, dass im Wettbewerbsregister entsprechend § 2 Abs. 1 Nr. 4 WRegG keine rechtskräftigen Bußgeldentscheidungen mit einem Bußgeldwert von wenigstens 175.0000EUR wegen eines Verstoßes gegen § 24 Absatz 1 LkSG eingetragen sind und demnach die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 22 Abs. 1 LkSG nicht vorliegen. Wir haben zur Kenntnis genommen, dass der öffentliche Auftraggeber vor Zuschlagserteilung bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro für den Bewerber/ Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister gemäß § 6 Abs. 1 WRegG einholen muss.
e) Wir erklären, dass wir im Rahmen des EU-Sanktionspakets, auf Grund der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der veränderten Fassung nach Nr. 2025/932 vom 14. Januar 2026 (Artikel 5k Abs.1), nicht zu den folgenden genannten Personen, Organisationen oder Einrichtungen gehören:
a) russische Staatsangehörige, in Russland ansässige natürliche Personen oder in Russland niedergelassene juristische Personen, Organisationen oder Ein-richtungen,
b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a) genannten Organisationen gehalten werden, oder
c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a) oder b) des vor-liegenden Absatzes genannten natürlichen oder juristischen Personen, Orga-nisationen oder Einrichtungen handeln,
und verpflichten uns, keine Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen - wenn auf sie mehr als 10% des Auftragswerts entfällt - einzubinden, die mindestens einen der Tatbestände a) - c) erfüllen.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.

Es gelten die §§ 123, 124 GWB.
Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
5
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Angaben zu Referenzen, die über eine Präqualifikation hinausgehen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Referenzen, wie in Anlage 03 Eignungsformblatt beschrieben

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Nachweis der Präqualifikation oder Angaben über Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angaben zu Ausschlussgründen Bewerber/Unterauftragnehmer, siehe Anlage 03 Eignungsformblatt

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Arbeitskräften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Anzahl der Beschäftigten, siehe Anlage 03 Eignungsformblatt

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Einzureichen mit Anlage 03 Eignungsformblatt, Ausschlussgründe nach § 124 GWB

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zu Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Referenzen, wie in Anlage 03 Eignungsformblatt beschrieben

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Allgemeiner Jahresumsatz

Nachweis der Präqualifikation oder Angaben zum Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Einzureichen mit Anlage 03 Eignungsformblatt

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Schriftliche Bestätigung des Auftraggebers zu den benannten Referenzen, dass die Leistungen auftragsgemäß erbracht wurden. (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Eignungsangaben Bewerber/Unterauftragnehmer:
Der Auftraggeber behält sich vor, die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen durch Vorlage von Nachweisen zu überprüfen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Anteil der Unterauftragsvergabe

Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Einzureichen mit der Anlage 05 Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Berufs-/Haftpflichtversicherung - a) Mindestanforderung:
Gefordert ist die Erklärung (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt) einer bestehenden Berufs- / Haftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versicherungsfall

für Personen- und Sachschäden mind. 1,5 Mio. Euro (pro Schadensfall)
für sonstige Schäden (Vermögensschäden) mind. 100TEuro (pro Schadensfall)

mit Angabe des Versicherungsunternehmens, wobei die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres jeweils das Zweifache dieser Deckungssumme beträgt.

Alternativ kann eine Erklärung abgegeben werden, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Auf Verlangen sind geeignete Nachweise vorzulegen (Versicherungsnachweis nicht älter als sechs Monate bzw. Bescheinigung eines Versicherers, dass eine Berufshaftpflichtversicherung in dieser Höhe abgeschlossen werden kann).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Angaben zur Qualifikation der für das Projekt vorgesehenen Personen - Der Bewerber hat sein Kernprojektteam vorzustellen (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt), insbesondere durch Nennung des zum Einsatz vorgesehenen Projektleiters, des stellvertretenden Projektleiters und des Servicemanagers.

Zu diesen einzelnen Personen im Projekt sind jeweils folgende Angaben zu machen:
- Name
- Anstellung im Unternehmen
- Unternehmenszugehörigkeit
- Benennung fachspezifische(r) Berufsausbildung/-abschluss
- Berufserfahrung seit Abschluss in Jahren
- Angaben zu etwaigen fachspezifischen Zusatzqualifikationen

a) Mindestanforderung:
Bzgl. Projektleiter:
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Projektleiter im Unternehmen des Bewerbers
- Deutschkenntnisse auf C1-Niveau

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Vergabe-, Vertrags- und Projektsprache - a) Mindestanforderung:
Der Bewerber versichert (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt), dass die Vergabe- und Vertragskorrespondenz in deutscher Sprache erfolgt und die Projektsprache Deutsch ist.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Zertifikat ISO 27001 - a) Mindestanforderung:
Gefordert sind eine Erklärung (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt), dass der Bewerber in der Lage ist, seine Leistungen (inkl. der ggf. durch seine Unterunternehmer erbrachten Leistungsbestandteile) zum Ausschreibungsgegenstand nach der Zertifizierung ISO 27001 oder Vergleichbare/s zu erbringen und die Vorlage dieses Zertifikats oder vergleichbares in Kopie.

Hinweis des Auftraggebers: Die Erklärung und die Vorlage des Zertifikats sind auch für alle vorgesehenen Unterauftragnehmer einzureichen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Datenverarbeitung - a) Mindestanforderung
(1) Gefordert sind die Erklärungen (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt), dass sich das Rechenzentrum /die Rechenzentren für Datenspeicherung und -bearbeitung an Standorten im Geltungsbereich der DSGVO befindet / befinden.

(2) Gefordert sind die folgenden Erklärungen (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt)
- Bestätigung Einhaltung DSGVO
- Bestätigung Einhaltung Berliner Datenschutzgesetz
- Bestätigung Einhaltung Bundesdatenschutzgesetz und
- Bestätigung Einhaltung einschlägiger datenschutzrechtlicher Spezialgesetze, zB. aus §§ 67 ff. SGB X.
- Bereitschaft, eine Art. 28 EU DSGVO konforme AVV zu schließen

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Durchschnittliche jährliche Belegschaft - Der Bewerber hat die Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, bezogen auf Vollzeitstellen im Durchschnitt des gesamten Unternehmens der letzten drei Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) anzugeben (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt). Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.

a) Mindestanforderung:
Die Gesamtanzahl der durchschnittlich jährlichen festangestellten Mitarbeiter der letzten drei Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) muss 5 betragen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen Software-as-a-Service (cloudbasiert) und Anforderungen an die Migration/Transition - Wünschenswert sind 2 Referenzen.

Der Bewerber hat Referenzen einzureichen, die hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.
Für die geforderten Referenzen stellt die Kontaktstelle ein Formular (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt) mit den Bewerbungsformblättern zur Verfügung, das von dem Bewerber genutzt werden soll.

Die Darstellung jeder Referenz muss folgende Angaben beinhalten:
- Name des Unternehmens/Bewerbers//Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, welcher die Referenz erbracht hat
- Name und Adresse des Referenzauftraggebers sowie Benennung des dortigen Ansprechpartners mit Telefonnummer/E-Mail-Adresse
- Benennung des Referenzprojektes (Titel)
- Kurzbeschreibung des Referenzprojektes
- Erbringung der Referenzen in Bezug auf Leistungsart und -umfang. Als von Leistungsart und -umfang vergleichbare Referenzen werden von dem Auftraggeber ausschließlich folgende Leistungen angesehen:

a) Leistungsart:
(1) Anforderungen an Software-as-a-Service (SaaS) (cloudbasiert)
- Einführung einer cloudbasierten Standardsoftware als SaaS-Lösung für Zeitwirtschaft inkl. einer eingebetteten Personaleinsatzplanung
- Zeitraum der Leistungserbringung: in den letzten 5 Jahren (zwischen 2021 - 2026)
- Konfiguration
- Die Standardsoftware weist eine hohe Marktverbreitung auf, wie bspw. ATOSS Time Controll oder Vergleichbares mit einer Vielzahl von Nutzern
- Anzahl der durch die Software zu beplanenden Mitarbeitenden mindestens 400
- Komplexe Personaleinsatzplanung mit Dienstplan-, Dienstplananzeige- und Zeiterfassungssystem
- Tarif- und Regelwerksabbildung
- Schnittstellen für Lohnabrechnungssysteme, elektronische Personalakte, einem Workflowmanagement-System

(2) Anforderungen an die Migration/Transition
- Migration von Altdaten
- täglicher Abgleich (über Nacht) aus Fidelis (respektive führende HR-Systeme) in die Zeitwirtschaft
- Geeignete Schnittstellen bezüglich gängige Lohnabrechnungssysteme
- Geeignete Schnittstellen bezüglich elektronischer Personalakte

(3) Anforderungen an die Betriebsbereitschaft
- Durchführung von Schulungen der Nutzenden der implementierten Software
- Korrektive und präventive Wartung des Gesamtsystems
- Behebungen von Störungen
- Analyse möglicher Sicherheitsrisiken
- Sicherstellung der fortdauernden Kompatibilität der Schnittstellen des implementierten Systems mit neuen Softwareversionen

b) Leistungsumfang:
(1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert)
- Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben > 1.000

(2) Anforderungen an die Migration/Transition
- Migration von Altdaten aus "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH

c) Mindestanforderung:
Gefordert ist mindestens eine Referenz, die die Leistungsart vollständig abdeckt.

d) Bewertung im Rahmen der Bewerberreduzierung:
(1) Die vorgelegten Referenzen werden jeweils zunächst auf die Erfüllung der geforderten Leistungsart geprüft. Eine Referenz kann im Hinblick auf den jeweiligen Leistungsumfang nur dann Berücksichtigung finden, wenn die zugehörige Leistungsart vollständig abgedeckt wurde.
(2) Die Bewertung der vorgelegten Referenzen erfolgt dann je Referenz hinsichtlich des Abdeckungsgrades des Leistungsumfangs. wobei dieser in die Unterkategorien (1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert) und (2) Anforderungen an die Migration/Transition aufgeteilt ist. Jede Unterkategorie wird einzeln bewertet.
(3) Die Bewertung der jeweiligen Unterkategorie des Leistungsumfangs erfolgt je Referenz gemäß Ziffer 5, dort in der Tabelle "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb", dort unter Ziffer 3.3.7 (1) und (2).
(4) Bei der Bewertung der Unterkategorie (1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert) übt der Auftraggeber seinen subjektiven Beurteilungsspielraum aus und nimmt eine Punktebewertung gemäß Bewertungsskala in Ziffer 5 vor, mit folgender Einschränkung:

(a) Eine Bewertung mit 10 Punkten setzt voraus, dass die Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben mehr als 1000 Kunden haben.
(b) Eine Bewertung mit 8 Punkten setzt voraus, dass die Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben 1000 Kunden haben.
(c) Eine Bewertung mit weniger als 8 Punkten (6 bis 0 Punkte) richtet sich nach dem subjektiven Beurteilungsspielraum des Auftraggebers und der damit einhergehenden Punktebewertung nach der Bewertungsskala in Ziffer 5.

(5) Hinsichtlich der Bewertung der Unterkategorie (2) Anforderungen an die Migration/Transition erhält der Bewerber bei deren Abdeckung 10 Punkte, andernfalls 0 Punkte.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen Software-as-a-Service (cloudbasiert) und Anforderungen an die Migration/Transition - Wünschenswert sind 2 Referenzen.

Der Bewerber hat Referenzen einzureichen, die hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.
Für die geforderten Referenzen stellt die Kontaktstelle ein Formular (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt) mit den Bewerbungsformblättern zur Verfügung, das von dem Bewerber genutzt werden soll.

Die Darstellung jeder Referenz muss folgende Angaben beinhalten:
- Name des Unternehmens/Bewerbers//Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, welcher die Referenz erbracht hat
- Name und Adresse des Referenzauftraggebers sowie Benennung des dortigen Ansprechpartners mit Telefonnummer/E-Mail-Adresse
- Benennung des Referenzprojektes (Titel)
- Kurzbeschreibung des Referenzprojektes
- Erbringung der Referenzen in Bezug auf Leistungsart und -umfang. Als von Leistungsart und -umfang vergleichbare Referenzen werden von dem Auftraggeber ausschließlich folgende Leistungen angesehen:

a) Leistungsart:
(1) Anforderungen an Software-as-a-Service (SaaS) (cloudbasiert)
- Einführung einer cloudbasierten Standardsoftware als SaaS-Lösung für Zeitwirtschaft inkl. einer eingebetteten Personaleinsatzplanung
- Zeitraum der Leistungserbringung: in den letzten 5 Jahren (zwischen 2021 - 2026)
- Konfiguration
- Die Standardsoftware weist eine hohe Marktverbreitung auf, wie bspw. ATOSS Time Controll oder Vergleichbares mit einer Vielzahl von Nutzern
- Anzahl der durch die Software zu beplanenden Mitarbeitenden mindestens 400
- Komplexe Personaleinsatzplanung mit Dienstplan-, Dienstplananzeige- und Zeiterfassungssystem
- Tarif- und Regelwerksabbildung
- Schnittstellen für Lohnabrechnungssysteme, elektronische Personalakte, einem Workflowmanagement-System

(2) Anforderungen an die Migration/Transition
- Migration von Altdaten
- täglicher Abgleich (über Nacht) aus Fidelis (respektive führende HR-Systeme) in die Zeitwirtschaft
- Geeignete Schnittstellen bezüglich gängige Lohnabrechnungssysteme
- Geeignete Schnittstellen bezüglich elektronischer Personalakte

(3) Anforderungen an die Betriebsbereitschaft
- Durchführung von Schulungen der Nutzenden der implementierten Software
- Korrektive und präventive Wartung des Gesamtsystems
- Behebungen von Störungen
- Analyse möglicher Sicherheitsrisiken
- Sicherstellung der fortdauernden Kompatibilität der Schnittstellen des implementierten Systems mit neuen Softwareversionen

b) Leistungsumfang:
(1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert)
- Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben > 1.000

(2) Anforderungen an die Migration/Transition
- Migration von Altdaten aus "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH

c) Mindestanforderung:
Gefordert ist mindestens eine Referenz, die die Leistungsart vollständig abdeckt.

d) Bewertung im Rahmen der Bewerberreduzierung:
(1) Die vorgelegten Referenzen werden jeweils zunächst auf die Erfüllung der geforderten Leistungsart geprüft. Eine Referenz kann im Hinblick auf den jeweiligen Leistungsumfang nur dann Berücksichtigung finden, wenn die zugehörige Leistungsart vollständig abgedeckt wurde.
(2) Die Bewertung der vorgelegten Referenzen erfolgt dann je Referenz hinsichtlich des Abdeckungsgrades des Leistungsumfangs. wobei dieser in die Unterkategorien (1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert) und (2) Anforderungen an die Migration/Transition aufgeteilt ist. Jede Unterkategorie wird einzeln bewertet.
(3) Die Bewertung der jeweiligen Unterkategorie des Leistungsumfangs erfolgt je Referenz gemäß Ziffer 5, dort in der Tabelle "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb", dort unter Ziffer 3.3.7 (1) und (2).
(4) Bei der Bewertung der Unterkategorie (1) Anforderungen an SaaS (cloudbasiert) übt der Auftraggeber seinen subjektiven Beurteilungsspielraum aus und nimmt eine Punktebewertung gemäß Bewertungsskala in Ziffer 5 vor, mit folgender Einschränkung:

(a) Eine Bewertung mit 10 Punkten setzt voraus, dass die Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben mehr als 1000 Kunden haben.
(b) Eine Bewertung mit 8 Punkten setzt voraus, dass die Anzahl der Marktteilnehmer/Kunden, die die Software im Einsatz haben 1000 Kunden haben.
(c) Eine Bewertung mit weniger als 8 Punkten (6 bis 0 Punkte) richtet sich nach dem subjektiven Beurteilungsspielraum des Auftraggebers und der damit einhergehenden Punktebewertung nach der Bewertungsskala in Ziffer 5.

(5) Hinsichtlich der Bewertung der Unterkategorie (2) Anforderungen an die Migration/Transition erhält der Bewerber bei deren Abdeckung 10 Punkte, andernfalls 0 Punkte.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
800,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen Anwendung von "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH - Wünschenswert sind 2 Referenzen.

Der Bewerber hat Referenzen einzureichen, die hinsichtlich des Umfangs der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.
Für die geforderten Referenzen stellt die Kontaktstelle ein Formular (siehe Anlage 03 Eignungsformblatt) mit den Bewerbungsformblättern zur Verfügung, das von dem Bewerber genutzt werden soll.

Die Darstellung jeder Referenz muss folgende Angaben beinhalten:
- Name des Unternehmens/Bewerbers//Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, welcher die Referenz erbracht hat
- Name und Adresse des Referenzauftraggebers sowie Benennung des dortigen Ansprechpartners mit Telefonnummer/E-Mail-Adresse
- Benennung des Referenzobjektes (Titel)
- Kurzbeschreibung des Referenzobjektes
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Erbringung der Referenzen in Bezug auf Leistungsart und -umfang. Als von Leistungsart und -umfang vergleichbare Referenzen werden von dem Auftraggeber ausschließlich folgende Leistungen angesehen:

a) Leistungsart:
Anwendung von "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH in den letzten 5 Jahren (zwischen 2021 - 2026).

b) Leistungsumfang:
Anwendung von "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH mit erbrachten Leistungen im Bereich
- Beratung/Kundensupport
- Systemanalyse,
- Schnittstellenanbindung

c) Mindestanforderung:
Keine.

d) Bewertung im Rahmen der Bewerberreduzierung:
(1) Die vorgelegten Referenzen werden jeweils zunächst auf die Erfüllung der geforderten Leistungsart geprüft. Eine Referenz kann im Hinblick auf den jeweiligen Leistungsumfang nur dann Berücksichtigung finden, wenn die zugehörige Leistungsart vollständig abgedeckt wurde.
(2) Die Bewertung der vorgelegten Referenzen erfolgt dann je Referenz hinsichtlich des Abdeckungsgrades des Leistungsumfangs.
(3) Die Bewertung des jeweiligen Leistungsumfangs erfolgt je Referenz gemäß Ziffer 5, dort in der Tabelle "Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb", dort in Ziffer 3.3.8.
(4) Dabei übt der Auftraggeber bei der Bewertung seinen subjektiven Beurteilungsspielraum aus und nimmt eine Punktebewertung gemäß Ziffer 5 vor.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
200,00

Finanzierung

Die Auftragnehmer haben die Rechnung (Teilrechnung) in PDF- besser PDF/A - Format per E-Mail zu versenden und im Betreff der E-Mail muss das Wort: "Rechnung" enthalten sein. Eine Versendung einer sogenannten X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist ebenfalls möglich. Die Lieferscheine, der bestätigte Leistungsnachweis und das Qualitätsprotokoll müssen als PDF-Datei zusammengefasst gesendet werden. Der Dateiname soll mit RG_ beginnen und kann dann nach dem Unterstrich die Rechnungsnummer enthalten. Die E-Mail-Adresse lautet: Rechnung@stw.berlin.

Versand per Post, ausschließlich an nachstehender Adresse, bleibt weiterhin möglich.
Rechnungsanschrift:
studierendenWERK BERLIN
Anstalt des öffentlichen Rechts
Postfach 12 02 32
10592 Berlin

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

siehe Vergabeunterlagen

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für den Teilnahmeantrag

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung