Die LfA setzt zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse verschiedene SAP-Produkte ein. Dazu gehören die klassischen SAP-Module GP (Geschäftspartner), CML (Darlehensverwaltung), CMS (Sicherheitenverwaltung), TRM (Treasury and Risk Management), FI (Finanzwesen), CO (Controlling) und RBD (Wertberichtigung).

Diese Software-Produkte sind eingebettet in eine komplexe IT-Landschaft und stellen hohe Anforderungen an den Betrieb. Die SAP-Systeme wurden im Mai 2025 an die SAP ausgelagert. Darüber hinaus müssen die Software-Produkte aufgrund sich ändernder Anforderungen (z.B. aufgrund neuer regulatorischer Bestimmungen) ständig weiterentwickelt werden.

Die LfA benötigt für diese Zwecke externe Unterstützung, die sie in zwei Losen ausschreibt:
- Los 1: Systemservice SAP-Produkte
- Los 2: Weiterentwicklung SAP-Produkte

Los 1 soll an genau einen Wirtschaftsteilnehmer vergeben werden und umfasst Unterstützungsleistungen in den Bereichen Störungsbeseitigung (Incident- und Problemmanagement) sowie Change und Release Management auf der Basis von definierten Service Leveln.

Bei Los 2 sollen Rahmenvereinbarungen mit bis zu drei Wirtschaftsteilnehmern geschlossen werden, die zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen von Miniwettbewerben mit konkreten Aufgaben beauftragt werden. Die Leistungen können sich dann auf die Analyse, Fach- und DV-Konzeption bzw. technische Umsetzung innerhalb der von der LfA genutzten SAP-Komponenten beziehen. Dabei sind die hausinternen Vorgaben und Standards der LfA zu beachten.

Anpassungen an anderen Systemkomponenten der IT-Landschaft wie z.B. der von der LfA genutzten Systeme iBS-FIS (Förderinstitutssoftware), iBS-SRT (Meldewesenvorverarbeitung) und SAP BW sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.

Erweiterten Richtwertmethode (UfAB 2018):

Schritt 1: Ermittlung Kennzahl Leistungs-Preis-Verhältnis für jedes Angebot
Z = Leistungspunkte (L) / Angebotspreis (P) x 100.000

Formelparameter:
Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis
L = Gesamtsumme der Leistungspunkte
P = Gesamtpreis (in Euro)

Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.

Schritt 2: Ausgehend vom Angebot mit der höchsten Kennzahl Z (führendes Angebot) wird ein Schwankungsbereich ermittelt, dessen untere Grenze 10 % unterhalb der Kennzahl des führenden Angebots liegt. Die obere Grenze entspricht der Kennzahl Z des führenden Angebots.

Schritt 3: Alle Angebote, die innerhalb des Schwankungsbereichs liegen werden zunächst als gleichwertig betrachtet. Das Entscheidungskriterium innerhalb dieser Gruppe ist die höchste Leistungspunktzahl. Bei identischen Ergebnissen im Entscheidungskriterium greift das preisgünstigste Angebot. Bei wiederum identischen Ergebnissen greift ein Auslosungsverfahren.

Los 1 - Systemservice SAP-Produkte umfasst eine Einzelvereinbarung (EVB-IT Pflegevertrag S).

Los 2 - Weiterentwicklung SAP-Produkte umfasst eine Rahmenvereinbarung (EVB-IT Rahmenvereinbarung, EVB-IT Erstellungs- und Dienstvertrag).

Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1. Vollständigkeit der Unterlagen
Die Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs sind von dem Bewerber unverzüglich nach Erhalt genau durchzusehen. Enthalten die Unterlagen nach Auffassung des Bewerbers Fehler, Unstimmigkeiten oder Unklarheiten, so hat er die LfA unter genauer Benennung der Unklarheiten über das Vergabeportal darauf hinzuweisen.

2. Bewerberfragen
Alle Fragen müssen spätestens am 04.08.2025 im Vergabeportal, Rubrik "Kommunikation" eingegangen sein.

Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt, anonymisiert und in Form eines Fragen- und Antwortkataloges allen Bewerbern im Vergabeportal bis spätestens zum 07.08.2025 zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt.

Anders erlangte Informationen (z. B. durch direkte Projektmitarbeiter) erlangen keine Gültigkeit. Insbesondere sind Bewerber nicht berechtigt, unter Umgehung der Vergabestelle Kontakt zur LfA aufzunehmen. Auf solchem Wege erlangte Informationen beeinträchtigen die Wettbewerbsgrundlage und führen zum Ausschluss vom Verfahren.

3. Vordrucke
Für den Teilnahmeantrag sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können.

4. Registrierung
Nur die im Projektraum der Vergabeplattform DTVP registrierten Bewerber werden automatisch über Bewerberfragen und Antworten unterrichtet.
Daher wird die kostenfreie Registrierung nach Kenntnisnahme der Bekanntmachung empfohlen.

5. Abgabe der Teilnahmeanträge
Der Teilnahmeantrag ist elektronisch und ausschließlich über das Vergabeplattform DTVP und den dafür vorgesehenen Projektraum unter der Rubrik "Teilnahmeanträge" bis zum 14.08.2025, 10:00 Uhr einzureichen.
Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge können nicht mehr berücksichtigt werden.
Teilnahmeanträge die über das Nachrichten-Tool des Projektraums (Rubrik "Kommunikation"), per Post, E-Mail oder Fax übermittelt werden, werden nicht berücksichtigt und vom weiteren Verfahrensablauf ausgeschlossen.

6. Sprache
Der Teilnahmeantrag sowie alle weiteren Dokumente des Verfahrens und sonstige Kommunikation sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.

7. Nachforderungen
Vor Bewertung eines Teilnahmeantrags werden die in den Bewertungskriterien für den Teilnahmeantrag (Teil C) genannten formalen Ausschlusskriterien auf ihre Erfüllung geprüft. Hierbei wird keine Rangfolge gebildet, sondern nur geprüft, ob die Kriterien erfüllt sind oder nicht.
Teilnahmeanträge, die nicht alle diese Kriterien erfüllen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Im Rahmen des Teilnahmeantrages werden seitens der LfA keine Nachforderungen erfolgen.

Auf die Regelungen des § 56 VgV Abs. 2 wird explizit verwiesen.