documenta 16 - Ticketing
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
27.10.2025
07.11.2025 14:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

documenta und Museum Fridericianum gGmbH
HRB 2154
Friedrichsplatz 18
34117
Kassel
Deutschland
DE731
Kapellmann u. Partner Rechtsanwälte mbB
marc.opitz@kapellmann.de
+49 69 719133-54

Angaben zum Auftraggeber

Öffentliches Unternehmen
Freizeit, Sport, Kultur und Religion

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister

Adresse

Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB
PR 18
Ulmenstraße 37-39
60325
Frankfurt am Main
Deutschland
DE712
marc.opitz@kapellmann.de
+49 69 719133-54
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer des Landes Hessen
06-22630029-17
Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
64283
Darmstadt
Deutschland
DE711
vergabekammer@rpda.hessen.de
06151126603

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

79342000-3
79952000-2
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

documenta 16 - Ticketing

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Es wird eine Dienstleistungskonzession für den Ticketvertrieb für die documenta 16 vergeben.

Die documenta ist eine der weltweit bedeutendsten Ausstellungsreihen für zeitgenössische Kunst. Sie findet alle fünf Jahre statt und dauert 100 Tage. Die documenta 16 findet vom 12. Juni bis 19. September 2027 in Kassel statt.

Es wird ein Service-Partner für den Ticketvertrieb für die documenta 16 gesucht. Der Ticketdienstleister soll über einen Onlineauftritt - eingebunden in die Website des Konzessionsgebers - Tickets für die documenta 16 vermarkten. Für Kundenanfragen hat der Ticketdienstleister ein Call-Center einzurichten und zu betreiben. Für sämtliche Vertriebswege soll der Ticketdienstleister ein einheitliches Buchungs- und Abrechnungssystem zeitlich befristet bereitstellen. Zu den Aufgaben des Ticketdienstleisters werden auch Vertriebsleistungen für Dritte, wie z.B. Dienstleister für Ausstellungsrundgänge gehören. Optional soll der Ticketdienstleister den Ticketverkauf vor Ort, d.h. an Tageskassen, durchführen.

Der Ticketdienstleister wird vom Konzessionsgeber nicht vergütet. Er wird seine Tätigkeit auf eigene Kosten und eigenes Risiko ausüben.

Umfang der Auftragsvergabe

12.500.000,00
EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
01.03.2026
31.12.2027
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Kassel
Deutschland
DE731

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über prozentual gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Preis
Gewichtung
40,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Umsetzungskonzept

Im Rahmen der Angebotsabgabe haben die Bieter ein schriftliches Umsetzungskonzept vorzulegen. Das Umsetzungskonzept soll die geplante organisatorische, technische und betriebliche Realisierung der Konzession umfassend darstellen.
Gewichtung
40,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Berufserfahrung des Schlüsselpersonals

Im Rahmen der Angebotsabgabe haben die Bieter haben die für die Projektdurchführung vorgesehenen Schlüsselpersonen (Projektleiter und stellvertretende Projektleiter) zu benennen und deren berufliche Qualifikationen sowie relevante Projekterfahrungen darzustellen.
Gewichtung
20,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Der Betrieb von Tageskassen/Multifunktionsständen während der Laufzeit der documenta 16.

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYV5VT6

Einlegung von Rechtsbehelfen

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Konzessionsgeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Konzessionsgebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

1. Die Beantwortung von Fragen zu diesem Vergabeverfahren sowie die Kommunikation zwischen Bewerbern/Bietern und der Vergabestelle erfolgt über die Plattform Deutsches Vergabeportal http://www.dtvp.de. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV5VT6 Der Konzessionsgeber kann von der Beantwortung von Fragen absehen, die nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. Rückfragen zu dieser Konzessionsbekanntmachung werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert über das Vergabeportal beantwortet.

2. Die Vergabe erfolgt nach den Vorschriften des GWB und der KonzVgV in einem Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb. Die Zuordnung zur VgV auf der Vergabeplattform und im Amtsblatt der EU (TED) beruht auf technischen Einschränkungen und ist daher nicht maßgeblich.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Nachforderung erfolgen nach Ermessen des Konzessionsgebers unter Berücksichtigung von § 97 Abs. 1 und 2 GWB.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

gemäß §§ 123, 124 GWB
Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

4
4
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Eintragung in ein relevantes Berufsregister

a) Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung und Eintragung im Handels-/Berufsregister (Eigenerklärung gem. Vordruck der Bewerbungsunterlagen).

b) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB oder etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. (Eigenerklärung gem. Vordruck in den Bewerbungsunterlagen).

d) Eigenerklärung zu Russlandsanktionen gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise der Eignung zur Berufsausübung von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen. Sämtliche geforderten Erklärungen und Nachweise sind Mindestbedingungen der Eignung. Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Unterlagen zu fordern. Hierzu zählen auch Registerauskünfte.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Allgemeiner Jahresumsatz

Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft insbesondere in Zweifelsfällen und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern oder Wirtschaftsauskünfte über den Bewerber einzuholen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Spezifischer Jahresumsatz

Erklärung über den Umsatz des Bewerbers im Bereich des Ticketvertriebs für Veranstaltungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft insbesondere in Zweifelsfällen und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern oder Wirtschaftsauskünfte über den Bewerber einzuholen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen über durchgeführte Leistungen des Ticketvertriebs (Konzessionen/Aufträge) für mehrtägige Großveranstaltungen, die seit dem 01.01.2015 erbracht wurden. Für alle Referenzen sind Auftrags- bzw. Konzessionsgegenstand, Ausführungsort, Auftrag-/Konzessionsgeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang und bei Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen auch der eigene Leistungsanteil nach Art und Umfang anzugeben (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten). Ansprechpartner des Auftrag-/Konzessionsgebers mit Kontaktdaten sind auf besondere Aufforderung hin anzugeben.

Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers//der Bewerbergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern.

Mindestanforderung:
Durch mindestens zwei der eingereichten Referenzen muss nachgewiesen werden, dass der Bewerber über Erfahrung im Ticketvertrieb über Online-Vertriebswege verfügt. Zusätzlich müssen durch mindestens zwei der eingereichten Referenzen kumulativ mindestens zwei der folgenden Leistungsaspekte nachgewiesen werden:
- Integration in eine externe Website (z. B. API/Widgets),
- Herstellung von Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. ÖPNV, Zahlungsdienstleister, Anbieter von anderen Veranstaltungsdienstleistungen wie z.B. Führungen),
- Bereitstellung eines Buchungssystems mit Live-Reporting,
- Bereitstellung eines Einlasskontrollsystems inkl. Ausschluss von Mehrfachverwendung (z.B. Handscanner/Validierung)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
100,00

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die angebotene Leistung. Sie haben im Angebot sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren und den Abschluss des Vertrags zu bezeichnen.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für das Angebot

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung