Verfahrensangaben

Rahmenvereinbarung Beschaffungsberatung und Vergabedienstleistungen für Fahrzeuge und Ausstattungen für den Katastrophenschutz Baden-Württemberg. Die Leistungen werden als Rahmenvereinbarung ausgeschrieben.

Der Auftraggeber sucht einen Dienstleister, der ihn bei der Beschaffung von Fahrzeugen und Ausstattungen für den Katastrophenschutz unterstützt.

Der Auftragnehmer muss insbesondere die folgenden vorwiegend technischen Leistungen erbringen, wobei die rechtliche Bewertung und Entscheidung beim Auftraggeber verbleibt:

- Durchführung von Markterkundungen zu den zu beschaffenden Fahrzeugen und Ausstattungen für den Katastrophenschutz, insbesondere in Bezug auf den aktuellen Stand der Technik und die technischen Möglichkeiten

- Erstellen von Leistungsbeschreibungen unter Berücksichtigung technischer Spezifikationen und der besonderen Bedarfe des Katastrophenschutzes

- Erarbeiten von Vorschlägen für Eignungs- und Zuschlagskriterien, einschließlich technischer Bewertungskriterien

- Bearbeiten von technischen Bewerber-/Bieterfragen

- Bearbeiten von Rügen, insbesondere Erstellen von Rügeantwortschreiben

- Auswertung von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten sowie Erarbeiten von Vergabevorschlägen zur Auftragsvergabe

- Erstellen von Vorabinformationsschreiben

- Erstellen von Vergabevermerken

- Beratung in Nachprüfungsverfahren

Darüber hinaus muss der Auftragnehmer den Auftraggeber optional auf jeweiligen Abruf nach dem jeweiligen Zuschlag im Beschaffungsprozess unterstützen und begleiten, zum Beispiel bei Baubesprechungen, Baumusterabnahmen, Güteprüfungen und Abnahmen und ggf. auch in Bezug auf die Gewährleistungsphase nach Abnahme. Rechtsberatungsleistungen sind vom Auftrag nicht umfasst.

Die Leistungen werden in Form einer Rahmenvereinbarung ausgeschrieben. Die konkret zu erbringenden Leistungen sowie deren Fristen legt der Auftraggeber individuell in jedem Einzelauftrag fest. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf von Leistungen aus der Rahmenvereinbarung. Ein Anspruch auf Weiterbeauftragung besteht nicht. Art und Umfang der Einzelbeauftragung kann je Einzelprojekt variieren. Dem Auftraggeber steht für jeden aufgrund der Rahmenvereinbarung erteilten Einzelauftrag ein jederzeitiges ordentliches Kündigungsrecht zu. Der Auftraggeber behält sich vor, etwaige weitere besondere Leistungen zu beauftragen. Die Rahmenvereinbarung hat in Bezug auf die nicht-optionalen Leistungen gemäß § 21 Abs. 6 VgV eine Höchstlaufzeit von vier Jahren ab Beginn der Leistungen. Soweit der Auftraggeber die optionalen Leistungen abruft, gelten die Konditionen der Rahmenvereinbarung für die bis zum Erreichen der maximalen Laufzeit erteilten Einzelaufträge bis zu deren abschließender Bearbeitung durch den Auftragnehmer auch nach Beendigung dieser Rahmenvereinbarung fort. Die Höchstmenge der im Rahmen der Rahmenvereinbarung erwarteten Leistungen beläuft sich auf bis zu insgesamt 500 Fahrzeuge und Ausstattungen, die der Auftraggeber bei jedem Einzelauftrag im Rahmen von Einzelaufträgen gebündelt abrufen kann.

Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber optional nach dem jeweiligen Zuschlag für von ihm betreute Beschaffungen bei der
(1) Konstruktions- und Bauphase unterstützen und begleiten und/oder
(2) bei dem Gewährleistungsmanagement nach Abnahme, zum Beispiel bei Baubesprechungen, Baumusterabnahmen, Güteprüfungen und Abnahmen und ggf. auch in Bezug auf die Gewährleistungsphase nach Abnahme.

1. Das Vergabeverfahren wird vollständig elektronisch über die unter Ziffer 5.1.12 genannte Vergabeplattform abgewickelt. Sämtliche Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern verläuft ausschließlich über die Vergabeplattform.

2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.12 genannte Vergabeportal. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers / des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Mit dem Teilnahmeantrag ist für die Verfahrensdauer eine verantwortliche, deutschsprachige Ansprechperson nebst Kontaktdaten (Name, Anschrift, Tel., E-Mail) zu benennen.

3. Bei Bewerbergemeinschaften (BG) sollen alle Mitglieder der BG jeweils die unter 5.1.9 genannten Nachweise einreichen, soweit unter 5.1.9 nicht ausdrücklich abweichend vorgegeben. Die Bildung von BG ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Angeboten durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.

4. Auf die Möglichkeit der Eignungsleihe nach § 47 VgV wird hingewiesen.

5. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs beginnt das eigentliche Verhandlungsverfahren. Die Bieter werden aufgefordert, auf Grundlage der Vergabeunterlagen ein erstes verbindliches Angebot abzugeben. Vor Abgabe ihres ersten Angebots dürfen die Bieter Anmerkungen, Hinweise und Optimierungsvorschläge zu den Vergabeunterlagen einreichen. Wenn Anmerkungen, Hinweise oder Optimierungsvorschläge eingehen, wird der Auftraggeber mit den Bietern ggf. Erörterungs- und Verhandlungsgespräche führen. Nach den Erörterungsgesprächen passt der Auftraggeber ggf. die Vergabeunterlagen noch einmal an. Auf dieser Grundlage geben die Bieter dann ihr erstes Angebot ab. Das Angebot muss den Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Ein Angebot, das von den Anforderungen abweicht, kann der Auftraggeber ausschließen.

6. Das erste Angebot ist bereits verbindlich. Der Auftraggeber behält sich nach § 17 Abs. 11 VgV vor, den Zuschlag ohne Verhandlungen auf das erste Angebot zu erteilen. Sollte der Auftraggeber den Zuschlag nicht auf das erste Angebot erteilen, wird das Vergabeverfahren fortgeführt: Der Auftraggeber wird die ersten Angebote werten und mit den Bietern über diese verhandeln. Auf Grundlage der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche wird der Auftraggeber die Vergabeunterlagen unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze ggfs. überarbeiten und präzisieren. Anschließend müssen die Bieter ihre letztverbindlichen Angebote abgeben. Der Auftraggeber behält sich vor, vor dem Aufruf zur Abgabe letztverbindlicher Angebote weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

7. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf der unter Ziffer 5.1.12 genannten Website den derzeit vorhandenen Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist es, die Anforderungen an die Leistung und den Vertrag mit den Bietern gemeinsam zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb noch nicht alle Unterlagen fest.

8. Die Bewerber nutzen für ihren Teilnahmeantrag möglichst die Vordrucke, die ihnen über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt werden.

9. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren insbesondere aufzuheben, wenn für den Auftraggeber keine wirtschaftliche Lösung erzielt werden kann.

Sämtliche Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern verläuft ausschließlich über die Vergabeplattform.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber bzw. Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind darüber hinaus gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer 5.1.12 bei dem Auftraggeber zu rügen. Auf die Rechtsfolgen eines offensichtlichen Missbrauchs des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 5 GWB wird hingewiesen.

Der Auftraggeber wird voraussichtlich bis zu fünf Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht.
Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags,
2) Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen,
3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen:
Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 bis 5 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber wie folgt vorgehen: Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die von den Bewerbern genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben berücksichtigen. Maßgeblich sind die genannten Angaben und Nachweise. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um Zuschlagskriterien.

Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11 genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Webseite anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis sieben Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen. Die Erbringung der Dienstleistungen ist einem bestimmten Berufsstand vorbehalten. Verweis auf einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschriften.