1. Die UniBw M vergibt den Auftrag im Wege einer Verhandlungsvergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.
Mit dieser Bekanntmachung fordert die UniBw M interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Anhand des eingereichten Teilnahmeantrags prüft die UniBw M die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen.
2. Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über das Vergabeportal einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von der UniBw M müssen die Bewerber den Bewerberbereich der Vergabeplattform nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das Vergabeportal statt.
3. Mit dem Teilnahmeantrag ist für die Verfahrensdauer eine verantwortliche, deutschsprachige Ansprechperson nebst Kontaktdaten (Name, Anschrift, Tel., E-Mail) zu benennen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften nutzen für ihren Teilnahmeantrag möglichst den Vordruck " Teilnahmeunterlagen", der ihnen über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt wird.
4. Bewerber/Bewerbergemeinschaften können sich zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten anderer Unternehmen berufen (sog. Eignungsleihe). In diesem Fall muss der/die Bewerber /Bewerbergemeinschaft durch eine Verpflichtungserklärung
des Unternehmens nachweisen, dass ihm / ihr dessen Kapazitäten im Auftragsfall zur Verfügung stehen.
5. Für Bewerbergemeinschaften reicht es aus, wenn nur ein Mitglied die im Eignungskriterium "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" und "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit" genannten Nachweise einreicht. Die Nachweise im Eignungskriterium "Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung" sollen alle Mitglieder einreichen. Der gemeinsame Teilnahmeantrag ist von allen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich abzugeben. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften. Soweit sich in der Bewerbergemeinschaft auf eine Vollmacht berufen wird, ist diese mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
6. Der Auftraggeber wird voraussichtlich bis zu fünf Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht.
Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Dies ist der Fall, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die gestellten Eignungskriterien erfüllt. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als fünf geeignete Unternehmen beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern/Bewerbergemeinschaft im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt wird.
Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber/Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking).
Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber/Bewerbergemeinschaften aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die Referenzen des Bewerbers bewerten. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.
7. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs beginnt die eigentliche Verhandlungsvergabe. Die ausgewählten Bewerber erhalten Wettbewerbsunterlagen mit detaillierten Informationen für die
Angebotserstellung und werden gebeten, ein erstes Angebot für den Auftrag abzugeben. Vor Abgabe ihres ersten Angebots dürfen die Bieter Anmerkungen, Hinweise und Optimierungsvorschläge zu den Vergabeunterlagen einreichen. Wenn Anmerkungen, Hinweise oder Optimierungsvorschläge eingehen, wird der Auftraggeber mit den Bietern Erörterungs- und Verhandlungsgespräche führen. Nach den Erörterungsgesprächen passt der Auftraggeber ggf. die Vergabeunterlagen noch einmal an. Auf dieser Grundlage geben die Bieter dann ihr erstes Angebot ab. Das Angebot muss den Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Ein Angebot, dass von den Anforderungen abweicht, kann der Auftraggeber ausschließen.
8. Im nächsten Schritt fordert die UniBw M die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber / Bewerbergemeinschaften auf, ein Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird die UniBw M die Bieter / Bietergemeinschaften zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auffordern. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt die UniBw M mit den Bietern / Bietergemeinschaften über die eingereichten Vorschläge. Weitere Einzelheiten zum Verfahrensablauf ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere dem Entwurf der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die UniBw M behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 12 Abs. 4 S. 2 UVgO auf die Erstangebote den Zuschlag zu erteilen.
9. Dieser Wettbewerb unterliegt nicht den vergaberechtlichen Bestimmungen des GWB und der VgV, da der Auftragswert den maßgeblichen Schwellenwert für europaweite Vergaben von derzeit EUR 143.000 nicht erreicht. Der Weg zu den Nachprüfungsinstanzen gem. §§ 155 ff. GWB ist daher nicht eröffnet.