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Nach Abschluss des Zeitraums für die Einreichung von Bieterfragen wurde eine Zusammenfassung sämtlicher eingegangener Fragen nebst den hierzu erteilten Antworten als PDF-Dokument bei den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt.

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Frage 1a):
Ein Bieter fragt, ob anstelle der VOL/B in Verbindung mit den ZVB/BVB ein EVB-IT Dienstleistungsvertrag als Vertragsgrundlage vereinbart werden kann, da die EVB-IT speziell auf die Beschaffung von IT-Leistungen zugeschnitten seien.

Antwort:
Es verbleibt bei den in den Vergabeunterlagen festgelegten Vertragsgrundlagen (VOL/B in Verbindung mit den dort genannten ZVB/BVB sowie den Besonderen Vertragsbedingungen). Ein Austausch der Vertragsgrundlage gegen einen EVB-IT Dienstleistungsvertrag ist nicht vorgesehen. Die festgelegten Vertragsbedingungen sind für alle Bieter verbindlich und der Angebotserstellung zugrunde zu legen.
Sämtliche in der Leistungsbeschreibung verbindlich beschriebenen Leistungen, Anforderungen, Liefergegenstände und Abnahmekriterien werden Bestandteil des mit dem Zuschlag zustande kommenden Vertrages und sind vollständig und vertragsgerecht zu erbringen. Dies gilt für die Abschnitte 2 bis 7 der Leistungsbeschreibung einschließlich der dort enthaltenen Anforderungen, soweit diese nicht ausdrücklich als optional, nur bei Bedarf abrufbar oder anderweitig eingeschränkt gekennzeichnet sind.


Frage 1b):
Für den Fall, dass die EVB-IT nicht verwendet werden, fragt ein Bieter, ob eine summenmäßige Begrenzung der Haftung des Auftragnehmers für fahrlässig verursachte Schäden auf maximal 4 Mio. Euro - ausgenommen Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit - aufgenommen werden kann. Er verweist auf § 7 Abs. 2 VOL/B.

Antwort:
Es verbleibt bei den in den Vergabeunterlagen festgelegten Vertragsbedingungen. Maßgeblich sind die dort und in der VOL/B enthaltenen Haftungsregelungen. Eine darüber hinausgehende gesonderte summenmäßige Haftungsbegrenzung wird nicht aufgenommen. Eine abweichende Haftungsregelung ist nicht Bestandteil des ausgeschriebenen Vertrags.

Die Haftungsregelungen ergeben sich aus den bekanntgemachten Vergabe- und Vertragsunterlagen einschließlich der einbezogenen VOL/B.
7 VOL/B enthält keine pauschale summenmäßige Haftungsbegrenzung. Die in den Vergabeunterlagen geforderte IT-Haftpflichtversicherung betrifft ausschließlich den nachzuweisenden Versicherungsschutz und stellt keine vertragliche Haftungsbegrenzung dar.

Frage 2):
Ein Bieter fragt, ob der Auftraggeber die vom Auftragnehmer erstellten Arbeitsergebnisse nicht veröffentlicht und Dritten - ausgenommen Abschlussprüfer, Aufsichtsbehörden und sonstige Berater des Auftraggebers - nicht zugänglich macht, und ob andernfalls eine Weitergabe nur mit vorheriger Zustimmung des Auftragnehmers bzw. ohne Kenntlichmachung seiner Urheberschaft erfolgt.

Antwort:
Die Verwendung und Weitergabe von Arbeitsergebnissen richtet sich nach den Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie den gesetzlichen Verpflichtungen der Auftraggeberin. Eine über die dort getroffenen Regelungen hinausgehende Beschränkung der Nutzung oder Weitergabe wird nicht vereinbart. Eine generelle Zusage, Arbeitsergebnisse weder zu veröffentlichen noch Dritten zugänglich zu machen, kann daher nicht erteilt werden. Erforderliche Weitergaben, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Prüfungs- und Transparenzpflichten sowie an Prüfungs- und Aufsichtsstellen, bleiben vorbehalten.

Frage 3):
Ein Bieter weist auf eine gesetzliche Verschwiegenheitspflicht hin und fragt, ob die Prüfungsrechte nach den BVB Kontrolle und Sanktionen nur im berufsrechtlich zulässigen Rahmen ausgeübt werden.

Antwort:
Die in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB Kontrolle und Sanktionen) vorgesehenen Kontroll- und Prüfungsrechte werden unter Beachtung der jeweils geltenden gesetzlichen, berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben ausgeübt. Ein Zugang wird nicht verlangt, soweit dieser rechtlich unzulässig ist. Der Auftragnehmer hat die gesetzlich zulässige und zur Prüfung erforderliche Mitwirkung zu ermöglichen. Im Übrigen bleiben die in den Vergabe- und Vertragsunterlagen festgelegten Prüfungsrechte unberührt.

Frage 4):
Ein Bieter fragt, ob im Falle des Einsatzes eines in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässigen Unternehmen als einfachen Unterauftragnehmer (ohne Eignungsleihe), die Besonderen Vertragsbedingungen zu Mindeststundenentgelt/Tariftreue sowie zur Frauenförderung auf dieses Unternehmen nicht ohne Weiteres anwendbar seien, sondern stattdessen das Recht des Sitzstaates gelte.

Antwort:
Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Besonderen Vertragsbedingungen beruhen auf den einschlägigen vergaberechtlichen Vorgaben des Landes Berlin und sind Bestandteil der Auftragsbedingungen. Eine pauschale Bestätigung, dass diese Bedingungen auf einen in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässigen Unterauftragnehmer generell keine Anwendung finden und stattdessen ausschließlich das Recht des Sitzstaates gilt, kann nicht erteilt werden. Maßgeblich sind der Wortlaut der jeweiligen Vertragsbedingungen sowie die einschlägigen rechtlichen Vorgaben unter Beachtung des vorrangigen Unionsrechts. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die für die konkrete Leistungserbringung einschlägigen Verpflichtungen im vorgesehenen Umfang auch von seinen Unterauftragnehmern beachtet werden und die erforderlichen Nachweise erbracht werden. Die bloße Ansässigkeit eines Unterauftragnehmers in einem anderen EU-Mitgliedstaat führt nicht dazu, dass die vertraglichen Anforderungen automatisch entfallen. Zwingende Vorschriften des anwendbaren Rechts bleiben unberührt.

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Frage:
Wir bitten um Bestätigung, dass die elektronische Angebotsabgabe über das Vergabeportal in Textform gemäß § 126b BGB erfolgen kann und die Anforderungen an die Form der Angebotsabgabe hierdurch erfüllt sind.

Antwort:
Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch über das Vergabeportal (DTVP, www.dtvp.de) nach Maßgabe der Vergabeunterlagen, insbesondere des Formblatts Wirt-211. Die dort vorgesehene schriftliche Abgabe über das Vergabeportal ist als elektronische Übermittlung in Textform gemäß § 126b BGB zu verstehen. Eine eigenhändige Unterschrift oder eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Bei ordnungsgemäßer elektronischer Übermittlung über das Vergabeportal sind die Formanforderungen an die Angebotsabgabe erfüllt.

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Frage:
Bitte erläutern Sie den Zusammenhang zwischen der vorgesehenen Einführungsphase (Q4/2026 bis Q1/2027) und der Vertragslaufzeit von 18 Monaten?

Antwort:
Der unter Punkt 9 formulierte Zeitraum "4. Quartal 2026 - 1. Quartal 2027" bezieht sich ausschließlich auf den Beginn des Einführungsprozesses.

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Frage: Für den Nachweis der Referenzen gemäß Anlage 4 (Nachweis der Referenzen M365): Können zur Erfüllung der Grundanforderungen und/oder der Zusatzanforderungen auch Referenzen eines Unterauftragnehmers herangezogen werden, sofern dieser die referenzierten Leistungen im Auftragsfall tatsächlich erbringt und eine entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt Wirt-236) beigefügt wird?

Antwort: Ja. Zur Erfüllung der Grund- und/oder Zusatzanforderungen können auch Referenzen eines Unterauftragnehmers herangezogen werden, sofern dieser die referenzierten Leistungen im Auftragsfall tatsächlich erbringt und dem Angebot eine entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt Wirt-236) beigefügt wird.

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Frage:
In der Leistungsbeschreibung, Kapitel 6 geben Sie SLAs an. Können Sie bitte erläutern, welche fortlaufende Betriebsleistung Sie über welchen Zeitraum hinweg beim erfolgreichen Bieter abrufen werden? Wo können die hierzu anfallenden Kosten eingetragen werden? Das Preisblatt weist keine Zeile für diese Position auf.

Antwort:
Gegenstand dieser Ausschreibung sind ausschließlich die in der Leistungsbeschreibung (Ziffern 2.1 bis 2.6) beschriebenen Leistungen zur Einführung und Migration von Microsoft 365. Für diese Leistungen sind im Preisblatt entsprechende Positionen vorgesehen.

Die in Ziffer 6 genannten Service Level (Reaktionszeiten) begründen keine gesonderte, fortlaufende Betriebs- oder Supportleistung. Sie beschreiben die Reaktionszeiten, innerhalb derer der Auftragnehmer auf Störungen im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen gemäß Ziffern 2.1 bis 2.6 reagiert. Die Service Level gelten während der Vertragslaufzeit bis zur abschließenden Abnahme der Leistungen.

Bei kritischen Störungen (Priorität P1) ist gemäß Ziffer 6 auch außerhalb der Standard-Supportzeit - das heißt an Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen im Land Berlin - innerhalb der dort genannten Reaktionszeiten zu reagieren. Diese Reaktionsbereitschaft ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen und mit den im Preisblatt kalkulierten Positionen abgegolten.

Eine gesonderte Vergütung der Service Level bzw. der Reaktionszeiten - auch für Wochenenden und Feiertage - ist daher nicht vorgesehen; eine entsprechende Position im Preisblatt ist folgerichtig nicht erforderlich.

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Frage:
Können Sie bitte erläutern, was Sie unter Risiko- und Rollbackkonzept (Z3.d) verstehen?

Antwort:
Gemeint ist die in Ziffer 2.1.7 geforderte Rückfallstrategie als Bestandteil des Migrationskonzepts (Pilotphase, Wellenplanung, Rückfallstrategie). Erwartet wird eine nachvollziehbare Beschreibung, wie im Fall einer fehlerhaften oder nicht erfolgreichen Migrationswelle ein geordneter Rückfall in den vorherigen, funktionsfähigen Zustand sichergestellt wird.

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Ein Bieter hat mehrere Fragen inhaltlicher Art zur Leistungsbschreibung gestellt:

Frage:
Wir beziehen uns auf Punkt 2.2.3 der Leistungsbeschreibung: Können Sie bitte die Datenmengen in den Postfächern sowie die Postfach-Anzahl angeben.
Antwort:
Ca. 150 Postfächer -> Ca. 150 Postfächer, incl. shared Postfächer
Datenmenge: ca. 700GB

Frage:
Schließen Sie über Ihre Trennung für Mails zu anderen Objekttypen den Einsatz eines ganzheitlichen Migrationstools aus?
Antwort:
Nein

Frage:
Ist der Einsatz einer Cloud-basierten Migrationssuite für Sie ein Ausschlusskriterium?
Antwort:
Nein, so lange sie DSGVO konform ist

Frage: Wir beziehen uns auf Punkt 2.2.4 der Leistungsbeschreibung: Können Sie bitte die Datenmengen angeben, die zu migrieren sind, getrennt nach User-, Gruppen- und Projektordnern?
Antwort:
Vorraussichtlich 1,8TB - 2TB zu Sharepoint

Frage:
Wir beziehen uns auf Punkt 2.2.5 der Leistungsbeschreibung: Können Sie bitte die ungefähren Datenmengen bzw. Anzahl an Seiten angeben? Wie definieren Sie "Unterstützung"?
Antwort:
Ca. 100 Seiten.
Fachliche, technische und gegebenfalls organisatorische Begleitung

Frage:
Wir beziehen uns auf Punkt 2.2.6 der Leistungsbeschreibung: Können Sie bitte die Menge an Boards und deren Umfang beschreiben? Wie definieren Sie "Unterstützung"?
Antwort:
Rund 35 Boards
Fachliche, technische und gegebenfalls organisatorische Begleitung

Frage:
Wir beziehen uns auf Punkt 2.2.10 der Leistungsbeschreibung: Wie viele Anwendungen müssen berücksichtigt werden? Wurde die Eignung für automatisiertes Deployment bereits evaluiert und klassifiziert?
Antwort:
Ca. 10 Anwendungen.
Nein. Es handelt sich, neben der Office Suite, ausschließlich um bekannte Standardanwendungen wie Adobe, Firefox, VLC Player, Notepad++, 7-Zip, etc.
Die meisten sollten als Store- oder Herstellerpakete vorliegen, alternativ sonst als Win32-Pakete im .intunewin Format

Frage:
Wir beziehen uns auf Punkt 3.3 der Leistungsbeschreibung: Können Sie den Inhalt und Umfang des Sicherheits- und Compliance-Konzeptes bitte näher beschreiben, sodass ein passender Aufwand geschätzt werden kann? Ist ein rein technisches Konzept gemeint, welches z.B. die Umsetzung von Conditional Access beschreibt oder ein ganzheitlich-organisatorisches Konzept z.B. mit Erarbeitung einer Cloud-Richtlinie?
Antwort:
Neben dem technischen Konzept, eine gemeinsame Erarbeitung einer Cloud-Richtlinie für Microsoft 365, insbesondere Definition und Umsetzung von Compliance- und Governance-Vorgaben für Microsoft 365 zur Regelung von Datenschutz, Informationsschutz, Datenlebenszyklus, Auditierbarkeit, Zugriffssteuerung, Verantwortlichkeiten und der kontrollierten Nutzung von Cloud-Diensten

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Frage:
Ein Bieter bittet um weitere Informationen zur voraussichtlich zu migrierenden Datenmenge im Rahmen der Migration zu SharePoint sowie zum bestehenden Berechtigungskonzept und den hierzu vorhandenen Dokumentationen.

Antwort:
Die voraussichtlich zu migrierende Datenmenge beträgt etwa 1,7 TB bis 2,0 TB.
Zum bestehenden Berechtigungskonzept werden Berechtigungsanalysen aus Docusnap vorliegen.

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Frage:
Ein Bieter fragt, ob die Auftraggeberin bereit ist, nach einem erfolgreichen Zuschlag an einem Know-Your-Client-Prüfprozess teilzunehmen, der der Identifizierung und Verifizierung von Vertragspartnern nach den gesetzlichen Vorgaben des Geldwäschegesetzes dient?

Antwort:
Die Auftraggeberin ist als Stiftung des öffentlichen Rechts grundsätzlich bereit, nach erfolgtem Zuschlag im Rahmen ihrer rechtlichen Möglichkeiten an einem solchen Prüfprozess mitzuwirken. Dies gilt insbesondere für die zur Identitätsfeststellung der Stiftung als Vertragspartnerin erforderlichen Angaben und geeigneten Nachweise, einschließlich Angaben zur Rechtsform und zur Vertretungsberechtigung.
Die Mitwirkung erfolgt ausschließlich im gesetzlich erforderlichen und angemessenen Umfang und betrifft die Vertragsdurchführung. Sie ist weder Eignungs- noch Zuschlagskriterium und hat keinen Einfluss auf die Wertung der Angebote.

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Vergabenummer: 2026-07-1111-01

Maßnahme: Einführung Microsoft 365

Frage:
Ein Bieter hat darauf hingewiesen, dass im Wertungsteil (Seite 10/14) ein Konzeptpapier zur technischen und konzeptionellen Planung genannt wird, hierzu jedoch kein Formblatt beiliegt und das Konzeptpapier auch nicht in der Checkliste der abzugebenden Unterlagen (Nr. 10) aufgeführt ist. Gefragt wurde, ob das Konzeptpapier bereits mit dem Angebot oder erst später im Vorfeld der Bieterpräsentationen einzureichen ist.

Antwort:
Das Konzeptpapier zur technischen und konzeptionellen Planung ist Bestandteil des Angebots und mit diesem einzureichen. Es wird nach den im Wertungsteil der Leistungsbeschreibung auf Seite 10/14 genannten Kriterien bewertet.
Für das Konzeptpapier ist kein gesondertes Formblatt vorgesehen. Es bestehen keine Vorgaben zu Aufbau und Gestaltung. Die Bieter können das Konzeptpapier daher in eigener Form erstellen; es muss die geforderten Inhalte nachvollziehbar und vollständig darstellen.

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Vergabenummer: 2026-07-1111-01
Maßnahme: Einführung von Microsoft 365

Frage:
Ein Bieter hat um Klarstellung gebeten, ob die in Nr. 14 des Formulars "Erklärungen zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen" (Wirt-124 UVgO P) vorzunehmende Einstufung als Kleinstunternehmen bzw. kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) einen Ausschlussgrund darstellt, wenn die dort genannten Schwellenwerte nicht vollständig eingehalten werden.

Antwort:
Die Angabe zur KMU-Einstufung gemäß Empfehlung 2003/361/EG dient ausschließlich statistischen Zwecken (Vergabestatistikverordnung). Sie stellt kein Eignungskriterium und keinen Ausschlussgrund dar. Die Einstufung - gleich ob "JA" oder "Nein" - hat keine Auswirkung auf die Zulassung zum Verfahren oder die Wertung des Angebots. Erforderlich ist lediglich, dass Nr. 14 ausgefüllt wird, da fehlende Angaben laut den Hinweisen zum Formular zum Ausschluss führen können.

Zur Einstufung selbst wird darauf hingewiesen, dass bei den finanziellen Schwellenwerten eine Oder-Verknüpfung gilt: Es genügt, wenn entweder der Jahresumsatz höchstens 50 Mio. EUR oder die Bilanzsumme höchstens 43 Mio. EUR beträgt. Die abschließende Einstufung - einschließlich einer etwaigen Berücksichtigung von Partner- oder verbundenen Unternehmen - nimmt jeder Bieter in eigener Verantwortung vor.

Beste Grüße
Alexandra Uhlig

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Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Leistungsbeschreibung wurde in Abschnitt 1.1. ein Schreibfehler in der angegebenen Internetadresse berichtigt. Die Adresse lautet korrekt: www.berlinischegalerie.de

Die korrigierte Fassung vom 06.08.26 wird Ihnen über das Vergabeportal bereitgestellt und ersetzt die bisherige Version. Im Übrigen bleiben die Vergabeunterlagen unverändert; die Angebotsfrist bleibt bestehen.
Bitte legen Sie Ihrem Angebot ausschließlich die berichtigte Fassung zugrunde.

Mit freundlichen Grüßen
Alexandra Uhlig

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