Verfahrensangaben

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines EVB-IT Cloudertrages für eine Personaleinsatzplanungssoftware einschließlich der Bereitstellung einer Mobile-App auf IOS und Android. Der Auftragnehmer hat zudem optional und auf Abruf Entwicklungs-, Consulting- oder Schulungsleistungen zu erbringen.
Die Lösung muss mandantenfähig sein und die getrennte Verarbeitung der Daten der AOK PLUS sowie der weiteren Mandanten ermöglichen (insgesamt maximal sechs Mandanten).

Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist der Abschluss eines EVB-Cloudvertrages für die Beschaffung einer Workforcemanagement- bzw. Personaleinsatzplanungslösung (WFM/PEP). Die Software wird als Cloud-Lösung (Software-as-a-Service) bereitgestellt und muss spätestens zum 01.06.2027 für den Auftraggeber produktiv nutzbar sein. Der EVB-IT Vertrag wird mit Zuschlagserteilung für eine Mindestvertragsdauer von zwölf Monaten ab Herbeiführung der Betriebsbereitschaft geschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 12 Monate, wenn er nicht fristgerecht gekündigt wird. Es handelt sich nicht um einen Rahmenvertrag.
Die aus dem Vertrag abrufbaren Leistungen werden der Gesellschafterin AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen zur Nutzung durch ihre Mitarbeiter zur Verfügung gestellt sowie der optionaler Nutzung durch Mitarbeiter ihre Tochtergesellschaft AOK PLUS service GmbH. Darüber hinaus können die AOK Bayern - Die Gesundheitskasse sowie die Auftraggeberin selbst Leistungen aus dem Vertrag beziehen. Zusätzlich sollen die Leistungen für zwei weitere, gegenwärtig noch nicht benennbare Mandanten abrufbar sein. Bei diesen handelt es sich um (1) zukünftige Gesellschafter des Auftraggebers, (2) Organisationen, die direkt oder indirekt organisatorisch mit dem Auftraggeber verbunden sind, unabhängig von gesellschaftsrechtlichen Mehrheits- oder Kontrollverhältnissen, (3) Tochtergesellschaften, Beteiligungsgesellschaften, Servicegesellschaften, gemeinsame Einrichtungen oder sonstige organisatorische Einheiten, die Aufgaben für oder gemeinsam mit dem Auftraggeber oder dessen Gesellschaftern wahrnehmen und/oder (4) Organisationen, die im Rahmen einer Umstrukturierung, Verschmelzung, Spaltung oder sonstigen Gesellschafts- oder organisationsrechtlichen Maßnahmen an die Stelle einer der vorgenannten Organisationen treten.
Insgesamt muss die anzubietende Lösung die getrennte Verarbeitung der Daten von sechs Mandanten abdecken können.

Der Leistungsumfang umfasst neben den Lizenzen für die Softwaremiete folgende Leistungen:
(1) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, (2) Einführungsunterstützung, (3) Schulung, (4) Entwicklungs- und Consultingleistungen, (5) Bereitstellung einer mobilen App und (6) Softwarepflege (App).

Für die AOK PLUS werden verpflichtend 1.500 Lizenzen für die Softwaremiete abgenommen. Der konkrete Umfang der benötigten Software ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 9-1 der Bewerbungsbedingungen) sowie aus dem Preisblatt (Anlage 15 der Bewerbungsbedingungen).

Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Sachsen (DED) und Thüringen (DEG), Geschäftsstellen der AOK PLUS, der AOK PLUS service GmbH und der AOK Bayern

Nachfolgende Leistungen werden optional beschafft:
(1) Erweiterung der Lizenzmenge in 100er Paketen
(2) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Einrichtung für die weiteren Mandanten
(3) Unterstützung bei der Einführung der Software PEP
(4) Schulung für Mitarbeiter
(5) Bereitstellung einer Mobile-App auf IOS und Android für alle Mitarbeiter jeweils als Unternehmenslizenz
(6) Softwarepflege der Mobile App pro Jahr
(7) Entwicklungsleistungen
(8) Consultingleistung
(9) Modulnachbestellung (Miete) sowie Herbeiführung der Betriebsbereitschaft pro Mandant

1) Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb (Anlagen 1 - 7 der Bewerbungsbedingungen sowie die Vertraulichkeitsvereinbarung als Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen) stehen auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) unter der Kategorie "Leistungsbeschreibung" zur Verfügung. Ferner werden auf der Vergabeplattform die für die zweite Stufe des Verfahrens (sog. Angebotsphase) vorgesehenen Vergabeunterlagen (Anlagen 9-1 bis 14-4, 14-7 bis 16 der Bewerbungsbedingungen) im Entwurfsstand in der Kategorie "Sonstiges" rein informativ zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht es, sich über die zu vergebenen Leistungen einen Überblick zu verschaffen. Gleichwohl wird darauf hingewiesen, dass die Unterlagen von der Auftraggeberin angepasst werden können und um weitere Informationen, insbesondere hinsichtlich der Organisationssicherheitsrichtlinien (Anlagen 14-5 und 14-6 der Bewerbungsbedingungen) ergänzt werden. Diese Informationen und Dokumente erhalten nur die Bewerber, die zur Einreichung eines Angebotes aufgefordert werden.
2) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern wird im gesamten Verfahren ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform abgewickelt. Jeder Bewerber ist verpflichtet, sich regelmäßig Auskünfte/Fragen und Neuerungen bzw. Ergänzungen zum Inhalt der Bekanntmachung sowie den Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs sowie der Angebotsphase selbst einzuholen.
3) Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Unternehmen oder zur Personen für die Anforderung eines Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG einzureichen (Anlage 4 der Bewerbungsbedingungen).
4) Rechtsform der Bewerber-/Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Soweit sich Bewerbergemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bewerber an dem Teilnahmewettbewerb beteiligen, ist dies deutlich zu kennzeichnen. Bewerbergemeinschaften haben unter Verwendung der Anlage 2 zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt.
5) Mit dem Teilnahmeantrag sind die unter Punkt IV. 1. der Bewerbungsbedingungen benannten Erklärungen (Anlagen 1 - 7 der Bewerbungsbedingungen sowie die Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen)) einzureichen. Darüber hinaus ist ein Nachweis für das Vorliegen der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder vergleichbar (im Falle der Vergleichbarkeit nebst Anwendbarkeitserklärung) vorzulegen. Im Falle der Eignungsleihe sind ebenfalls die die unter Punkt IV. 1. der Bewerbungsbedingungen benannten Erklärungen (Anlagen 1-1 bis 1-4 der Bewerbungsbedingungen) einzureichen. Eine Eignungsleihe ist für den Nachweis für das Vorliegen der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder vergleichbar ausgeschlossen.
6) Eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes erhalten nur die 3 Bewerber, die bei der Eignungsfeststellung die höchste Punktzahl erzielt haben und eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen) eingereicht haben. Es sind maximal 180 Punkte erreichbar. Bei Punktgleichheit ist die erzielte Punktzahl des Kriteriums 2.4 entscheidend. Sollte auch diese identisch sein, ist die erreichte Punktzahl des Kriteriums 2.2 maßgeblich. Darüber hinaus entscheidet das Los.
7) Im Rahmen der Angebotsabgabe hat der Bieter eine Urkalkulation mit einzureichen. Diese ist in einer passwortgeschützten Datei in elektronischer Form beizulegen, die das Entstehen des Preises transparent macht.
8) Zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Sinne der DSGVO ist es erforderlich, dass Bieter und/oder deren Muttergesellschaft mit einem Firmensitz in den USA eine wirksame Selbstzertifizierung gegenüber den zuständigen Stellen der USA nach einem anerkannten Angemessenheitsmechanismus (z.B. gegenwärtig EU-US Data Privacy Framework oder einer vergleichbaren Nachfolgeregelung) nachweisen. Dazu ist es notwendig, dass die Selbstzertifizierung entweder bereits zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebotes besteht bzw. die Verpflichtung eingegangen wird, dass diese spätestens im Zuschlagsfall vor Leistungsbeginn wirksam abgeschlossen wird und für die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten bleibt. Die Auftraggeberin stellt dazu die Eigenerklärung bei USA-Bezug nach DSGVO (Anlage 14-8 der Bewerbungsbedingungen) zur Verfügung. Die Erklärung ist vom Bieter auszufüllen.
9) In der Angebotsphase ist direkt am Tag nach der Angebotsöffnung eine Präsentation der Bieter geplant, in der sie der Auftraggeberin eine Einführung in das Angebot geben. Dies beinhaltet eine Unternehmenspräsentation, die Vorstellung der Software (Überblick über den Aufbau und Funktionsweise der Software, Darstellung zur Verwendung von künstlicher Intelligenz (KI) mit Ausführungen zum Einsatzbereich, Vorgehensweise und Abschaltmöglichkeiten sowie zur Vorgehensweise beim Support) und Ausführungen zur Zeitplanung für die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Meilensteine, mind. Implementierung und Migration (inkl. Vorgehensweise). Der Tag ist von den Bietern einzuplanen. Die Präsentation wird 2 Stunden in Anspruch nehmen und digital erfolgen. Die Präsentation fließt nicht in die Bewertung ein. Eine Verhandlung findet in diesem Termin nicht statt. Die Präsentationsunterlage ist mit den Angebotsunterlagen einzureichen.
10) Ca. 14 Tage nach Submission ist eine Teststellung für die Dauer eines Tages je Bieter geplant. Es wird darauf hingewiesen, dass die zur Teststellung bereitgestellte und getestete Version der Software gleichzeitig Gegenstand des finalen Angebotes sein wird. Es wird darum gebeten, bis zu dem angekündigten Tag sämtliche Voraussetzungen für die Durchführbarkeit der Teststellung zu schaffen, damit der Termin eingehalten werden kann. Sollte es zu einer Verschiebung des Ablaufes der Angebotsfrist kommen, verschiebt sich entsprechend der Tag, an dem die Teststellung durchgeführt werden soll. Damit die Teststellung technisch durchgeführt werden kann, hat der Bieter in der Anlage 16 der Bewerbungsbedingungen einen Link (URL und Unter-URLs) mitzuteilen. Die Anlage 16 ist bereits mit den Angebotsunterlagen einzureichen. Die Teststellung bezieht sich fachlich auf die mit "T" gekennzeichneten Kriterien im Dokument "Kriterienkatalog Qualitätskriterien", Tabellenblatt "fachliche Anforderungen" (Anlage 9-2 der Bewerbungsbedingungen). Sollte die Teststellung ergeben, dass sich die Angaben des Bieters auf die Anforderung nicht in der Teststellung nachweisen lassen, hat dies bei den A-Kriterien die Nichterfüllung zur Folge. Bei den B-Kriterien wird die Punktevergabe entsprechend auf den jeweilig nachgewiesenen Erfüllungsgrad angepasst. Eine aktive Beteiligung des Bieters bei der Teststellung wird nicht gewünscht.
11) Die Verhandlungen erfolgen ca. 1 Woche nach der Teststellung und werden voraussichtlich digital geführt. Eine Reduzierung des Bieterfeldes während der Verhandlungen bleibt für den Fall vorbehalten, dass keine Einigung mit dem Bieter erzielt werden kann. Zur Verhandlung steht nicht, dass der zum Einsatz kommende EVB-IT-Cloudvertrag die vertragliche Grundlage für den jeweiligen Leistungen bildet. Darüber hinaus sind die Mindestanforderungen an die Leistung nicht verhandelbar.
12) Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens wird keine Vergütung und keine Kostenerstattung gewährt.
13) Der Zuschlag auf das Erstangebot bleibt vorbehalten.
14) Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Basis der Bestpreis-Quotienten-Methode.
15) Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 29.01.2027.

In diesem Verfahren werden Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen ergriffen, d.h. es ist die Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung erforderlich und zum Schutz sicherheitsrelevanter Informationen werden die Unterlagen für die Angebotsphase nur stufenweise bekanntgegeben. Die Abgabe der für die Eignungsfeststellung erforderlichen Teilnahmeunterlagen (Anlagen 1 - 7 der Bewerbungsbedingungen) und des Nachweises der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 (oder vergleichbar) hat vor Ablauf der Teilnahmefrist zu erfolgen. Die Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen) ist einzureichen. Die Eignungsleihe ist beim Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 oder vergleichbar im Rahmen der Eignungsprüfung ausgeschlossen. Nach Eignungsfeststellung werden die 3 Bewerber, die die höchste Punktzahl nach der Eignungsfeststellung erzielt und eine Vertraulichkeitsvereinbarung eingereicht haben, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Nur dieser Personenkreis erhält Zugriff auf sämtliche Informationen im Rahmen dieser Vergabe. Nach Abgabe des (Erst-)Angebotes werden eine Präsentation, eine Teststellung und Verhandlungen durchgeführt. Eine Reduzierung des Bieterfeldes während der Verhandlungen bleibt für den Fall vorbehalten, dass keine Einigung mit dem Bieter erzielt werden kann. Anschließend werden die verbliebenen Bieter zur Abgabe des finalen Angebotes aufgefordert. Der Zuschlag auf das Erstangebot bleibt vorbehalten. Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
"§ 134 Informations- und Wartepflicht.
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat...
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt);
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind...
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer.
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken;
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...

Die Auftraggeberin behält sich vor, Unterlagen unter Beachtung des § 56 VgV nachzufordern.

Etwaige Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen nebst Anlagen und Anhängen zu entnehmen. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass die Leistung datenschutzkonform erbracht werden muss. Darüber hinaus muss vom Vertragspartner sowie in der Lieferkette jeweils eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder vergleichbar vorhanden sein und für die Dauer der Vertragslaufzeit aufrecht erhalten werden.