Verfahrensangaben

Im Rahmen der New Work Initiative erfolgt ein umfassender Austausch sämtlicher Endgeräte - darunter die Umstellung der Arbeitsplätze von PC auf Notebooks sowie der Ersatz der technischen Ausstattung in den Besprechungsräumen und aller dienstlich genutzten Smartphones und Tablets. Die Hardware wird über parallele Vergaben beschafft und ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. Für dieses Vorhaben benötigt die Investitionsbank Berlin (IBB) einen leistungsfähigen Auftragnehmer, für die initiale Umgestaltung (im Dokument als Rollout benannt) aller Arbeitsplätze und Besprechungsräume, sowie während der Vertragslaufzeit fortlaufend für den Auf- und Abbau von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Der Auftragnehmer verantwortet dabei den Abruf von Hardware bei den entsprechenden Vertragspartnern, die IBB spezifische Vorkonfiguration, den Aufbau / die Übergabe der Hardware und die Geltendmachung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen gegenüber den Lieferanten.
Weitere Details entnehmen Sie der Anlage 03 Leistungsbeschreibung.

Weitere Details entnehmen Sie der Anlage 03 Leistungsbeschreibung.

Im Preisblatt sind Abrufpositionen (technische Leistungen vor Ort, Serviceleistungen und Folgerollouts) enthalten.

(1) Teilnahmeanträge, Angebote sowie Verfahrenskorrespondenz sind ausschließlich in deutscher Sprache zulässig.

(2) Die Verfahrenskommunikation wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Deutschen Vergabeportals abgewickelt.

(3) Zur Ausschreibung sind ergänzende Informationen und Formulare (Vergabeunterlagen) vorhanden. Diese sind bei der Erstellung der Angebote unbedingt zu beachten bzw. zu verwenden. Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Deutschen Vergabeportal zum Download bereit. Für die Bieterkommunikation sowie für die Abgabe von Angeboten ist die kostenfreie Registrierung auf dem Deutschen Vergabeportal (https://www.dtvp.de/Center/) unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens erforderlich. Es ist sicherzustellen, dass Posteingänge über die angegebene Emailadresse regelmäßig abgerufen bzw. überwacht werden.

(4) Die zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen sind vertraulich zu behandeln. Deren Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne Genehmigung der Vergabestelle unzulässig.
(5) Die zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sind durch die Interessenten umgehend auf Vollständigkeit, Widerspruchsfreiheit und eventuelle Unklarheiten hin zu prüfen. Fragen und Anmerkungen von interessierten Unternehmen sind unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 27.08.2025 und ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Deutschen Vergabeportals zu stellen (durch Hinterlassen von Nachrichten im Projektraum).
Die Vergabestelle wird die Fragen und die Antworten darauf in anonymisierter Form allen Interessenten zur Verfügung stellen (ebenfalls über den Kommunikationsbereich des Deutschen Vergabeportals als Nachrichten der Vergabestelle). Die Interessenten werden über das Einstellen neuer Nachrichten der IBB im Projektraum per E-Mail informiert. Die von der Vergabestelle derart bereitgestellten Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Auf Beantwortung verspätet eingegangener Fragen besteht kein Anspruch.

(6) Die Beteiligung am Teilnahmewettbewerb (u.a. Erstellung von Teilnahmeanträgen) erfolgt auf Kosten der interessierten Unternehmen. Aufwendungen für die Erstellung von Angeboten (Angebotsphase), die den interessierten Unternehmen entstehen, werden bis zu einem Betrag in Höhe von insgesamt 1.500,00 EUR brutto nach Rechnungsstellung erstattet. Aufwendungen des Zuschlagsempfängers werden im Rahmen der vertraglich geschuldeten Leistung angerechnet, d.h. es erfolgt keine separate Vergütung von Aufwendungen.
(7) Die Teilnahmeanträge sind spätestens bis zum 05.09.2025, 10.00 Uhr, elektronisch über das Deutsche Vergabeportal einzureichen. Bitte beachten Sie, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen ausgefüllt im Projektraum hochladen. Es ist sicherzustellen, dass nur gängige Dateiformate (xls, doc bzw. pdf) verwendet werden.

(8) Achtung: Eine elektronische Einreichung von Angeboten ist nur möglich, wenn sich das Unternehmen vor dem Ende der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung registriert hat! Bei Interesse bitten wir Sie, Ihr Angebot ausschließlich über die Vergabeplattform des DTVP (entweder in der Rubrik Angebote oder über das Cosinex-Bietertool) einzureichen. Die Übermittlung per E-Mail, per Post oder über die Rubrik "Kommunikation" auf dem Deutschen Vergabeportal ist nicht zulässig und kann zum Ausschluss des Angebots führen.

Sofern Verhandlungsbedarf besteht, sollen Bieter im Rahmen der Angebotsphase (2. Stufe des Verfahrens) ihren Verhandlungsbedarf am Vertrag (inkl. der Anlagen: vertragliche ISM-Vorgaben für Dienstleister der IBB inkl. dazugehörige Vordrucke, Notfallmanagement, Weiterverlagerungsverzeichnis, Berichtswesen) dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie dem Punkt 11 "Berichte" der Leistungsbeschreibung in der dafür vorgesehenen Anlage 05 mitteilen.

Weitere Erläuterungen zu verhandelbaren Themen sind der Anlage 05 zu entnehmen.

Die weiteren Ausschreibungsunterlagen insbesondere die Anlage 15 Besondere Vertragsbedingungen BerlAVG sind nicht verhandelbar.

Sollte es für Sie erforderlich sein, dass noch weitere Regelungen verhandelbar sein müssen, bitten wir Sie um frühzeitige Mitteilung im Rahmen von Bewerberfragen im Teilnahmewettbewerb (erste Stufe des Verfahrens). So kann geprüft werden, ob die Liste an verhandelbaren Themen erweitert werden kann.

Obgleich es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, behält sich die IBB vor, den Zuschlag ohne Verhandlungsrunden zu erteilen. Demzufolge sind mit Angebotsfrist verbindliche und vollständige Angebote einzureichen. Dieses Vorgehen ist nur möglich, sofern weder auf Bieter- noch auf Auftraggeberseite Verhandlungsbedarf besteht.

Ablauf

Nach Prüfung und Wertung der Erstangebote können die Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Die IBB behält sich vor nur mit dem, nach Wertung der Angebote, wirtschaftlichsten Bieter zu verhandeln.

Detaillierte Informationen zum Ablauf der einzelnen Verhandlungsrunden erhalten die teilnehmenden Unternehmen rechtzeitig vor dem Beginn der jeweiligen Verhandlungsrunde.
Die Verhandlungsgespräche werden von der IBB in Form eines Ergebnisprotokolls festgehalten und dem jeweiligen Bieter zur Verfügung gestellt.
Nach Einigung im Rahmen der Verhandlungsrunde wird der Bieter zur Anpassung seiner Vertragsunterlagen aufgefordert bzw. die Vertragsunterlagen der Auftraggeberin in angepasster Form zur Ve

Auf § 160 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) wird hiermit hingewiesen. Der Nachprüfungsantrag ist danach unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Bei Punktegleichstand im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien entscheidet die Bewertung des Preises. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Rollout Konzeptes. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Konzeptes Intune, anschließend die Bewertung des Konzeptes für die Hardwareversorgung. Besteht bei all diesen Bewertungen Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).