Verfahrensangaben

Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)

Die Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) befindet sich seit der COVID-19-Pandemie in einem dynamischen personellen Wandel. Seit 2021 hat sich der Personalbestand deutlich und dauerhaft erhöht. Parallel dazu sind sowohl die Anforderungen an die Personalgewinnung als auch die Komplexität der internen Personalprozesse erheblich gestiegen. Die natürliche Fluktuation hat zusätzlich dazu geführt, dass die Anzahl und Vielfalt der zu bearbeitende Vorgänge kontinuierlich zugenommen hat.
Aktuell fehlt eine zentrale, systemgestützte Lösung zur ganzheitlichen Steuerung und Dokumentation der Personalprozesse. Die Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle werden über externe Anbieter abgebildet, jedoch ohne Integration in eine gemeinsame Plattform. Weitere HR-Prozesse - darunter Recruiting, Pre-Onboarding, Onboarding, Personalentwicklung, Zielvereinbarungen, Beurteilungen und die Verwaltung von Personalkosten - werden manuell oder über nicht miteinander verknüpfte Einzellösungen gesteuert.
Die Personalakten werden bislang ausschließlich in Papierform oder als unstrukturierte Textdateien geführt. Dies erschwert den Zugriff, verursacht hohen Platzbedarf und birgt Risiken hinsichtlich Lesbarkeit, Vollständigkeit und Datenschutz. Auch die Erstellung und Bearbeitung von Personalunterlagen erfolgt uneinheitlich, da jeder Personalreferent auf eigene Ordnerstrukturen und individuell gestaltete Vorlagen zurückgreift. Eine standardisierte, qualitätsgesicherte und revisionssichere Architektur fehlt.
Vor diesem Hintergrund verfolgt die ISB das Ziel, eine moderne, cloudbasierte HR-Softwarelösung einzuführen, die alle relevanten Personalprozesse in einem integrierten System digital abbildet. Die neue Lösung soll die Organisationseinheit Personal in die Lage versetzen, ihre Aufgaben effizient, transparent und rechtssicher zu erfüllen - unabhängig von individuellen Arbeitsweisen oder personellen Veränderungen.
Für die HR-Abteilung bedeutet dies eine deutliche Entlastung durch automatisierte Workflows, zentrale Datenhaltung und einheitliche Dokumentenvorlagen. Für Führungskräfte eröffnet die Lösung die Möglichkeit, über ein Self-Service-Portal aktiv in Personalprozesse eingebunden zu werden - etwa bei Genehmigungen, Zielvereinbarungen oder Entwicklungsmaßnahmen. Für IT-Verantwortliche bietet die Lösung eine zukunftsfähige, skalierbare Architektur mit offenen Schnittstellen zur Integration bestehender Systeme wie Lohnbuchhaltung, Zutrittskontrolle und Zeiterfassung. Und für den Vorstand schafft sie die Grundlage für eine strategisch ausgerichtete, datengestützte Personalsteuerung, die Wachstum, Qualität und Compliance gleichermaßen unterstützt.
Die Software muss flexibel konfigurierbar sein, sodass die ISB eigene Abläufe gestalten und bei Bedarf anpassen kann - ohne auf externe Programmierung angewiesen zu sein. Eine digitale, revisionssichere Personalakte muss den Zugriff auf Informationen erleichtern und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicherstellen. Insgesamt muss die Lösung dazu beitragen, die Personalarbeit der ISB zukunftssicher, skalierbar und strategisch ausrichtbar zu gestalten - als Fundament für eine moderne, serviceorientierte HR-Organisation.

Leistungsinhalte:
- Digitale Personalakte und Stammdatenverwaltung
- Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
- Employee Self Service (ESS) für Mitarbeitende und Führungskräfte
- Bewerber- und Stellenmanagement
- Talentmanagement und Personalentwicklung
- Personalkostenplanung
- Reisekostenabrechnung
- Beurteilungs- und Zielvereinbarungsprozesse
- Flexible Prozessgestaltung
- Bedienerfreundlichkeit und Nutzerführung

gemäß Vergabeunterlagen Dokument "A1 Bewerbungsbedingungen"

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bieter werden gebeten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen.
2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen
absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
3. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 14.07.2026 um 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet.
4. Für die Angebote sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können.
5. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden.
6. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren.
7. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Angebotsabgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
8. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung).
9. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
10. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Bieter sind nicht zugelassen.

Die Angebote werden gem. § 56 VgV auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit und auf rechnerische Richtigkeit geprüft. Der öffentliche Auftraggeber kann Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.

gemäß Anlage "D2 EVB-IT Cloudvertrag" der Vergabeunterlagen