B. Nutzung der Vergabeplattform
Das Vergabeverfahren wird elektronisch über das Vergabeportal DTVP - Deutsches Vergabeportal abgewickelt. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen können ohne vorherige Registrierung bzw. Anmeldung auf dem Vergabeportal DTVP - Deutsches Vergabeportal heruntergeladen werden. Änderungen und Antworten auf Bieterfragen sowie sonstige Informationen werden den Teilnehmern und Bietern über die Vergabeplattform mitgeteilt. Über den Eingang der Mitteilung erhalten die registrierten und angemeldeten Teilnehmer und Bieter eine au-tomatische Benachrichtigung durch die Vergabeplattform. Die Teilnehmer und Bieter sind dennoch in der Pflicht, sich selbstständig und unaufgefordert über Änderungen und Ant-worten auf Bieterfragen oder neue Informationen auf der Vergabeplattform zu informieren.
Im Falle von technischen Schwierigkeiten sind die Teilnehmer/Bieter gehalten, den Sup-port des Vergabeportales DTVP über die für Teilnehmer/Bieter zur Verfügung stehende Hotline in Anspruch zu nehmen. I. Erstangebot
a) Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots Die Auftraggeberin wird über das Vergabeportal DTVP zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und die nicht ausgewählten Teilnehmer über ihre Nichtberücksichtigung informieren. (Der Entwurf dieser Aufforderung ist als Anlage D01 den Vergabeunterlagen bereits beige-fügt und dient nur zur Unterrichtung der Teilnehmer.)
b) Änderungsvorschläge Der beigefügte Vertrag und dessen Anlagen stellen die Grundlage für die Erstangebote und die daran anschließenden Verhandlungen dar. Das Erstangebot hat somit auf Grundlage des beigefügten Vertrages und dessen Anlagen zu erfolgen. Im Rahmen der Erstangebote haben die Bieter die Möglichkeit, Änderungsvorschläge in Bezug auf die Vertragsunterlagen sowie in Bezug auf die den Vertragsgrundlagen zugrundliegenden Leistungen einzubringen. Sofern Änderungen für erforderlich gehalten werden, sollen diese mittels des Formblatts Änderungsvorschläge (Anlage D04) unter Beachtung der Mindestanforderungen unterbreitet werden. Mindestanforderungen im Sinne des § 17 Abs. 10 S. 2 VgV i.V.m. § 15 SektVO werden unter Punkt F.I. c) dargestellt. Das nachfolgende Verhandlungsverfahren kann in der Folge der Vorschläge zu Änderungen am Inhalt und Umfang der Leistung führen, etwa aus technischen, rechtlichen oder wirtschaftlichen Gründen. Nach den Verhandlungen kann der öffentliche Auftraggeber Mindestanforderungen an das endgültige Angebot festlegen. Der öffentliche Auftraggeber wird den Bietern etwaige Änderungen rechtzeitig und diskriminierungsfrei mitteilen. Es besteht kein Anspruch auf Änderungen und keinen Anspruch auf Aufnahme der Änderung in den Vertrag und dessen Anlagen. d) Nachunternehmer Beabsichtigt der Bieter, sich eines Nachunternehmers zu bedienen, sind diejenigen (Teil-) Leis-tungen, die durch den Nachunternehmer erbracht werden sollen, zu benennen und die beabsichtigten Nachunternehmer gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber anzugeben (Anlage D05). Ferner müssen die Bieter nachweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Nachunternehmer zur Verfügung stehen (Anlage D06).
Wird der Einsatz eines Nachunternehmers beabsichtigt sind zusätzlich mit dem Angebot die Anlagen C05, D05 und D06 einzureichen. e) Öffnung der Erstangebote Die Öffnung der Erstangebote findet ohne die Bieter statt. f) Formale Prüfung der Erstangebote Nach Eingang der Erstangebote überprüft der öffentliche Auftraggeber die Vollständigkeit aller Erstangebote.
g) Vorbehalt des Zuschlags auf das Erstangebot Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, §§ 17 Abs. 11 VgV. Sofern ein Zuschlag auf das Erstangebot erfolgen sollte, beträgt die Bindefrist dieser Angebote 90 Tage. h) Einladung zur Angebotspräsentation und zur ersten Verhandlungsrunde Nach der formellen Prüfung werden alle Bieter mit einem vollständigen Erstangebot, sofern kein Zuschlag auf das Erstangebot erfolgt ist, zur (nicht wertbaren) Angebotspräsentation und zur ersten Verhandlungsrunde eingeladen. Der öffentliche Auftraggeber wird die Bieter über den Verfahrensablauf mit der Einladung zu der Angebotspräsentation und zur ersten Verhandlungsrunde informieren. Nach derzeitigem Stand ist eine Verhandlungsrunde geplant. Je nach Verfahrensverlauf ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass weitere Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Die Angebotspräsentation, das Bietergespräch und die Verhandlungen der Angebote sollen voraussichtlich in der Zeit zwischen dem 13. - 17.07.2026 (Hinweis: gesonderte Einladung mit dem konkreten Tag ergeht nach Ablauf der Angebotsfrist!) in den Räumlichkeiten der Kanzlei Becker Büttner Held (Pfeuferstraße 7, 81373 München) oder in den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder per Videokonferenz (MS-Teams) statt-finden. Jeder Bieter erhält Gelegenheit, sein Team und sein Angebot/seine Konzepte vor-zustellen. Die Grundlagen der Kooperation, mögliche vorgeschlagenen Änderungen an den Verträgen und das Angebot des Bieters sollen besprochen werden. Im Anschluss findet die Verhandlung des Angebotes statt, sofern der Auftraggeber in Verhandlungen treten möchte. Denkbar ist auch, dass der Termin mit einer Angebotsaufklärung verbunden wird. i) Angebotspräsentation mit Bietergespräch Für die Angebotspräsentation mit Bietergespräch anschließender Verhandlung wird nach dem vorläufigen Ablaufplan des Auftraggebers ein Zeitrahmen von circa zwei Stunden angesetzt. Dabei sind folgende Punkte vorgesehen: - Vorstellung Bieter und Projektteam - Präsentation Angebot - ggf. Erörterung Konzepte - Kurze Zusammenfassung zu den Änderungsvorschlägen - Nachfragen zum Angebot, Verhandlungen - Fragen und Diskussionen Bitte achten Sie auf ihr Zeitmanagement. Die Angebotspräsentation wird gemäß den Zuschlags-/Wertungskriterien nicht gewertet. Wir bitten, alle Präsentationsdaten spätestens 3 Werktage vor dem Termin vorab über das Vergabeportal DTVP - Deutsches Vergabeportal zu übersenden. Die Personen, die für Ihr Unternehmen an der Verhandlung/Angebotspräsentation teilnehmen, sind bis spätestens 5 Tage vor dem Bietergespräch namentlich über die Vergabeplatt-form bekannt zu geben.
Der Teilnehmerkreis seitens des Bieters sollte nicht zu groß sein. Erwartet werden: - Büroinhaber/Geschäftsführer/verantwortlicher Projektleiter - stellvertretender Projektleiter - Ggf. Mitarbeiter, die wichtige Aufgaben erfüllen. Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der festgelegten Mindestanforderungen an das (Erst-)Angebot, den Eignungskriterien (Anlage B01) und den Zuschlagskriterien (Anlage B02). Der öffentliche Auftraggeber wird die Bieter, die noch am Verfahren beteiligt sind, in jedem Stand des Verfahrens in Textform nach § 126b BGB über das Ergebnis einer Verhandlung, wenn diese eine Änderung der Ausschreibung ergibt, informieren, um die Möglichkeit zu gewähren, das eigene Angebot anzupassen. j) Nebenangebote sind nicht zugelassen. II. Endgültiges verbindliches Angebot a) Aufforderung zur Einreichung endgültiger Angebote Beabsichtigt der öffentliche Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet sie die verbleibenden Bieter und fordert sie zur Einreichung neuer oder überarbeiteter endgültiger verbindlicher Angebote - ggf. unter Fortschreibung und Überarbeitung der Ausschreibungsunterlagen - auf. Der öffentliche Auftraggeber wird über das Vergabeportal DTVP - Deutsches Vergabeportal zur Abgabe eines endgültigen verbindlichen Angebots auffordern. b) Form und Frist für die Einreichung der endgültigen (verbindlichen) Angebote Der öffentliche Auftraggeber legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest und teilt diese den Bietern mit der Angebotsaufforderung mit. c) Öffnung der endgültigen Angebote
Die Öffnung der endgültigen Angebote findet ohne die Bieter statt. d) Formelle Prüfung der endgültigen verbindlichen Angebote Nach Eingang der endgültigen verbindlichen Angebote überprüft der öffentliche Auftraggeber diese auf Vollständigkeit, fachliche Richtigkeit, zudem auf rechnerische Richtigkeit. e) Teilwertung der endgültigen verbindlichen Angebote Die Angebote werden anhand der in den Anlage B02 dargestellten und erläuterten Zuschlagskriterien durch den öffentlichen Auftraggeber bewertet. Auf dieser Grundlage wird eine Reihung der Angebote erstellt und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. f) Bindefrist der endgültigen verbindlichen Angebote Die Bindefrist für die endgültigen Angebote beträgt 90 Tage. g) Informationsschreiben und Zuschlagserteilung Nach Prüfung und Wertung der verbindlichen Angebote wird der öffentliche Auftraggeber, die nicht berücksichtigten Bieter über die geplante Zuschlagserteilung informieren. Nach Ablauf einer Stillhaltefrist von zehn Kalendertagen wird der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilen.
II. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Auskünfte, Bieterfragen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Widersprüche, so hat er den Auftraggeber unverzüglich über die Bieterkommunikation des Vergabeportals darauf hinzuweisen. Sämtliche Fragen zu dem Vergabeverfahren /Vergabeunterlagen - sowohl vergaberechtlicher, kaufmännischer als auch technischer Art - müssen über die Bieterkommunikation erfolgen. Es werden keine telefonischen Auskünfte zu Bieterfragen gegeben. Bewerber-/Bieterfragen sind rechtzeitig (spätestens jedoch 9 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist) zu stellen. Bieterfragen werden für alle Bewerber/Bieter einheitlich beantwortet. Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse sind gesondert zu kennzeichnen.