Verfahrensangaben

Auftraggeber i.S.v. § 98, 99 Nr. 2 a) b) GWB ist zunächst die GUT. Gesellschafter der GUT sind alle Kommunen des Landkreises Haßberge (46,40%), der Landkreis Haßberge, (48,40%), die Städtische Betriebe Haßfurt GmbH (3,20%) und die bbv-Landsiedlung GmbH (2,00%). Es ist vor-gesehen, dass der ausschreibungsgegenständliche Dienstleistungsvertrag nach Abschluss des Vergabeverfahrens, auf das gKU übergeleitet wird. Gesellschafter des gKU sind die Kommunen des Landkreises Haßberge und der Landkreis Haßberge selbst. Das gKU ist selbst öffentlicher Auftraggeber i.S.v. §§ 98, 99 Nr. 2 a), b) GWB. Langfristig soll in einem nächsten Schritt der Vertrag auf die noch zu gründende Vertriebsgesellschaft übergeleitet werden. An der Vertriebsgesellschaft soll das gKU zu 100% beteiligt sein.

Die Gesellschaft zur Umsetzung erneuerbarer Technologieprojekte im Landkreis Haßberge mbH (im Folgenden: GUT) fungiert als "Ideenschmiede" für Fragen einer möglichen Nutzung erneuerbarer Energien im Landkreis Haßberge. Sie prüft die Möglichkeiten der Umsetzung entsprechender Energieerzeugungsprojekte und plant diese bis zu deren Umsetzungsreife.
Im Landkreis Haßberge ist die Gründung eines gemeinsame Kommunalunternehmen/Anstalt des öffentlichen Rechts i.S.v. Art. 2 Abs. 4 des Gesetzes über die kommunale Zusammenarbeit "Re-gionalwerk Haßberge" geplant (im Folgenden: gKU). Dieses gKU hat unter anderem den landkreisweiten Energievertrieb zum Unternehmensgegenstand. Im Zuge der avisierten Belieferung der regional erzeugten Strommengen an Endkunden plant das gKU auch die Gründung von Projektgesellschaften.
Eine diese Projektgesellschaften wird langfristig eine "Vertriebsgesellschaft" sein. Diese benötigt Unterstützung bei der operativen Umsetzung der Lieferlogistik, der Marktkommunikation, der Absatzprognose, der Kundengewinnung und der Kundenserviceprozesse bis hin zu Bereitstellung eines First Level Supports während des Vertragszeitraums vom 01.01.2025, 00.00 Uhr bis zum 31.12.2027, 24.00 Uhr mit zweimal optionaler Verlängerung um jeweils ein Jahr, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von drei Monaten zum jeweiligen Laufzeitende in Schriftform gekündigt wird. Mit dieser Ausschreibung soll mithin für diesen Leistungsbereich ein Vertragspartner für einen Dienstleistungsauftrag i.S.v. § 103 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (im Folgenden: GWB) über Kundenserviceprozesse gefunden werden.
Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass eine andere Projektgesellschaft des gKU, die "Energiemarkt Haßberge GmbH", - in Abgrenzung zu den hier ausgeschriebenen Leistungen - die Aufgaben einer Energiehandelsplattform bzw. eines virtuellen Kraftwerks wahrnimmt.

Erläuterungen der Bieterkonzepte
I. Dienstleistungskonzept zur operativen Umsetzung (Vor-Ort-Betreuungskonzept) (10 %)
Dieses Konzept betrifft die Zusagen zu einem praktikablen System, dass der Unterstützung der Geschäfts- / Vertriebsprozesse vor Ort betrifft.
Als wertungsrelevant gelten hierbei folgende Unterkategorien:
- Eingesetztes IT-System zur Vor-Ort Betreuung und die hierin enthaltenen Schnittstellen zur Unterstützung der operativen Prozesse durch den Auftraggeber
- Nachgewiesene Fachliche Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter in den operativen Prozessen im Projekt
- Umfang und Qualität der vom Bieter ausgeführten Tätigkeiten im Kundendienst (Bestandskunden-Hotline / Posteingang / Interessentenmanagement)
- Existenz und Inhalt von Qualitätsstandards in der Betreuung von Kundendienstlichen Be-langen, Inhalte vorgelegter Service Level Agreements im Kundendienst
Die Auftraggeberin legt hierbei besonderen Wert auf eine möglichst vollumfängliche Betreuung von Kundenanfragen, was Zeitfenster der Erreichbarkeit, abgedeckte Kommunikationswege (Online und Offline) als auch die qualitative Bearbeitung der Anliegen (d.h. fachliche Eignung und Erfahrungen der Mitarbeiter) angeht. Ebenso zeichnen ein hoher Grad der Erreichbarkeit im Sinne von möglichen Redundanzen der einzelnen eingesetzten Mitarbeiter sowie eine Abdeckung in Hochauslastungszeiten (z.B. nach Übersendung der Jahresverbrauchsabrechnung) und eine Systematik zur Priorisierung von Anfragen inklusive Dokumentation (z.B. im Rahmen eines internen Ticketing Systems) einen hohen Zielerreichungsgrad aus.
II. Das Dienstleistungskonzept zur Abwicklung der kaufmännischen Prozesse (10 %)
Dieses Konzept betrifft die Umsetzung der Kaufmännischen Prozesse sowie die Dokumentation und Bereitstellung der Kommunikation mit Kunden im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems.
Als wertungsrelevant gelten hierbei folgende Unterkategorien:
- Konzept zur Abwicklung der Kaufmännischen Prozesse an der Schnittstelle zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer (inkl. der Darstellung einer Lösung zur Übergabe zwischen Nebenbuchführung und Hauptbuchung)
- Ausführungen zum Daten- und Dokumentenmanagement und der strukturierten digitalen Ablage / Bereitstellung des Schriftverkehres
- Umfang und Tiefe der Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin (inkl. der Detailtiefe und dem Grad der Präzisierung der Mitwirkung)
Die Auftraggeberin legt hierbei besonderen Wert auf eine eigenständige Abwicklung der kauf-männischen Prozesse sowohl der Kreditoren- als auch der Debitorenbuchhaltung in Eigenverantwortung des Auftragnehmers (im Sinne einer Nebenbuchführung) mit einem festen Übergabekonzept an der Schnittstelle zum Hauptbuch der Auftraggeberin. Die Organisation des Zahlwesens soll durch die Auftragnehmerin so organisiert werden, dass die Auftraggeberin möglichst wenig Verwaltungs- und Abwicklungsaufwand hat. Eine lückenlose Dokumentation der einzelnen Korrespondenzen, Anfragen als auch Rechnungen auf einen für die Auftraggeberin jederzeit verfügbaren Speicherplatz, welcher revisionssicher auch für durch die Auftraggeberin benannte Dritte zugänglich ist, sowie eine feste Systematik und Struktur der Ablage zeichnen einen hohen Zielerreichungsgrad aus.
III. Dienstleistungskonzept zur Vertriebsunterstützung / Kundengewinnung und zum Vertriebscontrolling (10%)
Dieses Dienstleistungskonzept zur Vertriebsunterstützung / Kundengewinnung und zum Vertriebscontrolling bezieht sich auf die vom Bieter vorgeschlagenen Vorgehensweisen, bereitge-stellten Lösungen und hieraus abgeleitete Prozesse in der Kundengewinnung, der Produktgestaltung, im Interessentenmanagement und in der Nachverfolgung der Erreichung der definier-ten Vertriebsziele.
Als wertungsrelevant gelten hierbei folgende Unterkategorien:
- Umfang und Zweckmäßigkeit bereitgestellter IT-Lösungen und Materialien zur Kundengewinnung (Web-Portallösung, vorformatierte Flyervorlagen, Textbausteine, Tarifrech-ner)
- Umfang und Zweckmäßigkeit bereitgestellter Tools und Entscheidungshilfen zu Produktausgestaltung und Produktkalkulation
- Konzept zur Aufnahme von Interessenten und zum Nachhalten von potenziellen Zielkunden im Interessentenmanagement
- Umfang und Detailtiefe der durch den Bieter bereitgestellten Auswertungen zum Monitoring der Vertriebsziele / Vertriebscontrolling
Die Auftraggeberin legt hierbei besonderen Wert auf eine zweckmäßige Unterstützung bei der Erarbeitung von Produktangeboten, Hilfestellungen in der Zielpreisfindung von Tarifen und Lieferangeboten für Sonderkunden, sowie durch die Auftragnehmerin bereitgestellte Materialien zur Vermarktung der eigenen Lieferangebote. Ebenso sind die Unterstützung in der (regionalen) Zielkundenansprache und ein dargestelltes performantes Verfahren zum Nachhalten von Interessenten bzw. erhaltenen Anfragen und eine systematische Nachbearbeitung von Kundenkontakten für einen hohen Zielerreichungsgrad relevant. Ein systematisches Berichtswesen zum Monitoring der Kundengewinne und dem Grad der Erreichung der im Vorfeld gemeinsam definierten Vertriebsziele auf mindestens monatlichem Turnus resultieren ebenfalls in einer hohen Punktzahl.
IV. Dienstleistungskonzept zu Umfang und Performanz eines bereitgestellten Kundenportals (10%)
Dieses Dienstleistungskonzept zur Bereitstellung und Betreuung eines Kundenportals bezieht sich auf die vom Bieter bereitgestellte Lösung und hieraus abgeleitete Prozesse in der Online Kundenbetreuung bzw. auf Basis eines Customer Self-Service Portals mit Implementierung auf die Website.
Als wertungsrelevant gelten hierbei folgende Unterkategorien:
- Umfang und Detailtiefe der durch den Bieter bereitgestellten IT-Lösungen als Kundenportal / Costumer Self Service Portal)
- Umfang und Tiefe der Betreuung des Kundenportals (Response-Zeiten, hierfür abgestellte Mitarbeiter, mögliche Schnittstellen)
Die Auftraggeberin legt hierbei besonderen Wert auf die Bereitstellung einer zweckmäßigen digitalen Online-Lösung zur Bearbeitung von Kundenanfragen im Sinne einer mit wenig Verwaltungsaufwand verbundenem "Customer Self Service"-Lösung der Bestandskunden, sowie geringen Aufwand zur Implementierung dieser Lösung in eine extern bereitgestellte Web-Präsenz zur Darstellung der Belieferungsangebote der Auftraggeberin. Ebenfalls relevant für eine hohe Punktewertung ist ein fundiertes Konzept in der Betreuung der bereitgestellten Lösung (im Sin-ne eines Helpdesk bei Fehlern in der Benutzung) und verfügbare gebundene Kapazitäten zur Programmierung der Online-Lösung bzw. ein hoher Grad der Anpassbarkeit der bereitgestellten Lösung durch einfache Programmierung als "Baukasten-System" auf Whitelabel-Basis. (siehe dazu Anlage 3)
Teil 2 Wertungsablauf
Die Angebotswertung erfolgt dabei in zwei Schritten:
- Im ersten Schritt wird jedes Angebot nach den quantitativen Wertungskriterien / angebotenen Preisen mit einem Punktewert von maximal 60 Punkten bewertet
- Im zweiten Schritt erfolgt eine Gewichtung basierend auf der Vergabe von Notenwerten je Unterkategorie in den abgefragten Dienstleistungskonzepten Im Einzelnen:
Schritt 1
Bei der Bewertung der einzelnen Bewertungskriterien ist zu unterscheiden:
A) Angebotspreis
Die Auftraggeberin bewertet die Gesamtkosten der Angebote anhand einer Punkteskala von null bis sechzig Punkten. Sechzig Punkte erhält das Angebot mit den niedrigsten Gesamtkosten. Null Punkte erhält ein Angebot mit dem dreifachen der niedrigsten Gesamtkosten. Alle Angebote darüber erhalten ebenfalls null Punkte. Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma anhand der in Anlage dargelegten Formel: 60 x [(niedrigste Gesamtkosten x 3,0) - Gesamtkosten des jeweiligen Bieters] geteilt durch 2,0 x niedrigste Gesamtkosten.
B) Bieterkonzepte als weitere Bewertungskriterien
Die Wertung der weiteren Bewertungskriterien erfolgt derart, dass die in den vorgelegten Dienstleistungskonzepten B.I., B.II., B.III. und B.IV definierten Unterkategorien jeweils Noten bekommen, welche mit hinterlegten Punktewerten gewichtet Gesamtpunktwerte je Konzept ergeben.
Die Auftraggeberin wird die Qualität der beigefügten Dienstleistungskonzepte der einzelnen Bieter/Bietergemeinschaften miteinander vergleichen und die in den Konzepten B.I., B.II., B.III. und B.IV genannten Unterkriterien jeweils mit Noten von 1 bis 6 bewerten. Die Note 1 stellt hierbei den Bestwert dar und entspricht einer Gesamtpunktzahl von 100% Die Abstufungen der Benotungen und resultierende Punktwertanteile stellen sich wie folgt dar:
Sehr gut: Note 1 (d.h. 100,00 % der zu erreichenden Punkte) bestes Angebot
Gut: Note 2 (d.h. 83,33 % der zu erreichenden Punkte), Angebot weicht in sehr geringem Umfang negativ vom besten Angebot ab
Befriedigend: Note 3 (d.h. 66.67 % der zu erreichenden Punkte), Angebot weicht in geringem Umfang negativ vom besten Angebot ab
Ausreichend: Note 4 (d.h. 50,00 % der zu erreichenden Punkte), Angebot weicht in mittlerem Umfang negativ vom besten Angebot ab
Mangelhaft: Note 5 (d.h. 33,33 % der zu erreichenden Punkte), Angebot weicht in großem Umfang negativ vom besten Angebot ab
Ungenügend: Note 6 (d.h. 16,67 % der zu erreichenden Punkte), Angebot weicht in sehr großem Umfang negativ vom besten Angebot ab
Die maximalen Punktewerte für die Dienstleistungskonzepte B.I., B.II., B.III. und B.IV ergeben sich aus den jeweiligen Unterkategorien wie folgt:
I.: 4 Unterkategorien mit einem Punktwert von jeweils 2,5 Punkten = 10 Punkte
II.: 3 Unterkategorien mit einem Punktwert von jeweils 3,33 Punkten = 10 Punkte
III.: 4 Unterkategorien mit einem Punktwert von jeweils 2,5 Punkten = 10 Punkten
IV.: 2 Unterkategorien mit einem Punktwert von jeweils 5 Punkten = 10 Punkten
Die Punktewerte werden als Zahlen jeweils auf zwei Nachkommastellen .
Schritt 2 Der einzelnen Bewertungskriterien werden entspr. Anlage 3 aufsummiert und gehen mit einem Faktor in die Gesamtpunktzahl ein.

I. Kurzübersicht Offenes Verfahren
- Aufruf zur Angebotsabgabe durch Bekanntmachung im Amtsblatt der EU (i. V. m. dieser Aufforderung)
- Abgabe verbindlicher Angebote bis zum Ablauf der Frist
- Prüfung der Eignung der Bieter
- Prüfung und Wertung der Angebote: Die abgegebenen verbindlichen Angebote werden geprüft und gewertet, anhand der Zuschlagskriterien wird eine Bieterreihenfolge ermittelt.
- Bieter, die den Zuschlag nicht erhalten, werden vor Zuschlagserteilung auf elektronischem Wege gemäß § 134 Abs. 1 GWB (Vorabinformation) informiert.
- Erteilung des Zuschlags auf das wirtschaftlichste Angebot durch Zuschlagsschreiben an den betreffenden Bieter.
Der beigefügte Vertrag über Leistungen kommt durch die Zuschlagserteilung zustande.

Die Bieter können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen vergaberechtliche Vorschriften an die
Regierung von Mittelfranken
Vergabekammer Nordbayern
Postfach 6 06
91511 Ansbach
Telefon +49 981/531277
Telefax +49 981/531837
vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de
wenden.
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, § 160 Abs. 1 GWB. Der Antrag ist unter anderem unzulässig, soweit:
(1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabegegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die weiteren Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird hingewiesen.