Verfahrensangaben

Das Deutsche Elektronen Synchrotron ("DESY") ist eine Forschungseinrichtung mit Standorten in Hamburg und Zeuthen (Brandenburg). Das DESY ist ein öffentlich finanziertes nationales Forschungszentrum und Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft in Deutschland.

Das Cherenkov Telescope Array Observatory ("CTAO") ist ein bodengebundenes Observatorium für die Gammaastronomie. Mit insgesamt 64 Teleskopen, verteilt auf Standorte in der Nord- und Südhemisphäre, wird CTAO das empfindlichste Instrument sein, das je für die Untersuchung hochenergetischer Phänomene im Universum gebaut wurde. Mit dem Bau des Observatoriums wurde kürzlich begonnen.

DESY ist verantwortlich für die Entwicklung und den Bau der Medium-Sized Telescopes ("MST") für CTAO. In einer ersten Phase werden zwei Pathfinder-Teleskope am südlichen Observatoriumsstandort in Chile errichtet. Im Vollausbau ist eine Errichtung von zwölf weiteren MST am genannten Standort in Chile vorgesehen. Darüber hinaus plant DESY den Aufbau von bis zu neun MST auf der Kanarischen Insel La Palma (Spanien).

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Erbringung logistischer Leistungen für Verpackung, Bereitstellung von insgesamt etwa 20 Containern (Stahlstruktur), Beladung, internationalen Transport, koordinierte Anlieferung, Entladung und Übergabe von Komponenten des jeweiligen Teleskops von Produktions- und Lagerstandorten in Deutschland und Spanien zum Südlichen CTAO Observatoriums Standort in Chile.

Der Auftrag umfasst eine schlüsselfertige logistische Gesamtlösung, einschließlich Koordination sämtlicher Schnittstellen zwischen den Herkunftsorten, den beteiligten Transportdienstleistern, den Seefrachtprozessen sowie die Baustellenlogistik der Entladung am Zielstandort in Chile (Entladung am Zielstandort vsl. Anfang 2027).

Besonderes Augenmerk liegt auf den folgenden Aspekten:

- Dem sicheren Transport großformatiger und teilweise empfindlicher Komponenten,
- Der Einhaltung internationaler Transport- und Zollvorschriften,
- Der terminlichen Koordination mehrerer Lieferlose,
- Der Minimierung von Schnittstellen- und Stillstandskosten vor Ort,
- Sowie der Durchführung der Entladung unter den besonderen klimatischen und infra-strukturellen Bedingungen der Observatoriums Standorts in der Atacama-Wüste.
- Der Transport folgt den DPU, Incoterms 2020.

Im Einzelnen bedeutet dies:

1. Verpackung für den Versand sämtlicher Komponenten aus Deutschland
- Seemäßige Exportverpackung,
- Korrosions-, Feuchte- und Transportschutz,
- Herstellung/ Lieferung geeigneter Transportkisten,
- Verpackung nach internationalen Exportstandards,
- Verwendung von ISPM15/ NIMF15-konformen Holzmaterialien einschließlich Nachweisen,
- Kennzeichnung aller Packstücke gemäß Vorgaben.

Die Verpackung muss insbesondere geeignet sein für:
- Seetransport,
- Mehrfacher Umschlag,
- Außenlagerung in Chile bis zu 12 Monaten,
- Hochwüstenbedingungen am Einsatzort.

2. Containerbereitstellung und Verladung (insgesamt etwa 20 Container)
- Containerdisposition an beiden Ursprungsstandorten,
- Stellung geeigneter Containergrößen und -typen,
- Beladung und Ladungssicherung (für den Teil des Versands aus Deutschland,
- Erstellung der Verlade- und Versanddokumentation,
- Dokumentation der Containerbeladung,
- Erstellung containerbezogener Packlisten und Versandunterlagen.

3. Transportleistungen
- Vorlauftransport,
- Seefracht,
- Hafenhandling,
- Zollabfertigungsunterstützung,
- Nachlauftransport vom Zielhafen bis zur CTAO Site.

4. Koordination der Lieferlose
Durch das Hinzutreten eines Transports aus Spanien sind die Transporte aus Deutschland und Spanien terminlich so aufeinander abzustimmen, dass eine gemeinsame bzw. zeitgleiche Entladung der Container am Zielort ermöglicht wird. Ziel dieser Koordination ist:
- Die Optimierung gemeinsamer Entladevorgänge,
- Die Minimierung von Mietzeiten für Schwerlastgeräte,
- Die Reduzierung von Schnittstellen- und Wartekosten.

5. Entladung am Bestimmungsort (CTAO South Side, Chile)
- Entladung der Container,
- Bereitstellung aller erforderlichen Maschinen und Geräte,
- Bereitstellung geeigneter Hebe- und Umschlagtechnik,
- Bedienpersonal und zertifizierte Maschinenführer.

Die besonderen Randbedingungen des Standortes sind zu berücksichtigen:
- Unbefestigte Entladeflächen,
- Arbeiten unter Wüstenbedingungen,
- Eingeschränkte Infrastruktur,
- Entladung ausschließlich bei Tageslicht.

5. Zoll und Dokumentation
- Sämtliche Exportformalitäten,
- Die Erstellung der Versanddokumentation,
- Die Unterstützung bei der Importabwicklung.

Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die ausgewählten Bieter ausgegeben wird.

Die Anlieferung erfolgt zum Südlichen CTAO Cherenkov Telescope Array Observatory Standort in Chile.

Einzelheiten zur Laufzeit des Vertrags und etwaigen Optionen enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die ausgewählten Bieter ausgegeben werden.

Beauftragungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 und Nr. 9 VgV (zusätzliche Leistungen) im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beim Auftragnehmer bleiben ausdrücklich vorbehalten.

1. Die Angaben zur geschätzten Dauer / Laufzeit des Vertrags dienen allein der Orientierung und sind an die vsl. Ausführungsfristen angelehnt. Allein Maßgeblich sind die in den nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs übersendeten Vergabeunterlagen genannten Ausführungsfristen.

2. Varianten/ Alternativangebote (Nebenangebote) sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten (Nebenangeboten) bleibt vorbehalten.

3. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

1. Die Bewerbungsunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens DESY erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang zu den Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum in der EU-Bekanntmachung genannten Zeitpunkt über die Vergabeplattform gestellt werden. DESY behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass DESY keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen. Dies gilt im weiteren Verfahren auch für die Angebote.
5. Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie in englischer oder in deutscher Sprache vorgelegt worden sind. DESY kann Ausnahmen zulassen.
6. DESY behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
7. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. DESY seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
9. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung von DESY zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer.
10. DESY behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen bzw. die Anzahl der ausgewählten Bieter im Laufe des Verhandlungsverfahrens zu reduzieren. Weitere Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1, der mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.
11. Die Bewerber oder Bieter werden gebeten, auf jeder relevanten Seite diejenigen Teile ihrer Bewerbung oder ihres Angebots deutlich zu kennzeichnen, die berechtigterweise Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten (§ 165 Abs. 2, 3 GWB). Unterbleibt dies, kann die Vergabekammer oder die Beschwerdestelle im Falle einer Überprüfung der Auftragsvergabe die Zustimmung des jeweiligen Bewerbers oder Bieters zur Einsichtnahme durch andere Verfahrensbeteiligte vermuten.

DESY behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Einzelheiten zu Finanzierung, Versicherungen etc. enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.

Das Projektmanagement muss in deutscher und englischer Sprache erfolgen können. Bei der Entladung vor Ort in Chile ist auch ein Projektmanagement in spanischer Sprache vorzuweisen.

Die Kommunikationssprache zwischen DESY und Auftragnehmer ist Deutsch oder Englisch. Sämtliche technische Unterlagen und Projektdokumentationen sind in englischer Sprache bereitzustellen.

Weitere Einzelheiten enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.