Verfahrensangaben

Die 3. HOVG Hamburger Objekt Verwaltungs GmbH & Co. KG ("3. HOVG") schreibt das Property Management (Los 1) und das Facility Management (Los 2) für den Gerhart-Hauptmann-Platz 46-50 einschließlich der Einkaufspassage "PERLE" aus. Da die 3. HOVG über kein eigenes Personal verfügt, handelt der Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen ("LIG") für sie. Der LIG ist für die Verwaltung, Förderung und Entwicklung des städtischen Grundbesitzes in der Freien und Hansestadt Hamburg zuständig.

Bei dem Objekt liegt eine gemischte Nutzung vor. Neben der Büronutzung in den oberen Stockwerken und einer Tiefgarage bietet die PERLE neben einem Food Court als gastronomisches Angebot sowie vielseitige Einzelhandelsgeschäfte. Sie befindet sich an der meistfrequentierten Einkaufsstraße Hamburgs - der Spitalerstraße sowie der Mönckebergstraße.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe des Property Managements (Los 1) und des Facility Managements (Los 2) in zwei Losen für den Gerhart-Hauptmann-Platz 46-50 einschließlich der Einkaufspassage "PERLE".

Vertragsbeginn ist der 1. November 2026. Bis zum 31. Dezember 2026 ist eine Übergabephase vom bisherigen Dienstleister geplant. Die vollständige (alleinige) Übernahme beginnt für beide Lose am 1. Januar 2027.

Die Immobilie besteht aus zwei Gebäuden (Baujahr 1972 und 1985 [Aufstockung 2007] mit jeweils 10 oberirdischen und 2 bzw. 3 unterirdischen Geschossen. Hinzu kommen 133 Tiefgaragenstellplätze. Die Einkaufspassage wurde revitalisiert und wird in der jetzigen Form seit 2016 betrieben. Für die Einkaufspassage besteht ein separates Center Management, das nicht Gegenstand dieser Ausschreibung ist.

- Mietfläche nach DIN 277
- gesamt: 36.964 m² (100 %)
- Büro: 25.610 m² (69 %)
- Retail: 6.530 m² (18 %)
- Lager: 4.657 m² (13 %)
- Sonstiges: 167 m² (0 %)

- BGF, NGF
- BGF gesamt: ca. 61.525 m²
- BGF oberirdisch: 45.990 m²
- BGF unterirdisch: 15.535 m²
- NGF gesamt: ca. 51.683,96 m²

Die Bieter erhalten Gelegenheit, eine von der 3. HOVG geführte Ortsbesichtigung durchzuführen. Die bieterindividuellen Ortsbesichtigungen können unter Angabe der Kontaktdaten (Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) über die Vergabeplattform angefragt werden. Der genaue Termin zur Ortsbesichtigung wird dann nicht über die Vergabeplattform vereinbart. Eine Pflicht zur Ortsbesichtigung besteht nicht, die Durchführung ist freiwillig.

Die Auftragnehmer haben Verträge mit Bestandsdienstleistern zu übernehmen. Die Möglichkeit zur teilweisen Personalübernahme im Los 2 (Facility Management) ist gegeben.

Bieter können Angebote sowohl für Los 1 als auch für Los 2 einreichen. Gemäß § 30 Abs. 1 Satz 2 VgV wird der Zuschlag jedoch grundsätzlich auf höchstens ein Los je Bieter erteilt. Ein Bieter kann demnach im Regelfall nicht gleichzeitig Auftragnehmer für Los 1 und Los 2 werden. Die 3. HOVG behält sich vor, abweichend von der Zuschlagsbeschränkung beide Lose an denselben Bieter (oder Bieter mit derselben Konzernzugehörigkeit) zu vergeben, wenn für eines der beiden Lose nur ein einziges wertbares Angebot eingegangen ist und dieses Angebot von demselben Bieter (oder Bieter mit derselben Konzernzugehörigkeit) stammt, der auch für das andere Los das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat.

Weitere Einzelheiten enthalten die Beschreibungen der beiden Lose sowie die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibungen.

1. Optionale Leistungen sind in den Leistungsverzeichnissen für die Lose 1 und 2 ausgewiesen und von den Bietern jeweils anzubieten.

2. Zu den Vertragsverlängerungsoptionen siehe oben Ziff. 5.1.3 dieser EU-Auftragsbekanntmachung sowie in den Vergabeunterlagen.

3. Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV (Wiederholung gleichartiger Leistungen) bleiben ausdrücklich vorbehalten.

Für den Erhalt der vollständigen Vergabeunterlagen müssen die Bieter die in den Vergabeunterlagen enthaltene Vertraulichkeitsvereinbarung während der laufenden Angebotsphase an die 3. HOVG ausgefüllt und unterzeichnet über die Vergabeplattform übermitteln. Dabei sind insbesondere die Angabe einer E-Mail-Adresse und die Kennzeichnung, für welches Los die weiteren Vergabeunterlagen angefordert werden, notwendig.

Erst im Anschluss können die Bieter Zugang zu den vollständigen Vergabeunterlagen erhalten. Diese Vergabeunterlagen sind für die Kalkulation eines Angebots und die weitere Teilnahme am Verfahren unerlässlich.

Die zusätzlich Vergabeunterlagen werden sodann über eine "Datenbox" bereitgestellt. Für den Zugang zu dieser Datenbox ist seitens des Bieters eine E-Mail-Adresse zu benennen, die für den Zugang zur Datenbox hinterlegt werden muss.

Es wird darauf hingewiesen, dass Bieter, die diese Vertraulichkeitsvereinbarung nicht abschließen, den Zuschlag in dem o.g. Vergabeverfahren nicht erhalten können. Angebote von solchen Bietern werden zwingend ausgeschlossen.

Einzelheiten hierzu enthält die Angebotsaufforderung.

Das Verfahren wird als Offenes Verfahren mit vorbehaltener Präsentation durchgeführt.

Die 3. HOVG behält sich nach Auswertung der in der Angebotsaufforderung genannten Zuschlagskriterien vor, entweder dem nach diesen Kriterien erstplatzierten Bieter den Zuschlag zu erteilen oder alternativ einen Präsentationstermin der vorgesehenen Objektleitung vorzusehen und diesen Präsentationstermin bei der Wertung des Zuschlagskriteriums 3 zu berücksichtigen. Im Rahmen dieser Präsentation ist dann auch das Konzept vorzustellen (Zuschlagskriterium 2).
Im Falle einer Entscheidung für einen Präsentationstermin mit der vorgesehenen Objektleitung werden alle Bieter zu dem Präsentationstermin eingeladen, die nach einer ersten Anwendung der Zuschlagskriterien noch eine rechnerische Chance auf die Zuschlagserteilung haben.

Weitere Einzelheiten hierzu enthält die Angebotsaufforderung, die Gegenstand der Vergabeunterlagen ist.

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

1. Die Vergabeunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der dort erhältlichen Vergabeunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der 3. HOVG erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bieterinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum auf der Vergabeplattform genannten Datum an die 3. HOVG adressiert werden.
3. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass die 3. HOVG keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
4. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die 3. HOVG kann Ausnahmen zulassen. Technische Dokumente und Zertifizierungen dürfen grundsätzlich in englischer Sprache vorgelegt werden.
5. Die 3. HOVG behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z.B. mangels Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Eine Aufhebung kann auch für nur eines der beiden Lose erfolgen. Ersatzansprüche der Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen.
6. Durch die Abgabe des Angebots verpflichtet sich der Bieter, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die 3. HOVG ihrerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
7. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Angebotsunterlagen abzugeben und die dort genannten Anforderungen zu beachten.
8. Weitere Einzelheiten, u.a. zur Ortsbesichtigung, zur Losaufteilung und -auswahl, zur einzureichenden Vertraulichkeitsvereinbarung etc., enthält die Angebotsaufforderung, die Gegenstand der Vergabeunterlagen ist.

Die Öffnung der Angebote erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform.

Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Die Nachforderung von Unterlagen richtet sich nach den Vorschriften der VgV. Einzelheiten hierzu enthält die Angebotsaufforderung.

1. Der Auftragnehmer im jeweiligen Los (Los 1 und Los 2) ist vertraglich verpflichtet, für die Durchführung des Auftrags eine Niederlassung vorzuweisen, die max. 150 km vom Objekt Gerhart-Hauptmann-Platz 46-50 entfernt liegt, um angemessene Reaktionszeiten vor Ort zu gewährleisten.

2. Projekt- und Vertragssprache ist Deutsch.

3. Der Vertrag sieht eine Versicherungspflicht des Auftragnehmers im jeweiligen Los vor. Der Nachweis einer entsprechend abgeschlossenen Versicherung ist im Auftragsfall nachzuweisen.

Weitere Bedingungen für die Ausführung des jeweiligen Auftrags erhalten die Vergabeunterlagen.