Verfahrensangaben

Die Hamburger Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation ("BWAI") ist eine der zentralen Fachbehörden der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und zuständig für die Wirtschaftspolitik sowie die Innovationsförderung in der Hansestadt. Im Zusammenhang mit diesen Aufgaben ist die BWAI auch für den Hamburg Innnovation Summit ("HHIS") zuständig, einem "Szenetreff" für Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Planung und Durchführung des HHIS für die Jahre 2027, 2028 und 2029 (mit Option auf Verlängerung in 2030 und 2031).

Der Hamburg Innovation Summit ("HHIS") wurde 2015 ins Leben gerufen und fand im Juli 2025 zum 9. Mal statt. Im Jahr 2026 wird der HHIS am 18. Juni 2026 stattfinden. Der HHIS 2027, 2028 und 2029 soll in Q2 oder Q3 stattfinden. Das konkrete Datum ist in Abstimmung mit der BWAI festzulegen.

Der HHIS ist der Szenetreff für Innovationsakteure der Metropolregion Hamburg mit zuletzt ca. 2.000 Teilnehmenden. Er vereint wie keine andere Veranstaltung Gründende, Zukunftsgestaltende sowie Innovator:innen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik und stärkt somit die Sichtbarkeit der Leistungsfähigkeit Hamburgs in den Bereichen Technologie und Innovation. Diese Vernetzung ist auch ein wichtiger Aspekt der Regionalen Innovationsstrategie (RIS), die ein solches Leuchtturmevent zur Steigerung der öffentlichen Wahrnehmung von Innovationsvorhaben und den Hamburger Zukunftsthemen vorsieht. Die RIS gibt den fachlichen Rahmen und die strategische Ausrichtung der Innovationspolitik für die Metropolregion Hamburg vor.

Unterstützt wird das jährliche Format durch hochrangige politische Begleitung, u.a. Hamburgs ersten Bürgermeister sowie Hamburger Senatoren und Senatorinnen.

Folgende übergreifenden Ziele sollen mit dem HHIS erfüllt werden:
1. Hamburg soll als Innovationsstandort vermarktet werden.
2. Es soll eine Plattform zur Vernetzung von Wirtschaft, Startups, Wissenschaft und Politik geschaffen werden.
3. Innovation soll anfassbar/ sichtbar gemacht werden.

Im Jahr 2024 wurden die Marke "HHIS" sowie das Veranstaltungskonzept umfassend überarbeitet. Das im Rahmen des HHIS 2024-2026 etablierte Format soll auf Basis dieses bestehenden Veranstaltungskonzeptes weitergeführt werden. Ziel des Vergabeverfahrens ist die Beauftragung eines Dienstleisters, der die Planung und Durchführung des HHIS 2027 bis 2029 (optional auch 2030 und 2031) als Veranstalter ausführt.

Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Planung, Kalkulation und erfolgreiche Durchführung der kommenden drei bis fünf Veranstaltungen anhand des bestehenden Konzeptes, wobei die konkrete Ausgestaltung des Programms dem Auftragnehmer obliegt.

Die Stadt unterstützt die Programmplanung durch Kontakte aus dem HHIS-Unterstützerkreis sowie dem Zugang zum Innovationsökosystem der Stadt und behält sich ein Mitsprache- bzw. Entscheidungsrecht durch einen "Entscheiderkreis" vor, der die Planung des HHIS begleitet.

Die einzelnen Leistungsbestandteile sollen jeweils folgende Anforderungen erfüllen:

1. Nutzung des bestehenden Marken- und Veranstaltungskonzepts
- HHIS als Messe- und Networkingformat im Oberhafenquartier (sofern zum Ausführungszeitpunkt weiterhin geeignet und realisierbar)
- Kostenfreie Tickets, Teilnehmendenziel: 2000 bis 3000 Personen
- Starker programmatischer Fokus auf Innovation zum Anfassen/Ausprobieren
- Inhaltliche Schwerpunktsetzung auf zentrale Themen der RIS (z.B. Gesundheit, Klima & Energie, Mobilität, KI & Quantencomputing, Materialwissenschaften & Neue Materialien, Social Innovation)
- Einbindung der Zielgruppen Startups, Wirtschaft, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, Politik
- Einbindung herausragender Speaker:innen und Botschafter:innen im Kontext innovativer Formate
- Angebote für Schüler:innen und Studierende
- Übernahme von vorhandenem Messemobiliar
- Weiterführung der etablierten Kommunikationskanäle

2. Durchführung des HHIS in 2027, 2028 und 2029 (optional 2030 und 2031)
- Der Auftragnehmer hat den HHIS zu einem Fixpreis durchzuführen. Die Einzelheiten sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs.
- Übernahme der Veranstalterfunktion
- Einhaltung des kalkulierten Budgets und Nachweis der Kosten und Erlöse gegenüber der Auftraggeberin
- Buchung der Eventlocation
- Eigenständige Sponsorensuche durch den Auftragnehmer. Eingenommene Sponsorengelder decken zu 50% den Aufwand der Auftraggeberin und zu 50% den des Auftragnehmers
- Einladungs- und Teilnehmermanagement für Aussteller:innen, Besucher:innen und Speaker:innen (ggf. unter Nutzung einer geeigneten Veranstaltungsapp)
- Messeplanung inkl. Ablaufplan, Ausstellendenmanagement
- Kommunikation und Marketing vor, während und nach der Veranstaltung (Presse, Social Media, Newsletter, Homepage) unter Nutzung der bestehenden Marke des HHIS und unter Darstellung bzw. Nennung der bisherigen Initiatoren (BWAI, IFB und Hamburg Innovation). Dabei soll die Veranstaltung in mindestens drei regionalen Me-dien vertreten sein.
- Nachbereitung (z.B. Evaluation, Besucherbefragung, Imagefilm) und Überplanungskonzept für die HHIS der Folgejahre (Prüfung möglicher Anpassungen)
- Bereitstellung des Veranstaltungsrahmens für die Hamburg Innovation Awards (alle zwei Jahre, in 2028 und 2030)
- Buchhaltung und Controlling inkl. Dokumentation der Sponsoren-, Ausstellereinnahmen
- Sicherstellung der Objektsicherung während und zwischen den Veranstaltungszeiten sowie in der Aufbauphase vor Beginn der Veranstaltung
- Sicherstellung der Messetechnik und des Messebaus entsprechend der Aufbau- und Ablauforganisation in Abstimmung mit den Ausstellenden
- Bereitstellung kostenpflichtiger Verpflegungsmöglichkeiten (z.B. Food Trucks, Getränkestände)

3. Der Veranstaltung hat folgende Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen:
- Sicherstellung eines ausgeglichenen Geschlechterverhältnisses der Botschafter:innen und Speaker:innen
- Verzicht auf Einwegverpackungen, -geschirr und -besteck im Rahmen der Verpflegungsangebote
- Falls zutreffend: Vermeidung von Abfall bei der Auswahl von Giveaways; vorzugsweise kommen Konsumgüter mit langer Haltbarkeit, echtem Gebrauchswert, nicht einzeln in Plastik verpackt und ansonsten sparsamer Verpackung zum Einsatz

Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.

Verlängerungsoptionen wie beschrieben.

Beauftragungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 und Nr. 9 VgV (zusätzliche Leistungen) im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beim Auftragnehmer bleiben ausdrücklich vorbehalten.

1. Varianten/ Alternativangebote (Nebenangebote) sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten (Nebenangeboten) bleibt vorbehalten.
2. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

1. Die Bewerbungsunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der BWAI erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang zu den Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum in der EU-Bekanntmachung genannten Zeitpunkt über die Vergabeplattform gestellt werden. Die BWAI behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass die BWAI keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen. Dies gilt im weiteren Verfahren auch für die Angebote.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die BWAI kann Ausnahmen zulassen. Dies gilt insbesondere für technische Nachweise, die nur in englischer Sprache verfügbar sind.
6. Die BWAI behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
7. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die BWAI ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
9. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbewerber/ Einzelbieter das Verfahren in Bewerber-/ Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung der BWAI zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer.
10. Die BWAI behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen bzw. die Anzahl der ausgewählten Bieter im Laufe des Verhandlungsverfahrens zu reduzieren. Weitere Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1, der mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.

Die BWAI behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Einzelheiten zu Finanzierung, Versicherungen und Budget enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.

Die ausgewählten Bieter (bei Bietergemeinschaft alle Mitglieder) haben mit ihrem Angebot eine Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns abzugeben. Das später in den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.