Zu Ihrer Orientierung möchten wir Ihnen nachstehend den weiteren Verfahrensablauf kurz skizzieren:

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 12 UVgO geführt. Da Ihr Unternehmen gem. § 12 Abs. 2 i. V. m. § 11 Abs. 2 UVgO als grundsätzlich geeignetes Unternehmen identifiziert wurde, wurden Sie für das weitere Verfahren ausgewählt.
Auch wenn die AG Sie insoweit für geeignet erachtet, kann die Eignung auf Grundlage der öffentlich zugänglichen Informationen natürlich nicht mit letzter Sicherheit prognostiziert werden. Daher sind die in den Unterlagen im Einzelnen ersichtlichen Eignungsnachweise vom Bieter beizubringen (vgl. § 11 Abs. 2 S. 2 UVgO). Die Eignungsnachweise sind mit Ihrem Angebot einzureichen.

Der Verfahrensablauf stellt sich sodann wie folgt dar:
- In einem ersten Schritt wird die Eignung überprüft. Sollte sich hierbei herausstellen, dass ein Bieter nicht über die geforderte Eignung verfügt, wird das Angebot - ggf. nach Aufklärung oder Nachforderung - ausgeschlossen.
- Im zweiten Schritt werden die Angebote der geeigneten Bieter entsprechend den bekanntgemachten Wertungs- und Zuschlagskriterien bewertet. Sollte sich hierbei herausstellen, dass Verhandlungsbedarf hinsichtlich des Leistungssolls bzw. der Honorare besteht, wird die AG alle Bieter zu Verhandlungen (TelKo oder Videokonferenz) einladen. Für den Fall, dass kein Verhandlungsbedarf besteht, wird der Zuschlag ohne Verhandlungen auf ein Erstangebot ergehen.

Die Stiftung Lesen behält sich daher ausdrücklich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlung unmittelbar auf ein Erstangebot zu erteilen (vgl. § 12 Abs. 4 S. 2 UVgO).

- Für den Fall, dass in Verhandlungen eingetreten wird, stellen diese den dritten Schritt dar: Im Rahmen der Verhandlungen werden sowohl der Bedarf selbst, als auch die Honorarangebote diskutiert und gemeinsam erörtert. Ziel der Verhandlungen ist die Optimierung der Angebote zum Zwecke einer bedarfsgerechten Beschaffung. Entsprechend sind die Bieter eingeladen, ihre Optimierungsvorschläge einzubringen. Die AG wird sämtliche Vorschläge in einem Verhandlungsprotokoll festhalten und im Anschluss an die Verhandlungen entscheiden, ob und wie die Leistungsbeschreibung (für alle Bieter einheitlich) angepasst wird.
- Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche wird die AG die entsprechend den Verhandlungsergebnissen fortgeschriebenen Vergabeunterlagen an die Bieter verteilen, die auf dieser Grundlage ihre optimierten und finalen Angebote kalkulieren.
- Abschließend werden sodann die optimierten und finalen Angebote entsprechend den Wertungs- und Zuschlagskriterien bewertet, bevor der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt wird.