Warenannahme, Konfektionierung und Versand von 1.200 Spielen-und-Lesen-Boxen an Kitas in Hessen und Thüringen

1. Vorstellung der Auftraggeberin und des Projektes
Eine umfassende Lesekompetenz ist eine wesentliche Voraussetzung, um sich persönlich und gesellschaftlich zu entwickeln, im Berufsleben erfolgreich zu sein, als informierter Mitbürger/als informierte Mitbürgerin am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen und seine Rechte wahrzunehmen. Dies trifft umso mehr zu, je labiler die Familienverhältnisse sind. Die Stiftung Lesen möchte daher Kitas in Hessen und Thüringen - mit Unterstützung des Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen - mit Spielen-und-Lesen-Boxen ausstatten.

Das Projekt
Lesen ist eine wahre Superkraft für den weiteren Bildungsweg: Denn Lesekompetenz trägt nicht nur entscheidend zum Schulerfolg bei, sondern beeinflusst auch den zukünftigen Lebensweg maßgeblich. Je früher Vorlesen und Erzählen zum Alltag von Kindern gehören, umso leichter ist der spätere Weg zum Selberlesen. Kitas spielen dabei eine Schlüsselrolle.
Wie können wir schon früh zum Vorlesen und Erzählen motivieren? Indem wir Bilderbücher und Geschichten in Kitas bringen! Denn der Zugang zu geeigneten Vorlesestoffen ist die Basis der sprachbegleitenden Leseförderung in Kitas.

Gemeinsam mit dem Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen können wir 1.200 Kitas in Hessen und Thüringen mit neuem Vorlesestoff unterstützen. Bücher und Lesestoff können hierbei eine wichtige Rolle spielen. Die Geschichten zum Vorlesen oder Selbstlesen können die emotionale Stabilität, die kindliche Entwicklung sowie die Mutter-Kind-Beziehung stärken und fördern.

Die "Vorlese-Box. Edition: Spielen und Lesen" bietet neue Impulse für die alltagsbegleitende Sprach- und Leseförderung in Kitas und kann unterschiedlich eingesetzt werden:
o Die Boxen werden für die Ausleihe genutzt - für mehr Vorlesen zu Hause!
o Die Boxen wandern durch die Kita, z. B. bei großen Einrichtungen.
o Die Boxen werden für Events wie z. B. den Bundesweiten Vorlesetag oder
für Vorlesefeste genutzt.

2. Auftragsgegenstand

1. Warenannahme (KW 36/2026)
2. Lagerung
3. Kommissionieren und konfektionieren
4. termingerechter Versand (KW 39/2026) an 900 Kitas in Hessen und 300 Kitas in Thüringen
(inkl. Reporting und Retourenmanagement) von

- 1.200 Spielen-und-Lesen-Boxen, kurz "Medienbox" genannt.

Jede Medienbox besteht aus einer Klappdeckelschachtel, die aufzurichten ist und sodann mit Spielen, Büchern und Informationsmaterial befüllt werden soll.

2.1. Leistungsumfang
Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (im Weiteren: AN; Auftraggeberin im Weiteren AG) zu erbringen:

a) Warenannahme, Lagerung, Qualitätskontrolle

Die Materialien für die Medienboxen werden von verschiedenen Lieferanten sortenrein voraussichtlich zwischen dem 31.08.2026 und 04.09.2026 (KW 36) angeliefert. Es handelt sich um 1.200 Stück flach angelieferte, vorgestanzte Versandkartons sowie jeweils 1.200 Stück von neun verschiedenen kleinformatigen Spielen, sieben verschiedenen Büchern, drei Informationsmaterialien und einem Anschreiben an die Empfänger.

Details und Zulieferer ergeben sich aus der Datei "332 08 Spielen-und-Lesen-Box - Anlieferungs- und Packliste".

Der AN stimmt die Anlieferung eigenständig mit dem jeweiligen Zulieferer ab. Die angelieferten Materialien sind bis zum Abschluss der Konfektionierung fachgerecht und vor Beschädigung, Verlust sowie unbefugtem Zugriff geschützt zwischenzulagern.
Die hierfür genutzten Lagerflächen müssen trocken sein und einen ausreichenden Schutz vor Witterungseinflüssen, Überflutung sowie Brand und Löschwasser bieten. Der AN hat sicherzustellen, dass die Materialien während der Lagerung ordnungsgemäß verwahrt und die Lagerflächen außerhalb der Arbeitszeiten gesichert sind.

Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen.

Die eingetroffene Ware ist unverzüglich auf Vollständigkeit und erkennbare Mängel zu prüfen. Die Mengenprüfung kann durch geeignete Verfahren, beispielsweise durch Abgleich der Lieferpapiere mit den Packstücken, Stichprobenzählungen, Kontrollwiegungen oder vollständige Nachzählungen erfolgen. Der AN hat sicherzustellen, dass Mengenabweichungen und Falschlieferungen mit hinreichender Sicherheit erkannt werden.

Der AN dokumentiert den Wareneingang sowie etwaige Mängel (Art des Mangels, Fotos, feststellender Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit) und meldet diese der AG unverzüglich unter Beifügung einer Kopie des Lieferscheins.

Nach jeder Warenanlieferung übersendet der AN der AG unaufgefordert per E-Mail eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste als Excel-Datei. Die Vorlage ist vom AN zu erstellen. Das Erstellungsdatum ist in der Kopfzeile der Liste auszuweisen und aktuell zu halten.

Minder- und Mehrmengen sind der AG unverzüglich mitzuteilen.

b) Entsorgung von Verpackungsrückständen

Nicht mehr benötigte Verpackungen werden durch den AN unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen umweltgerecht entsorgt.

c) Kommissionierung von 1.200 Spielen-und-Lesen-Boxen ("Medienbox")

Es werden 1.200 Boxen auf einmal gepackt. Es handelt sich um flach angelieferte, vorgestanzte Versandkartons, die aufgestellt und befüllt werden sollen.
Maße Klappdeckelschachtel: flach ca 107 x 107 cm, zusammengebaut 40 x 30 x 15 cm.
Jede Box enthält:
- 9 verschiedene Spiele,
- 7 verschiedene Bücher,
- ein Poster "einfach vorlesen!" (auf DIN A4 gefaltet geliefert),
- zwei Postkarten (A6) "KITA-Portal",
- ein Flyer "Vorlese- und Lese-Boxen"
- ein unpersonalisiertes Anschreiben (DIN A4) - dieses bitte immer zuoberst mit der Schriftseite nach oben.

Insgesamt sind es 20 Posten/Picks, siehe auch Datei "332 08 Spielen-und-Lesen-Box - Anlieferungs- und Packliste". In der Packliste finden Sie eine ungefähre Reihenfolge der Bücher als Packvorschlag (dazwischen muss immer ausgepolstert werden!).
- Gesamtgewicht pro Materialbox: voraussichtlich ca. 7 kg.
- Die Boxen müssen mit einem Deckelaufkleber (Label des Sponsors) versehen werden (wird von der AG gestellt). Der Aufkleber soll jeweils in dem senkrecht verlaufenden weißen Streifen platziert werden (bitte bei Auftragsvergabe die Position mit der AG genau absprechen).

d) Konfektionierung

Nach dem Kommissionieren werden die gelabelten Boxen in passgerechte, vom AN gestellte versandfertige Umverpackungen verpackt und versendet, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen:
- passende Faltkiste mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201; Qualität: 2.30 BC;
- geeignetes Füllmaterial, um das Verrutschen der Boxen zu vermeiden,
- Umschließen mit Packklebeband mit dem Logo der Stiftung Lesen. Das Klebeband wird von der AG nach Bedarf gestellt.
- Um die Stabilität der Verpackung zu gewährleisten, werden die Pakete zusätzlich mit Umreifungsbändern verschlossen.

Alternativposition:
Bitte bieten Sie separat an, ein personalisiertes Packband (weiß, 1-farbig blau in Sonderfarbe PMS 2758 mit dem Logo der Stiftung Lesen bedruckt) zu produzieren und die Pakete damit zu verschließen.

e) Versand und Sendungsverfolgung

Die AG stellt dem AN alle erforderlichen Versandadressen und die jeweilige Anzahl der zu versendenden Boxen (im Regelfall eine Box je Versandadresse) als Excel-Liste zur Verfügung.

Der AN erstellt die Versandlabels, bringt diese auf den Sendungen an und veranlasst den Versand frei Haus an die jeweiligen Einrichtungen. Der Versand erfolgt per Paketdienstleister nach Wahl des AN. Bei der Auswahl des Dienstleisters ist sicherzustellen, dass die Zustellung grundsätzlich während der üblichen Kita-Öffnungszeiten erfolgt, nämlich werktags zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr.

Jeder Sendung ist ein Lieferschein beizulegen. Für jede Sendung ist eine eindeutige Sendungsnummer (Trackingnummer) bereitzustellen. Die belieferten Einrichtungen sind nach Versand per E-Mail über die jeweilige Sendungsnummer zu informieren.
Zu diesem Zweck erhält der AN nach Zuschlagserteilung die hierfür erforderlichen Kontaktdaten der Einrichtungen als Bestandteil der "332 - Adressliste".

f) Lieferzeitpunkt

Der Versand der Medienboxen soll vollständig in Kalenderwoche 39 erfolgen.

In Ausnahmefällen können Einzelversendungen erforderlich werden. Diese sind vom AN innerhalb von drei Werktagen nach Zugang der entsprechenden Mitteilung der AG durchzuführen. Einzelversendungen werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.
Der AN stellt der AG innerhalb einer Woche nach Versand eine Übersicht aller Sendungen einschließlich der jeweiligen Trackingnummern zur Verfügung.

g) Retouren- und Rückholungsmanagement

Der AN muss über ein Retouren- und Rückholungsmanagement verfügen.
Rückläufer sind spätestens innerhalb von drei Werktagen zu bearbeiten und im Bestand zu erfassen, sodass der aktuelle Bestand der Medienboxen jederzeit nachvollziehbar ist.
Nach Abstimmung mit der AG sind Sendungen an die korrigierte Anschrift erneut zu versenden.
Retouren werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.