Verfahrensangaben

Das Angebot mit dem aus Sicht der ÜSTRA-Kunden günstigsten Gesamtkosten gem. Preisblatt erhält 10 Punkt, die übrigen Angebote erhalten proportional weniger Punkte gem. der Formel
Angebotspreis dividiert durch Bestpreis addiert mit dem Faktor 10.

Voraussetzungen der Bewertung mit der Maximalpunktzahl von 10 Punkten sind:
10.1. Dargelegt ist sehr schlüssig die technische Umsetzung mitsamt der prozessualen Abläufe, insbesondere die Übernahme und Verarbeitung der Daten von der ÜSTRA. Die angebotene Lösung umfasst eine bereits in mehreren Referenzprojekten erprobte Schnittstelle zu Patris;
10.2. Die angebotene Lösung ist mit einem Dashboard für die ÜSTRA ausgestattet, das die Auslesung des jeweiligen Forderungskontos in Echtzeit inkl. einer genauen datums- und zeitgenauen Dokumentation der eingeleiteten Maßnahmen ermöglicht.
10.3. Bestandteil des Umsetzungskonzeptes sind Darstellungen zu Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten, insbesondere zu Reduzierung von Rückläufer- und Dublettenquoten sowie zur Prozessoptimierung.

Voraussetzungen der Bewertung mit 5 Punkten sind:

5.1. Dargelegt ist die technische Umsetzung mitsamt der prozessualen Abläufe, insbesondere die Übernahme und Verarbeitung der Daten von der ÜSTRA. Die angebotene Lösung umfasst eine bereits erprobte Schnittstelle zu Patris;
5.2. Die angebotene Lösung ist mit einem Dashboard für die ÜSTRA ausgestattet, das die Auslesung des jeweiligen Forderungskontos inkl. einer genauen datums- und zeitgenauen Dokumentation der eingeleiteten Maßnahmen ermöglicht.
5.3. Bestandteil des Umsetzungskonzeptes sind Darstellungen zu Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten sowie zur Prozessoptimierung

Voraussetzungen der Bewertung mit der 2 Punkten sind:
2.1. Dargelegt ist die technische Umsetzung mitsamt der prozessualen Abläufe, allerdings bleiben Punkte unklar. Die angebotene Lösung umfasst eine bereits in der Praxis erprobte Schnittstelle zu Patris;
2.2. Die angebotene Lösung ist mit einem Dashboard für die ÜSTRA ausgestattet, das die Auslesung des jeweiligen Forderungskontos inkl. einer Dokumentation der eingeleiteten Maßnahmen ermöglicht.
2.3. Bestandteil des Umsetzungskonzeptes sind Vorschläge zur Prozessoptimierung.

Die erreichten Punkte werden addiert und fließen mit der angegebenen Gewichtung in die Gesamtpunkte ein.

Voraussetzungen der Bewertung mit der Maximalpunktzahl von 10 Punkten sind:
10.2.1. Das Konzept mit einem sehr detaillierten Reporting, das durch die ÜSTRA selbst generiert und nach den in der Leistungsbeschreibung definierten Parametern gefiltert werden kann;
10.2.2. Bestandteil der angebotenen Leistung ist eine zentrale Ansprechperson für die ÜSTRA sowie eine durchgehend, 365/24/7 besetzte Hotline.

Voraussetzungen der Bewertung mit fünf (5) Punkten sind:

5.2.1. Das Konzept mit einem detaillierten Reporting, das durch die ÜSTRA selbst generiert und nach den in der Leistungsbeschreibung definierten Parametern gefiltert werden kann;
5.2.2. Bestandteil der angebotenen Leistung ist eine zentrale Ansprechperson für die ÜSTRA sowie eine werktags von 7 bis 18 Uhr besetzte Hotline.

Voraussetzungen der Bewertung mit zwei (2) Punkten sind:

2.2.1. Das Konzept mit einem sehr detaillierten Reporting, das durch die ÜSTRA selbst generiert werden kann;
2.2.2. Bestandteil der angebotenen Leistung ist eine zentrale Ansprechperson für die ÜSTRA sowie eine werktags von 8 bis 17 Uhr besetzte Hotline.

Die erreichten Punkte werden zur Gesamtpunktzahl mit der angegebenen Gewichtung addiert.

Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen), (Formblatt - Angaben zum Unternehmen (Versicherung/Umsatz)

Angabe der Eintragung in ein Handelsregister, alternativ eine Angabe nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist.

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 f. GWB (Formblatt - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen) - (Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft für alle Mitglieder einzureichen!).

Einzureichen ist ein Nachweis einer angemessenen Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- sowie für Sach- und Vermögensschäden (inkl. Mietsachschäden).

Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Formblatt - Angaben zum Unternehmen (Versicherung/Umsatz).

Darstellung der unternehmensinternen Strukturen zur Sicherstellung der Qualität, die Darstellung ist entbehrlich, wenn ein Nachweis einer Zertifizierung gem. ISO 9001:2015 oder gleichwertig eingereicht wird; (Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft für alle Mitglieder einzureichen!),

cEinzureichen ist eine Liste über vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren (2021 bis 2025). Vergleichbar ist eine Referenz aus den letzten fünf (5) Jahren, die einen standardisierten Einzug fälliger Forderungen zum Gegenstand haben.

Nachzuweisen ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt über abgeschlossene Inkassoleistungen mit einem Jahresvolumen von mindestens 5.000 Vorfällen pro Jahr oder alternativ einem Jahresvolumen eingezogener Forderungen in Höhe von mindestens 200.000,- EURO. Die erbrachte Leistung muss seit mindestens zwölf (12) Monaten erbracht worden sein.

Gefordert werden pro Referenz folgende Mindestangaben:
- Beschreibung der erbrachten Leistungen im jeweiligen Referenzprojekt
- Nennung des Auftraggebers und einer Ansprechperson
- Nennung der Branche des Auftraggebers
- Nennung der Projektdauer
- Nennung der Vertragslaufzeit für den Regelbetrieb
- Optional: Angaben zum Netto-Auftragswert

Mindestanforderung:
Nachzuweisen ist mindestens eine vergleichbare Referenz aus den letzten fünf (5) Jahren.

Sollten mehr als vier (4) geeignete Bewerber einen Teilnahmeantrag fristgemäß und vollständig einreichen und die Mindestanforderungen erfüllen, erfolgt eine Beschränkung des Bieterkreises auf maximal vier Bieter.

1. Entscheidend ist zu 50% die anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand des Grades der Vergleichbarkeit und der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar erbrachten Leistungen gemäß Formblatt - Eigenerklärung zu den Referenzen. Zugelassen sind nur vergleichbare Referenzprojekte im Sinn des Abschnitts II. 3 b) der Bewerberinformation.

Die Vergabestelle beschränkt die Zahl der einreichbaren Referenzen auf 5 Referenzen pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft. Jede der eingereichten Referenz wird anhand des nachstehenden Punktesystems wie folgt bewertet:

Anforderungen:
Das vergleichbare Referenzprojekt umfasste die Implementierung und den Regelbetrieb eines Forderungseinzugs über mehr als 5.000 Fälle:

Mindestens 6000 Fälle, weniger als 8000 Fälle: 1 Punkt
Mindestens 8000 Fälle, weniger als 10.000 Fälle: 2 Punkte
Mehr als 10.000 Fälle = 3 Punkte

Die Lösung des vergleichbaren und abgeschlossenen Referenzprojektes ist seit mehr als zwölf Monaten im Regelbetrieb.
> 12 Monate = 1 Punkt
> 24 Monate = 2 Punkte
> 48 Monate = 3 Punkte

Die Lösung des vergleichbaren und abgeschlossenen Referenzprojektes umfasst spezifische Schnittstellen:
Patris Offis = 1 Punkt

Referenz aus dem Bereich ÖPNV/SFV/SGV/SNV: 1 Punkt

Jede Referenz kann somit maximal 6 Punkte erreichen.

Referenzinhalte werden nur dann mit der entsprechenden Punktzahl bewertet, wenn die Erfüllung des jeweiligen Kriteriums klar aus der Referenzbeschreibung hervorgeht.

Maximal dürfen fünf (5) Referenzen eingereicht werden, somit können maximal 30 Punkte erreicht werden. Der Maximalpunktzahl sind 50 Punkte zugeordnet. Die Bewerber erhalten entsprechend der erreichten Punktzahl proportional weniger Punkte.

Das weitere Auskriterium lautet wie folgt:

2. Grad der Kundenzufriedenheit (50%)

Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt - Erklärung zur Kundenzufriedenheit, das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten vergleichbaren Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte. Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:

Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 15 Punkte.

Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 8 Punkte.

Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.

Der Maximalpunktzahl sind 50 Punkte zugeordnet. Die Bewerber erhalten entsprechend der erreichten Punktzahl proportional weniger Punkte.
Die vier (4) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen (Summe aus "Kompetenz und Erfahrung" und "Grad der Kundenzufriedenheit") werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.

Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die ÜSTRA vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.

b) Darstellung der unternehmensinternen Strukturen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und eines Sicherheitskonzeptes in Gestalt eines Informationssicherheits-/Managementsystems und Notfall-Management entsprechend den Vorgaben der ISO 27001 oder gleichwertig, die Darstellung ist entbehrlich, wenn ein Nachweis einer Zertifizierung gem. ISO 27001 oder gleichwertig eingereicht wird;