Das der Angebotsaufforderung beigefügte Preisblatt ist ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Der niedrigste Gesamtpreis gem. Preisblatt bildet den Referenzpreis, der die volle Bewertungspunktzahl von 50 Punkten erhält. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich nach folgender Formel:
Bewertungspunkte = 50 X (Referenzpreis dividiert durch Angebotspreis).

Das eingereichte Konzept wird auf Plausibilität und Schlüssigkeit geprüft. Vergeben werden maximal 15 Punkte. Die Vergabe der Punkte erfolgt im Schulnotenprinzip gem. nachstehendem Schema:
Die Qualität wird im Schulnotenprinzip von "sehr gut" bis "ungenügend" bewertet. Es werden die entsprechenden Zwischennoten von maximal 15 Punkte (=sehr gut +) bis 0 Punkte (=ungenügend) gebildet. Die Angebote werden im Vergleich zueinander bewertet.
Ein Angebot muss als Grundlage der Wertbarkeit die Wertungsstufe 3 erreichen.

Das Umsetzungskonzept darf fünfzig (50) Seiten (A4-Format, maximal 300 Wörter pro Seite) oder sechzig (60) Präsentationsfolien nicht überschreiten. Erläuterungen, die die maximale Vorgabe überschreiten, werden nicht gewertet.

Wertungsstufe Anforderungen
1. Die Zielsetzung der störungsfreien Übernahme des Scanservice nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung wird durch das eingereichte Umsetzungskonzept in höchstem Maß erfüllt und während der Vertragslaufzeit sichergestellt.
Die Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind durch konkrete Praxiserfahrungen aus vergleichbaren Referenzprojekten umfassend belegt und vertieft dargestellt.
Die Umsetzung der Implementierung binnen eines Zeitraums von 6 Monaten ist verbindlich angeboten und plausibel dargestellt.
Mitwirkungsobliegenheiten des Auftraggebers sind detailliert erfasst.

Sehr detailliert 15 bis 13 Punkte

2. Die Zielsetzung der störungsfreien Übernahme des Scanservice nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung erscheint durch das eingereichte Umsetzungskonzept erfüllt und während der Vertragslaufzeit sichergestellt.

Die Umsetzung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind umfassend dargestellt.

Die Umsetzung der Implementierung binnen eines Zeitraums von 6 Monaten ist plausibel dargestellt.

Mitwirkungsobliegenheiten des Auftraggebers sind detailliert erfasst.

Detailliert 12 bis 10 Punkte

3. Die Zielsetzung der störungsfreien Übernahme des Scanservice nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung erscheint durch das eingereichte Umsetzungskonzept im Wesentlichen erfüllt und während der Vertragslaufzeit sichergestellt. Es bleiben Unklarheiten. Jedoch stellen diese Fragen und Unklarheiten die Zielerreichung nicht in Frage.

Die Umsetzung der Implementierung binnen eines Zeitraums von 6 Monaten ist plausibel dargestellt.

Mitwirkungsobliegenheiten des Auftraggebers sind erfasst.

In Teilen detailliert 9 bis 7 Punkte

4. Die Zielsetzung der störungsfreien Übernahme des Scanservice nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung erscheint durch das eingereichte Umsetzungskonzept nur teilweise erfüllt und während der Vertragslaufzeit sichergestellt.
grob 6 bis 0 Punkte

Innerhalb der Punktvergabe werden je nach Qualität und Plausibilität der Konzepte Abstufungen innerhalb der Punktvergabe vorgenommen. Die erreichte Punktzahl wird mit der o.g. Prozentzahl innerhalb der Angebotswertung gewichtet.

Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) wird akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich dann die jederzeitige Abforderung der geforderten Nachweise vor.

a) Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Antrag auf Teilnahme";

b) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 f. GWB sowie zum LkSG;

c) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden muss 10.000.000,-. EUR mit zweifacher Maximierung betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.

d) Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.

a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar.

b) Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden.

a) Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz;

b) Referenzliste über vergleichbare Leistungen der letzten drei (3) Jahre über Scandienstleistungen. Vergleichbar sind Scandienstleistungen mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten. Anzugeben sind:

- Projektinhalt mit Angaben zu Zeitdauer und Charakteristik, Projektziel,
- Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer,
- Leistungszeitraum,
- Kurzbeschreibung der durchgeführten Dienstleistungen.

c) Mindestanforderung ist mindestens eine vergleichbare Referenz der letzten drei (3) Jahre über Scandienstleistungen mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten.

d) Eigenerklärung und Angabe des jährlichen Mittelwertes der in den letzten drei Jahren im Unternehmen angestellten Personen, jeweils aufgegliedert in die Bereiche Beratung, operativer Scanservice und Kundenbetreuung.

e) Eigenerklärung, dass der Bewerber in der Lage ist, die vertragsgegenständlichen Leistungen in Bezug auf das ersetzende Scannen gem. Anforderungskatalog der BSI TR-03138 RESISCAN zu erbringen.

Entscheidend ist zu 50% die anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand des Grades der Vergleichbarkeit und der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Leistungen.

Die Zahl der Referenzen, die eingereicht werden dürfen, wird auf fünf Referenzen beschränkt. Voraussetzung der Wertbarkeit ist eine vergleichbare Referenz. Vergleichbar sind Scandienstleistungen der letzten drei (3) Jahre mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten.
Jede Referenz wird nach nachfolgendem System bewertet, die erreichten Punkte werden addiert:

Kriterium Anforderung
Art des Referenzgebers
Referenzgeber im Bereich der deutschen gesetzlichen Krankenversicherung (Träger der GKV oder ARGE innerhalb der GKV) - 15 Punkte
Referenzgeber im Bereich der deutschen Sozialversicherung - 10 Punkte
Referenzgeber im Bereich der öffentlichen Verwaltung oder europäischen Sozialversicherung 5 Punkte

Referenzumfang Scandienst der letzten drei (3) Jahre inkl. OC-Erkennung (Optical Charakter Recognition) mit Scanvolumen in Höhe von mind. 15 Mio Seiten pro Jahr über die letzten drei Jahre und mindestens 1 Mio Erkennungsverfahren pro Jahr
= 15 Punkte

Scandienst der letzten drei (3) Jahre inkl. OC-Erkennung (Optical Charakter Recognition) mit Scanvolumen in Höhe von mind. 10 Mio Seiten pro Jahr über die letzten drei Jahre und mindestens 100.000 Erkennungsverfahren pro Jahr
= 10 Punkte

Scandienst der letzten drei (3) Jahre inkl. OC-Erkennung (Optical Charakter Recognition) mit Scanvolumen in Höhe von mind. 5 Mio Seiten pro Jahr über die letzten drei Jahre und mindestens 50.000 Erkennungsverfahren pro Jahr
=5 Punkte

Scandienst der letzten drei (3) Jahre mit Scanvolumen in Höhe von mind. 15 Mio Seiten pro Jahr über die letzten drei Jahre
= 2 Punkte

Referenzart
Referenz im Zusammenhang mit der Erstellung strukturierter Abrechnungsdaten gem. § 302 SGB V Referenz der letzten drei (3) Jahre im Zusammenhang mit der Erstellung strukturierter Abrechnungsdaten gem. § 302 SGB V
= 10 Punkte

Die pro Referenz erreichten Punktzahlen werden addiert und fließen mit 50% in das Gesamtergebnis ein.

Maximal erreichbar sind 175 Punkte (Maximalpunktzahl). Die erreichte Punktzahl wird durch die Maximalpunktzahl dividiert und mit 50 multipliziert.

2. GRAD DER KUNDENZUFRIEDENHEIT (50%)

Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt "Erklärung zur Kundenzufriedenheit" (Anlage 5), das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu in Abschnitt III. Ziffer 1. eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte gem. Abschnitt III Ziffer 1.

Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:
Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 10 Punkte.

Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte.
Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.

Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (50 %) multipliziert.

Die vier (4) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen (Summe aus "Kompetenz und Erfahrung" und "Grad der Kundenzufriedenheit") werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.

Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die Vergabestelle vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.

Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt "Erklärung zur Kundenzufriedenheit" (Anlage 5), das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu in Ziffer 1.1 eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte gem. Ziffer 1.1.

Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:

Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 10 Punkte.

Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte.

Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.

Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (50 %) multipliziert.