Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes und ggf. zur Erfüllung des Auftrages verwendet werden.

Jede Nutzung für andere Zwecke ist untersagt. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung der Auftraggeberin zulässig.

Wird kein Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen in eigener Zuständigkeit zu vernichten. Auch nach Beendigung der Angebotsphase haben alle Empfänger der Vergabeunterlagen über die bekannt gewordenen Informationen Verschwiegenheit zu bewahren. Sie haben hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

Die Auftraggeberin behandelt die eingehenden Angebotsunterlagen und die dazugehörigen Unterlagen vertraulich und verwahrt sie sorgfältig.

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die Auftraggeberin. Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden die nachfolgenden Daten von den Bewerbern/Bietern verarbeitet:

- Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bewerbern/Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bewerber/Bieter (z. B. Vorname und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).

- Daten zur Qualifikation und Eignung der vom Bewerber/Bieter eingesetzten Beschäftigten und Referenzen über in der Vergangenheit des Bewerbers/Bieter ausgeführte vergleichbare Leistungen (nebst persönlicher Kontaktdaten der Ansprechpartner). Die Bewerber/Bieter müssen jeweils vor der Benennung sicherstellen, dass die Ansprechpartner in die Weitergabe der persönlichen Kontaktdaten und die Angabe der Referenzen eingewilligt haben.

Die Auftraggeberin hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die vergaberechtlichen Bestimmungen zu beachten. Die Daten werden gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen verarbeitet:

- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 1 UVgO und § 31 ff. UVgO,
- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 1 UVgO und § 31 ff. UVgO,
- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung dieser Daten gesetzlich zulässig ist oder die Bewerber/Bieter in die Übermittlung der Daten eingewilligt haben.

Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten der Bewerber/Bieter gelten grundsätzlich die bundesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.
Darüber hinaus unterliegen der Auftraggeberin weitere Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht ergeben. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betreffenden personenbezo-genen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich zudem nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.