Verfahrensangaben

Die Hansestadt Lübeck hat gemeinsam mit der Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH eine standardisierte und lernförderliche IT-Infrastruktur an den Lübecker Schulen etabliert. Als zentraler Dienstleister und Single Point of Contact steuert die Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH alle Belange der schulischen IT. Der Erfolg dieses Konzepts beruht auf standardisierter Hardware und digitalisierten, barrierefreien Beschaffungsprozessen.
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Um diesen Standard zukunftssicher aufrechtzuerhalten, steht im Jahr 2026 ein Generationenwechsel an: iPads der 8. Generation haben das Ende ihres Lebenszyklus erreicht und werden durch moderne iPads der 11. Generation ersetzt.
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Hauptziel des Projektes ist der strukturierte und koordinierte Austausch ca. 4.500 (zusätzlich 500 optional) schulisch genutzter iPads vom September 2026 bis maximal Januar 2027. Das Projekt gewährleistet einen reibungslosen Übergang im laufenden Schulbetrieb, sodass der Unterricht ohne Einschränkungen fortgeführt werden kann.
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Der Vertragsgegenstand gliedert sich in folgende Kernbereiche:
- Ansprechpartner und Kommunikation: Benennung fester Ansprechpartner inkl. Vertretung vor Leistungsbeginn; Beantwortung von Rückfragen spätestens innerhalb eines Werktages.
- Vorbereitung und Inventarisierung: Physische Erfassung, Kennzeichnung und Inventarisierung aller Neugeräte vor dem Rollout, sowie Anbringung der Schutzhüllen, Aufkleben von Service-Tags und Inventarnummern, Inbetriebnahme (WLAN-Profil).
- Systemintegration: Technische Einbindung der neuen Hardware in die bestehenden schulischen Verwaltungssysteme (Apple School Manager).
- Zeitversetzte Reverse-Logistik: Erst nach der erfolgreichen Inbetriebnahme und Übergabe der Neugeräte erfolgt in einem nachgelagerten Schritt die strukturierte Rücknahme und Erfassung der Altgeräte
- Termingerechte Abholung und Lieferung Neu- & Altgeräte: Abholung der Altgeräte sowie Lieferung der Neugeräte an die benannten Standorte inklusive erforderlicher Logistik und Dokumentation (Liefernachweise) sowie fachgerechte Entsorgung von Verpackungsmaterial.
- Liefer- und Übergabenachweise: Vorlage vollständig ausgefüllter, leserlich unterschriebener Nachweise für alle Lieferungen und Abholungen; Bereitstellung in digitaler Form.
- Rückankaufswert: Angabe eines verbindlichen Rückankaufswertes für funktionsfähige und funktionsunfähige Altgeräte als Verrechnung mit dem Rechnungsbetrag nach Leistungsabschluss.
- Verschrottung & Löschung: Datenschutzkonforme Löschung sämtlicher Altdaten nach anerkannten bzw. zertifizierten Standards einschließlich Nachweisführung; nicht weiterverwertbare Geräte sind fachgerecht zu entsorgen.
- Optionale Erweiterung: Optionaler Abruf von bis zu 500 zusätzlichen Geräten ohne Abnahmeverpflichtung; Abrechnung nach tatsächlichem Abruf zu den angebotenen Konditionen. Abholung und Lieferung können unabhängig voneinander erfolgen.
- Datenbereitstellung: Übergabe aller strukturierten Gerätedaten (z. B. Seriennummern, MAC-Adressen) an Auftraggeber zur nahtlosen Pflege der schulischen Bestandsdatenbanken.

Vertragslaufzeit und Optionen
Das Projekt wird für eine feste Grundlaufzeit von September 2026 bis Februar 2027 abgeschlossen. Dem Auftraggeber wird das einseitige Recht eingeräumt, den Vertrag durch Optionserklärung um bis zu sieben weiteren Monaten (auf eine maximale Gesamtlaufzeit von einem Jahr) zu den bestehenden Konditionen zu verlängern. Eine Abnahmeverpflichtung für die Schulen über die tatsächlichen Abrufe hinaus besteht nicht.

Lieferfristen
Die Lieferung soll nach offiziellem Abruf durch die SWL-Innovation innerhalb der in der Angebotsphase kommunizierten Lieferzeiten erfolgen. Grundsätzlich ist die kurze Lieferzeit/schnelle Verfügbarkeit der Geräte/Materialien an den Lübecker Schulen wichtig.

Lieferorte
Die Lieferung der Materialien erfolgt an individuelle Adressen von Lübecker Schulen. Die Lieferung ist durch die Unterschrift eines Liefernachweis von der belieferten Schule zu bestätigen. Der Name des/der Unterzeichnenden muss eindeutig identifizierbar sein (ggf. Ergänzung des Namens in Druckschrift). Die Rechnung ist schulbezogen zu stellen. Der Lieferschein ist zusammen mit der jeweiligen Rechnung der Stadtwerke Lübeck Innovation in digitaler Form (.pdf) zuzusenden. Bei der Benennung der pdf-Dateien sind der Name der belieferten Schule, die Bezeichnung des gelieferten Materials sowie die Stückzahl anzugeben.

Anforderungskatalog / Ablaufplan
Der beigefügte Ablaufplan sowie der Anforderungskatalog sind Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und müssen bestätig bzw. bei Abweichungen detailliert beschrieben werden.

Die Lieferung der Materialien erfolgt an individuelle Adressen von Lübecker Schulen und Einrichtungen. Die Lieferung ist durch die Unterschrift eines Lieferscheins von der belieferten Einrichtung zu bestätigen. Der Lieferschein ist zusammen mit der Rechnung der Stadtwerke Lübeck Digital GmbH in digitaler Form (.pdf) zuzusenden. Bei der Benennung der pdf-Dateien sind der Name der belieferten Schule/Einrichtung, die Bezeichnung des gelieferten Materials sowie die Stückzahl anzugeben.

Alle Bieter haben die im Bereich "Bedingungen" definierten Eignungsnachweise im aktuellen Umfang vollständig zu erbringen. Angebote, die keine vollständigen Eignungsnachweise beinhalten, werden von der Angebotswertung ausgeschlossen.
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Die Zuschlagskriterien (Bewertungskriterien) sind den jeweiligen Anforderungskatalogen zu entnehmen. Mindestanforderungen sind zwingend zu erfüllen. Nachweise für die Erfüllung der Mindestanforderungen sind mit den Angebotsunterlagen einzureichen.

Die Vergabekammer leitet gem. § 160 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1
Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, nach der Angebotsabgabe technische Aufklärungsgespräche zu führen.

Die Angebotsöffnung erfolgt digital im Vergabeportal.

Für die digitale Angebotsöffnung sind Herr Eugen Eckhardt (Stv. Leiter Einkauf) und Frau Maria Rhein (Strategischer Einkauf) zuständig.

Der Auftraggeber behält sich das Recht zur Nachforderung von fehlenden oder unvollständigen Unterlagen vor.