Verfahrensangaben

Der Bieter gibt im Preisblatt einen Agentursatz in Prozent (%) an, der auf das vom Auftraggeber prognostizierte Mediabudget angewendet wird.
Das hieraus resultierende Agenturhonorar für die Kampagnenleistung ergibt sich aus der Multiplikation des angegebenen Prozentsatzes mit dem prognostizierten Mediabudget.

Der Bieter gibt im Preisblatt einen Stundensatz (netto) für Beratungen an.

Die Bewertung des Angebotes im Zuschlagskriterium "Qualität Konzept" erfolgt auf Basis des durch den Bieter beizubringenden Angebotskonzeptes.

Eine positive Bewertung erhält ein Angebotskonzept, wenn:
- Innerhalb des skizzierten Medienberatungsprozesses eine Zielgruppenanalyse auf einer Kombination von mindestens einem internen Mediaplanungstools (z.B. Best4Planning), plus mindestens zwei externen Markt- und Mediadaten (z. B. Agof, Statista, GfK, etc.), sowie First-Party-Daten (z. B. Website, CRM) beruht. Ein Zusatzpunkt wird für Ansätze vergeben, welche übergreifend, Online und Offlinemedien, berücksichtigen und miteinander verknüpfen.
- Erfolgsmessung beinhaltet 1 Ziel-KPI die direkt das Business Ziel misst und nicht operativ ist. Mindestens 2 Steuerungs-KPIs wurden genannt und stehen im logischen Zusammenhang mit Ziel-KPI. Korrektes identifizieren von mindestens einer nicht aussagekräftigen KPI, plus Begründung.
- Kanalauswahl ist ziel-und funnelgerecht. Die Abrechnungsmetrik wurde genannt und sinnvoll gewählt. Budgetverteilung ist logisch und plausibel.
- Tracking und Problemlösung - Basis Events werden genannt und das Potenzial von zusätzlichen Events gesehen. Fünf Ansätze zur Problemlösung ("hohe Klickzahlen, geringe Conversion") werden genannt, die Priorisierung der Schritte ist effektiv.
- Optimierung - Volle Punktzahl bei erkennbarem Lernphasen-, Volumen- und Signifikanzverständnis sowie bewusster Zurückhaltung früher Effizienz-Optimierung.

Eine negative Bewertung erhält ein Angebotskonzept, wenn:
- Innerhalb des skizzierten Medienberatungsprozesses eine Zielgruppenanalyse auf einer Kombination von mindestens einem internen Mediaplanungstools (z.B. Best4Planning), oder mindestens zwei externen Markt- und Mediadaten (z. B. Agof, Statista, GfK, etc.), ohne First-Party-Daten (z. B. Website, CRM) beruht.

- Die Begründung der Planungsstruktur für die Kampagne keinen direkten Bezug auf die Ergebnisse der Zielgruppenanalyse nimmt oder Performance-Metriken verwendet wurden, die nicht zielführend sind.
- Die Stärken und Limitationen der Kanäle und Werbeformate nicht erkannt oder falsch eingeschätzt wurden.
- Ein Beispiel-Reporting oder Mediaplan fehlt.

Eine Reaktionszeit innerhalb der regulären Geschäftszeiten (Mo-Fr 6-18 Uhr) von mehr als 2 Stunden wird nicht berücksichtigt und führt zum Ausschluss vom Verfahren. Maßgeblich sind daher nur Reaktionszeiten von unter bis zu Stunden.

< 1 Stunde = 100 Punkte (ungewichtet)
1-2 Stunden = 50 Punkte (ungewichtet)
> 2 Stunden = Ausschluss

Die Reaktionszeit an Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen sowie außerhalb der Geschäftszeiten (18-6 Uhr) darf eine Dauer von 5 Stunden überschreiten.

Eine Reaktionszeit von mehr als 5 Stunden wird nicht berücksichtigt und führt zum Ausschluss vom Verfahren. Maßgeblich sind daher nur Reaktionszeiten von unter 5 Stunden.

< 1 Stunde = 100 Punkte (ungewichtet)
1-2 Stunden = 75 Punkte (ungewichtet)
2-3 Stunden = 50 Punkte (ungewichtet)
3-4 Stunden = 25 Punkte (ungewichtet)
4-5 Stunden = 0 Punkte
> 5 Stunden = Ausschluss

2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
a) Unternehmensprofil

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:
- Agenturvorstellung hinsichtlich des Leistungsgegenstandes
o Darstellung der Kompetenzen und Erfahrung im Bereich Performance-Marketing
o Übersicht der angebotenen Leistungen, Methoden und eingesetzten Technologien
o Offizielle Partnerschaften mit Plattformen (z. B. Google Premier Partner, Meta Business Partner) + Zertifizierte Mitarbeiter (z. B. Google Ads-Zertifizierungen, Facebook Blueprint)
- Darstellung der Organisationsstruktur und Zuständigkeiten
o Organigramm oder Beschreibung der Aufbauorganisation
o Darstellung der Verantwortlichkeiten für die angebotenen Leistungen
o Angaben zu Ansprechpartnern und Projektverantwortlichen
- Mitarbeiterzahlen
o Gesamtanzahl der Beschäftigten
o Anzahl der Mitarbeiter, die direkt im Bereich Performance-Marketing tätig sind
o ggf. Angaben zu regelmäßig eingebundenen externen Partnern oder Freelancern.

2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
b) Unternehmensreferenzen

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt drei vergleichbaren Unternehmensreferenzen geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.
Der Auftraggeber definiert die nachstehenden Mindestanforderungen an die Unternehmensreferenzen:
- Beratung, Planung, Aussteuerung von datengetriebenen Performance Kampagnen mit einem Mediavolumen i. H. v. mindestens 100TEUR/ Jahr,
- Umsetzung erfolgte über Google-Ads/ DV360, Linkedin, Meta-Ads, und/ oder TikTok Ads
- In der Kampagne erfolgten konkrete Erfolgsmessungen mit nachweisbarer Performance Steigerung (z. B. ROAS, CPA, Conversion-Rate-Steigerung)
- Testimonial und/oder Kontaktinfo des jeweiligen Auftraggebers bitte transparent mit aufführen
- Referenz ist nicht älter als fünf Jahre (bemessen am Abschlussdatum des Leistungszeitraums).

2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
c) Angaben zu Fachkräften

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch die Angeben zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bieter sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt:

Projektleiter (m/w/d):

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter bzw. die Projektleiterin, welche(r) für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen.

Der Projektleiter oder die Projektleiterin, hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:
- Die Person muss mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich "Performance-Marketing" aufweisen, insbesondere in den Bereichen SEA, Social Ads, Programmatic Advertising, Tracking & Analytics aufweisen
- Zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Marketing Automation, Attribution- Modellierung und API-Anbindung können im Formular freiwillig angegeben werden.
- Die Person muss über eine klare und proaktive Kommunikationsfähigkeit, über Fähigkeiten zur schnellen Identifizierung von Potenzialen und Problemen sowie der Erarbeitung proaktiver Lösungsansätze, Fähigkeiten zur Priorisierung von Aufgaben, dem Setzen und Einhalten von Deadlines und der Planung und effizienten Verteilung von Ressourcen verfügen.
- Die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist.

2.2.1. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
c) Angaben zu Fachkräften

Performance-Marketing Manager (m/w/d):

Der Bieter hat zwei (2) Performance-Marketing Manager oder Managerinnen zu benennen, welche im Auftragsfall für die Bearbeitung der in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen eingesetzt wird.

Die Performance-Marketing Manager oder Managerinnen haben (jeweils) die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:

- mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Performance-Marketing
- Einschlägige praktische Erfahrungen im Setup, der Analyse und Optimierung von Ad Plattformen wie Google Ads, DV360 oder andere DSPs, Meta Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads
- Zusätzliche Kenntnisse im Bereich Marketing Automation, Attribution-Modellen und API-Anbindung können freiwillig angegeben werden.
- Grundlagenkenntnisse in Conversion-Optimierung (CRO), wie A/B Testing, UX-Optimierung, Landingpage-Analyse
- die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist.

2.2.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung

Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Eigenerklärung einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft.

Der Bieter verpflichtet sich, während der gesamten Vertragslaufzeit eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU oder einem gleichgestellten Staat zugelassenen Versicherungsunternehmen zu unterhalten.

Die Versicherung muss Deckungssummen in branchenüblicher Höhe für Personen-, Sach- und Vermögensschäden aufweisen. Die konkreten Deckungssummen sind im hierfür vorgesehenen Formblatt anzugeben und im Falle einer Zuschlagserteilung unaufgefordert durch Einreichung einer Versicherungsbestätigung zu belegen.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, während der Vertragslaufzeit eine Erhöhung der Versicherungssummen zu verlangen, sofern er feststellt, dass die bestehende Deckung im Hinblick auf Art, Umfang oder Risiko der vertraglichen Leistungen nicht ausreichend ist.

Der Bieter erklärt sich bereit, einer entsprechenden Aufforderung des Auftraggebers nachzukommen und den erhöhten Versicherungsschutz unverzüglich nachzuweisen.