Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Full-Service-Agentur für die Mailing-Aktivitäten (=Spendenbriefe) des DRK e.V. Generalsekretariat.
Gesucht wird eine Full-Service-Agentur mit Erfahrung im Fundraising, mit der eine Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Kreation, Produktionsabwicklung und Projektsteuerung des DRK-Mailingprogrammes (=Spendenbriefe) abgeschlossen werden soll. Die bestehenden Mailingkonzepte sollen weiterentwickelt, Spender gebunden und Neuspender gewonnen werden. Der Fokus der Mailingaktivitäten liegt auf der Spendeneinwerbung, Neuspendergewinnung.
Das DRK verfügt über langjährige Erfahrung im Dialogmarketing. In der Ausschreibung geht es grundsätzlich um postalische Spendenbriefe (=Mailings). In den Mailings des DRK werden unterschiedliche Aufgaben aus dem satzungsgemäßen Spektrum des DRK - sowie In- und Auslandsthemen - exemplarisch kommuniziert.
In den letzten Jahren hat das DRK Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich versendet. Die Gesamtauflage basiert grundsätzlich auf einer internen Strategie und externen Markteinflüssen. Die Auflagen je Mailing variieren dabei, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, den Zielgruppen und dem Versandzeitpunkt stark. Es werden über 65 Mailings im Jahr versandt.
Optionale Vertragsverlängerung: Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmalig um weitere 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit (spätestens zum 30.09.2028) schriftlich kündigt.
Die Bewertung des Angebotspreises erfolgt auf Grundlage des kumulierten Gesamtangebotspreises. Maßgeblich ist hierbei die Summe aller in der beigefügten Preismatrix angegebenen Bruttopreise (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer).
Bitte beachten Sie ausdrücklich:Nicht ausgefüllte Preisfelder in der Preismatrix werden für die Bewertung mit null (0,00 EUR) angesetzt. Der Bruttopreis (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer) ist verbindlicher Referenzwert für die Angebotswertung.
Alle Preisangaben sind vollständig und eindeutig in der vorgesehenen Matrix einzutragen. Unvollständige oder uneinheitliche Angaben können die Wertbarkeit des Angebots beeinträchtigen.
Im Rahmen dieses Unterkriteriums wird beurteilt, inwieweit die Agentur ihr Full-Service-Leistungsspektrum im Bereich Mailing-Erstellung nachvollziehbar und transparent darstellt. Zentrale Bewertungsgrundlage ist die Erläuterung, wie sämtliche mit der Umsetzung eines Mailings verbundenen Aufgaben koordiniert und zu einem reibungslosen Projektablauf zusammengeführt werden.
Besonders positiv bewertet wird, wenn deutlich wird, dass die Agentur über etablierte und standardisierte Prozesse verfügt, um alle Projektphasen effizient zu steuern - von der Themenrecherche über die Inhouse-Kreation bis hin zur Zusammenarbeit mit nachgelagerten Dienstleistern wie Druckereien und Lettershops. Die Beschreibung sollte außerdem aufzeigen, wie verbindliche Timings erstellt, eingehalten und wie die einzelnen Leistungsbausteine sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.
Negativ bewertet wird, wenn kein überzeugender Nachweis für ein integriertes, eingespieltes Vorgehen erbracht wird oder der beschriebene Prozess nicht erkennen lässt, dass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann.
Mit diesem Unterkriterium wird die Qualität der geplanten Herangehensweise und Zusammenarbeit beurteilt. Maßgeblich für die Bewertung sind die Erläuterung der Vorstellungen einer Jahresplanung, die Darstellung der kontinuierlichen Marktbeobachtungstätigkeiten, die Erläuterung zum Datenschutzkonzept, die Erläuterung zur Einhaltung der DZI-Vorgaben, die Vorstellung der geplanten Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und die Erläuterung zur Bereitschaft und Herangehensweise im Katastrophenfall. Ebenfalls für die Bewertung entscheidend ist die Darstellung des routinierten Umgangs mit ebenfalls am Produktionsprozess beteiligten weiteren Dienstleistern sowie das Aufzeigen der Kompetenzen im Bereich on- und offline Vernetzung.
Zeigt die Herangehensweise an die oben genannten Themen eine außerordentliche Auseinandersetzung mit dem Themengebiet und den Bedürfnissen des DRK führt dies zu einer positiven Bewertung. Eine nachvollziehbare und ausführliche Erläuterung und Darstellung wird vorausgesetzt.
Erscheint das Konzept hinsichtlich der oben genannten Themen nur stark rudimentär, weist es keinen Bezug zu dem Themengebiet und den Bedürfnissen des DRK auf, führt dies zu einer negativen Bewertung. Eine mangelhafte Erläuterung und Darstellung werden ebenfalls negativ bewertet.
Mit diesem Unterkriterium wird die zielgruppengerechte textliche Ausarbeitung der eingereichten Arbeitsproben beurteilt.
Eine gute Bewertung erhält der Bieter, wenn der Bieter mit einer sprachlichen Gewandtheit in Bezug auf Rhetorik und Didaktik unter Beachtung der definierten Zielgruppen aufweist. Flüssige Übergänge und eine logische Leitung werden hierbei besonders positiv bewertet.
Positiv bewertet wird zudem, wenn die verschiedenen Entwürfe erkennbar einen roten Kommunikationsfaden verfolgen, ebenso wie eine zu den DRK-Grundsätzen passende Tonalität.
Es erfolgt eine negative Bewertung, wenn die Arbeitsproben eine mangelhafte Rhetorik und Didaktik aufweisen, unnötige Redundanzen vorkommen, die Ansprache der definierten Zielgruppe verfehlt und der Lesefluss durch unpassende Wortwahl, eine fehlende Struktur und Fehler beeinflusst wird. Zudem erfolgt eine negative Bewertung, wenn die im DRK Styleguide und vom DZI vorgegebenen Hinweise nicht beachtet werden sowie durch eine Nichtbeachtung der DRK-Grundsätze. Wird der vorgegebene Rahmen (Länge) nicht eingehalten, erfolgt ebenfalls Punktabzug.
Mit diesem Unterkriterium wird die qualitative Stringenz der grafischen Darstellung der Arbeitsproben bewertet.
Eine gute Bewertung erhält der Bieter, wenn er durch ansprechende grafische Elemente den Textkörper unterstreicht. Eine optisch angenehme und ansprechende Integration der Elemente, die den Lesefluss unterstreicht und nicht hemmt, wird hierbei besonders positiv bewertet. Besonders wird die passende Auswahl der Bildmaterialien, vor dem Hintergrund der thematischen Auseinandersetzung und Zielgruppe betrachtet und positiv bewertet. Positiv bewertet wird zudem, wenn die verschiedenen Entwürfe erkennbar einen roten Kommunikationsfaden verfolgen, ebenso wie eine zu den DRK-Grundsätzen passende Tonalität.
Es erfolgt eine negative Bewertung, wenn die grafischen Elemente und Bilder die im DRK Styleguide vorgegebene Bildsprache des DRK verfehlen oder DZI Richtlinien missachtet werden. Ebenfalls erfolgt eine negative Bewertung, wenn die Auswahl der Bilder nicht den Inhalt des Textes unterstützt oder der Lesefluss stark gestört oder gehemmt wird, die Auswahl der Bilder optisch unangenehm wirkt und keinen Zusammenhang mit dem thematischen Hintergrund aufweist. Ebenfalls werden Abweichungen von dem CD des Auftraggebers negativ bewertet.
Mit diesem Unterkriterium wird die verbale Vorstellung und Erläuterung der schriftlichen Arbeitsproben im Rahmen einer (digitalen) Angebotspräsentation beurteilt.
Eine besonders gute Bewertung erhält der Bieter, wenn er es schafft, seine Arbeitsproben anschaulich zu präsentieren und die Entscheidung für bestimmte grafische und/oder textliche Elemente überzeugend zu erläutern. Darüber hinaus erfolgt eine positive Bewertung, wenn der Bieter die Beantwortung der durch den Auftraggeber vorgegebenen Fragen zu Szenarien ( d) Arbeitsprobe) nachvollziehbar erläutern und erklären kann, sodass eine hohe qualitative Ausführung der Leistung erwartet werden kann.
Wirkt die Präsentation der Arbeitsproben nicht nachvollziehbar, werden keine Aussagen über die Gründe für stilistische Entscheidungen getroffen und passen die Erklärungen nicht zu der gewählten stilistischen Entscheidung, erfolgt eine negative Bewertung. Ebenfalls negativ bewertet wird, wenn der Bieter seine Beantwortung der Fragen zu Szenarien nicht nachvollziehbar darstellen kann.
Aufgrund der unplanbaren Bedarfe an Katastrophenmailings, die erforderlich werden, sofern sich eine globale Katastrophe ereignet, bei der das DRK als Hilfsorganisation unterstützt, kann das Rahmenvereinbarungsvolumen nur abschließend ohne unvorhersehbare Katastrophenmailings definiert werden. Der Auftraggeber geht davon aus, dass das oben definierte Auftragsvolumen im Regelfall ausreichen wird. Erhöhungen oder Überschreitungen bedürfen der Genehmigung durch den Auftraggeber.
Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.
Sämtliche Kommunikation findet ausschließlich über das Vergabeportal statt.
Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:
Deutsches Roten Kreuz e.V.Team Recht / ComplianceCarstennstraße 5812205 Berlin
Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.dtvp.de einzureichen.
Unternehmensbezogene Unterlagen und Erklärungen können nachgefordert werden. Die Nachforderung von Unterlagen ist unzulässig, sobald diese die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen.
1.1 Berufserfahrung der Projektleitung: 0 Jahre = Ausschluss; < 1 Jahr = 5 Pkt.; >= 1 bis < 2 Jahre = 10 Pkt.; >= 2 bis < 3 Jahre = 15 Pkt.; >= 3 bis < 4 Jahre = 20 Pkt.; >=4 Jahre = 25 Pkt.
1.2 Größe des Projektteams: < 1 Fachkraft = Ausschluss; 1 Fachkraft = 3 Pkt.; 2 Fachkräfte = 6 Pkt.; 3 Fachkräfte = 9 Pkt.; 4 Fachkräfte = 12 Pkt.; >= 5 Fachkräfte = 15 Punkte
2.1 Anzahl der Referenzaufträge im auftragsrelevanten Bereich: 0 Unternehmensreferenzen = Ausschluss; 1 Unternehmensreferenz = 5 Pkt.; 2 Unternehmensreferenzen = 10 Pkt.; 3 Unternehmensreferenzen = 15 Pkt.; 4 Unternehmensreferenzen = 20 Pkt.; >= 5 Unternehmensreferenzen = 25 Pkt.
2.2 Referenzaufträge aus dem Bereich Wohlfahrt: 0 Referenzaufträge Wohlfahrt = 0 Pkt.; 1 Referenzaufträge Wohlfahrt = 9 Pkt.; >= 2 Referenzaufträge Wohlfahrt = 15 Pkt.
2.3 Referenzaufträge aus dem Bereich Non-Profit: 0 Referenzaufträge Non-Profit= 0 Pkt.; 1 Referenzaufträge Non-Profit = 9 Pkt.; >= 2 Referenzaufträge Non-Profit = 15 Pkt.
3. Fremdadresseneinkauf: möglich = 0 Pkt.; nicht möglich = 5 Pkt.