Verfahrensangaben

Bereitstellung eines CRM-Systems für die Stiftung Naturschutz SH

Unsere bestehende NAVIS-Software bildet seit vielen Jahren den Kern unserer wichtigsten Geschäftsprozesse ab. Sie wurde speziell für unsere Bedürfnisse entwickelt und kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Doch die Zeit steht nicht still: Die Anforderungen an die Software wachsen stetig. Die Weiterentwicklung von NAVIS auf der bisherigen technologischen Grundlage hätte langfristig Einschränkungen mit sich gebracht, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Erweiterbarkeit und Modernisierung. Die neue Software soll uns dabei helfen, unsere Arbeit effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten. Mit modernen Tools und Standardlösungen können wir künftig nicht nur bestehende Prozesse verbessern, sondern auch neue, bisher nicht digital abgebildete Arbeitsbereiche integrieren. Die integrierten Schnittstellen sorgen dafür, dass alle Softwarelösungen übergreifend zusammenarbeiten, um unsere Geschäftsprozesse durchgängig digital zu unterstützen.
Die NAVIS-Transformation (NaturschutzAktivitätenVisuallisierungundInfor-mationsSystem) beschreibt die Umstellung unserer bisherigen, maßgeschneiderten Softwarelandschaft auf eine Kombination aus Standardsoftware für gängige Prozesse und maßgeschneiderten In-Haus-Lösungen für spezifische Prozesse, die es in dieser Form am Markt nicht gibt. Dabei steht eine grundlegende Modernisierung der Benutzeroberfläche und der zugrunde liegenden Systeme im Fokus, um die langfristige Zukunftsfähigkeit und Wartbarkeit sicherzustellen. Ein zentrales Merkmal der neuen Softwarelandschaft ist die Schnittstellentechnologie, die es ermöglicht, dass verschiedene Programme nahtlos miteinander agieren und Informationen zwischen den Systemen problemlos ausgetauscht werden können.
Im Rahmen der NAVIS-Transform soll ein neues CRM-System beschafft wer-den, um unsere bestehende Datenbank vollständig zu ersetzen. Das System soll umfassende Funktionen zur Verwaltung von Stammdaten von Personen und Organisationen bieten.
Außerdem soll in Zukunft die gesamte Kommunikation über das System ab-gebildet werden. Der Versand von E-Mails, das Erstellen von Briefen inkl. Serienbriefe für einen Massenversand sowie die Telefonie sollen für alle Nutzer*innen einfach und effizient über dieses System zugänglich sein. Elementar wichtig ist außerdem die Dokumentation von diesen Kommunikationsprozessen, um die gesamte Kommunikation zwischen Partner*innen, Kunden und anderen relevanten Geschäftspartner*innen sowie auch für interne Mitarbeiter*innen übersichtlich abzubilden und nachverfolgen zu können.
Es ist uns wichtig, dass das System für alle Mitarbeiter*innen leicht verständlich und zugänglich ist. Ziel ist es, die Zusammenarbeit effizienter, einfacher und transparenter zu gestalten und die Stammdaten Verwaltung übersichtlich abzubilden.

Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Mindestvertragsdauer von 2 Jahren automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht 6 Monate zum Ablauf eines Kalendermonats ganz oder teilweise gekündigt wird.

Bei dieser Ausschreibung handelt es sich um ein zwei Stufen Verfahren, welches in zwei Phasen ausgeschrieben wird.
Phase 1 Teilnahmeanträge:
In dieser Phase werden Interessenten an der Ausschreibung gebeten die unten aufgeführten Eignungsnachweise einzureichen
Interessenten die, die geforderten Unterlagen und Nachweise einreichen und somit ihre Eignung nachweisen, werden in Phase 2 zu einer Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern die Eignungsprüfung ergibt, dass mehr als fünf Bewerber die Mindestanforderungen erfüllen, wird die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber auf maximal fünf begrenzt. Die Auswahl erfolgt anhand der nachfolgend dargestellten wertenden
Eignungskriterien. Die Bewerber werden anhand der erreichten Gesamtpunktzahl in eine Rangfolge gebracht. Zur Angebotsabgabe werden die fünf Bewerber mit der höchsten Punktzahl aufgefordert.
Bei Punktgleichheit auf dem letzten zur Angebotsabgabe berechtigenden Rang entscheidet zunächst die höhere Punktzahl im Kriterium "Qualität und Vergleichbarkeit der Referenzen". Besteht danach weiterhin Punktgleichheit, entscheidet die höhere Punktzahl im Unterkriterium "Vergleichbarkeit des Leistungsumfangs". Besteht danach weiterhin Punktgleichheit, entscheidet das Los.
Die detaillierte Darstellung der Punktevergabe kann der Anlage_15_Wertungsmatrix Teilnahmeantrag entnommen werden.
Phase 2 Angebotsphase:
Die ausgewählten Teilnehmer aus Phase 1 werden zu einer Angebotsabgabe aufgefordert.
BEACHTEN SIE, dass Sie in der Phase 1 keine Angebotsunterlagen einreichen, sondern nur die hier geforderten Nachweise und Unterlagen. Der Auftraggeber ist verpflichtet alle erforderlichen Unterlagen mit Veröffentlichung der Ausschreibung zur Verfügung zu stellen.

1. Auskünfte
Sollten sich aus den vorliegenden Unterlagen oder im Zusammenhang mit der Erarbeitung des Angebotes Fragen ergeben, so können diese rechtzeitig über die Vergabeplattform (DTVP) gestellt werden. Während des Vergabeverfahrens werden telefonische Fragen nicht beantwortet.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen
Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern
oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.