Verfahrensangaben

Konsolidierung und Implementierung der HR Core-Prozesse in einer hybriden SAP SuccessFactors- und H4S4-Lösung (Los 1 der Vergabeverfahren zum "AOK HR-IT-Master").

Die "AOK-Gemeinschaft", bestehend aus den elf selbstständigen AOKs (Körperschaften des öffentlichen Rechts), ihren IT-Dienstleistern (organisiert als Arbeitsgemeinschaften bzw. Gesellschaften bürgerlichen Rechts), der AOK Systems GmbH und der AOK-Bundesverband eGbR, plant die Einführung eines neuen sog. AOK HR-IT-Masters auf Basis von SAP HCM für S/4HANA (H4S4) und SAP SuccessFactors Employee Central mit SAP SuccessFactors Time Tracking sowie SAP BW/4HANA und SAP Build (das "Gesamtprojekt").
Die bisher von den einzelnen AOKs selbstständig gesteuerten technischen Personalprozesse - teils mit eigenen Personalabteilungen, teils zentral oder an verschiedenen Standorten in Deutschland organisiert - sollen im Rahmen des Projekts vereinheitlicht, stärker zentralisiert und größtenteils in die Cloud verlagert werden.
Zur Umsetzung des Gesamtprojekts benötigen die Auftraggeberinnen Unterstützung durch externe Dienstleister, insbesondere in Gestalt von Beratungsleistungen im weitesten Sinne. Diese Leistungen sind in mehrere Lose aufgeteilt, die getrennt voneinander in separaten Vergabeverfahren beauftragt werden.
Gegenstand der hiesigen Ausschreibung von Los 1 ist die Konsolidierung und Implementierung der HR-Core-Prozesse in einer hybriden SAP-Landschaft aus SuccessFactors und H4S4. Die beauftragte Leistung umfasst insbesondere die fachliche und technische Konsolidierung sowie Harmonisierung bestehender HR-Funktionalitäten und -Prozesse, die Konzeption, Konfiguration und Implementierung des neuen AOK HR-IT-Masters gemäß der Zielarchitektur in einem Tenant/Mandanten, die Begleitung und Durchführung stufenweiser Roll-Outs des konfigurierten Systems für die einzelnen AOKs, sowie die Übergabe eines fehlerfreien und betriebsbereiten Systems in den produktiven Betrieb an die Auftraggeberinnen einschließlich erfolgreichem Abschluss der Hypercare-Phase und Vorlage sämtlicher Dokumentationen für den weiteren Betrieb bis spätestens zum Ende der Extended Maintenance der SAP für SAP ECC HCM (aktuell 31.12.2030).
Das Vorhaben ist ein zentraler Baustein der digitalen HR-Transformation der AOK-Gemeinschaft und dient der langfristigen Vereinheitlichung und Optimierung der Personalprozesse innerhalb derselbigen. Der Auftragnehmer des Los 1 wird eine Schlüsselrolle in der technischen und fachlichen Umsetzung des neuen Systems übernehmen.
Die Auftraggeberinnen behalten sich vor, den Zuschlag nur zu erteilen, sofern sämtliche für die Durchführung des Gesamtprojektes (siehe Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung) erforderlichen Lizenzverträge mit der SAP Deutschland SE & Co. KG zustande gekommen sind. Andernfalls behalten sich die Auftraggeberinnen eine Aufhebung des Vergabeverfahrens ohne Zuschlagserteilung vor. Im Übrigen gilt § 63 VgV.

Die Leistungen sind überwiegend in den Räumlichkeiten der Auftraggeberinnen in Frankfurt und Berlin bzw. an anderen Standorten der Auftraggeberinnen innerhalb Deutschlands zu erbringen. Dies gilt insbesondere für Beratungsleistungen, Workshops, Schulungen und alle Meetings, die eine Präsenz vor Ort erfordern. Tätigkeiten, die keine Präsenz vor Ort erfordern, können durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsräumen bzw. remote erbracht werden.

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

(I.) Der AOK-Bundesverband führt das Vergabeverfahren für sich selbst und im Auftrag der weiteren Auftraggeberinnen durch.
(II.) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwenden die Auftraggeberinnen die E-Vergabelösung DTVP.
Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Auftragsunterlagen sind dort abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Auftragsunterlagen zu verwenden soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten.
Bitte beachten Sie, dass die Abgabe der Teilnahmeanträge sowie der späteren Angebote elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Abgabe der Teilnahmeanträge finden Sie in den Vergabeunterlagen (Teilnahmebedingungen).
(III.) (1) Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB ist durch Vorlage der Eigenerklärung in Formblatt A3 der Vergabeunterlagen nachzuweisen.
(III.) (2) Das Nichtvorliegen von Russlandsanktionen nach Art. 5 k Abs. 1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 ist durch Vorlage der Eigenerklärung in Formblatt A4 der Vergabeunterlagen nachzuweisen.
(IV.) (1) Hinweis für Bewerber-/Bietergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist eine entsprechende Erklärung zur Bildung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft einzureichen und es sind die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen und zum Nichtvorliegen von Russlandsanktionen von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft einzureichen.
(IV.) (2) Hinweis zur Eignungsleihe sowie zum Einsatz von Drittunternehmern oder Unterauftragnehmern: Im Fall des Einsatzes von Drittunternehmern/Eignungsverleihern und/oder Unterauftragnehmern ist dies im Verzeichnis der einzusetzenden Drittunternehmer und Unterauftragnehmer anzugeben. Zusätzlich sind im Fall der Eignungsleihe folgende Unterlagen von jedem Unterauftragnehmer und/oder Drittunternehmer, dessen Kapazitäten der Bewerber/Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123/124 GWB und Verpflichtungserklärung zur Erbringung der Leistungen/Kapazitäten gegenüber dem Bewerber/Bieter. Bei bloßen Unterauftragnehmern (d.h. nicht im Fall der Eignungsleihe) können die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123/124 GWB sowie die Verpflichtungserklärung zur Erbringung der Leistungen gegenüber dem Bewerber/Bieter für jeden Unterauftragnehmer optional bereits mit dem Teilnahmeantrag oder mit dem späteren Angebot vorgelegt werden. Sie sind jedenfalls auf Nachforderung der Auftraggeberinnen vorzulegen.
(IV.) (3) Im Weiteren, insbesondere zur Eignungsleihe, wird auf die Konkretisierung in den Auftragsunterlagen verwiesen.

Nachforderungen können gemäß § 56 VgV erfolgen.

Der Bewerber erklärt mit Einreichung seines Teilnahmeantrags, dass er den Auftraggeberinnen bei Abschluss des EVB-IT Erstellungsvertrages und auch nach Zuschlagserteilung auf Aufforderung, höchstens jedoch einmal je Kalenderjahr, nachweist, dass er über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt. Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zur Verjährung aller Mängelansprüche aus diesem Vertrag auf eigene Kosten aufrechterhalten. Die Versicherung muss bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden (insbesondere aufgrund von Betriebsunterbrechungen bei den Auftraggeberinnen und inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen) mindestens EUR 3 Mio. (drei Millionen Euro) pro Schadensereignis und Kalenderjahr abdecken.

Es gilt die Pflicht zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der jeweils geltenden Fassung (Nichtvorliegen von Russland-Sanktionen), siehe hierzu Ziffer 17.5.13 des Vertrags, wonach der Auftragnehmer insbesondere für die gesamte Laufzeit des Vertrags gewährleistet, dass er nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (in der jeweils aktuellen Fassung) genannten Personen oder Organisationen gehört, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen.
Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Russlandsanktionen von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft einzureichen.