Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung eines Veranstaltungsraums in Berlin für das KEK-Jahresevent der Koordinierungsstelle für Kreislaufwirtschaft, Energieeffizienz und Klimaschutz im Betrieb (KEK), das am 01.12.2026 voraussichtlich von 15.30 bis 19.30 Uhr (zzgl. Auf- und Abbauzeiten) stattfinden wird. Nebst Veranstaltungsraum müssen auch die Technikausstattung sowie das Catering beschafft werden. Die Raumbestuhlung und Technikausstattung müssen für 250 Personen geeignet sein. Das Catering ist für bis zu 250 Personen vorzusehen.
Rahmenbedingungen
Vorläufiger Ablauf der Veranstaltung am 01.12.2026:
- 15.30 Uhr Ankunft Teilnehmende, Registrierung
- 16.00 Uhr Beginn Konferenz im Plenum im großen Veranstaltungsraum
- 17.00 Uhr Breakout-Sessions in drei verschiedenen Räumen
- 17.45 Uhr Recap der Breakout-Sessions im Plenum
- 18.00 Uhr Networking, Essen, Getränke, Marktstände
- 19.30 Uhr Ende
Allgemeine Mindestanforderungen
Während der gesamten Veranstaltung inkl. Auf- und Abbau muss der Auftraggeberin ein verantwortlicher Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen. Die Veranstaltungslocation muss barrierefrei zugänglich und nutzbar sein. Die Veranstaltungslocation muss innerhalb Berlins im VBB-Tarifbereich Berlin AB liegen. Von der Location muss eine Haltestelle des U-Bahn-, S-Bahn-, Straßenbahn- oder Busverkehrs über einen Fußweg von höchstens 500 m erreichbar sein. Maßgeblich ist die tatsächliche Gehwegstrecke, nicht die Luftlinie. Das Catering muss den Ausführungen der am 01.10.2026 inkrafttretenden Ausführungsvorschrift (AV) Mehrweg entsprechen (s. Ausführungen zu Mehrweggeschirr und -besteck, Einwegdekorationsartikeln und Servietten).
Location
Mindestanforderungen
1. Die Location muss sich in einem baulich umgenutzen ehemaligen Industrie-, Gewerbe- oder Infrastrukturstandort bzw. -gebäude befinden. Da die KEK für Kreislaufwirtschaft, Energieeffizienz und Klima-
schutz steht, muss die Location sich für mindestens eines dieser Themen bei der Durchführung von Veranstaltungen oder in ihren Räumlichkeiten einsetzen.
2. Garderobe inkl. Servicepersonal
3. Empfangsbereich mit 3 bis 4 Stehtischen für die Registrierung/ Ausgabe der Namensschilder (ohne Servicepersonal)
4. Ein Raum für max. 250 Personen, Theaterbestuhlung, inkl. Technik
i. Bühne mit Rednerpult, von allen Sitzplätzen einsehbar
ii. Mikrofone: zwei Funk-Handmikrofone und ein Funk-Headset, jeweils mit Ersatzbatterien bzw. geladenem Wechselakku; ein Ersatzgerät ist vorzuhalten
iii. Beschallung, ausgelegt für 250 Personen, mit gleichmäßiger Versorgung aller Sitzplätze und verständlicher Sprachwiedergabe.
iv. Bildwiedergabe über Leinwand mit Beamer oder Präsentationsmonitor.
v. Präsentationsrechner: ein einsatzbereiter Laptop mit aktuellem Betriebssystem, Microsoft Power-Point und PDF-Anzeigeprogramm, Referentenansicht, USB-A-Anschluss zur Übernahme von Da-
teien sowie Anschlussmöglichkeit für mitgebrachte Geräte über HDMI und USB-C
vi. Internetanbindung: für die Präsentationstechnik eine kabelgebundene Verbindung mit mindestens 50 Mbit/s im Download, die die unterbrechungsfreie Wiedergabe von Videoclips in HD-Qualität
ermöglicht; für die Teilnehmenden ein Gäste-WLAN, das für mindestens 250 gleichzeitig verbundene Endgeräte ausgelegt ist
vii. Beleuchtung: Ausleuchtung von Bühne und Rednerpult, sodass vortragende Personen von allen Sitzplätzen gut erkennbar und für Fotoaufnahmen ausreichend beleuchtet sind; die Beleuchtung
des Zuschauerbereichs muss getrennt regelbar sein
5. Drei weitere Räume für ca. 50 - 80 Personen, die für Breakout-Sessions genutzt werden können. Die drei Räume müssen jeweils mindestens 50 und insgesamt mindestens 180 Sitzplätze bieten.
i. Bestuhlung für 50 - 80 Personen je nach Kapazität der Räume, Theaterbestuhlung
ii. Technikausstattung je Raum: zwei Funk-Handmikrofone mit Beschallung, Bildwiedergabe über Leinwand mit Beamer oder Präsentationsmonitor sowie ein einsatzbereiter Präsentationsrechner.
Vorträge müssen von allen Sitzplätzen gut hör- und sichtbar sein
6. Kapazität, um ca. 10 kleine "Marktstände", also ein Tisch und daneben Platz für Banner, aufzustellen; entweder im großen Veranstaltungsraum oder in der Nähe des Caterings. Die "Marktstände" sind für
die Networking-Phase von 18.00 - 19.30 Uhr gedacht.
7. Beschilderung/ Wegbeschreibung zu den Breakout-Räumen
8. Sanitäranlagen
9. Reinigung bei Bedarf während der Veranstaltung und Endreinigung
Catering
Mindestanforderungen
1. Ein Catering gestaffelt für maximal 250 Personen (wir behalten uns das Recht vor, den Bedarf in Absprache mit dem Caterer vor dem Event anzupassen (spätestens 2 Wochen vor Event), gemäß der tat-
sächlichen Teilnehmerzahl)
2. Das Catering muss vollständig vegan und / oder vegetarisch erbracht werden. Idealerweise werden regionale Produkte in Bioqualität verwendet.
3. Abendessen (18.00 - 19.30 Uhr): kaltes Fingerfood, z.B.: Salate, Obst, Mini-Sandwiches, Wraps, Mozzarella-Tomate-Spieße, Mini-Pita, Mini-Küchlein, Nachspeise
4. Getränke sind während der gesamten Veranstaltungsdauer bereitzustellen: Wasser (still sowie entweder Sprudel oder medium), Apfelsaft, Orangensaft, Softdrinks/Limonaden (mind. 3 Geschmacksrich-
tungen) Tee und Kaffee. Zusätzlich sind Milch und Pflanzenmilch (bevorzugt Hafermilch) sowie Zucker zu servieren. Ab 18.00 Uhr sind darüber hinaus Bier in den Sorten Pils und Weizen - jeweils alkoholfrei
und alkoholhaltig - sowie Rot- und Weißwein und Sekt bereitzustellen.
5. Servicepersonal
Optionale Leistung:
Begrüßungssnack (15.30 - 16.00 Uhr): kaltes Fingerfood: z.B. Gebäck, mundgerechtes Obst.