Verfahrensangaben

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit setzt sich aus dem Preis und Qualität zusammen. Die Wertung des Preises entspricht 40 % der Gesamtwertung und einer Höchstpunktzahl von 40 Punkten.

Die Wertung erfolgt auf Grundlage der Nettogesamtpreise, d.h. die vom Bieter angebotenen Nettoentgelte fließen unter Berücksichtigung der nur zu Wertungszwecken vorgegebenen jährlichen Sendungsmengen in die Angebotswertung ein
Beispiel:
Ein Angebot, das 5 % teurer ist als das Angebot des Bestbieters erhält in diesem Kriterium einen Punktabzug von 5% von maximal 40 Punkten, das entspricht 38 Punkten. Dezimalstellen werden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Der Bieter hat für jedes Los ein eigenes Leistungserbringungs- und Logistikkonzept sowie jeweils ein Konzept zur Qualitätssicherung/Qualitätsmanagement zu erstellen.

Die Unterkriterien in den einzureichenden Konzepten werden inhaltlich jeweils nach der folgenden Abstufung bewertet:
5 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers sehr gute konzeptionelle Ausgestaltung
4 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers gute konzeptionelle Ausgestal-tung
3 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers befriedigende konzeptionelle Ausgestaltung
2 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers ausreichende konzeptionelle Ausgestaltung
1 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers mangelhafte konzeptionelle Ausgestaltung
0 Punkte: Aus Sicht des Auftraggebers unzureichende oder keine konzeptionelle Ausgestaltung

Die Wertung der Unterkriterien erfolgt in einer Spanne von 0-5 Punkten, wobei nur volle Punkte vergeben werden. Die Einzelwertungen werden addiert zu der Gesamtwertungspunktzahl.

Die Wertung des Leistungserbringungs- und Logistikkonzeptes je Los entspricht 30% der Gesamtwertung und einer Höchstpunktzahl von 30 Punkten.
1. Der Bieter hat von der Abholung der Sendungen beim Auftraggeber bzw. Druckdienstleister, Frankierung, bis hin zur Zustellung der Sendungen beim Empfänger die Leistungen ausführlich und eindeutig zu beschreiben. Postsendungen, deren Versand durch eigene Zustellung nicht möglich ist, können dem Empfänger über die Deutsche Post AG oder einen Verbundpartner zugestellt werden. Es ist zu beschreiben, wie und wann die Übergabe erfolgt.
Angaben zur Prozesskette und Schnittstellen:
Bestandteile des Konzeptes sind:
- 1.1 Darstellung des Schnittstellenmanagements zwischen den einzelnen Teilleistungen,
- 1.2 Erläuterungen zur Abholung der Sendungen beim Auftraggeber, bzw. Druckdienstleister, Einlieferung, Frankierung, Sortierung und Erfassung
- 1.3 Beschreibung des Umgangs mit den Laufzeitenvorgaben
- 1.4 Angabe des zur Zustellung eingesetzten Personals, des Fuhrparks sowie der Transportmittel (Behälter, Boxen)
- 1.5 Umgang mit Versandspitzen

2. Der Bieter hat die Infrastruktur und Sicherheitssysteme ausführlich und eindeutig zu beschreiben.
Bestandteile der Angaben zur Infrastruktur Konzeptes sind:
- 2.1 Eingesetzte Infrastruktur: (Verteilerzentren, Briefzentren, Zustellungsstützpunkte und Sicherheitssysteme (Datensicherung)

Die Wertung des Konzeptes zur Qualitätssicherung/Qualitätsmanagement je Los entspricht 30% der Gesamtwertung und einer Höchstpunktzahl von 30 Punkten.

3. Angaben zur Qualitätssicherung
- 3.1 Angaben zum Fehlerbeseitigungs- und Korrekturverhalten des Bieters

- 3.2 Angaben über die Sicherstellung der
Zustellung von Briefsendungen und Umgang mit Beschädigungen und bei Verlust der Sendungen

4. Angaben über zusätzliche Serviceleistungen
- 4.1 Beschreibung der Kundenbetreuung,
Servicehotline, Erreichbarkeit, Servicezeiten, Ansprechpartner, Reaktionszeiten

5. Angaben über Rückläufer / unzustellbaren Briefsendungen
- 5.1 Handhabung bzw. der Vorgehensweise von Rückläufern bzw. unzustellbaren Briefsendungen, insbesondere, wenn der Empfänger verzogen oder verstorben ist, oder bei falscher Schreibweise der Empfängeradresse und Angaben darüber, wie und in welcher Zeit und durch welche Prozesskette die Rückgabe an den Auftraggeber erfolgt.

6. Angaben zum Reklamationsmanagement des Auftragnehmers.
- 6.1 Hierbei können zum Nachweis des Funktionierens des angebotenen Reklamationsmanagement auch Reklamationsquoten etc. aus vergleichbaren Aufträgen zur Veranschaulichung des Konzepts vorgelegt werden.

- 6.2 Angaben zum Verhalten bei der Reklamationsannahme und Reklamationsabwicklung

Eigenerklärung zu Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister, Eigenerklärung zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft

Eigenerklärung zu mind. 3 Referenzen der letzten 3 Kalenderjahre im Bereich Postdienstleistungen

Es gelten folgende Mindestanforderungen für die einzelnen Lose sowie für die Bewerbung für beide Lose:
Los 1:
Vorlage von mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Leistungen für einen öffentlichen Auftraggeber mit einem Sendungsvolumen von mindestens 300.000 Sendungen pro Jahr für die Dauer von mindestens zwei Jahren im Zeitraum zwischen dem 01/2023 - 12/2025.
Los 2:
Vorlage von mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Leistungen für einen öffentlichen Auftraggeber mit einem Sendungsvolumen von mindestens 300.000 Sendungen pro Jahr für die Dauer von mindestens zwei Jahren im Zeitraum zwischen dem 01/2023 - 12/2025.
Los 1 und Los 2:
Für den Fall, dass ein Bieter Angebote für beide Lose abgibt, hat er
- mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Leistungen einen mit einem Sendungsvolumen von mindestens 600.000 Sendungen pro Jahr für die Dauer von mindestens zwei Jahren vorzulegen im Zeitraum zwischen dem 01/2023 - 12/2025.

Eigenerklärung zu einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe:
a) Personenschäden bis zu 2.000.000 EUR je Schadensereignis,
b) Sachschäden bis zu 1.000.000 EUR je Schadensereignis,
c) Vermögensschäden bis zu 250.000 EUR je Schadensereignis einschließlich Schäden für Verletzung des Datenschutzrechts und bei mindestens zweifacher Maximierung der Deckungssumme pro Versicherungsjahr. Dieser Versicherungsschutz muss für die Dauer der Vertragsdurchführung in der vorgenannten Höhe sichergestellt, aufrechterhalten und die Prämien rechtzeitig entrichtet werden.

SONSTIGES:
- Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB -Eigenerklärung zu § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz (AentG) und § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG); - Eigenerklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidation; - Eigenerklärung Mindestlohngesetz § 21, § 19 Abs. 3 (MiLoG) sowie Eigenerklärung zum Landestariftreue-und Mindestlohngesetz -LTMG Arbeitnehmer-Entsendegesetz ;- Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzl. Sozialversicherung; - Eigenerklärung; - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland Bezugs (Artikel 5k Verordnung (EU) 2022/576 Russland-Sanktionen); - Eigenerklärung Unterauftragnehmer; -Eigenerklärung Bietergemeinschaft mit Angaben zur Aufgabenteilung innerhalb der Bietergemeinschaft
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Allgemeiner Hinweis:
Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft vorzulegen . Ein Bieter kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bieter und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bieter auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und eine Eigenerklärung nach § 19 MiLoG und § 21 AEntG sowie § 24 LkSG vorzulegen.

Auf Verlangen des Auftraggebers ist vom Bestbieter eine Urkalkulation in elektronischer Form als passwortgeschützte Datei über die Vergabeplattform DTVP vorzulegen. Das Passwort ist dem Auftraggeber mitzuteilen. Die Urkalkulation hat den Lohnkostenanteil und die Höhe des jeweiligen Stundenlohnes objektiv nachvollziehbar auszuweisen. Die Urkalkulation wird vom Auftraggeber/der Vergabestelle nur bei Bedarf geöffnet (z. B. zur Prüfung der Auskömmlichkeit der Preise oder im Rahmen von Preisanpassungsbegehren). Der Bieter/Auftragnehmer wird vor der Öffnung in Kenntnis gesetzt.

Eigenerklärung über die Eintragung in das Anbieterverzeichnis der BNetzA

Angabe über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Bereich Postdienstleistungen in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

-Angaben zu Unterauftragnehmer, -Verzeichnis der Unterauftragnehmer

Eigenerklärung zur durchschnittlichen Beschäftigtenzahl
Angabe, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist.
(Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und im Unternehmen insgesamt (umgerechnet auf Vollzeitkräfte))

Eigenerklärung des Bieters zur Einhaltung der Vorgaben des SaubFahrzeugBeschG

Angabe, aus der die durchschnittlich beschäftigten Führungskräfte pro Jahr des Unternehmens in den letzten drei Jahren (umgerechnet auf Vollzeitkräfte)

Werden beim Auftragnehmer im Zuge der Aufgabenerfüllung Dateien mit personenbezogenen oder -beziehbaren Daten geführt, so ist eine Weitergabe dieser Daten an Dritte untersagt. Im Übrigen gilt § 7 (Geheimhaltung) des Vertrags.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, evtl. Nachunternehmer ebenfalls zur Beachtung des Postgeheimnisses sowie des Datenschutzes sowie zur entsprechenden Verpflichtung ihrer Mitarbeiter zu verpflichten.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von Schadensersatzansprüchen Dritter, insbesondere wegen der Verletzung von Datenschutzvorschriften freizustellen, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.