Im November 2026 plant der Auftraggeber ein zweitägiges Lichtfest zur Belebung der Innenstadt von Salzgitter-Lebenstedt (Veranstaltung). Mit passender Dekoration, stimmungsvollen Lichtinstallationen, Projektionen und interaktiven Elementen soll sich die Innenstadt in eine lebendige Dschungelwelt verwandeln. Ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm soll das Erlebnis für Besucherinnen und Besucher abrunden.
Zielsetzungen der Veranstaltung sind:
- Aufwertung des Zentrums Salzgitter-Lebenstedt
- Belebung und Schaffung eines neuen Anreizes zum Besuch der Innenstadt
- Steigerung der Aufenthaltsqualität und Verlängerung der Verweildauer
- Öffentlichkeitswirksamkeit: positive Presse und Aufmerksamkeit in den sozialen Netzwerken
Der Auftraggeber hat die Konzeption und Durchführung der Veranstaltung als ganzheitliches Veranstaltungskonzept ausgeschrieben. Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Ausschreibung den Zuschlag für die Übernahme der Veranstalterrolle erhalten.
Gegenstand des Auftrags ist die Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung unter dem Namen "Light the Night". Der Auftragnehmer übernimmt für die Veranstaltung die Veranstalterrolle im rechtlichen Sinne.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ein ganzheitliches Veranstaltungskonzept zu entwickeln und umzusetzen, das alle in der Leistungsbeschreibung genannten Aspekte und das Sicherheitskonzept berücksichtigt.
Die Veranstaltung findet im Zeitraum vom 06.11.2026 bis 07.11.2026 statt.
Das für die Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung stehende Gesamtbudget beträgt maximal 110.000,00 EUR (brutto) und stellt eine verbindliche Budgetobergrenze dar. Angebote, die diese Obergrenze überschreiten, können nicht berücksichtigt werden.

Mit dem Angebot sind zur Prüfung der Eignung des Bieters nachfolgende Erklärungen und Nachweise beizubringen.
1. Persönliche Lage des Bieters
1.1 Angabe des Bieters (Einzelbieter) mit Namen, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefon-/Faxnummer und E-Mail-Adresse.
1.2 Im Falle der Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft, Angabe sämtlicher Mitglieder der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft mit Namen, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefon-/Faxnummer und E-Mail-Adresse.
1.3 Im Falle der Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft ist mit dem Angebot eine von sämtlichen Mitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen,
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird,
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der die*der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter*in bezeichnet ist,
c) dass die*der bevollmächtigte Vertreter*in die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
1.4 Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern ist eine Erklärung zum vorgesehenen Nachunternehmereinsatz und zu Art und Umfang der Teilleistungen vorzulegen.
1.5 Im Falle einer Eignungsleihe ist eine Verpflichtungserklärung der Unternehmen, deren Kapazitäten für den Nachweis der Eignung in Anspruch genommen werden, vorzulegen, in der das Unternehmen erklärt, dem Bieter im Auftragsfall die erforderlichen Mittel bzw. Leistungen zur Verfügung zu stellen.
1.6 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 Abs. 1 UVgO i.V.m. § 123 GWB.
1.7 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 Abs. 1 UVgO i.V.m. § 124 GWB.
1.8 Erklärung über eine Selbstreinigung gemäß § 31 Abs. 2 UVgO i.V.m. § 125 GWB.
1.9 Der Bieter oder im Falle einer Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft die*der bevollmächtigte Vertreter*in hat mit der Abgabe des Angebots zu erklären,
- dass ihr*ihm bewusst ist, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Angebot einschließlich aller Anlagen den Ausschluss von diesem und weiteren Vergabeverfahren zur Folge haben kann;
- dass sie*er sich damit einverstanden erklärt, dass durch den Auftraggeber zur Überprüfung der Angaben unter Wahrung der Vertraulichkeit gegebenenfalls weitere/ergänzende Angaben/Unterlagen angefordert werden können;
- dass sie*er bestätigt, dass sie*er die Unterlagen zum Vergabeverfahren einer vollständigen Überprüfung unterzogen hat und das Vorhaben sowie die für das Verfahren geltenden Bedingungen mit der für das Angebot erforderlichen Genauigkeit beurteilen kann und sich mit den aufgestellten Verfahrensregeln ausdrücklich einverstanden erklärt.
Hinweis: Es sind formlose Eigenerklärungen ausreichend. Die Auftragserteilung kann von der Vorlage weiterer Nachweise abhängig gemacht werden. In den beigefügten Vordrucken sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bietergemeinschaften / Arbeitsgemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft beizubringen.

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mit dem Angebot sind zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters folgende Erklärungen/Unterlagen beizufügen:
2.1 Erklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung oder Abschluss einer entsprechenden Haftpflichtversicherung im Auftragsfall mit mindestens folgenden Deckungssummen:
- 3 Mio. EUR je Versicherungsfall für Personenschäden,
- 5 Mio. EUR je Versicherungsfall für Sach-/Vermögensschaden
Die Versicherungen müssen Mehrfachschäden aus einem einheitlichen Schadensereignis abdecken. Die Deckungssummen müssen mindestens zweifach je Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
Bei einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft muss der Versicherungsschutz für alle Mitglieder in voller Höhe bestehen.
Hinweis: Es sind zunächst formlose Eigenerklärungen ausreichend. In den beigefügten Vordrucken sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bietergemeinschaften / Arbeitsgemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft beizubringen.
2.2 Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025).
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften ist der Gesamtumsatz für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft einzeln und für die Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft insgesamt darzustellen.

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mit dem Angebot sind zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters folgende Erklärungen/Unterlagen beizufügen:
3.1 Erklärung zur deutschen Sprache in Wort und Schrift (durch Abgabe des Angebots)
3.2 Erfahrungsnachweis des Bieters in Form der Benennung von Referenzprojekten innerhalb der letzten 5 Jahre (ab 01.06.2021), welche im Hinblick auf die Anforderungen an das vorliegende Projekt vergleichbar sind.
Es sind mindestens 2 Referenzprojekte zu benennen, um die Mindestanforderungen zu erfüllen.
Vergleichbar sind Referenzprojekte, bei denen der Bieter als Veranstalter für die Konzeption, Planung und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich war:
a. die Lichtinstallationen, Lichtkunst, Illuminationen oder Projektionen als relevanten Bestandteil des Veranstaltungskonzepts umfasste (UND kumulativ)
b. deren Auftragswert mindestens 50.000 EUR netto betrug.
Im Rahmen der Benennung der Referenzprojekte sind darüber hinaus folgende Angaben notwendig:
- Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail)
- Kurze Beschreibung der Leistung / des Projekts
- Konkret erbrachter Leistungsgegenstand / Anteil an der Gesamtleistung
- Auftragswert in EUR (netto)
- Leistungszeitraum (Beauftragung / Beginn / Abschluss / ggf. Abnahme)
- Referenzschreiben des Auftraggebers mit Angaben zur Einhaltung der Qualitäts-, Zeit- und Kostenvorstellungen des Auftraggebers (nicht zwingend)

Tariftreueerklärung NTVergG
Mit dem Angebot ist die in Anlage enthaltene Vereinbarung zur Einhaltung der tarifvertraglichen und öffentlich-rechtlichen Bestimmungen gemäß dem Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) unterzeichnet abzugeben.
Hinweis: Bei Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft sind die Erklärungen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft sowie bei Einbindung von Nachunternehmen durch jeden Nachunternehmer vorzulegen. Hierzu ist die Anlage "Tariftreueerklärung gemäß NTVergG" zu verwenden.

Das Angebot ist durch den Bieter inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal abzugeben. Maßgeblich für die Auswertung ist das hierüber vorgelegte Angebot.
Hinweis zur Einreichung der Unterlagen: Bitte beachten Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Unterlagen die Einhaltung ggf. vorgegebener Dateiformate. Diese sind - soweit vorhanden - in Klammern hinter dem jeweiligen Dokument angegeben (z. B. "als ausgefülltes Excel-Dokument").
Dateiformatvorgaben:
- Falls kein konkretes Format angegeben ist, sind die Dokumente mindestens als maschinenlesbares PDF-Dokument einzureichen.
- Achten Sie darauf, dass auch eingescannt vorliegende Textdokumente vor der Abgabe mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) in ein maschinenlesbares Format konvertiert werden.
Abweichende Formate:
- Falls Sie von den angegebenen Formaten abweichen möchten, stellen Sie bitte rechtzeitig eine Bieterfrage, um abzuklären, ob das gewünschte Format vom Auftraggeber problemlos gelesen werden kann.
Ausschlussrisiko:
- Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass Angebote, die die vorgegebenen Dateiformate nicht einhalten, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können.
In solchen Fällen gelten die Unterlagen als nicht formgerecht eingereicht.

Die Vergütung gem. Abs. 1 wird nach folgendem Zahlungsplan fällig:
a. 50 % der Auftragssumme nach Vertragsschluss und Abschluss wesentlicher Planungsleistungen; Rechnungsstellung, spätestens zum 30.09.2026.

b. 50 % der Auftragssumme nach Durchführung der Veranstaltung, Veranstaltungsdokumentation und Vorlage der Schlussabrechnung, spätestens zum 30.11.2026.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber ordnungsgemäße Rechnungen mit allen gesetzlich erforderlichen Angaben aus. Die Zahlung erfolgt durch den Auftraggeber innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang durch Überweisung auf das vom Auftragnehmer angegebene Konto.