Verfahrensangaben

Die Braunschweiger Verkehrs-GmbH (BSVG) und die Braunschweig Beteiligungen GmbH (BSBG) schreiben gemeinsam die Beschaffung, Einführung/Implementierung sowie den anschließenden Betrieb und die Anwendungsbetreuung eines modernen ERP- und HCM-Systems aus. Hintergrund ist die notwendige Ablösung der bestehenden Systemlandschaft, die derzeit auf SAP R/3 bzw. ERP (ECC 6.0) basiert und daher mit Ende 2027 ihr End-of-Life erreicht hat und auch funktional und technologisch nicht mehr den Anforderungen an moderne, integrierte und zukunftsfähige Unternehmensprozesse entspricht.
Die Auftraggeber verfolgen das Ziel, ein durchgängiges, medienbruchfreies und revisionssicheres ERP-System inklusive eines elektronischen Rechnungsworkflows und eines angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit revisionssicherer Archivierung sowie ein HCM-System einzuführen, das die kaufmännischen, planungsbezogenen, projektbezogenen und personalwirtschaftlichen Prozesse beider Gesellschaften unterstützt. Die Auftraggeber verfolgen dabei einen Greenfield-Ansatz. Historisch gewachsene Strukturen und "Datenmüll" aus den Altsystemen sollen nicht übernommen werden. Lediglich notwendige Stamm- und Bewegungsdaten werden migriert.
Die zu beschaffende Software soll zukunftssicher und langfristig nutzbar sein. Die angebotenen Lösungen können wahlweise als Public Cloud oder als Private Cloud bereitgestellt werden.
In Bezug auf die Preisgestaltung sollte der Betrieb der Software mit notwendigen Releases Planungssicherheit bieten und skalierbar sein. Ein besonderes Augenmerk wird auf Benutzerfreundlichkeit gelegt, insbesondere sollte der Umgang mit der Software nur wenig IT-Kenntnisse erfordern.
Da die Auftraggeber ihre interne IT-Infrastruktur vollständig an einen externen IT-Dienstleister outgesourced haben, muss der Auftragnehmer die gesamte Verantwortung für den Regelbetrieb, den Support sowie die kontinuierliche Anwendungsbetreuung übernehmen.
Die Vergabe des neuen Systems erfolgt in zwei Losen (ERP inkl. Rechnungsworkflow/DMS vs. HCM). Ziel dieser Struktur ist es, sowohl integrierte als auch spezialisierte Lösungsangebote zu ermöglichen und den unterschied-lichen Marktgegebenheiten im Bereich ERP- und HCM-Systeme Rechnung zu tragen. Die Losstruktur bildet dabei eine wesentliche Grundlage für die technische Zielarchitektur sowie für die spätere Systemintegration.
Die Betriebsbereitstellung der Cloud-Gesamtlösung soll zum 01.01.2028 erfolgen.

Gegenstand des Gesamtauftrags ist die losweise Beschaffung und Einführung eines neuen
a) Enterprise Resource Planning-Systems (Los 1: ERP-System) und
b) Human Capital Management-Systems (Los 2: HCM-System)
Die beiden Systeme sollen gemeinsam die verschiedenen Prozesse der beiden Gesellschaften unterstützen, unter anderem Finanzbuchhaltung und Controlling inkl. Reports und Schnittstellen für automatisierten Datenexport, Personalwesen mit Lohnbuchhaltung, Beschaffung und Materialwirtschaft. Neben den beiden Systemen ist angedacht, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows (z. B. Freigaben, Rechnungsprüfung) auszuwählen und einzuführen. Derzeit wird bereits ein SAP ERP-System mit einem integrierten Human Resource-Modul (HR-Modul) eingesetzt, das im Rahmen des angebotenen Umfangs migriert werden soll. Das ERP-System muss zudem Schnittstellen zu verschiedenen bestehenden Satellitensystemen aufbauen.
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Es erfolgt eine Aufteilung der Leistungen in 2 Lose.
- Das Los 1 umfasst die Bereitstellung und Betrieb eines ERP-Systems einschließlich Dokumentenmanagement-System (DMS), falls erforderlich Data-Warehouse- und Business-Intelligence-Komponenten, sowie die Projektleistung zur Einführung der Lösungen. Darüber hinaus sind auch der Betrieb und die Anwendungsbetreuung der Systeme nach der erfolgreichen Implementierung Bestandteil dieses Loses.
- Das Los 2 umfasst die Bereitstellung und Betrieb eines Human-Capital-Management-Systems (HCM) zur Abbildung der personalwirtschaftlichen Prozesse sowie die Projektleistung zur Einführung der Lösung. Darüber hinaus sind auch der Betrieb und die Anwendungsbetreuung des Systems nach der erfolgreichen Implementierung Bestandteil dieses Loses.
Die vorliegende Ausschreibung umfasst nur das oben beschriebene Los 1 (ERP-System). Eine Bewerbung auch für das Los 2 (HCM-System) ist nur über den gesonderten Projektraum für das Los 2 möglich.

- Der Auftraggeber hat das Recht den Vertrag mehrfach zu verlängern.
- Der Auftraggeber ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit Änderungen, Anpassungen und funktionale Erweiterungen der Cloud-Gesamtlösung zu verlangen.

Änderungsvorschläge an den Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen) können, wie folgt, erfolgen:
- Bitte stellen Sie Ihre Änderungsvorschläge bis zum 09.04.2026. Änderungsvorschläge können über das elektronische Vergabeportal (http://www.dtvp.de/Center) gestellt werden. Der Auftraggeber wird dann bereits vor der Angebotsabgabe entscheiden, ob er diese Änderungsvorschläge in die Vertragsunterlagen aufnimmt.
- Änderungsvorschläge können auch dem Angebot beigefügt werden. Die Änderungsvorschläge können im Rahmen des Präsentations-/Verhandlungstermins besprochen werden. Das Erstangebot des Bieters muss aber auch ohne Aufnahme der Vorschläge in die Vertragsunterlagen verbindlich sein und darf nicht nur unter der Bedingung der Umsetzung eines oder mehrere Änderungsvorschläge abgegeben werden.
Durch die Ostertage werden vom 28.03. - 07.04.2026 keine Bieterfragen beantwortet.
Hinweis:
- Nutzen Sie bitte die Anlage A9 - Vorlage Bieterfragen und Änderungsvorschläge. Bitte reichen Sie die Anlage A9 als Word-Dokument ein. Dies erleichtert die Bearbeitung der Fragen für den Auftraggeber.
- Hinweise bzgl. allgemeiner Bieterfragen sind zudem in der Nr. XVIIIFehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. dieser Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb aufgenommen.

Die Beauftragung der ausgeschriebenen Leistung erfolgt im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens gemäß den Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Sektorenverordnung (SektVO).
Die Vergabe erfolgt im Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb).
Das Verfahren gliedert sich in den Teilnahmewettbewerb, in dem Bewerber ihr Interesse bekunden und ihre Eignung nachweisen, und das Verhandlungsverfahren, zu dem ggf. nur eine begrenzte Anzahl von Bewerbern zugelassen und zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
Im Rahmen des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs werden die Eignungsvoraussetzungen der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie die Zuverlässigkeit bei den Bewerbern ermittelt und entsprechende Nachweise verlangt. Der Teilnahmewettbewerb schließt mit der Überprüfung der Eignung der Bewerber und ggf. mit der Auswahl der Bewerber durch den Auftraggeber ab, die in dem weiteren Verfahren zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden. Die nicht berücksichtigten Bewerber werden über die Gründe der Ablehnung ihrer Bewerbung um Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren informiert.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Kommunikation in diesem Vergabever-fahren über das elektronische Vergabeportal "Deutsches Vergabeportal" (https://www.dtvp.de/Center) erfolgt.

Bewerber/Bieter haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Teilnahmeantrag ist spätestens zu dem unter "Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge" festgelegten Termin einzureichen. Die Auftragsunterlagen einschließlich Vordrucke für den Teilnahmeantrag stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Center. Bewerber haben die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit der Unterlagen sowie auf Unklarheiten zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unverzüglich und vor Abgabe des Teilnahmeantrags darauf hinzuweisen. Die Bewerber werden aufgefordert, im Interesse einer schnellen Beseitigung von Unklarheiten, frühzeitig und vorab ihre Fragen zu übermitteln. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Kommunikation in diesem Vergabeverfahren über das elektronische Vergabeportal "Deutsches Vergabeportal" (https://www.dtvp.de/Center) erfolgt. Bewerber haben Verstöße gegen Vergabevorschriften zu rügen. Es gelten die Bestimmungen in § 160 Abs. 3 GWB. Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wird, sind Sie insbesondere verpflichtet, innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer einzureichen. Ansonsten ist der Antrag gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig.

1.10 Der Bewerber oder im Falle einer Bewerbung als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft die*der bevollmächtigte Vertreter*in hat mit der Abgabe des Teilnahmeantrags zu erklären,
? dass ihr*ihm bewusst ist, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Teilnahmeantrag einschließlich aller Anlagen den Ausschluss von diesem und weiteren Vergabeverfahren zur Folge haben kann;
? dass sie*er sich damit einverstanden erklärt, dass durch den Auftraggeber zur Überprüfung der Angaben unter Wahrung der Vertraulichkeit gegebenenfalls weitere/ergänzende Angaben/Unterlagen angefordert werden können;
? dass sie*er bestätigt, dass sie*er die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb einer vollständigen Überprüfung unterzogen hat und das Vorhaben sowie die für das Verfahren geltenden Bedingungen mit der für den Teilnahmeantrag erforderlichen Genauigkeit beurteilen kann und sich mit den aufgestellten Verfahrensregeln ausdrücklich einverstanden erklärt.
Hinweis:
- Es sind formlose Eigenerklärungen ausreichend.
- Die Auftragserteilung kann von der Vorlage weiterer Nachweise abhängig gemacht werden.
- In den beigefügten Vordrucken sind die entsprechenden Erklärungen enthalten.
- Bei Bietergemeinschaften / Arbeitsgemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft beizubringen.
- Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB UND Erklärung zu Russland-Sanktionen sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft sowie im Falle einer Eignungsleihe auch durch diese Unternehmen vorzulegen.

Ergänzendes Angaben zum Verfahren
Die Bieter können ein verbindliches Erstangebot abgeben. Die Bieter werden zudem aufgefordert, ihr Angebot vor dem Auftraggeber im Rahmen einer Präsentation vorzustellen; ggf. finden Verhandlungsgespräche statt.
Der Auftraggeber behält sich vor den Bieterkreis anhand der verbindlichen Erstangebote zu reduzieren und nur die fünf Bestbietenden zur Präsentation einzuladen, die Präsentationen als Videokonferenz durchzuführen oder vollständig auf die Durchführung von Präsentationen zu verzichten und auf Grundlage der eingereichten Angebote eine Vergabeentscheidung zu treffen. Zudem ist im Rahmen der Bietergespräche eine Bemusterung in der Form einer Verifizierung von einzelnen Leistungsanforderungen vorgesehen.
Auf der Grundlage der eingereichten Angebote wird eine Rangfolge der nach den Vergabekriterien gebildet. Diese werden in der Angebotsphase detailliert bekannt gegeben. Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium.
Soweit erforderlich, werden die verbleibenden Bieter zur Überarbeitung der Angebote aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Durchführung der Präsentation, den Zuschlag bereits auf die Erstangebote zu erteilen.
Der Auftraggeber wird dem Bieter, dessen Angebot nach den Vergabekriterien als wirtschaftlichstes ermittelt wurde, den Zuschlag erteilen.

Kosten/Aufwandsentschädigung
Für die Teilnahme an dem Verfahren und die Bearbeitung des Teilnahmeantrags und des Angebots wird, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben wird, keine Aufwandsentschädigung gezahlt. Insbesondere erwächst aus der Ausarbeitung kein Ersatzanspruch des Bewerbers/Bieters.

Der Teilnahmeantrag ist durch den Bieter inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal abzugeben.
Hinweis zur Einreichung der Unterlagen: Bitte beachten Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Unterlagen die Einhaltung ggf. vorgegebener Dateiformate. Diese sind - soweit vorhanden - in Klammern hinter dem jeweiligen Dokument angegeben (z. B. "als ausgefülltes Excel-Dokument").
Dateiformatvorgaben:
- Falls kein konkretes Format angegeben ist, sind die Dokumente mindestens als maschinenlesbares PDF-Dokument einzureichen.
- Achten Sie darauf, dass auch eingescannt vorliegende Textdokumente vor der Abgabe mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) in ein maschinenlesbares Format konvertiert werden.
Abweichende Formate:
- Falls Sie von den angegebenen Formaten abweichen möchten, stellen Sie bitte rechtzeitig eine Bieterfrage, um abzuklären, ob das gewünschte Format vom Auftraggeber problemlos gelesen werden kann.
Ausschlussrisiko:
- Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass Angebote, die die vorgegebenen Dateiformate nicht einhalten, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können.
In solchen Fällen gelten die Unterlagen als nicht formgerecht eingereicht.

Es gilt die Regelung des § 51 SektVO:
(1) Die Angebote werden geprüft und gewertet, bevor der Zuschlag erteilt wird.
(2) Der Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
(3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
(4) Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
(5) Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.

Es gelten die im Vertrag vorgesehenen Zahlungsbedingungen. Abschlagszahlungen erfolgen nach prüfbaren Nachweisen gemäß den einschlägigen Vertragsbedingungen.

3.1 Erklärung zur deutschen Sprache in Wort und Schrift
Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt der Bewerber, dass die deutsche Sprache in Wort und Schrift:
- bei allen Kundenkorrespondenzen (UND)
- bei Konzepten, Beratungen, Schulungen, Dokumentationen, Handbüchern, Softwareanwendungen, Betriebsanleitungen, technische Vorschriften, Zeichnungen und Schaltpläne (UND)
- und beim Einsatz von eigenen Beschäftigten sowie beim Einsatz von Beschäftigten von Nachunternehmern verwendet wird, sofern diese direkten Kontakt mit dem Auftragnehmer haben
verwendet wird.
1.9 Erklärung zu Russland-Sanktionen gemäß Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022.
Tariftreueerklärung NTVergG

Mit dem Teilnahmeantrag ist die in Anlage enthaltene Vereinbarung zur Einhaltung der tarifvertraglichen und öffentlich-rechtlichen Bestimmungen gemäß dem Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG).