2 Zu erbringende Leistungen
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beauftragung eines externen, unabhängigen und technologieneutralen Beratungsdienstleisters zur fachlichen, methodischen und vergaberechtlichen Unterstützung der NBank bei der Konzeption, Vorbereitung und Begleitung einer europaweiten Ausschreibung für die Auswahl und Implementierung einer zukunftsfähigen Content-Management- bzw. Digital-Experience-Plattform (CMS/DXP). Zu diesem Zweck soll ein Rahmenvertrag geschlossen werden.
2.1 Leistungsgegenstand
Der Auftrag umfasst sämtliche erforderlichen Beratungsleistungen von der Konzeptionsphase inkl. strategischer Zielbildentwicklung und Erhebung von Spezifikationen und Anforderungen bis hin Vergabephase inkl. Unterstützung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen und der Begleitung des Vergabeverfahrens. Ebenfalls Teil des Leistungsgegenstands ist die Unterstützung in der Implementierungsphase. Für den Gesamtumfang des Leistungsgegenstand (s. konkrete Arbeitspakete unter 2.2 Leistungsumfang) wird von einem Maximalaufwand von 45 PT ausgegangen.
Übergeordnetes Ziel ist die Sicherstellung einer anforderungsgetriebenen, wirtschaftlichen und vergaberechtskonformen Auswahl eines geeigneten Systems sowie eines Umsetzungspartners und die erfolgreiche Umsetzung einer modernen digitalen Platt-form für die NBank. Es handelt sich nicht um eine Arbeitnehmerüberlassung, sondern lediglich um eine beratende und unterstützende Tätigkeit. Eine Eingliederung in die Organisationsstruktur der NBank auf Ebene der Arbeitnehmerüberlassung ist nicht vorgesehen.

2.2 Leistungsumfang
Der Leistungsgegenstand gliedert sich im Sinne des konkreten Leistungsumfangs in aufeinander aufbauende und inhaltlich verzahnte Arbeitspakete:
Strategie- und Zielbildentwicklung
- Analyse der strategischen Zielsetzung der NBank im Kontext Digitalisierung und Vertrieb
- Entwicklung eines Zielbilds für eine integrierte Digital Experience Plattform (DXP)
- Definition von Leitplanken, Zielarchitektur und relevanten Handlungsfeldern
- Bewertung von Lösungsansätzen (z. B. Best-of-Breed vs. integrierte Plattform)

Analyse und Konzeption der Customer Journey
- Identifikation relevanter Nutzergruppen (z. B. Fördernehmende, Intermediäre, interne Nutzerinnen und Nutzer)
- Aufnahme und Analyse bestehender Customer Journeys
- Entwicklung von Soll-Journeys und priorisierten Use Cases
- Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen (inkl. KI-Einsatz)
Anforderungserhebung und -spezifikation
- Erhebung technischer Anforderungen (Architektur, Schnittstellen, Sicherheit, Betrieb)
- Erhebung fachlicher und funktionaler Anforderungen (Redaktion, UX, Work-flows etc.)
- Definition von Anforderungen an KI-gestützte Funktionen (z. B. Förderfinder, Suche, Chatbot, Automatisierung, Redaktionsunterstützung)
- Erstellung eines strukturierten und priorisierten Anforderungskatalogs

Planung und Budgetrahmen
- Erstellung eines Fahrplans inkl. Meilensteinen
- Definition der Organisation und Governance
- Identifikation von Risiken und Ableitung von Gegenmaßnahmen
- Erstellung einer Budget- und Aufwandsindikation für die Umsetzung

Erstellung der Vergabeunterlagen
- Unterstützung bei der Erstellung einer vergaberechtskonformen Leistungsbeschreibung in Zusammenarbeit mit Einkauf und Rechtsbereich der NBank
- Unterstützung bei der Entwicklung einer Bewertungsmatrix inkl. Kriterien und Gewichtung
- Unterstützung bei der Formulierung einer Empfehlung zur Losstruktur und Vorgehensweise im Vergabeverfahren
- Unterstützung bei der formalen Vorbereitung des Verfahrens

Begleitung des Vergabeverfahrens
- Unterstützung bei der Beantwortung von Bieterfragen
- Unterstützung bei der fachlichen Begleitung möglicher Bieterpräsentatio-nen/Pitches
- Auswertung der Angebote anhand definierter Kriterien

Begleitung der Implementierungsphase
- Unterstützung der Projektsteuerung und Qualitätssicherung
- Unterstützung im Abnahmemanagement und bei Testkonzeption/-koordination
- Unterstützung bei der Migration bestehender Inhalte
- Unterstützung/Begleitung der Anwendungs- und Change-Dokumentation
- Unterstützung/Begleitung des Go-Live sowie der anschließenden Stabilisie-rungsphase

Der Auftragnehmende stellt sicher, dass alle Leistungen in enger Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen/Spezialistinnen und Spezialisten/Beauftragten der NBank erbracht werden.

2.4 Leistungszeit
Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung.
Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich im Q3 2026 und umfasst:
Konzeptions- und Vergabephase: ca. 6 Monate
anschließende Begleitung des Vergabeverfahrens: ca. 2 Monate
Implementierungsbegleitung: ca. 8 - 10 Monate

Die Gesamtprojektlaufzeit beträgt somit voraussichtlich ca. 16 - 18 Monate.
Ein detaillierter Projekt- und Zeitplan ist vom Auftragnehmenden zu Beginn des Projekts in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu konkretisieren und fortzuschreiben.

Der Schätzwert liegt bei 35 PT und die Höchstabnahmemenge bei 45 PT. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht. Der Vertrag endet, sobald die Höchstabnahmemenge erreicht ist. Der Vertrag hat eine 6 monatige Grundlaufzeit. Nach Ablauf dieser Grundlaufzeit steht dem Auftraggeber ein einseitiges Kündigungsrecht zu. Die Kündigung muss 1 Monat vor Ablauf der Grundlaufzeit dem Auftragnehmenden per Mail mitgeteilt werden. Wird von dem Kündigungsrecht kein gebraucht gemacht, verlängert sich der Vertrag automatisch um die oben angegebenen Projektphasen. Die jeweiligen Zeitangaben der einzelnen Projektphasen sind lediglich geschätzt und können ggf. kürzer oder länger ausfallen.

3 Qualifikation und Erfahrung der einzusetzenden Mitarbeiter
Mit dem Angebot sollen die für den Auftrag einzusetzenden Mitarbeitenden (Leitung und ggf. Personal) unter Darstellung der Qualifikation und Erfahrung inkl. Angaben zur beruflichen Qualifikation genannt werden (formlos bzw. Eigenerklärung). Jede einzusetzende beratende Person muss die folgenden Mindestanforderungen erfüllen. Folgende Informationen/Unterlagen sollen vorgelegt werden:
Lebenslauf
- Nachweis über mindestens 5 Jahre relevanter Berufserfahrung in Beratung und Projektmanagement zu Digital- oder CMS-/DXP-Projekten
- Nachweis über mindestens 3 Jahre relevanter Berufserfahrung im Bereich Solution/DXP Architektur
- Nachweis über mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich UX-Beratung
- Die einzusetzende beratende Person hat mindestens einmal einen öff. Auftraggeber bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens unterstützt
Die vorgestellten Beraterinnen und Berater sind auch tatsächlich einzusetzen. Sollten andere Personen eingesetzt werden, weil einer der einzusetzenden Mitarbeitenden aus wichtigem Grund ausfällt (z.B. Tod, Kündigung, Krankheit) stellt der Auftragnehmende einen adäquaten Ersatz zur Verfügung. Die Beraterinnen und Berater müssen über gleichwertige Qualifikationen und Erfahrungen, wie die ausgefallene Person verfügen. Der Auftraggeber entscheidet nach billigem Ermessen, ob die Qualifikationen und Erfahrungen als gleichwertig anzusehen sind.
Die Qualifikation und Erfahrung sind durch eine formlose Eigenerklärung nachzuweisen.

11.1. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Der Auftrag wird an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unternehmen vergeben, das nicht in entsprechender Anwendung der §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen worden ist (vgl. § 31 Abs. 1 UVgO). Die Eignung der Bietenden wird anhand der gem. § 122 GWB festgelegten Eignungskriterien geprüft. Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird gem. den §§ 123, 124 GWB geprüft.
Die Kriterien der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und das Fehlen von Ausschlussgründen sind wie folgt zu belegen:
Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen akzeptiert der öffentliche Auftraggeber die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung gem. § 50 VgV.
Unternehmen und Freiberufler, die in der Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) eingetragen sind, können den vorläufigen Beleg der Eignung durch Nennung der Zertifikatsnummer erbringen.
Alternativ kann das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen auch durch die nachfolgende Erklärung belegt werden:

11.1.1. Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ist das beigefügte Formular zu unterzeichnen und mit dem Angebot vorzulegen (Anlage 03 der Vergabeunterlagen).

11.1.2. Befähigung / Erlaubnis zur Berufsausübung
Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ist mit dem Angebot die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen (bspw. Handelsregisterauszug & Anlage 02a).

11.2.1. Berufshaftpflichtversicherung
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist anzuge-ben, dass eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1 Mio. EUR für Vermögensschäden besteht und für die Dauer des Auftra-ges fortbestehen wird (Versicherungsnachweis und Anlage 02a).

11.3.1. Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mit dem Angebot geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge zu benennen, die inhaltlich und im Umfang mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind und innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden. Dabei ist der jeweilige Auftraggebende namentlich und Liefer- bzw. Leistungszeitraum zu nennen. Auf Anfrage des Auftraggebers ist eine Ansprechperson des Referenzgebers namentlich sowie dessen Rufnummer zu nennen. Bitte nutzen Sie das beigefügte Formular (Anlage 06 der Vergabeunterlagen).
Der Bietende weist mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren nach.

Als vergleichbar gelten Projekte, die alle der folgenden Leistungsbestandteile enthalten:
- Anforderungserhebung und/oder Lastenhefterstellung
- Nachweisbar technologieoffene, auf entsprechend bewerteten Anforderungsparametern basierende Entwicklung einer CMS-/DXP-Strategie
- Unterstützung/Begleitung des anschließenden Auswahlprozesses (bspw. Pitches, Support Einkauf, Unterstützung bei Vergabedurchführung, Dokumentation)
Mindestens eine der Referenzen mit dem genannten Leistungsrahmen muss zusätzlich folgende Eigenschaften aufweisen:
- Beratung öffentlicher Auftraggeber, Finanzdienstleister, Versicherungsdienstleister oder anderer regulierter Unternehmen

11.3.2. Technische Ausrüstung / Qualitätssicherung
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot die Ausstattung bzw. technische Ausrüstung zu beschreiben. Es ist außerdem darzustellen, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden (formlos bzw. Eigenerklärung).
Darstellung des Qualitätsmanagementansatzes für Beratungs- und Projektleistungen einschließlich:

- Qualitätssicherung von Ergebnissen
- Review-Verfahren
- Projektdokumentation

11.3.3. Dritte (nur bei Einsatz von Dritten vorzulegen)
Sofern der Einsatz von Dritten/ Subunternehmern/ Nachunternehmern/ konzernverbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/ Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen. Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vorzulegen (Anlage 02a, 07, 07a). Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden (Anlage 02a, 07, 07a).

11.4. Sonstige vorzulegende Unterlagen
Zusätzlich sind dem Angebot folgende Unterlagen beizufügen:

11.4.1. Angaben zum Unternehmen
Angaben (Name, Rechtsform, Anschrift) zum Unternehmen des Bietenden sowie Kurzdarstellung des Unternehmens (z. B. Leistungsspektrum und Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit) und der Unternehmensorganisation (z. B. Standorte, Struktur, hierarchischer Aufbau) bezogen auf die geforderte Leistung (Anlage 02a).

11.4.2. Bietergemeinschaft
Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertretenden der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (Anlage 02a).

11.4.3. Ansprechpersonen/Stellvertretung
Nennung einer Ansprechperson und einer Stellvertretung, die den Auftrag für die NBank federführend bearbeitet. (Anlage 02a).

11.4.4. Preisblatt
Mit dem Angebot ist das ausgefüllte Preisblatt einzureichen (Anlage 02b der Vergabeunterlagen). Gewertet wird der Preis pro Personentag.
Es werden nur die tatsächlich erbrachten Stunden abgerechnet. Der im Preisblatt abgefragte Preis pro Personentag setzt 8 Stunden voraus.

11.4.5. Mindestentgelterklärung
Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Mindestentgelterklärung einzureichen (Anlage 05 der Vergabeunterlagen).
Ausländische Bietende haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

11.4.6. Konzept
Vorlage eines Konzeptes. In dem Konzept soll jeweils das eigene Vorgehen bei der Durchführung des Auftrags und den in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten dargestellt werden (formlose Eigenerklärung).

Der Bietende stellt auf maximal 20 Seiten dar:
1. Verständnis der Ausgangssituation der NBank
2. Vorgehensmodell für Strategie-, Anforderungs-, Vergabe und Implementierungsphase
3. Vorgehen bei der Erhebung fachlicher und technischer Anforderungen
4. Vorgehen zur Bewertung von CMS-/DXP-Lösungen
5. Projektorganisation und Rollenmodell
11.4.7. Qualifikation und Erfahrung der einzusetzenden Mitarbeiter
Mit dem Angebot sollen die für den Auftrag einzusetzenden Mitarbeitenden (Leitung und ggf. Personal) unter Darstellung der Qualifikation und Erfahrung inkl. Angaben zur beruflichen Qualifikation genannt werden (formlos bzw. Eigenerklärung). Jede ein-zusetzende beratende Person muss die folgenden Mindestanforderungen erfüllen. Folgende Informationen/Unterlagen sollen vorgelegt werden:
Lebenslauf
- Nachweis über mindestens 5 Jahre relevanter Berufserfahrung in Beratung und Projektmanagement zu Digital- oder CMS-/DXP-Projekten
- Nachweis über mindestens 3 Jahre relevanter Berufserfahrung im Bereich Solution/DXP Architektur
- Nachweis über mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich UX-Beratung
- Die einzusetzende beratende Person hat mindestens einmal einen öff. Auftraggeber bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens unterstützt

Die vorgestellten Beraterinnen und Berater sind in auch tatsächlich einzusetzen. Sollten andere Personen eingesetzt werden, weil einer der einzusetzenden Mitarbeiten-den aus wichtigem Grund ausfällt (z.B. Tod, Kündigung, Krankheit) stellt der Auftrag-nehmende einen adäquaten Ersatz zur Verfügung. Die Beraterinnen und Berater müssen über gleichwertige Qualifikationen und Erfahrungen, wie die ausgefallene Person verfügen. Der Auftraggeber entscheidet nach billigem Ermessen, ob die Qualifikationen und Erfahrungen als gleichwertig anzusehen sind.
Die Qualifikation und Erfahrung sind durch eine formlose Eigenerklärung nachzuweisen.

11.4.8. Verpflichtungserklärung zum Datenschutz
Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen (Anlage 04 der Vergabeunterlagen).

11.4.9. Bestätigung KMU/Großunternehmen
Angaben, ob das Unternehmen des Bietenden ein KMU oder ein Großunternehmen ist. (Anlage 02a).
Dies sind Unternehmen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanz-summe sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft.

8 Zahlungsbedingungen & Rechnungsstellung
Der Auftragnehmende stellt monatlich eine prüffähige Rechnung über die erbrachten Leistungen aus. Dabei gilt der im Preisblatt angegebene Preis verbindlich. Preissteigerungen sind nicht vorgesehen. Die Beratungsstunden sind auf Nachfrage taggenau nachzuweisen. Es werden nur die tatsächlich erbrachten Stunden abgerechnet. Der im Preisblatt abgefragte Preis pro Personentag setzt 8 Stunden voraus.
Sollten Rückfragen zur Rechnung seitens des Auftraggebers bestehen, wendet er sich innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungszustellung zwecks Klärung an den Auftragnehmenden. Nach Klärung der Rückfragen begleicht der Auftraggeber schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von weiteren 14 Tagen die Rechnung.
Sollten keine Rückfragen aufkommen begleicht der Auftraggeber die Rechnung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungszustellung.
Rechnungen sind als PDF-Datei an rechnungen@nbank.de zu senden.