Verfahrensangaben

Die Deutsche Bundesbank schreibt die Implementierung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung, Pflege und Wartung der SAP-Komponente Versorgungsadministration (VADM) im SAP HCM-System aus.

Ziel ist die Ablösung der bisherigen Software zur Berechnung und Festsetzung von Versorgungs- und Altersgeldbezügen. Der Auftrag umfasst die Implementierung, Customizing, Schnittstellenkonzeption, Bescheiderstellung, Qualitätssicherung, Dokumentation, Schulung sowie die Wartung und Weiterentwicklung der Lösung.

Es wird von folgendem geschätzten Auftragsvolumen an Personentagen (PT) ausgegangen: Implementierung: 100 PT; Laufende Wartung und Pflege: für die Dauer von 5 Jahren jährlich 20 PT.
Die maximale Abnahmemenge beträgt im Rahmen der Implementierung 120 PT, für die laufende Wartung und Pflege jährlich maximal 24 PT.
Es besteht kein Anspruch auf Erreichen der oben genannten geschätzten Abnahmemengen.

Eine bedarfsgerechte Vor-Ort-Präsenz in Frankfurt am Main sowie die Einhaltung der deutschen Sprache für Dokumentation und Berichte sind erforderlich.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Implementierung und Unterstützung der Deutschen Bundesbank bei der Einführung und Pflege der SAP-Komponente Versorgungsadministration (VADM) im SAP HCM-System.
Ziel ist die Ablösung der bisherigen Software RGB zur Berechnung und Festsetzung von Versorgungs- und Altersgeldbezügen nach Bundesrecht.

Die Leistungen umfassen:
- Implementierung und Customizing der VADM-Komponente, einschließlich Analyse, Konzeption und technischer Umsetzung.
- Schnittstellenkonzeption und -umsetzung zwischen SAP HCM/VADM und dem Abrechnungssystem PAISY CS sowie weiteren relevanten Systemen.
- Bescheiderstellung mittels Adobe Forms für Versorgungsvorgänge.
- Test und Qualitätssicherung, einschließlich Integrationstests und Abnahmetests.
- Dokumentation der umgesetzten Lösungen und Erstellung von Schulungsunterlagen.
- Fachliche Beratung zur Optimierung der Geschäftsprozesse.
- Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der VADM-Komponente über fünf Jahre nach der Implementierung.
- Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen:

Die Deutsche Bundesbank benötigt einen IT-Dienstleister, der die Implementierung der SAP-Komponente VADM im Jahr 2026 sowie die anschließende Unterstützung im laufenden Betrieb (2027-2031) sicherstellt. Ziel ist die medienbruchfreie Integration der Beamtenversorgungsprozesse in die bestehende SAP-Systemlandschaft.

Die Anforderungen umfassen:
- Abbildung aller relevanten Versorgungsvorgänge (z. B. Festsetzungen, Versorgungsausgleich, Altersgeld).
- Automatisierte Generierung von Dienstzeiten aus SAP HCM-Daten.
- Sicherstellung des 4-Augen-Prinzips bei Berechnungen.
- Unterstützung bei gesetzlichen Änderungen, Patches und System-Upgrades.

Die Rahmenbedingungen sind:
- Implementierung 2026, gefolgt von fünf Jahren Unterstützung.
- Bedarfsgerechte Vor-Ort-Präsenz in Frankfurt am Main.
- Dokumentation und Berichterstattung in deutscher Sprache.
- Zuverlässigkeitsüberprüfung der eingesetzten Personen.

Ziel der Ausschreibung ist die Einführung der SAP-Komponente VADM. Sie soll die Effizienz und Qualität der Beamtenversorgungsprozesse steigern,
Medienbrüche reduzieren und eine langfristige Wartung und Weiterentwicklung sicherstellen.

Grundsätzlich ist eine bedarfsgerechte Vor-Ort-Präsenz am Standort Frankfurt am Main in durch den Auftraggeber festgelegten Räumlichkeiten zu gewährleisten. Eine Vor-Ort-Anwesenheit kann für die Implementierung, Schulungen, Besprechungen und Workshops erforderlich werden. Vor-Ort-Termine werden dem Auftragnehmer rechtzeitig mit einer Frist von mindestens 10 Werktagen bekannt gegeben (Zuverlässigkeitsüberprüfung notwendig).
Sofern eine Vor-Ort-Präsenz nicht notwendig ist, wird auf Videokonferenztools bzw. Mobile Access ausgewichen. Im Projektverlauf ist ein wöchentlicher Austausch auch über Videokonferenzen vorgesehen. Der Teilnehmerkreis, die Intensität und Frequenz der Vor-Ort-Präsenz sowie der Videokonferenzen sind von der jeweiligen Phase des Vorhabens abhängig und mit dem Arbeitgeber schriftlich abzustimmen.

Einfache Richtwertmethode gemäß UfAB 2018

Z= L (Leistung) / P (Preis) * Skalierungsfaktor

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de.
Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis zu der festgelegten Fragefrist über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet;
3. Für das Angebot sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können;
4. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden;
5. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu
machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren.
Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren;
6. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu
versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung);
8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Es gelten die Regelungen des § 56 Abs. 2 Satz 1, Abs. 3, Absatz 4 VgV.

- Eigenerklärung in Bezug auf Artikel 5 k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i. d. Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren

-Anforderungen an Beraterprofile und Qualifikation: Die vom Auftragnehmer eingesetzten Profile müssen für die beschriebenen Aufgaben die entsprechenden Qualifikationen erfüllen. Nachweise über die Qualifikationen sollen über: Erweitertes Beraterprofil, aus dem die Projekterfahrungen mit Einsatzdauer und Rolle im Projekt hervorgehen / Projektbeschreibungen (Referenzen) erfolgen.
Die geforderten Qualifikationen entnehmen Sie bitte der B01_Anlage 1 _ Leistungsbeschreibung unter Punkt: 3 i. v. m. C06_Anlage 4_Bewertungsmatrix_26-2000075159.

- Sonstige Einwilligungen: D02 Einwilligung IT-Nutzung, Anlage 5 zum EVB IT Dienstvertrag; D03 Einwilligung ZVU_SÜG, Anlage 6 zum EVB IT Dienstvertrag