Verfahrensangaben

Rahmenvereinbarung Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon der Deutschen Bundesbank

Die Vertragslaufzeit beträgt max. 4 Jahre.

In ihrer Eventlocation "Europavillon der Deutschen Bundesbank" tritt die Bundesbank in den direkten Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern, um die Bundesbank und ihre Aufgaben bei den Zielgruppen positiv zu verankern. Für das Marketing, die operative Umsetzung sowie beim Registrierungs- und Einlassprozess suchen wir Unterstützung durch einen kompetenten Agenturpartner.

Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstr. 47 direkt vor dem Hochhaus "Frankfurter Büro Center", in dem die Deutsche Bundesbank aufgrund der Sanierung ihrer Zentrale ihr Übergangs-quartier bezogen hat. Der Europavillon ist Teil des Grundstücks und ist aufgrund seiner Lage besonders für öffentliche Veranstaltungen geeignet. Das Gebäude wurde mit moderner Veranstaltungs-technik ausgestattet . Im modularen Raumkonzept können Veranstaltungen mit bis zu 80 Personen stattfinden.

Der Fokus liegt auf Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Finanz- und Wirtschaftsszene. Es sollen ein bis zwei Events pro Monat bzw. 10-15 Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Bei den Referent:innen und Gästen liegt der Fokus auf Frankfurt und Rhein-Main. Ein belastbares Netzwerk in der Region ist daher für die Weiterentwicklung des Direkt- und Social-Media-Marketings und die Ansprache potenzieller Speaker:innen unverzichtbar.

Im Jahr 2025 fanden bereits unterschiedliche neue Veranstaltungsformate für verschiedene Zielgruppen statt (siehe Website unter: www.bundesbank.de/europavillon). Bei Bedarf werden weitere zielgruppenspezifische Formate entwickelt und Sonderveranstaltungen durchgeführt.

Leistungsumfang
Der Agenturpartner nennt eine feste Ansprechperson/ein festes Projektteam und muss folgende Leistungen erbringen:

1) Beratung zum Veranstaltungsmarketing
- Evaluation und Weiterentwicklung der Marketingmaßnahmen mit dem Ziel möglichst hoher Besucherzahlen und Erweiterung des Teilnehmerkreises
- Beratung zum optimalen Marketingmix je nach Art der gewünschten Zielgruppe bei der jeweiligen Veranstaltung im vorgegebenen Budgetrahmen
- Beratung zu zum Europavillon passenden Netzwerken in Frankfurt
- Ggf. Beratung zum Aufbau und Management einer Europavillon-Community
- Vorbereitung der Maßnahmen zur späteren Umsetzung durch die Bundesbank

2) Konzeptionelle Leistungen
- Im Bedarfsfall konzeptionelle Unterstützung einzelner Veranstaltungen z. B. durch Vorschläge für Unterhaltungsacts, Speaker:innen und spezielle Raumgestaltung

3) Projektmanagement
- Zentrale Ansprechperson (Key-Account Manager/in)
- Aufstellen von Projekt- und Zeitplänen und Überwachung der Meilensteine sowie Budgetstatus
- Teilnehmermanagement: Für das Teilnehmermanagement soll die aktuell in der Bundesbank eingesetzte Konferenzmanagement-Software (Ventari von U2D) genutzt werden. Die Agentur erhält einen personalisierten Zugang. Die Agentur-Mitarbeiter:innen erhalten eine Schulung. Pro Veranstaltungen sind bei Bedarf folgende Aufgaben zu übernehmen:
o Einrichten und Verwalten der einzelnen Veranstaltungen in der Software Ventari
o Versand von Emails an die registrierten Gäste, Wartelistenmanagement, etc.
o Nachbereitung: Auswertung der Gäste- und No-Show-Raten sowie Durchführung und (grafische) Auswertung der Feedback-Befragung
- Im Bedarfsfall: Auswahl, Steuerung und Beauftragung von Unterauftragnehmern (z. B. Künstlermanagement, besondere Raumausstattung, Catering-Dienstleister, Werbemaßnahmen). Die Fremdkosten werden nach Vorlage der Belege abgerechnet.

4) Registrierungs- und Einlassmanagement
Die Aufgaben beim Einlassmanagement pro Veranstaltung umfassen:
- Empfang und Registrierung der Gäste vor Ort mit bereitgestelltem Endgerät
- Ggf. Vorbereitung und Ausgabe von Namensschildern
- Ggf. Organisation und Handling der Garderobe

Rahmenbedingungen für die Präsentation:

An diesem Termin soll mindestens die Ansprechperson auf Manager- und auf Partnerebene teilnehmen, welche dem Auftraggeber über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages als Projektleitung/ Ansprechperson zur Verfügung steht.
Die Anzahl der Teilnehmer seitens der Bieter ist jeweils auf höchstens drei Personen beschränkt.

Die Angebotspräsentationsgespräche finden voraussichtlich vom 13.04. - 17.04.2026 über virtuelle Formate statt; weitere Einzelheiten werden den Bietern nach der Angebotsabgabe mitgeteilt.

Für die Gespräche ist aus heutiger Sicht je Bieter ein Zeitrahmen von max. 1,5 Stunden (inkl. kurzer Vorstellungsrunde - auf eine umfangreiche Firmenpräsentation ist hierbei bitte zu verzichten - und Einführung) eingeplant.

Sollten hierbei Angebote die gleiche Zuschlagskennzahl (Prozentpunkte aus Qualität der angebotenen Dienstleistung und Angebotsvergleichspreis) erzielen, wird der Zuschlag auf das Angebot mit den höheren Leistungspunkten für die Qualität der angebotenen Dienstleistung erteilt.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de.
Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 03.03.2026, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet;
3. Für das Angebot sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können;
4. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden;
5. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen
werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren;
6. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu
versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung);
8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

Eigenerklärungen gemäß C5_ Verzeichnis NU-Leistungen Vordr. 11029 c in den Vergabeunterlagen enthalten.
Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen wird. Benennung über Art und Umfang der Teilleistungen, die sich der Bewerber/Bieter der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen wird.

C6_Eigenerklärung Russland Sanktionen-VO
C7_Eigenerklärung zur Bildung einer ARGE

D1_ Verpflichtungserklärung Vord. 11029 d
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen im Falle einer Auftragsvergabe dem Bewerber/Bieter die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) zur Verfügung zu stellen.