Verfahrensangaben

Rahmenvereinbarung für die Bereitstellung eines modularen Präsentationssystems für Messen und andere Veranstaltungen inkl. Serviceleistungen über max. 4 Jahre

Bereitstellung von Präsentationssystemen

Die Einzelkomponenten des Präsentationssystems sollen hochwertig, stabil, haltbar und trotz-dem leicht transportierbar sein. Für alle Komponenten wird jeweils das Brandschutzzertifikat B1 benötigt (ausgenommen 2.7.2.,2.10, 2.11). Die Zertifikate sind mit dem Angebot einzu-reichen. Zudem müssen die angebotenen Komponenten (1 - 2.7.2) auf Produktdatenblättern mit Maßen, Skizzen oder Fotos beschrieben werden. Eine Seite pro Produkt ist ausreichend. Die Produktdatenblätter sind mit dem Angebot einzureichen.
Sollten nicht alle geforderten Produktdatenblätter und die Brandschutzzertifikate für die Komponenten vorhanden sein, wird das Angebot vom Verfahren ausgeschlossen.

Die Mengenangaben (Anzahl) stellen die maximale Anzahl der Komponenten dar, die gleichzeitig abrufbar sein sollen. Es kommt vor, dass Veranstaltungen parallel stattfinden.

1 Messewände, Counter und Kabine
1.1. Stoffbezogene Messewand (klein)
1.2. Stoffbezogene Messewand (mittel)
1.3. Stoffbezogene Messewand (groß)
1.4. Stoffbezogener Aufsteller
1.5. Counter
Der Bieter beschreibt die Art der Hinterleuchtung inkl. Befestigung und nötiger Verkabelung der Komponenten 1.1 - 1.5 auf den separaten Datenblättern.
1.6. Stoffbezogene Kabine plus Regal (passend zu den Messewänden unter Pkt. 1.1. bis 1.3)

2 Weitere Komponenten
2.1 Stehtisch
2.2 Barhocker
2.3 Sitzwürfel
2.4 Publikationenständer zur Präsentation von Büchern und Flyern
2.5 Repräsentatives Regal zur Präsentation von Büchern
Der Bieter zeigt für die Komponenten 2.4 und 2.5 eine Möglichkeit, wie verschiedene Formate für Publikationen präsentiert werden können, darunter Bücher und Flyer. Ein häufig ausgestelltes Buch ist z.B. Geld und Geldpolitik. Siehe auch: Publikationen | Deutsche Bundesbank.
2.6 Wiederverwendbare Bodenbedeckung z.B. Teppichfließen oder Stand-On-Boden
2.7 Multimedia
2.7.1 65 Zoll LED-Bildschirm (z. B. für moderierte Quizze, Präsentationen und Filme)
2.7.2 iPad/Tablet mit SIM-Karte und Ständer sowie Halterung
2.7.3 Der Bieter präsentiert einen Vorschlag für ein flexibel bespielbares Exponat
2.8 Exponat Gewinnspieltresor
2.9 Exponat Schreddergeld
2.10 Postkartenständer
2.11 T-Aufsteller für DIN A4
2.12 Kundenstopper/ Plakataufsteller (DIN A1)
2.13 Beachflag mit individuellem Aufdruck
2.14 Notfallpaket
2.15 Lösung zur Präsentation von Stoffbeutel oder Papiertüten

3 Grafiken
3.1 Grafiken für Messewand 1.1, 1.2 und 1.3
3.2 Grafiken für Aufsteller 1.4
3.3 Grafiken für Counter 1.5
3.4 Grafiken für Kabine 1.6
3.5 Grafiken Beachflag 2.14

4 Logistik im In- und Ausland

5 Beratungs- und Konzeptionsleistungen

6 Serviceleistungen

7 Kontrolle, Reinigung und Instandhaltung nach einer Veranstaltung

8 Versicherung

9 Lagerung

10 Software
10.1 Online-Buchungstool
10.2 Erläuterungen zum Buchungsprozess

gebuchter Veranstaltungsort

10.3 Besuchertracking

Es ist denkbar, dass die Besucherzahlen bei einigen Messen und Veranstaltungen getrackt werden sollen. Die Tracking-Auswertung soll für die Administratorenzugängen einsehbar und im Online-Buchungsportal auswertbar sein.

Der Bieter beschreibt das angebotene Trackingsystem und reicht die Beschreibung inkl. der Kosten mit dem Angebot ein.

Verifizierende Bemusterung
In der zweiten Stufe der Angebotswertung wird mit den drei Bietern, die nach der Buchbewertung die wirtschaftlichsten Angebote abgegeben haben, jeweils eine verifizierende Bemusterung geführt. Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Bemusterung keine Verhandlung dar-stellt und Änderungen oder Ergänzungen des Angebots nachträglich nicht zulässig sind. Auf eine Firmenpräsentation wird im Rahmen der Bemusterung verzichtet. In der Bemusterung werden die in den A-Kriterien aufgeführten Anforderungen überprüft. Hinweise für Bieter: Die Teilnahme an der Bemusterung ist verpflichtend. Ein Nichterscheinen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Für die Bemusterung ist eine Dauer von drei Tagen vorgesehen. Die Bemusterung wird voraussichtlich Mitte Februar 2026 am Standort der Deutschen Bundesbank in Frankfurt am Main (FBC) stattfinden. Bitte merken Sie sich vorgenannten Zeitraum vor. Weitere Informationen zu Ort, Zeit und Ablauf der Bemusterung werden mit der Einladung zur Bemusterung eine Woche vor dem Termin zur Verfügung gestellt.

Der Bieter erklärt sich mit Abgabe des Angebotes bereit, dem Auftraggeber zu einem abgestimmten Termin nach Angebotsfrist voraussichtlich Anfang 2026 je ein Produkt folgender Produktgruppen zur verifizierten Bemusterung zur Verfügung zu stellen:

- Stoffbezogene Messewand, mittel (Leistungsbeschreibung 1.2)
- Stoffbezogener Aufsteller (Leistungsbeschreibung 1.4)
- Counter (Leistungsbeschreibung 1.5)
- Publikationsständer (Leistungsbeschreibung 2.4)
- Wiederverwendbare Bodenbedeckung (Leistungsbeschreibung 2.6)

Die Auftraggeberin kontrolliert die Qualität der Produkte anhand der Angaben der Leistungsbeschreibung und der eingereichten Produktdatenblätter.

Erfüllt ein Musterstück nach Überprüfung durch den Fachbereich nicht die Anforderungen, wird das Angebot des Bieters ausgeschlossen.

Der Bieter ist nach erfolgter Bemusterung berechtigt, eine Aufwandentschädigung für seine Kosten (Anlieferung, Aufbau, Abbau und Abholung) geltend zu machen. Die max. Aufwandsentschädigung wird hierbei auf 1.500 EUR brutto festgesetzt.

Der Zuschlag wird an den Bieter erteilt, der alle "A-Kriterien" (Ausschlusskriterien) erfüllt, in der Addition der Punkte aus dem Gesamtangebotsvergleichspreis sowie der Qualität und Konzeption die höchste Punktzahl erzielt und die verifizierende Bemusterung erfolgreich durchlaufen hat. Es sind maximal 1.000 Punkte zu erreichen.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de.
Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 07.01.2026, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet;
3. Für das Angebot sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können;
4. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden;
5. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen
werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren;
6. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu
versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung);
8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

Eigenerklärungen gemäß C5_ Nachunternehmerleistungen Vordr. 11029 c in den Vergabeunterlagen enthalten.
Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) anderer Unternehmen bedienen wird.
Benennung über Art und Umfang der Teilleistungen, die sich der Bewerber/Bieter der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen wird.

C6_Eigenerklärung Sanktionen-VO

Eigenerklärungen gemäß D1_ Verpflichtungserklärung Vord. 11029 d in den Vergabeunterlagen enthalten.
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen im Falle einer Auftragsvergabe dem Bewerber/Bieter die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) zur Verfügung zu stellen.

D2 AV Mustervereinbarung Datenschutz

Gesamtschuldnerische Haftung der an der Bietergemeinschaft Beteiligten. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft ist als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.