Im Rahmen eines offenen Verfahrens soll für die Zentrale der Deutschen Bundesbank eine unverbindliche Rahmenvereinbarung für Beratungsleistungen, Fachberatung für Immobilienthemen und Facility Management (Bau, Sanierung, Verwaltung und Betrieb) vergeben werden.

Die Leistungen sollen mit Vertragsschluss (voraussichtlich Q4 2025) beginnen. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 48 Monate. Die Deutsche Bundesbank geht dabei von einem Beratungsumfang in einer Größenordnung von insgesamt maximal 1.500 Beratungstagen aus. Es wird keine Mindestabnahme während der gesamten Vertragslaufzeit vereinbart. Die Höchstmenge der unverbindlichen Rahmenvereinbarung beträgt maximal zusätzlich 50% der geschätzten Beratertage. Im Falle des Erreichens der Höchstabnahmemenge endet dieser Vertrag unabhängig von der vereinbarten Vertragslaufzeit. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber außerdem sofort zu informieren, wenn 75% und wenn 100% der Höchstabnahmemenge erreicht sind.

Vor dem Hintergrund der derzeit stattfindenden Transformation der Deutschen Bundesbank (Programm Wandel) findet auch für die Kernleistung Infrastruktur und Services (im Folgenden: Kernleistung I&S) eine grundlegende Evaluation statt, inwiefern die implementierten Prozesse, Methoden und aufgewendeten Personalressourcen marktüblichen Standards entsprechen und optimiert werden können.
Als oberste Bundesbehörde verwaltet, betreibt und entwickelt die Deutsche Bundesbank ein umfangreiches deutschlandweites Immobilienportfolio, welches sich aus Dienst- und Wohngebäuden zusammensetzt. In verschiedenen Benchmarking-Analysen wurden mehrere Hebel identifiziert, an denen Optimierungs- und Verbesserungspotentiale bestehen. Insbesondere wurde eine hohe Anzahl an Dienstleistern und Verträgen, ein hoher Anteil operativer Tätigkeiten im Verhältnis zu Steuerungsfunktionen, eine niedrige Auslastungsquote der Büroflächen sowie Doppelstrukturen bei der Leistungserbringung an unterschiedlichen Standorten festgestellt.
Um das umfassende Immobilienportfolio und die damit einhergehenden Leistungen bestmöglich auszuführen und weiterzuentwickeln, wird die Rolle der Deutschen Bundesbank im Kontext von Bau- und Sanierungsprojekten sowie dem Betrieb und der Verwaltung evaluiert. Für das umfassende Immobilienportfolio ist daher u. a. eine Immobilienstrategie zu entwickeln, die den aktuellen und künftigen Herausforderungen wirksam begegnet.
Von besonderem Interesse ist, wie die Eigenleistungstiefe entlang der Bauprozesse optimal gestaltet werden sollte, um Qualität und Kontrolle zu erhalten und gleichzeitig dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit nachzukommen. Um daneben den Betrieb des Immobilienportfolios zu optimieren, soll die vorherrschende Eigenleistungstiefe, der Organisationsaufbau, die eingesetzten Personalressourcen sowie die zugrundeliegenden Aufwandstreiber analysiert und Optimierungen durchgeführt werden. Daher wird ein Vertragspartner mit Hauptgeschäftstätigkeit im Immobilienbereich gesucht.

Für die Deutsche Bundesbank erbringt die Kernleistung I&S intern die Dienstleistungen für den Immobilienbestand. Dies umfasst neben dem Bau sowie Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen auch die Verwaltung und den Betrieb der Gebäude. Im Rahmen des Programms Wandel wird auch die Kernleistung I&S zukunftsfähig ausgerichtet. Neben Veränderungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation gehen auch Veränderungen in den Prozessen, bereitgestellten Leistungen und Services damit einher. Durch externe Fachberatung sollen neben der Unterstützung im Rahmen der Transformation auch die damit im Zusammenhang stehenden operativen Linientätigkeiten optimiert werden. Die Grundlage für den Ablauf der Transformation bildet dabei das Programm Wandel. Die vorzunehmenden Schritte sind im Leistungsumfang dargelegt. Darüber hinaus besteht die Leistung in der strategischen Beratung unterschiedlicher Führungsebenen zur weiteren Ausrichtung.

Zum erwarteten Leistungsumfang gehören dabei insbesondere:

- Nullpunktmessung / Erhebung des Status Quo
- Entwicklung von Szenarien für das Leistungsportfolio
- Konzeption eines Organisationsmodells, sowie Vorbereitung bei dessen Umsetzung
- Unterstützung in laufenden und künftigen Fachprojekten (je nach Projekt u. a. durch Konzeptionierung, Analyse, operative Mitarbeit, Dokumentation und/oder Ergebnispräsentation)
- Unterstützung der Leitung, sowie weitere Leistungen in Bezug auf Immobilienfachberatung

Die Leistungserbringung findet vorwiegend im Raum Frankfurt am Main statt, kann jedoch an allen Standorten der Deutschen Bundesbank im Inland erfolgen. Neben Präsenzberatung kann die Beratungsleistung nach Rücksprache ggfs. auch telefonisch, per Videokonferenz und schriftlich erbracht werden.

Die Höchstmenge der unverbindlichen Rahmenvereinbarung beträgt maximal zusätzlich 50% der geschätzten Beratertage (s. C5 Preisblatt Rahmenvereinbarung Fachberatung für Immobilienthemen und Facility Management). Im Falle des Erreichens der Höchstabnahmemenge endet dieser Vertrag unabhängig von der vereinbarten Vertragslaufzeit. Die Auftragnehmerin hat die Auftraggeberin außerdem sofort zu informieren, wenn 75 % und wenn 100 % der Höchstabnahmemenge erreicht sind.

Die angebotenen Tagessätze sind Festpreise ohne MwSt. und gelten für die gesamte Vertragslaufzeit.

Die genannten Leistungen werden nach Bedarf in Stunden oder Personentagen abgerufen (1 Personentag entspricht 8 Zeitstunden). Eine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers besteht nicht.

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

I) Ergänzung zu Nr. 5.1.9 der Veröffentlichung/Bedingungen für die Ausführung des Auftrags (s. auch A0 Aufforderung zur Abgabe eines Angebots Vordr. 11017 b der Vergabeunterlagen):

I.1) Eigenerklärungen gemäß C2_ Nachunternehmerleistungen Vordr. 11029 c in den Vergabeunterlagen enthalten.
Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen wird.
Benennung über Art und Umfang der Teilleistungen, die sich der Bewerber/Bieter der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen wird.

I.2) Eigenerklärungen gemäß D1_ Verpflichtungserklärung Vord. 11029 d in den Vergabeunterlagen enthalten.
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen im Falle einer Auftragsvergabe dem Bewerber/Bieter die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) zur Verfügung zu stellen.

I.3) Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gem. Ziffer 9, Vordruck_Eigenerklärung_Eignung)

I.4) Eignung zur Berufsausübung => Eigenerklärung EU-Verordnung Russland
Eigenerklärung in Bezug auf Artikel 5 k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i. d. Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. (Vordruck "Eigenerklärung EU-Verordnung Russland" als Anlage C6 zur Aufforderung eines Angebotes enthalten).

Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die geforderten Erklärungen und Nachweise von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bieters/der Mitglieder der Bietergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Unterlagen zu fordern.
Sämtliche geforderte Erklärungen und Nachweise sind Mindeststandards (Mindestkriterien) der Eignung.

I.5) Weitere Mindestanforderung/Ausschlusskriterium:
Der/Die Projektleiter/in verfügt über
- einen Studienabschluss,
- mind. 10 Jahre Berufserfahrung in der Funktion (Projektleiter/in) im Bereich strategische Beratung Immobilien/FM
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern

I.6) Weitere Mindestanforderung/Ausschlusskriterium:
Der/Die stellvertretende Projektleiter/in verfügt über
- einen Studienabschluss,
- mind. 7 Jahre Berufserfahrung in der Funktion (Projektleiter/in oder stellv. Projektleiter/in) im Bereich strategische Beratung Immobilien/FM
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern

II) Sonstiges:

II.1) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Deutschen Vergabeportal unter http://www.dtvp.de registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Die Bieter werden gebeten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen.
II.2) Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
II.3) Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 22.08.2025, 24:00 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet.
II.4) Für das Angebot sind die Vordrucke aus den Vergabeunterlagen zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können.
II.5) Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden.
II.6) Fehlende Erklärungen und Nachweise, die auch nach Anforderung durch die Vergabestelle nicht fristgerecht nachgereicht werden, führen zum Ausschluss des Angebots.
II.7) Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren.
II.8) Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
II.9) Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung).
II.10) Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
II.11.) Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

1) Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einem Versicherungsschutz wie in den "Eignungskriterien" aufgeführt
3) Der AN verpflichtet sich, keine Mitarbeiter einzusetzen, bei denen Zweifel an der Zuverlässigkeit bestehen. Der AN stimmt einer Zuverlässigkeitsüberprüfung durch den AG für sich, seine Arbeitnehmer bzw. Nachunternehmer zu.
4) Gesamtschuldnerische Haftung der an der Bietergemeinschaft Beteiligten. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen.
5) Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch.