Ziel dieses Vergabeverfahrens ist die Einführung einer modernen und leistungsfähigen Softwarelösung zur Führung einer digitalen Personalakte sowie zur ganzheitlichen Abbildung der Personalverwaltung.

Die angestrebte Lösung soll sämtliche personalrelevanten Prozesse durchgängig digitalisieren, die Effizienz der HR-Abteilung nachhaltig steigern und gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit, gewährleisten.

Eine reibungslose Integration in das bestehende Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem (DATEV) ist zwingend erforderlich. Darüber hinaus wird eine benutzerfreundliche, intuitive und rollenbasierte Bedienoberfläche erwartet, die eine hohe Akzeptanz bei allen Nutzergruppen sicherstellt.

Gegenstand der Beschaffung ist eine modulare HR-Softwarelösung, bestehend aus einem Basissystem mit allen wesentlichen Funktionen der Personalverwaltung sowie der digitalen Personalakte.

Zusätzlich sind optionale Erweiterungsmodule vorzusehen, insbesondere in den Bereichen Bewerbermanagement, Personalbedarfsplanung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung, um eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung und Skalierbarkeit der Lösung zu ermöglichen.

Formblatt 04.1_Eigenerklärung zur Eignung / Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB)
Formblatt 04.2_Eigenerklärung Mindestlohn/Tariftreue
Formblatt 04.3_Eigenerklärung zur EU-Sanktionsverordnung (EU) 2022/576

Formblatt 04.4_Eigenerklärung zur Eignung
o Umsatz der letzten 3 Jahre
o Anzahl der Beschäftigten der letzten 3 Jahre
o Haftpflichtversicherung (Betriebs- und Vermögensschaden)

Unternehmensdarstellung (max. 5 Seiten):
- Tätigkeitsfelder und Kernkompetenzen
- Erfahrung im Bereich HR-Software

Kurzbeschreibung der angebotenen Lösung (max. 2 Seiten):
- Aufbau und Hauptfunktionen
- Darstellung der grundsätzlichen Eignung zur Erfüllung der Leistungsbeschreibung

Referenzen:
- Maximal 3 Projekte (je max. 1 Seite)
- Mindestanforderungen:
o HR-Software mit digitaler Personalakte
o Vergleichbarer Funktionsumfang
o Umsetzung innerhalb der letzten 3 Jahre
- Zusätzlich: mindestens eine Referenz mit DATEV-Anbindung oder vergleichbarer Schnittstelle

Darstellung der personellen Ressourcen (max. 2 Seiten):
- Erfahrung mit Implementierungsprojekten
- Erfahrung mit Schnittstellen und Integrationen
- Schulung und Support

IT-Sicherheit und Datenschutz (Stufe 1)
- Eigenerklärung, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden
- Optional: Nachweis vorhandener Zertifizierungen
Hinweis: Detaillierte Sicherheitskonzepte werden erst in Stufe 2 angefordert.