Einführung und Betrieb eines Personalinformationssystems (HRIS)
Gegenstand der Leistung ist die Einführung, der Betrieb sowie die Weiterentwicklung einer cloudbasierten HR-Software für die Stammdatenverwaltung, die Zeitwirtschaft, das Reporting sowie die Seminarverwaltung als SaaS in der Zentral- und Landesbibliothek Berlin.Ziel des Projekts ist es, eine moderne, integrierte Lösung für die Personalverwaltung zu schaffen, damit die Prozesse der Personalverwaltung der Stiftung zu digitalisieren und die Effizienz der Bearbeitung zu steigern.Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Zur Wertung des Preises wird der rechnerisch korrekte Gesamtangebotspreis (in Euro brutto) aus dem Preisblatt herangezogen. Das gilt auch im Reverse Charge Verfahren.Weitere Details sind der Ziff. 20 der Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.
Die Prüfung und Bewertung des Funktionsumfangs (B-Kriterien) wird anhand der Angaben des Bieters zu den verbindlich angebotenen Leistungen im Lastenheft, welches der Bieter mit seinem Angebot vollständig befüllt einreicht, vorgenommen.Weitere Details sind der Ziff. 20 der Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.
Vorstellung der Use Cases in AnbieterpräsentationDie Bewertung erfolgt durch eine Auswahljury.Weitere Details sind der Ziff. 20 der Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.
Bei der angegebenen Vertragslaufzeit handelt es sich um eine Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten. Die Leistungsdauer verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.
Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Von den Bewerbern ist zunächst ein Teilnahmeantrag (noch kein Angebot) einzureichen. // Die Vergabeunterlagen sind informativ.Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden die geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Es gelten Besondere Vertragsbedingungen (BVB) unter anderem zu Mindeststundenentgelt und Tariftreue (Wirt-214), zur Frauenförderverordnung (Wirt-2141), zur Verhinderung von Benachteiligungen (Wirt-2143) sowie über Kontrollen und Sanktionen nach dem BerlAVG (Wirt-2144).
Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt elektronisch in Textform über die Vergabeplattform. Zur Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich. Zudem haben die Bewerber/Bieter eine gültige und aktive E-Mail-Adresse anzugeben, über die die Vergabestelle mit den Bewerbern/Bietern kommunizieren kann.
Gemäß §§ 160 Abs. 3, 135 Abs. 2, 168 Abs. 2 GWB: Die Vergabekammer (s. Abschnitt 8: Überprüfungsstelle) leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. // Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller den zur Nachprüfung beantragten Vergaberechtsverstoß nicht zuvor rechtzeitig gegenüber der Vergabestelle gerügt hat. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der Eingang der Rüge bei der Vergabestelle. Eine Rüge ist nicht rechtzeitig, wenn sie nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen erfolgt, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt oder sich dieser Kenntnis mutwillig verschlossen hat. Eine Rüge ist außerdem nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Bekanntmachung oder aufgrund der zur Interessensbestätigung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Interessensbestätigung (Bewerbungsfrist) erfolgt ist. Eine Rüge ist darüber hinaus nicht rechtzeitig, wenn der Vergaberechtsverstoß aufgrund einer Aufforderung zur Angebotsabgabe oder aufgrund der zur Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen erkennbar war und die Rüge nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist erfolgt ist. // Ein Nachprüfungsantrag ist weiterhin unzulässig, wenn nach dem Eingang einer Mitteilung der Vergabestelle beim Antragsteller, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. // Ein Nachprüfungsantrag ist zudem dann unzulässig, wenn der Zuschlag wirksam erteilt wurde (Vertragsschluss). Der Vertrag darf 10 Kalendertage nach Absendung der Information über den Abschluss des Vertrages durch die Vergabestelle an die betroffenen und nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses kann nur festgestellt werden, wenn sie innerhalb von 30 Kalendertagen nach der vorgenannten Information, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss, im Nachprüfungsverfahren geltend gemacht worden ist. Wurde der Abschluss des Vertrages im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung über den Vertragsschluss im Amtsblatt der Europäischen Union
Es wird zunächst ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bewerber haben hierzu einen Teilnahmeantrag (noch kein Angebot) einzureichen, um ihre Eignung nachzuweisen. // Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung abzugeben, in der u.a. alle Mitglieder und ihre jeweils vorgesehenen Leistungsanteile aufgeführt sind, ein bevollmächtigter Vertreter benannt ist und erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung sind für jedes Mitglied gesondert mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem Mitglied zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils vorgesehenen Leistungsanteilen der Mitglieder beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Im Übrigen gilt § 43 VgV. // Beabsichtigt ein Bewerber, im Hinblick auf die erforderliche Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen ("Eignungsleihe"), sind mit dem Teilnahmeantrag die betroffenen Kapazitäten sowie die Namen, die gesetzlichen Vertreter und die Kontaktdaten der anderen Unternehmen anzugeben. Zugleich ist vom Bewerber nachzuweisen, dass ihm die betroffenen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Erfüllung des Auftrages zur Verfügung stehen (z.B. durch Verpflichtungserklärung). Darüber hinaus sind die erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung der anderen Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Eignungsanforderungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung sind von jedem anderen Unternehmen zu erfüllen. Die Erfüllung der Eignungsanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit wird nach den jeweils in Anspruch genommenen Kapazitäten beurteilt, soweit keine gesonderte Regelung für bestimmte Eignungsanforderungen (z.B. Haftpflichtversicherung) getroffen ist. Im Übrigen gilt § 47 VgV. // Der Teilnahmeantrag und alle Anlagen sowie nachträglich angeforderte Angaben und Unterlagen sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen. Anderssprachigen Unterlagen ist stets zugleich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Die Vergabestelle behält sich vor, eine amtlich beglaubigte Übersetzung bzw. eine Übersetzung durch einen staatlich beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer zu verlangen. // Weitere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
§ 56 Abs. 2 und 3 VgV: Die ZLB kann Bewerber/Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung auffordern, fehlende oder unvollständige Unterlagen oder Erklärungen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung darf keine Veränderung der Angebotswertung nach den Zuschlagskriterien haben. Auf eine Nachforderung haben die Bewerber/Bieter keinen Anspruch; die ZLB kann (z.B. aus Zeitgründen) auf eine Nachforderung verzichten.
Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 Abs. 2 bis 126 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, §§ 15, 17 Abs. 3 BerlAVG
nach §§ 123 bis 126 GWB
§§ 124 bis 126 GWB
Bewerber haben einen aktuellen Auszug aus dem Handels-/Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) oder bei fehlender Registerpflicht eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung zu machen. Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von 3.000.000 Euro für Personen- und Sachschäden und 500.000 Euro für Vermögensschäden, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, gefordert.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Gesamtumsatz der drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre zu machen.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistung insgesamt über die letzten drei Geschäftsjahre. Der Umsatz muss im Durchschnitt in diesem Zeitraum mindestens 175.000 Euro netto entsprechen.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass die Rechenzentren, in denen die Daten des Auftraggebers verarbeitet werden, über ein gültiges Zertifikat nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Sicherheitsstandard (z. B. BSI C5, SOC 2 Type II) verfügen.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag die durchschnittliche Anzahl der festangestellten Beschäftigten im Unternehmen seit dem 01.04.2023 anzugeben (Stichtag: Ende der Teilnahmefrist)Mindestens 15 festangestellte Beschäftigte müssen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Unternehmen tätig gewesen sein.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag zu versichern, dass für die Ausführung des ausgeschriebenen Auftrags ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um die Leistung auszuführen. Eine verbindliche Festlegung und namentliche Benennung des konkreten Projektteams erfolgt sodann im Angebot Gefordert sind als Mindestanforderung:- Für die Implementierung wird eine Projektleitung mit mindestens 3 Jahren praktischer Berufserfahrung mit der Einführung unserer HRIS-Lösung(en) eingesetzt.- Für die Implementierung einzelner Module werden Teilprojektleitungen mit mindestens 2 Jahren praktischer Berufserfahrung mit der Einführung unserer HRIS-Lösung(en) eingesetzt.- Im Falle eines Wechsels von Personal wird eine adäquate Vertretung mit der geforderten Berufserfahrung sichergestellt.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen:a) Mindestens drei Referenzen von unterschiedlichen Referenzgebern über die Einführung und den Betrieb vergleichbarer SaaS-Leistungen, deren Vertragsende nicht länger als 3 Jahre zum Ende der Teilnahmefrist zurückliegen darf.b) Jeweils mindestens 300 Nutzer und ähnlichem Funktionsumfang (Core HR, Zeitwirtschaft, Reporting) bei mindestens zwei der Referenzen.c) Mindestens 100 Nutzer und ähnlichem Funktionsumfang (Core HR, Zeitwirtschaft, Reporting) bei einer der Referenzen.d) Mindestens eine der Referenzen muss von einem Auftraggeber aus dem öffentlichen Dienst stammen, der den TV-L, den TVöD oder einen daran angelehnten Tarifvertrag einsetzt.Angabe der Referenzgeber (Name und Anschrift) und Kontaktdaten / Der Auftraggeber behält sich die Überprüfung der Referenzen vor.
Die Bewerber haben im Teilnahmeantrag anzugeben, ob und welche Teilleistungen sie an Unterauftragnehmer weiter zu vergeben beabsichtigen. Die Angabe dient zunächst (im Teilnahmewettbewerb) nur der Plausibilisierung; eine Änderung im Zuge der Angebotsbearbeitung ist möglich, soweit keine Eignungsleihe vorliegt. Bei der Heranziehung von Unterauftragnehmern zur Eignungsleihe sind die besonderen Vorgaben zur Eignungsleihe (s. Ziffer 2.1.4) vorrangig zu berücksichtigen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich während der Vertragslaufzeit für jedes folgende Vertragsjahr spätestens zum 31. Januar dem Auftraggeber unaufgefordert den Versicherungsschutz nachzuweisen. // Es gelten Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zum Mindeststundenentgelt (Teil A) (Wirt-214), zur Frauenförderverordnung (Wirt-2141), zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A) (Wirt-2143) und über Kontrolle und Sanktionen (Teil B) (Wirt 2144) nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie die Schutzklausel bei Leistungen von Beratungs- und Schulungsunternehmen (Wirt-2142) //Es wird ein EVB-IT Cloud-Vertrag und ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen.