Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung, Konfiguration, Migration und der laufende Betrieb einer gehosteten Groupware-Lösung auf Basis von Open-Xchange (OX App Suite) für die ZLB. Die Lösung umfasst mindestens folgende Funktionen: E-Mail, Kalender, Kontakte und Adressbuch, Aufgaben, webbasierter Zugriff sowie Administration einschließlich eines vom Auftragnehmer bereitgestellten und betriebenen Verzeichnisdienstes mit webbasierter Admin-Oberfläche. Alle eingesetzten Komponenten - einschließlich des Verzeichnisdienstes - müssen Open-Source-Software sein.
Das Hauptziel ist die nahtlose Ablösung des bestehenden Microsoft Exchange/Outlook-Umfelds unter Wahrung aller Daten und Funktionen. Betriebsstabilität und Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit (Schutzbedarf "hoch") sind vollständig zu erfüllen.

Die Unternehmen haben mit dem Angebot als vorläufigen Nachweis ihrer Eignung eine ausgefüllte Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (Formular Wirt 124) vorzulegen. Darin sind Angaben zu machen u.a. zu Name, Rechtsform und ggf. Registereintragung, zu Firmeninhabern und gesetzlichen Vertretern sowie zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123 und 124 GWB, § 21 AentG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG und § 21 SchwarzArbG (z.B. Insolvenzverfahren und Liquidation, schwere Verfehlungen oder Verurteilungen oder Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung, zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbs-, Gewerbezentralregister u.ä.).

Der Nachweis der Eignung kann auch durch Eintragung im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) oder zum Beispiel über die frei zugängliche Präqualifikationsdatenbank (DIHK) erbracht werden. In diesem Fall ist dem Angebot das Zertifikat der Präqualifizierungsstelle einschließlich Ihres Zertifikatscodes beizufügen. Hierbei ist zu beachten, dass die Nachweise in der Präqualifikationsdatenbank, die in diesem Vergabeverfahren geforderten Mindestbedingungen vollständig erfüllen (z.B. Angaben zu den Referenzaufträgen). Soweit die Nachweise der Präqualifikationsdatenbank den gestellten Anforderungen nicht vollständig entsprechen, sind ergänzende Nachweise und Angaben dem Angebot beizufügen.
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) kann als vorläufiger Nachweis der Eignung mit dem Angebot eingereicht werden.
Durch ausländische Unternehmen sind gleichwertige Bescheinigungen vorzulegen.

Der Auftraggeber behält sich vor, von den Unternehmen (auf gesondertes Verlangen) Nachweise zur Bestätigung der Eigenerklärung zu verlangen (z.B. Gewerbeanmeldung, Handels-/Berufsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes, der Sozialversicherungsträger und der Berufsgenossenschaft u.ä.).

Der Auftraggeber prüft etwaige Eintragungen im Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) und ggf. Gewerbezentralregister (§ 150a der Gewerbeordnung).

Der Bieter reicht zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit folgende Nachweise ein:
1) Nachweis einer aktuellen und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung
Die nachgewiesene Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens nachfolgend aufgeführten Schadensarten und Deckungssummen abdecken:
- Personenschäden, Sach- und Vermögensschäden: jeweils 1.000.000,00 EUR je Schadensfall
Die Mindestdeckungssumme muss mindestens zweifach pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
2) Nachweis einer aktuellen und gültigen Cyberversicherung
Die nachgewiesene Cyberversicherung muss eine Deckungssumme von mindestens 2.000.000 EUR je Versicherungsfall, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr abdecken.
3) Nachweis einer IT-Berufshaftpflichtversicherung
Die nachgewiesene IT-Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungssumme von mindestens 2.000.000 EUR je Versicherungsfall, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr mit dem Angebot abdecken.
Im Falle einer Bietergemeinschaft ist eine entsprechende Projektversicherung oder eine Versicherung für alle Mitglieder nachzuweisen. Im Falle einer Unterauftragsvergabe muss sich die Versicherung auch auf die Unterauftragnehmer erstrecken, andernfalls ist eine entsprechende Versicherung der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Versicherungspolice oder Bestätigung des Versicherers, nicht des Maklers) vor Vertragsschluss zu verlangen.
(Formular)

Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren nachzuweisen. Es werden nur solche Referenzleistungen berücksichtigt, die seit dem 01.01.2023 bis zum Ablauf der Angebotsfrist für eine Dauer von mindestens 12 zusammenhängenden Monaten erbracht wurden und alle Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit erfüllen.
Vergleichbar ist eine Referenz, wenn 1) sie eine Nutzerzahl von mindestens 100 Nutzer hat, 2) der Funktionsumfang mindestens Mail, Kalender, Kontakte und Admin-Oberfläche umfasst. 3) der Auftrag mit einer Open-Source-Lösung umgesetzt wurde
Jede Referenz wird einzeln bewertet. Jede der zwei Referenzen muss sämtliche Mindestanforderungen erfüllen. Eine kumulative oder additive Erfüllung der Mindestanforderungen durch mehrere Referenzen ist ausgeschlossen.

Es gelten Besondere Vertragsbedingungen (BVB) unter anderem zu Mindeststundenentgelt und Tariftreue (Wirt-214), zur Frauenförderverordnung (Wirt-2141), zur Verhinderung von Benachteiligungen (Wirt-2143) sowie über Kontrollen und Sanktionen nach dem BerlAVG (Wirt-2144).