Verfahrensangaben

(1) Für die erforderlichen Preisangaben ist dieser Vordruck 05: Angebot zu verwenden. Alle Preise sind einheitlich netto in Euro mit zwei Nachkommastellen (kaufmännisch gerundet) anzugeben.
(2) Abgefragt wird ein Stundenverrechnungssatz für Beratungsleistungen inkl. Projektmanagement (Position 1) sowie eine Reisepauschale für Präsenztermine in Hamburg (Position 2). Einheitliche Kalkulationsgrundlage bildet die von der Auftraggeberin wie folgt geschätzten Mengen (zugleich Höchstabnahmegrenze):
- Position 1: Beratungsleistungen inkl. Projektmanagement 10.300 Stunden
- Position 2: Reisepauschale (pro Person und An-/Abreise) 80 Stück
(3) Im Hinblick Position 2 ist für beruflich nicht in Hamburg ansässige Personen eine einheitliche Reisepauschale für Präsenztermine in Hamburg je An- und Abreise und Person anzugeben. Die Reisepauschale umfasst lediglich die Kosten der An- und Abreise; Übernachtungskosten werden nicht erstattet.
(4) Die angegebenen Preise schließen sämtliche mit der Leistung verbundenen Kosten ein, insbesondere für Büro-, Software- und IT-Kosten, Spesen, Auslagen sowie Nebenleistungen der Auftragnehmerin. Soweit einschlägig, ist auch die Einräumung von Nutzungs- und Urheberrechten abgegolten. Eine gesonderte Vergütung weiterer Kosten erfolgt nicht.
(5) Änderungen, Ergänzungen oder Kommentierungen des Vordrucks Nr. 05 sind unzulässig und führen zum Ausschluss vom Verfahren.
(6) Der Gesamtpreis eines Angebotes wird ermittelt, indem die Einzelpreise der Positionen 1. und 2. mit dem vorgegebenen geschätzten Aufwand multipliziert und die so ermittelten Produkte addiert werden.
(7) Die Gesamtpreise der jeweiligen Angebote werden nach der folgenden Formel in Punkte umgerechnet: 30 x [(niedrigster Gesamtpreis x 2,0) - Gesamtpreis des jeweiligen Bieters] / niedrigster Gesamtpreis.
Sofern die Formel zu einem Wert < 0 führt, wird der Preis mit 0 Punkten bewertet.
Beispiel: niedrigster (wertbarer) Gesamtpreis (Bieter A) = 100.000 EUR
(wertbarer) Gesamtpreis des Bieters B = 120.000 EUR
30 x [(100.000 EUR x 2,0) - 120.000 EUR] / 100.000 EUR) = 24 Punkte
Da 30 Punkte maximal erreicht werden können erhält Bieter A 30 Punkte und Bieter B 24 Punkte.
Die solchermaßen ermittelten Punkte werden in eine Wertungstabelle übernommen (bis zu drei Stellen nach dem Komma).

(1) Zur Feststellung der Angebotsqualität im Hinblick auf das Zuschlagskriterium 2: Qualifikation und Erfahrung hat jeder Bieter ein Konzept zu erstellen. Dafür ist der Vordruck 06: Konzept Qualifikation und Erfahrung zu verwenden. Der Vordruck 06 darf einschließlich Voreintragungen der Auftraggeberin maximal 15 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 15 Seiten berücksichtigt.
(2) Die abgefragten Angaben sind direkt im Vordruck 06 unter den jeweils vorgesehenen Überschriften einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Beraterprofile oder CVs vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen und an dessen Stelle im vorgegebenen Format Eintragungen vorzunehmen. Die Einreichung erfolgt ausschließlich als bearbeitbare Word-Datei (.docx). Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung des Angebots; Nachforderungen erfolgen insoweit nicht.
(3) Im Vordruck 06 ist das vorgesehene Projektteam darzustellen, die Projektleitung sowie die Projektmitarbeitenden sind zu benennen und die Vertretungsfrage ist darzulegen. Das Projektteam muss einschließlich der projektleitenden Person insgesamt mindestens 3 Personen umfassen. Für jedes Mitglied im Projektteam (Name, Qualifikation, Berufserfahrung) sind persönliche Referenzprojekte darzulegen; insofern sind auch Angaben zum jeweiligen Auftraggeber zu machen.
(4) Die Angaben im Vordruck 06 werden jeweils gesondert für jedes der folgenden Unterkriterien bewertet.
- Gutachterliche Stellungnahmen im SPNV 30 % (= 30 Punkte)
- Qualifikation im Bereich Projektmanagement 10 % (= 10 Punkte)
(5) Die Anforderungen, auf die es dem Auftraggeber zu jedem Unterkriterium ankommt, werden wie folgt präzisiert:

Gutachterliche Stellungnahmen im SPNV:
Das Konzept muss Angaben zu gutachterlichen Stellungnahmen der projektleitenden Person und / oder den vorgesehenen Projektmitarbeitenden enthalten. Als gutachterliche Stellungnahme im Sinne dieses Unterkriteriums gilt ein schriftliches, fachlich begründetes Gutachten, das
- sich inhaltlich auf die Beschaffung von Fahrzeugen des Schienenpersonennahverkehrs (SPNV) bezieht,
- eine verkehrswirtschaftliche Bewertung, Analyse oder Empfehlung zu einer oder mehreren konkreten Fragestellungen der folgenden enthält:
o Fahrzeugeigentumsmodell oder
o Instandhaltung
- nach dem 01.01.2016 finalisiert wurde,
- von der benannten projektleitenden Person und / oder den vorgesehenen Projektmitarbeitenden verfasst oder maßgeblich mitverfasst wurde,
- im Auftrag eines Dritten erstellt wurde (z. B. Aufgabenträger, Verkehrsverbund, Landesbehörde, Eisenbahnverkehrsunternehmen).
Jede Stellungnahme kann nur einmal in die Wertung einfließen, auch wenn mehrere beteiligte Personen des Projektteams diese erstellt haben. Zu jedem Themenbereich (Fahrzeugeigentumsmodell, Instandhaltung) werden maximal 3 Stellungnahmen bewertet. Pro nachgewiesene gutachterliche Stellungnahme werden 5 Punkt vergeben. Maximal können zu diesem Unterkriterium 30 Punkte erreicht werden.

Qualifikation im Bereich Projektmanagement:
Das Konzept muss Angaben zur vorgehaltenen Qualifikation im Bereich Projektmanagement der projektleitenden Person und der vorgesehenen Projektmitarbeitenden enthalten.

Insgesamt können 10 Punkte erreicht werden. Es wird die Qualifikation im Bereich Projektmanagement von 2 Teammitgliedern (Projektleiter und / oder Projektmitarbeiter) bewertet; sofern die Qualifikation im Bereich Projektmanagement von mehr als 2 Personen angegeben wird, werden lediglich die beiden höchstbewerteten Personen berücksichtigt.
Die Qualifikation im Bereich Projektmanagement wird wie folgt bewertet:
- 5 Punkte erhält der Bieter für eine Person, die über eine Zertifizierung des IPMA auf Level A (Leitung strategischer Großprojekte in komplexen Umfeldern) verfügt oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten (mindestens 5 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, davon mindestens 3 Jahre auf strategischer Ebene) nachweisen kann.
- 3 Punkte erhält der Bieter für eine Person, die über eine Zertifizierung des IPMA auf Level B (Führung komplexer Projekte) verfügt oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten (mindestens 5 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, davon mindestens 3 in leitender Funktion) nachweisen kann.
- 1 Punkt erhält der Bieter für eine Person, die über eine Zertifizierung des IPMA auf Level C (Leitung von Projekten mittlerer Komplexität) verfügt oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten (mindestens 3 Jahre Erfahrung im Projektmanagement) nachweisen kann.

(1) Zur Feststellung der Angebotsqualität im Hinblick auf das Zuschlagskriterium 3: Bearbeitungskonzept hat jeder Bieter ein Konzept zu erstellen. Dafür ist der Vordruck 07: Bearbeitungskonzept zu verwenden. Der Vordruck 07 darf einschließlich Voreintragungen der Auftraggeberin maximal 15 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 15 Seiten berücksichtigt.
(2) Die abgefragten Angaben sind direkt im Vordruck 07 unter den jeweils vorgesehenen Überschriften einzutragen. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Die Einreichung erfolgt ausschließlich als bearbeitbare Word-Datei (.docx). Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung des Angebots.
(3) Im Hinblick auf die Bewertung des Bearbeitungskonzepts kommt es der Auftraggeberin darauf an, ob die wesentlichen Leistungsbestandteile der Aufgabenstellung differenziert benannt und spezifische Anforderungen sowohl in rechtlicher als auch in zeitlicher Hinsicht dargestellt werden. Es soll nachvollzogen werden können, dass der Bieter den Umfang und die Besonderheiten der konkreten Aufgabe erkannt hat. Eine zielorientierte, fachlich fundierte und allumfassende Bearbeitung soll erkennbar sein.
(4) Die Punktevergabe erfolgt nach den nachfolgend genannten Kriterien:

Darstellung der Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe mit allen Leistungsbestandteilen und Bearbeitungsschritten inkl. Aufgabenverteilung im Projektteam, Vertretungsregelungen sowie Informationsaustausch und Wissensmanagement. Es werden maximal 10 Punkte vergeben:
0 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe wird nicht oder nur unzureichend dargestellt.
2 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe ist nur in Teilen mit allen Leistungsbestandteilen beachtet, die erforderlichen Bearbeitungsschritte sind in sehr geringem Umfang dargestellt.
4 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe ist nur in Teilen mit allen Leistungsbestandteilen beachtet, die erforderlichen Bearbeitungsschritte sind in geringem Umfang dargestellt.
6 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe ist überwiegend mit allen Leistungsbestandteilen beachtet, die erforderlichen Bearbeitungsschritte sind in überwiegendem auf die Aufgabe zugeschnitten Umfang dargestellt.
8 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe ist überwiegend mit allen Leistungsbestandteilen beachtet, die erforderlichen Bearbeitungsschritte sind in nahezu vollem Umfang auf das Projekt zugeschnitten dargestellt.
10 Punkte Die Vorgehensweise im Rahmen der Projektaufgabe ist mit allen Leistungsbestandteilen beachtet, die erforderlichen Bearbeitungsschritte sind in vollem Umfang auf die Aufgabe zugeschnitten dargestellt.

Kosten- und Terminmanagement: Beschreibung der Herangehensweise zur Identifizierung von nicht bekannten und bereits bekannten Kosten- und Terminrisiken sowie der Maßnahmen des Kosten- und Terminmanagements. Es werden maximal 5 Punkte vergeben.
0 Punkte Das Termin- und Kostenmanagement wird nicht oder nur unzureichend dargestellt.
1 Punkte Terminrisiken und Abhängigkeiten werden nur geringfügig oder sehr allgemein abgebildet. Ein Terminmanagement wird vorgestellt. Kostenrisiken werden nur geringfügig oder sehr allgemein dargestellt. Ein Kostenmanagement wird vorgestellt.
2 Punkt Terminrisiken und Abhängigkeiten werden nur teilweise oder allgemein abgebildet. Ein Terminmanagement wird vorgestellt. Kostenrisiken werden nur teilweise oder allgemein dargestellt. Ein Kostenmanagement wird vorgestellt.
3 Punkte Terminrisiken und Abhängigkeiten werden überwiegend abgebildet. Ein Terminmanagement wird vorgestellt. Kostenrisiken werden überwiegend dargestellt. Ein Kostenmanagement wird vorgestellt.
4 Punkte Terminrisiken und Abhängigkeiten werden fast vollständig abgebildet. Ein Terminmanagement wird vorgestellt. Kostenrisiken werden fast vollständig dargestellt. Ein Kostenmanagement wird vorgestellt.
5 Punkte Terminrisiken und Abhängigkeiten werden vollständig erkannt und ein dazu passendes, konkret auf das Projekt zugeschnittenes Terminmanagement ausgearbeitet. Kostenrisiken werden vollständig erkannt und das Kostenmanagement konkret auf das Projekt zugeschnitten ausgerichtet.

Terminliche Abwicklung (inklusive Terminplan): Darstellung in einem Terminplan; Darstellung der terminlichen Zusammenhänge der einzelnen Aufgabenbestandteile sowie der Möglichkeiten von terminlichen Optimierungen. Es werden maximal 5 Punkte vergeben.
0 Punkte: Die terminliche Abwicklung wird nicht oder nur unzureichend im Terminplan dargestellt.
1 Punkt: Der vom Auftraggeber vorgegebene Termin ist im Terminplan dargestellt. Terminliche Abhängigkeiten werden nur geringfügig oder sehr allgemein abgebildet. Terminliche Optimierungen sind nur unzureichend oder gar nicht enthalten.
2 Punkte: Der vom Auftraggeber vorgegebene Termin ist im Terminplan dargestellt. Terminliche Abhängigkeiten werden nur teilweise oder allgemein abgebildet. Terminliche Optimierungen sind nur teilweise enthalten.
3 Punkte: Der vom Auftraggeber vorgegebene Termin ist im Terminplan dargestellt. Terminliche Abhängigkeiten werden überwiegend abgebildet. Es werden allgemeine Möglichkeiten der terminlichen Optimierung dargestellt.
4 Punkte: Der vom Auftraggeber vorgegebene Termin ist im Terminplan dargestellt. Terminliche Abhängigkeiten werden fast vollständig abgebildet. Es werden allgemeine Möglichkeiten der terminlichen Optimierung und teilweise Optimierungsmöglichkeiten konkret auf die Aufgabe zugeschnitten dargestellt.
5 Punkte: Der vom Auftraggeber vorgegebene Termin ist im Terminplan dargestellt. Terminliche Abhängigkeiten werden vollständig abgebildet. Im terminlichen Ablauf werden alle Optimierungsmöglichkeiten konkret auf die Aufgabe zugeschnitten dargestellt.

(1) Im Zeitraum vom 09.09.2026 bis zum 10.09.2026 sind Bieterpräsentationen vorgesehen. Diese finden in Präsenz in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin in Hamburg statt.
(2) Zur Präsentation zugelassen werden nur diejenigen Bieter, die nach Wertung des Preises, der Qualifikation und Erfahrung und des Bearbeitungskonzepts sowie bei hypothetischer Höchstwertung der Bieterpräsentation rechnerisch für die Zuschlagserteilung in Betracht kommen. Die Einladung mit genauer Uhrzeit, Agenda und organisatorischen Hinweisen erfolgt rechtzeitig über das Vergabeportal.
(3) Am Präsentationstermin müssen der Projektleiter und mindestens eine Projektmitarbeiter teilnehmen. Der zeitliche Umfang eines jeden Präsentationstermins beträgt für jeden Bieter insgesamt 60 Minuten, wovon 45 Minuten auf den wertungsrelevanten Teil der Präsentation entfallen.
(4) Im Rahmen der Präsentationstermine wird die Auftraggeberin den anwesenden Personen insgesamt fünf ad-hoc-Fragen stellen, die von diesen unmittelbar zu beantworten sind. Der Inhalt der ad-hoc-Fragen bewegt sich innerhalb des durch den Auftragsgegenstand vorgegebenen Rahmens und ist für alle Bieter identisch.
(5) Jede Antwort auf eine Frage wird gesondert bewertet. Der Auftraggeberin kommt es insofern auf möglichst konkrete, schlüssige und auftragsbezogene Antworten an. Insoweit gilt die folgende Bewertungsmethode:
10 Punkte Die Antworten des Bieters auf die ad-hoc-Fragen tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
7,5 Punkte Die Antworten des Bieters auf die ad-hoc-Fragen tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
5 Punkte Die Antworten des Bieters auf die ad-hoc-Fragen tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
2,5 Punkte Die Antworten des Bieters auf die ad-hoc-Fragen tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung, und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
0 Punkte Die Antworten des Bieters auf die ad-hoc-Fragen tragen den dargelegten Anforderungen überwiegend nicht Rechnung und lässt deshalb nicht die Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten.
Abschließend werden die zu jeder Frage erlangte Punktzahl miteinander addiert und durch die Anzahl der Fragen (fünf) geteilt.
(6) Die Präsentation beinhaltet keine Verhandlung über Änderungen des Angebots oder der Preise.

Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister Ihres Sitzes oder Wohnsitzes (§ 44 VgV)

Zur Bestätigung werden auf gesondertes Verlangen folgende Unterlagen vorgelegt: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in Berufsregister/Handwerksrolle/Industrie- und Handelskammer.

Der Bieter erklärt, dass er im Auftragsfall spätestens auf gesonderte Anforderung vor Zuschlagserteilung einen Nachweis über eine entsprechende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung vorlegt bzw. den Versicherungsschutz bis zum Leistungsbeginn herstellt. § 50 VgV bleibt unberührt.

Mindestanforderungen:

Die Versicherung muss mindestens folgende Deckungssummen je Schadensfall, jeweils zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, vorsehen:

Personen- und Sachschäden: 2.500.000 EUR
Vermögensschäden: 5.000.000 EUR

Bieter müssen geeignete Referenzen über zuvor ausgeführte vergleichbare Aufträge in Form einer Liste der im Zeitraum vom 01.01.2021 bis zum 09.07.2026 erbrachten wesentlichen Leistungen angeben. Für jede Referenz sind der Erbringungszeitraum sowie der Leistungsempfänger (Referenzgeber) samt Kontaktdaten eines zuständigen Ansprechpartners zu benennen.
Mindestanforderungen:
Mindestens zwei geeignete Referenzen mit jeweils folgenden Anforderungen (kumulativ):
- Verkehrswirtschaftliche Beratung im Rahmen der Beschaffung von Fahrzeugen des Schienenpersonennahverkehrs (SPNV)
- Das der Referenz zugrunde liegende Beschaffungsprojekt muss ein Gesamtvolumen von mindestens 100 Mio. EUR netto aufgewiesen haben.
- Die verkehrswirtschaftliche Beratung muss mindestens die folgenden Aufgaben umfasst haben:
o Bewertung möglicher Eigentums- und Finanzierungsmodelle für die Beschaffung von Neufahrzeugen
o Bewertung möglicher Modelle für die Fahrzeuginstandhaltung
o Erstellung von wirtschaftlichen Vergleichsrechnungen
- Die im Rahmen der Referenz erbrachten Beratungsleistungen müssen einen Umfang von mindestens 150 Personentagen erreicht haben. Ein Personentag entspricht 8 Zeitstunden.
- Die Referenzleistung muss im Zeitraum vom 01.01.2021 bis zum 09.07.2026 erbracht worden sein.
Die Referenzangaben sind im Rahmen des Angebots durch Eigenerklärung auf der Anlage 01 zum Vordruck 04 vorzulegen. Sofern mehr Referenzen angegeben werden sollen, als der Vordruck Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt werden (mit dann fortlaufender Nummerierung der Referenzen). § 50 VgV bleibt unberührt.
Die Referenzangaben sind im Hinblick auf die Erfüllung der Mindestanforderungen aussagekräftig zu erläutern. Ein bloßes "Ja" oder eine formelhafte Angabe genügt nicht. Es sind alle abgefragten Angaben vollständig in den Vordruck einzutragen. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Unvollständige Referenzangaben werden nicht berücksichtigt. Nachforderungen in Bezug auf einzelne oder feh-lende Referenzangaben erfolgen nicht.
Im Fall von Bietergemeinschaften muss jedes Mitglied die Anlage 01 zum Vordruck 04 gesondert vorlegen. Die Auftraggeberin prüft auf dieser Grundlage, ob die insgesamt angegebenen Referenzen geeignet sind und die Mindestanforderungen erfüllt sind.