Verfahrensangaben

Hessen Film & Medien GmbH - Erbringung von Dienstleistungen bei der Abwicklung bew...

VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
08.09.2026
14.09.2026 12:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Hessen Film & Medien GmbH
DE 304316520
Bertramstraße 8
60320
Frankfurt
Deutschland
DE712
GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB als Vergabestelle
vergabestelle@goerg.de
+49 69170000154

Angaben zum Auftraggeber

Von einer Landesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen
Wirtschaftliche Angelegenheiten

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Regierungspräsidium Darmstadt, Vergabekammer des Landes Hessen
+49 6151126603
Luisenplatz 2
64283
Darmstadt
Deutschland
DE711
vergabekammer@rpda.hessen.de
+49 6151126603
+49 611327648534

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

92100000-2
79000000-4
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Hessen Film & Medien GmbH - Erbringung von Dienstleistungen bei der Abwicklung bewilligter Förderanträge im Bereich der Hessischen Filmförderung

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die Aufgabe der Hessen Film & Medien GmbH, Bertramstraße 8, 60320 Frankfurt (nachstehend: "HF&M") besteht insbesondere darin, die hessische Film- und Kinokultur mit der Zielsetzung, Vielfalt und Qualität in diesem Bereich zu steigern und zum Aufbau des Medienstandortes Hessen beizutragen, finanziell zu fördern.

In diesem Zusammenhang beabsichtigt die HF&M, die Abwicklung bewilligter Förderanträge auf der Grundlage der insoweit geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen ab dem 01.01.2027 für eine Grundlaufzeit von einem Jahr unter dreimaliger Verlängerungsoption zugunsten des Auftraggebers um jeweils ein Jahr (insgesamt somit für eine Laufzeit von maximal vier Jahren) im Wege einer Rahmenvereinbarung an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Das Fördervolumen beträgt derzeit ca. 10.000.000 Euro im Jahr. Es ist beabsichtigt, unter der Rahmenvereinbarung jährlich ca. 350 Projekte zu beauftragen. Die Förderung erfolgt entweder als bedingt rückzahlbares zinsloses Darlehen oder als Zuschuss. Förderzusagen mit einem Fördervolumen bis einschließlich EUR 10.000,00 sowie Förderungen im Rahmen der Hochschulabschlussförderung werden ohne gesonderte Prüfgebühr abgewickelt; im Durchschnitt entfallen ca. 180 Förderzusagen pro Jahr auf das Segment unter EUR 10.000,00 (ca. 8 % des Gesamtfördervolumens). Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keine Verpflichtung des Auftraggebers zur Abnahme eines bestimmten Mindestvolumens; die ausgewiesenen Projektzahlen und Fördervolumina stellen ausschließlich Schätzmengen dar und entfalten keine Bindungswirkung.

Das Leistungsspektrum des*der Dienstleister*in umfasst dabei unter anderem die Vorbereitung der Fördervertragsabschlüsse, die Verwendungsnachweisprüfung, das Erlös- und Rückführungsmanagement bei Darlehen (bedingt rückzahlbare Darlehen) sowie die Mittelverwaltung und sämtliche der mit dem Gesamtprozess einhergehenden Administrationsleistungen für entweder durch Zuschüsse oder bedingt rückzahlbare, zinslose Darlehen geförderte Filmprojekte.

Im Übrigen siehe Vergabeunterlagen.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Jahren
1

Dreimalige Verlängerungsoption zugunsten des Auftraggebers um jeweils ein Jahr.

3
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Frankfurt am Main
Deutschland
DE712

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über prozentual gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Preis (40 %), bestehend aus zwei Unterkomponenten: Pauschale Modell 1 (Gewichtung 85 % des Preisanteils), Pauschale Modell 2 (Gewichtung 15 % des Preisanteils)

Gewichtung
40,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Erfahrungen des eingesetzten Projektteams

Erfahrungen des eingesetzten Projektteams

Gewichtung
30,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Güte und Qualität des Konzepts der Projektprüfung für die Vertragsschließung

Güte und Qualität des Konzepts der Projektprüfung für die Vertragsschließung

Gewichtung
15,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Güte und Qualität des Konzepts der Projektprüfung im Rahmen der Erstellung des Schlussberichts

Güte und Qualität des Konzepts der Projektprüfung im Rahmen der Erstellung des Schlussberichts

Gewichtung
15,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Vertragsverlängerungsoption:
Dreimalige Verlängerungsoption zugunsten des Auftraggebers um jeweils ein Jahr.

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0SMQKM

Einlegung von Rechtsbehelfen

Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

- der*die Antragsteller*in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden und
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer*innen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (Bestenauslese):

1. Geplante Zahl der Wettbewerbsteilnehmer: min. 3 bis max. 5

2. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerber*innen:
Die Auswahl der Teilnehmer*innen erfolgt bei Vollständigkeit der nach Maßgabe der Bekanntmachung vorzulegenden Nachweise und Erklärungen durch Bewertung der vorgelegten Referenzen. Für die Bewertung wird eine vergleichende Prognose angestellt, welche (unternehmensbezogene) Qualität aufgrund der eingereichten Referenzen für die vorliegend zu vergebende Leistung zu erwarten ist.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Nebenangebote

Nicht zulässig

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.

Nachforderung gemäß § 56 VgV.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und/oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Ort der Angabe der Eignungskriterien

Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

[Die nachstehenden Eignungsanforderungen beziehen sich nicht nur auf die Eintragung in das Handelsregister, sondern auch auf die weiteren Anforderungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung. Die Auswahl Eintragung in das Handelsregister erfolgt aufgrund technischer Beschränkungen.]

(1) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und/oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB.
(2) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung unter Angabe der Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens sowie einer kurzen Beschreibung des Tätigkeitsbereichs und der Benennung der*des Ansprechpartner*in für die Bewerbung.
(3) Nachweis der Erlaubnis zur Berufsausübung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Bewerber niedergelassen ist, entweder durch die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch sonstigen Nachweis über die erlaubte Berufsausübung.
(4) Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung der Vorgaben HVTG vom 17. Juni 2026, GVBl. 2026 Nr. 40.
(5) Eigenerklärung zu Art. 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

(1) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
(2) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Tätigkeitsbereich des Auftrags, unter Einschluss des Anteils von gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.
(3) Vorlage von Jahresabschlüssen bzw. Auszüge von Jahresabschlüssen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der*die Bieter*in niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist. Konzerngesellschaften, die von der Aufstellung eines Jahresabschlusses befreit sind, haben die Jahresabschlüsse bzw. Auszüge von Jahresabschlüssen des Konzerns vorzulegen.
Falls für den*die Bieter*in die Erstellung von Jahresabschlüssen nach dem Gesellschaftsrecht des Mitgliedstaates, in dem der*die Bieter*in ansässig ist, nicht vorgeschrieben ist oder deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Mitgliedstaates, in dem der*die Bieter*in ansässig ist, nicht vorgeschrieben ist, Vorlage einer aussagekräftigen Erklärung/Darstellung, aus der sich die wirtschaftliche und finanzielle Situation des*der Bieter*in in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren ergibt und auf deren Grundlage ein den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechendes Bild über die wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse des*der Bieter*in ermittelt werden kann (z. B. Darstellung des Geschäftsergebnisses und der Lage der Gesellschaft unter Angabe der für die Geschäftstätigkeit des*der Wirtschaftsteilnehmer*in bedeutsamen finanziellen Leistungsindikatoren der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre etc.).
(4) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens EUR 5.000.000 für Personenschäden und 3.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden oder eine Deckungszusage eines Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

[Die nachstehenden Eignungsanforderungen beziehen sich nicht nur auf die Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen, sondern auch auf die weiteren Anforderungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Die Auswahl Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen erfolgt aufgrund technischer Beschränkungen.]

(1) Nachweis einschlägiger Erfahrungen durch eine Aufstellung der wesentlichen, innerhalb der letzten 3 Kalenderjahre sowie des laufenden Kalenderjahres erbrachten Leistungen des*der Bieter*in bezogen auf den Bereich der Erbringung von Prüfungs- und Administrationsleistungen im Zusammenhang mit der Film- und Fernsehförderung. Anzugeben sind dabei - je Projekt/je Referenz - der Leistungsinhalt und Leistungsumfang sowie die Modalitäten der Leistung, der Auftragswert, die Projektstruktur, Zeit und Ort der Ausführung sowie der*die Auftraggeber*in mit Ansprechstelle und Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse. Bescheinigungen des*der Auftraggeber*in können ergänzend zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Leistungserbringung vorgelegt werden.
(2) Erklärung zur Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen, unter Angabe der Anzahl der Führungskräfte.
(3) Namentliche Benennung der*des Gesamtverantwortlichen für das Projekt mit (jeweiliger) Angabe der beruflichen Qualifikation nebst Vorlage entsprechender Studien- und Ausbildungsnachweise.
(4) Namentliche Benennung des für die finanztechnische Prüfung im Projekt vorgesehenen Personals mit Angabe der beruflichen Qualifikation nebst Vorlage entsprechender Studien- und Ausbildungsnachweise.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Anteil der Unterauftragsvergabe

[Die nachstehenden Eignungsanforderungen beziehen sich nicht nur auf den Anteil der Unterauftragsvergabe, sondern auch auf die weiteren nachstehenden Anforderungen. Die Auswahl Anteil der Unterauftragsvergabe erfolgt aufgrund technischer Beschränkungen.]

(1) Erklärung, welche Teile der*die Bewerber*in beabsichtigt, an Nachunternehmer*innen zu vergeben.
(2) Bei Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaftserklärung.

Geforderte Eignungsnachweise, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Arbeitsgemeinschaft in Form einer BGB-Gesellschaft oder einer dieser nach ausländischem Recht vergleichbaren Rechtsform mit federführendem und bevollmächtigtem Mitglied und gesamtschuldnerischer Haftung der Mitglieder.

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Der Auftraggeber weist bereits jetzt darauf hin, dass die Bieter*innen sowie deren Nachunternehmer*innen und Verleihunternehmen, soweit diese bei Angebotsabgabe bekannt sind, nach Maßgabe dieses Verfahrensbriefs mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung der Vorgaben des HVTG vom 17. Juni 2026, GVBl. 2026 Nr. 40, abzugeben haben.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung