Gegenstand des Rahmenvertrags der Beschaffung ist die Bereitstellung, Einführung und Konfiguration einer webbasierten, revisionssicheren und konfigurierbaren Fachanwendung für das Fördermittelmanagement des Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH (NUM). Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Softwarebereitstellung, Hosting und technischen Betrieb durch den Auftragnehmer, Einrichtung und Customizing, Datenmigration, Schnittstellen und Exporte einschließlich der systemneutralen Übergabe an die später ausgewählte Finanzsoftware, eine dokumentierte API, Support, Wartung, Schulung und Dokumentation.
Gegenstand des Rahmenvertrags der Beschaffung ist die Bereitstellung, Einführung und Konfiguration einer webbasierten, revisionssicheren und konfigurierbaren Softwarelösung für das Fördermittelmanagement der Netzwerk Universitätsmedizin GmbH (NUM). Die Lösung soll die Förderprozesse vom Antrag über Prüfung, Bewilligung, Vertragserstellung, Zahlungsanforderung sowie Zwischen-und Verwendungsnachweis digital abbilden. Die NUM befindet sich in einer organisatorischen Übergangsphase. Bisherige Prozesse sind teilweise an bestehende Strukturen der Charité, externe Projektträgerprozesse, SharePointbzw. Dateiablagen, ExcelTabellen, PDFDokumente sowie easyOnline/XMLDaten angebunden. Künftig soll die Geschäftsstelle eigene Strukturen zur Bearbeitung, Prüfung und Dokumentation von Förderprozessen etablieren. Die Software muss sowohl die administrative Bearbeitung und Prüfung (derzeit Team Administration, Finanzen und Controlling) als auch die fachliche Bearbeitung und Prüfung (derzeit Team Wissenschaftsmanagement) unterstützen. Die jeweiligen Prüfungen erfolgen abhängig vom Prozess parallel, sequentiell oder aufeinander aufbauend. Eingabemasken, Checklisten, Prüfvermerke, Aufgabenlisten und Statuslogiken müssen daher beide Prüfperspektiven nachvollziehbar abbilden können. Die Software führt weder die tatsächliche Zahlungsanweisung noch die Bankausführung oder den unmittelbaren Abruf bei der Bundeskasse aus. Sie muss jedoch die für die Weiterleitung der Mittel erforderlichen Daten strukturiert und systemunabhängig bereitstellen. Da die Finanzsoftware des Auftraggebers erst nach dieser Vergabe ausgewählt wird, muss die technische Übergabe mindestens über ein dokumentiertes, konfigurierbares Austauschformat möglich sein. Das konkrete Zielformat und die Feldbelegung werden nach Auswahl der Finanzsoftware im Einführungsprojekt abgestimmt. Der tatsächliche Abruf von Finanzmitteln bei der Bundeskasse und die Bankausführung erfolgen außerhalb der Software. Die Bereitstellung des Abrufdatenpakets und die technische Umsetzung des abgestimmten Datenaustauschs sind Bestandteil des Leistungsumfangs. Gegenstand der Ausschreibung ist eine integrierte Fachanwendung für das Fördermittelmanagement, mit der die administrativen und fachlichen Prüf, Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse vollständig digital abgebildet werden können. Das Dokumentenmanagement ist zentraler Bestandteil dieser Fachanwendung und muss die vorgangsbezogene Verknüpfung, strukturierte Ablage, Versionierung, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sicherstellen. Gesucht wird damit weder eine reine Dokumentenablage noch ein isoliertes Formularsystem, sondern eine durchgängige Fördermittelmanagementlösung. Soweit in dieser Leistungsbeschreibung Produkte, Verfahren oder Hersteller genannt werden, geschieht dies ausschließlich zur Beschreibung des geforderten Leistungsumfangs? gleichwertige Lösungen sind zugelassen. Bestehende beziehungsweise vor Veröffentlichung festgelegte Zielsysteme des Auftraggebers werden in den Vergabeunterlagen einschließlich des erforderlichen Integrationsumfangs eindeutig benannt.
Der Auftraggeber kann den Vertrag durch einseitige Erklärung einmalig um zwölf Monate verlängern. Die Verlängerung umfasst ausschließlich die weitere Bereitstellung und Nutzung des bereits beauftragten Leistungsumfangs einschließlich Lizenzen, Hosting, Betrieb, Wartung und Support. Zusätzliche Implementierungs- oder Customizingleistungen sind nicht Bestandteil der Verlängerungsoption. Ohne Ausübung der Option endet der Vertrag mit Ablauf der Grundlaufzeit automatisch, bei Ausübung mit Ablauf des Optionsjahres. Einer ordentlichen Kündigung bedarf es nicht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Das Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) wird durch die Charité - Universitätsmedizin Berlin zentral koordiniert.
Für das Zuschlagskriterium "Preis und Gesamtbetriebskosten" können maximal 30 Wertungspunkte erreicht werden. Sämtliche Preisangaben und die Berechnung des Wertungspreises richten sich ausschließlich nach C.5 - Preisblatt.
Die Qualitätswertung setzt sich aus der Bewertung der Kann-Kriterien, der Demo und der Konzeptwertung zusammen.
Der Auftragnehmer erbringt optionale Leistungen gemäß Anlage C.5. Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer auf Grundlage dieses Rahmenvertrags schriftlich mit entsprechenden optionalen Leistungen beauftragen (Einzelabruf). Der Einzelabruf erfolgt durch eine schriftliche Anforderung des Auftraggeber von Leistungen für die in Anlage Nr. 5 näher definierten Leistungen. Im übrigen gelten die Termin in Anlage C.4 - Termin- und Abrufplan. Für die optionalen Leistungen besteht keine Abnahmeverpflichtung
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die Voraussetzungen gemäß § 160 GWB: 1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber /Bieter gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs-oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn Kalendertage nach Absendung (per Telefax, EMail oder elektronisch über die EVergabe-Plattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber? auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1) gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Das Angebot muss sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen, Nachweise und Preise enthalten. Bieter werden deshalb gebeten, die Vollständigkeit der Unterlagen vor der Einreichung genau zu prüfen, um einen Ausschluss aus dem Vergabeverfahren zu vermeiden.
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können nur nach Maßgabe der gesetzlichen und in den Vergabeunterlagen festgelegten Nachforderungsregeln angefordert oder ergänzt werden. Preisangaben können grundsätzlich nicht nachgefordert werden; lediglich in Ausnahmefällen.
Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Mindestanforderung: Durchschnittlicher Jahresumsatz im Geschäftsbereich der ausgeschriebenen Leistung von mindestens 500.000 EUR netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Bestätigung darüber im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens EUR 1.000.000,00 je Schadensfall und für sonstige Schäden (Sachund Vermögensschäden) in Höhe von mindestens EUR 1.000.000,00 je Schadensfall abzuschließen beziehungsweise bereits abgeschlossen zu haben und diese für den Zeitraum der Leistungserbringung nach Zuschlag aufrecht erhalten
Mindestens zwei geeignete vergleichbare Referenzprojekte über Einführung und Betrieb einer workflowbasierten Software für Fördermittel, Zuwendungs-oder Mittelweiterleitungsprozesse oder für ein vergleichbares Verwaltungsfachverfahren, jeweils mit Auftraggeber, Leistungszeitraum, Nutzerzahl und Auftragswert. Als Referenzzeitraum gelten grundsätzlich die letzten drei Jahre zusätzlich werden zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs geeignete Referenzen aus den beiden davorliegenden Jahren berücksichtigt. Mindestens eines dieser Referenzprojekte muss einen öffentlichen Auftraggeber, eine Forschungseinrichtung oder ein Einrichtungsnetzwerk betreffen und mindestens 20 externe einreichende Organisationseinheiten umfassen. Mindestens eines dieser Referenzprojekte muss ein Verfahren mit mindestens drei unterschiedlichen Nutzerrollen und mehrstufiger Freigabe umfassen.
Der Bieter benennt eine verantwortliche Projektleitung und eine Stellvertretung.Die Erfahrung ist durch Angaben des Namen des Projektleiters/ stellvertretenden Projektleiters, Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen, Berufsstand und aufgesondertes Verlangen durch Kurzlebenslauf oder Projektliste nachzuweisen. Die Projektleitung muss über mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in vergleichbaren Softwareeinführungen verfügen (Mindestanforderung).
Eintragung in das Handelsregister
Eintragung in Berufsregister, sofern zutreffend.
Mit der Erteilung des Zuschlags wird der Termin- und Abrufplan (vgl. Anlage C.4) verbindlicher Vertragsbestandteil. Der Auftragnehmer ist zur termingerechten Umsetzung verpflichtet.