Es handelt sich um eine Auftragserweiterung gem. § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB. Da dies in diesem Formular auf der Vergabeplattform nicht ausgewählt werden konnte, wurde ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb in dem Formular ausgewählt.
Begründung Teil 1:
1. Zeitnahe öffentliche Ausschreibung für die langfristige Vergabe des Auftrags
Es wird bzw. werden zeitnah eine oder mehrere Ausschreibungen stattfinden für die langfristige Vergabe der Leistungen, an der alle interessierten Unternehmen teilnehmen können. Die Leistungen, die Gegenstand dieser Bekanntmachung sind, wurden lediglich für einen Übergangszeitraum von einem Jahr vergeben.
2. Hintergrund
Seit dem 01.01.2022 stellt die Wilken GmbH ("Wilken") der Berliner Stadtwerke KommunalPartner GmbH ("Berliner Stadtwerke KP") auf Basis eines EVB-IT Servicevertrages Systeme mit den Funktionalitäten Abrechnung, Energiedatenmanagement und Portfoliomanagement als Software as a Service Lösung zur Verfügung, betreibt diese und erbringt diverse Serviceleistungen für die Berliner Stadtwerke KP in diesem Zusammenhang. Ferner erbringt Wilken auf Basis eines EVB-IT Dienstvertrages im Kontext des Betriebes dieser Systeme die erforderlichen BPO-Leistungen für die Berliner Stadtwerke KP.
Folgende Systeme/Produkte sind im Einsatz:
- Wilken IT
o Hosting, Wartung und Betrieb des Systems Wilken E:nergy
o sowie Userlizenzen
- Wilken BPO-Dienstleistungen
o operative Abwicklung der erforderlichen Prozesse im Kundenservice für die durch die Berliner Stadtwerke KP belieferten Kunden
- Soptim Energy
o Hosting, Wartung und Betrieb der Systeme/Module zur Abbildung aller energiewirtschaftlichen Prozesse - sowie Userlizenzen
Die o.g. Systeme sind seit Januar 2022 bei der Berliner Stadtwerke KP im produktiven Einsatz. Beschafft wurden die Systeme und dazugehörigen Dienstleistungen im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens, durchgeführt Ende 2020. Der Zuschlag ging bei dieser Vergabe an Wilken als Generalunternehmer, wobei Wilken wiederum die Soptim AG und den BPO-Dienstleister Wilken Pro GmbH mit einzelnen Leistungsbestandteilen als Unterauftragnehmer beauftragt hat. Wilken stellt im Rahmen der Vergabe das Abrechnungssystem (SaaS) sowie dazugehörige BPO-Dienstleistungen für die Marktkommunikation, die Abrechnung von Stromlieferungen und die Nebenbuchhaltung bereit. Darüber hinaus stellt Wilken die Soptim-Systeme für das Energiedatenmanagement sowie Portfoliomanagement bereit.
Die Vergabe erfolgte für den Zeitraum von 4 Jahren (01.01.2022 - 31.12.2025).
Aufgrund des Vertragsendes mit dem Generalunternehmer Wilken zum 31.12.2025 ist eine Neuvergabe der oben beschriebenen Systeme/Dienstleistungen mit Start zum 01.01.2026 notwendig.
Die Muttergesellschaft der Berliner Stadtwerke KP - die Berliner Stadtwerke GmbH ("Berliner Stadtwerke") - hat im Frühjahr dieses Jahres die Beschaffung, Implementierung und den Betrieb eines ERP-Systems ausgeschrieben und vergeben. Derzeit läuft die Implementierung des ERP-Systems, welche und voraussichtlich Mitte 2026 abgeschlossen sein wird. Da die Berliner Stadtwerke diverse übergeordnete Dienstleistungen für die Berliner Stadtwerke KP u.a. zukünftig mit Hilfe des neuen ERP-Systems erbringt, die Berliner Stadtwerke KP auch teilweise selbst mit diesem arbeiten wird und aufgrund der Schnittstellen zu Systemen der Berliner Stadtwerke KP - insbesondere zum Abrechnungssystem Wilken - betrifft diese IT-Umstellung die Berliner Stadtwerke KP sowohl mittelbar als auch unmittelbar in erheblichem Maße. Aufgrund der mit der Einführung eines neuen ERP-Systems als führendem IT-System einhergehenden tiefgreifenden Änderungen der IT-Infrastruktur des gesamten Berliner Stadtwerke-Konzerns, würde die etwaige parallele Einführung eines neuen Abrechnungssystems sowie eines neuen Systems für das Energiedatenmanagement ("EDM") zu erheblichen Risiken für wesentliche und kritische Geschäftsprozesse der Berliner Stadtwerke KP führen.
3. Vertragsverlängerung bis zum 31.12.2026
Es ist eine Vertragsverlängerung der o.g. Vertragsverhältnisse zwischen Berliner Stadtwerke KP und Wilken bis zum 31.12.2026 erforderlich geworden.
Diese Vertragsverlängerung gründet auf der Vorschrift des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB.
Hier sind weitere Leistungen erforderlich geworden, die nicht von einem anderen Auftragnehmer beschafft werden können. Der Wert der Vertragsverlängerung beträgt zudem weniger als 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts, wie in § 132 Abs. 2 S. 2 GWB gefordert wird.
Folgende technische und wirtschaftliche Gründe führen dazu, dass der Vertrag um ein Jahr verlängert werden muss, da die Leistungen nicht von einem anderen Auftragnehmer beschafft werden können.
Schnittstellenrisiken:
Ein Wechsel der von Wilken zur Verfügung gestellten Systeme bei gleichzeitiger Einführung eines neuen ERP-Systems als führendem System würde doppelte Schnittstellenentwicklungen und -tests erfordern, was zu höherem Aufwand sowie höheren Kosten und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führt.
Prozessrisken:
Eine parallele Systemeinführung und die damit verbundene Neuaufsetzung kritischer Prozesse bei zeitgleicher Neuaufsetzung der ebenfalls kritischen Prozesse des neuen ERP-Systems birgt ein erhöhtes Risikopotenzial insbesondere in Bezug auf die Bearbeitung der sehr kurzfristigen und sensiblen zeitkritischen Prozesse im Bereich der Stromabrechnung sowie für Fehlfunktionen und Kompatibilitätsprobleme.
Gefährdung IT-Sicherheit:
Die bestehenden Systeme sind sicherheitszertifiziert und erprobt - ein zeitgleicher Systemwechsel birgt das Risiko unzureichender Sicherheitsprüfungen sowie des Verlusts von etablierten Sicherheitsmechanismen.