Verfahrensangaben

Der Verband "Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung" (DGUV oder Auftraggeber) ist der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Er nimmt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder wahr und fördert deren Aufgaben zum Wohl der Versicherten und der Unternehmen. Die DGUV vertritt die gesetzliche Unfallversicherung gegenüber Politik, Bundes-, Landes-, europäischen und sonstigen nationalen und internationalen Institutionen sowie Sozialpartnern.

Die DGUV beabsichtigt, allgemeine Projektleistungen, Beratungsleistungen, Konzipierungs- und Durchführungsleistungen im SAP-Umfeld auszuschreiben. Es soll eine systembasierte Haushaltsplanung und -verwaltung und eine laufende Verfügbarkeitskontrolle auf Budget- und Bestell/Projekt-Sicht eingeführt werden. Die im Bereich HCM im Einsatz befindlichen SAP Komponenten sollen kontinuierlich weiter-entwickelt werden. Außerdem soll eine zentrale SAP-Koordinationsstelle (Erarbeitung und Durchführung des Entscheidungs-, Eskalation- und Anforderungsmanagements) eingerichtet werden. Das Ziel ist eine Verbesserung und Integration der Faktura-,Planungs-, Mittelbewirtschaftungs-, Einkaufs-, Inventarisierungs-, Personalmanagement- und Controllingprozesse durch die Einführung effizienter und anwender-freundlicher Lösungen, die eine spürbare Entlastung der Fachabteilungen Finanzen und Revision (FR), Personal und Organisation (PEO) und Verwaltung, Bau, Beschaffung (VBB) im Tagesgeschäft ermöglichen.

Hierzu ist ein Leistungsrahmenvertrag vorgesehen. Innerhalb dieses Leistungsrahmens sollen konkrete Projekte im SAP-Umfeld zur Weiterentwicklung des Rechnungswesens, des Einkaufs und der Inventarisierung sowie des Personalmanagements durchgeführt werden können. Im Ergebnis soll ein System bereitgestellt werden, das zu jedem Zeitpunkt eine korrekte und aktuelle Darstellung der finanziellen Lage der DGUV ermöglicht.

Anzustrebende Projekte sind beispielsweise die Standardisierung von Prozessen und Anwendungen innerhalb der gesamten DGUV gemäß Best Practices, die Einführung einer systembasierten Lösung für die Haushaltsplanung und -verwaltung einschließlich Berichtswesen, die Überarbeitung der Controlling-Hierarchie, die Optimierung des Release- und Testmanagements, die Einführung eines technischen Schnittstellen-Monitorings, Prozessoptimierung gemäß dem Bluefield-Ansatz für das ERP- und HCM-System (Überarbeitung des Stammdatenansatzes, Systembasierter Rechnungsausgangsprozess, KPI-Berichtswesen via Dashboards).

Die Umsetzung von fachlichen Anforderungen der DGUV sollten Vorrang gegenüber dem aufwandsminimierenden Systembetrieb erhalten. Für die gezielte und anwenderfokussierte Systempflege und -weiterentwicklung sind Kapazitäten und Mitwirkung durch die DGUV-Fachabteilungen erforderlich. Die Befähigung bemisst sich insbesondere nach den vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen im Projektmanagement.

Die jeweiligen Leistungen werden im Rahmen einzelner Leistungsabrufe konkretisiert. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Einzelabrufe besteht nicht. Der Rahmenvertrag wird eine Laufzeit von 4 Jahren haben. Der Auftragswert der Rahmenvereinbarung wird auf 1,6 Mio. Euro (netto) geschätzt, wobei der Abruf von Leistungen auf eine maximale Gesamtsumme in Höhe von 5 Mio. Euro (netto) begrenzt ist.

Konkrete Ausschreibungsinhalte:

Beschaffungsgegenstand
Es ist ein Leistungsrahmenvertrag vorgesehen. Innerhalb dieses Leistungsrahmens sollen konkrete Projekte im SAP-Umfeld zur Weiterentwicklung der bestehenden SAP Systemlandschaft durchgeführt werden können. Im Ergebnis sollen die dann umgesetzten Lösungen innerhalb des SAP Systems nach den bestehenden Betriebsregeln betrieben werden.

Folgende SAP-Module und Themenbereiche sind derzeit im Betrieb implementiert: FI, FI-AA, CO, BTP, MM, SD, TR, PS, PSM (in Teilen), Schnittstellen, Jobs, Berechtigungen (SIVIS), Formulare, Berichts-wesen.

Im HCM sind folgende Bestanteile implementiert: PA/PY, PT, OM, TV, VADM, ESS/MSS/PSS, Schnittstellen, Jobs, Berechtigungen (SIVIS), IKS (Centric), dPA (cuConnect), P&F, cuDocumentBuil-der,

Anzustrebende Projekte sind beispielsweise die Einführung einer Haushaltsplanungs- und Bewirtschaf-tungslösung, Weiterentwicklung der vorhandenen Ausprägungen im Einkauf, insbesondere Kontraktmanagement, Weiterentwicklungen in den HCM Anwendungen und vor allem den Schnittstellen zwischen HCM und FI, SAP Invoice-Management und Einsatz von KI zur automatisierten Verarbeitung, Weiter-entwicklung der Rollen- und Berechtigungsausprägungen sowie die Pflege und Weiterentwicklung diver-ser Schnittstellen zu angebundenen Fachverfahren, wie Antrago, Bildungsmanager, SIHOT usw. sein. Darüber hinaus soll ein Schwerpunkt des Auftrags die Implementierungsbegleitung von Systemanpassungen für die DGUV in Zusammenwirken mit dem SAP Betreiber, die Unterstützung, bzw. Sicherstellung von Tests, Schulungen, Geschäftsprozesserhebungen und Dokumentationen sein. Es wird außer-dem eine Fachberatung und Unterstützung für die Themen der SAP Basissteuerung sowie die Themen der Integration der SAP Anwendungen in die bestehende IT Systemlandschaft benötigt.

Innerhalb dieses vertraglichen Rahmens sollen die Vertragsparteien Einzelverträge abschließen können, mit denen der Auftragnehmer später konkret noch zu bestimmende Projekte oder hierzu vorbereitende Maßnahmen durchführt. Der Auftragnehmer hat davon auszugehen, dass mehrere parallele Vorhaben gleichzeitig zur Umsetzung kommen und dies mit dem täglichen Routinebetrieb der SAP Anwendungen in Einklang zu bringen ist. Entsprechende personelle Kapazitäten müssen vom Auftragnehmer jederzeit beigestellt werden können.

Dies können zum Beispiel Durchführung von Machbarkeitsstudien sowie Konzipierungsleistungen, aber auch die konkrete Begleitung von Systemimplementierungen zur Unterstützung des Auftraggebers hin-sichtlich seiner Mitwirkungspflichten gegenüber dem SAP Betreiber sein.

In einem weiteren Schritt sollen Dienstleistungen zur Erstellung von Pflichtenheften zu den späteren konkreten Projekten sowie Dienstleistungen zur Projektumsetzung angeboten werden.

Im Einzelnen kann es sich insbesondere um folgende Leistungen handeln:
- Durchführen von Machbarkeitsstudien
- Erstellung von Umsetzungskonzeptionen
- Erstellen von Pflichtenheften
- Umsetzungsleistungen auf Basis der erstellten Pflichtenhefte
- Mitwirkung bei der Inbetriebnahme, einschließlich aller die für eine Inbetriebnahme von Ände-rungen notwendigen Maßnahmen (Schulungsunterlagen, Schulungen, Handbücher usw.) und Wissenstransfer im Sinne der Implementierungsbegleitung
- Aufbau einer zentralen Steuerungsinstanz innerhalb der Organisation des AG im Sinne eines SAP Center of Excellence mit besonderem Schwerpunkt eines BTP Center of Excellence ge-mäß den Empfehlungen der SAP SE und Unterstützung in der Überführung in den Routinebe-trieb
- Beratung der Führungsebene 1 der Bereiche Finanzen und Revision, IT und Digitalisierung, Per-sonal und Organisation sowie Verwaltung Bau Beschaffung zur strategischen Weiterentwicklung der SAP Anwendungen nach Kriterien des wirtschaftlichen Systembetriebs unter Beachtung der Rahmenbedingungen der DGUV e.V. (Die DGUV möchte weg von einer rein technischen SAP-Betreuung und hin zu einer fachlich gesteuerten SAP-Governance kommen.)
- Steuerung der technischen Dienstleister und des SAP-Betreibers

Leistungsanforderungen, Mitarbeiterkontinuität, Fachberatung
Die Fachberatung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
- Geschäftsprozessspezifische Beratungsleistungen für die eingesetzten Module, Pro-gramme, Systeme und zugehörigen Instrumente
- am SAP Standard ausgerichtete Beratung
- konzeptionelle Tätigkeiten (Machbarkeitsstudien, Konzepterstellungen)
- Beratung zu vorhandenen kundeneigenen Lösungen und, wenn nicht im SAP Standard enthal-ten, zu neuen kundeneigenen Lösungen
- Wissenstransfer für andere Dienstleister
- Marktbeobachtung / Neue Technologien und Anwendungen der SAP
- Systemvorführungen o. ä., z. B. Vorstellung neuer Module (auch in Form von Webkonferenzen)
- Begleitung und Unterstützung des produktiven Betriebs aus Anwendersicht

Vorgehensmodell Projekt
Grundsätzlich ist ein Phasenmodell nach Empfehlungen des Softwareherstellers SAP anzulegen, da die Organisation und Abwicklung in der Applikationsbetreuung des Auftraggebers im Standard ITIL etabliert ist. Die Begleitung durch den Auftragnehmer ist auf Verlangen des Auftraggebers grundsätzlich an den Standorten des Auftraggebers, vor allem in Sankt Augustin und Berlin vor Ort sicher zu stellen. Eine Beratung mittels hybrider Gesprächsformate erfolgt nur in Absprache mit dem Auftraggeber und ist nicht als grundsätzliche Kommunikationsvariante während der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gewünscht.

Hauptaugenmerk der Projektschritte
a) liegt auf Analyse- und Konzeptionstätigkeiten, mit dem Ziel, dem SAP System der DGUV neue Lösungen zuzuführen.
b) liegt darin, dass nach Abnahme der zu a) genannten Tätigkeiten der Auftragnehmer aufgefordert wer-den kann, ein detailliertes Pflichtenheft zu erstellen.
c) liegt darin, dass nach Abnahme und Bestätigung dieses Pflichtenheftes der Auftragnehmer zur Umsetzung aufgefordert werden kann.

Dabei ist zu beachten, dass Umsetzungsprojekte den regulären Betrieb nur minimal beeinflussen dürfen.

Einheitlicher Gesamtprojektleiter
Für alle Projekte aus dem Rahmenvertrag ist seitens des Auftragnehmers zusätzlich zur jeweiligen Projektleitung ein einheitlicher Ansprechpartner namentlich zu benennen (einheitlicher Gesamtprojektleiter). Dieser ist für die Klärung organisatorischer Rahmenbedingungen sowie für die Koordination aller für die erfolgreiche Durchführung des Auftrags notwendigen Tätigkeiten verantwortlich. Er soll die zentrale Schnittstelle zwischen der Projektleitung des Auftraggebers und dem Auftragnehmer darstellen. Der einheitliche Gesamtprojektleiter muss über die notwendige Entscheidungskompetenz innerhalb der Organisation des Auftragnehmer verfügen, um auftauchende Fragestellungen schnell und verbindlich beantworten und ggf. auch vor Ort entscheiden zu können. Für Fälle der Abwesenheit des einheitlichen Gesamtprojektleiters ist ein Vertreter namentlich zu benennen. Die telefonische und schriftliche Erreichbarkeit des einheitlichen Gesamtprojektleiters oder seines Vertreters ist sicherzustellen.

Die Einlegung von Rechtsbehelfen gegen dieses Vergabeverfahren richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB wird explizit hingewiesen. Danach ist ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig, soweit nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

In der Angebotsphase erfolgt die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots des Ausschreibungsverfahrens. Die Angebote der Bieter werden gemäß der in Ziffer 6 detailliert beschriebenen Wertung bewertet. Dabei werden folgende wesentlichen Kerninhalte berücksichtigt:
Preisliche Kriterien:
Wertungsgrundlage aus
- Stundensatz Einheitlicher Gesamtprojektlei-ter
- Stundensatz Teilprojektleiter HCM
- Stundensatz Projektmitarbeiter
Qualitätsbezogene Kriterien:
- Leistungserbringungskonzept
Die Bieter haben ein Leistungserbringungs-konzept zu erstellen und mit dem Angebot einzureichen.
- Testaufgabe 1 mit Vorbereitungszeit
Die Bieter erhalten mit einer Vorbereitungs-zeit von einer Stunde Fragen, deren Lösung sie im Präsenz- Bietergespräch innerhalb von maximal 30 Minuten zu präsentieren haben.
- Testaufgaben 2 - Unmittelbare Fragerunde
Die Bieter erhalten im Präsenz - Bieterge-spräch Fragen, die sie spontan zu lösen und präsentieren haben. 1. Unterlagen für Abgabe eines Angebotes
Mit dem Angebot sind die im Angebotsformular unter Ziffer 1 als "Ggf. vom Bieter ausgefüllt mit Angebot zu überreichen" aufgeführten Unterlagen einzureichen. Diese dortige Liste ist abschließend. 3. Anforderungen an das Angebot
Die Einreichung des Angebotes ist in Textform oder mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich.
Eine Unterzeichnung der Unterlagen ist nicht notwendig. Wichtig ist jedoch, dass im Unterzeichnungs-feld der Name des Unternehmens und der Person angegeben werden, die die Erklärung für das Unter-nehmen abgibt.
Bei Bietergemeinschaftserklärungen bzw. Verpflichtungserklärungen von Unterauftragnehmern muss erkennbar sein, dass diese Erklärungen vom Bietergemeinschaftspartner bzw. Unterauftragnehmer ab-gegeben wurden (z.B.: Diese Erklärungen werden von den Bietergemeinschaftsmitgliedern bzw. Unter-auftragnehmern unterzeichnet und eingescannt mit dem Angebot eingereicht).
Die nachstehenden Hinweise zum Erstellen des Angebotes und die Verfahrensbedingungen sind zu beachten. Die Angebotsfrist ist eine Ausschlussfrist und endet mit Ablauf der als Einreichungstermin festgesetzten Uhrzeit. Verspätet eingegangene Angebote werden gemäß den Voraussetzungen des § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Das Risiko des fristgerechten Zugangs liegt beim Bieter.
Das Angebot muss vollständig sein und die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben oder Erklärungen enthalten.
Verfahrensablauf
Der Auftraggeber wird ggf. mit denjenigen Bietern Verhandlungen aufnehmen, deren Angebote für einen Vertragsschluss hinreichend aussichtsreich erscheinen. Dies bedeutet, dass nicht zwingend mit sämtlichen Bietern, die ein wertungsfähiges Angebot abgegeben haben, auch Verhandlungen durchgeführt werden.
Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf der Grundlage der eingereichten Erstangebote - ohne Nachverhandlungen und / oder Optimierungsmöglichkeit durch die Bieter - zu erteilen.
Die Bieter werden grundsätzlich zu einem
Präsenz- Bietergespräch / Präsentationstermin
in den Räumlichkeiten des Auftraggebers eingeladen. Diese Gespräche finden voraussichtlich vom 25.08.2026 bis 28.08.2026 statt. Der konkrete Tag und die konkrete Uhrzeit werden den Bietern über das Vergabeportal gesondert bekanntgegeben. Es ist dabei zu beachten, dass eine Terminverschiebung aufgrund der auftraggeberseitigen Teilnehmenden nicht möglich ist.
Der konkrete Ablauf des Termins stellt sich wie folgt dar:
Teil I - Vorbereitung auf Präsenz - Bietergespräch: Erarbeitung Lösung zu Testaufgabe 1
Eine Stunde vor Beginn des Präsenz-Bietergesprächs händigt der Auftraggeber dem Bieter die Testaufgabe 1 (näheres dazu siehe Ziffer 6.3.2) aus. Das für den Auftrag vorgesehene Kernprojektteam, dem zwingend die im Teilnahmeantrag vorgestellten Personen des einheitlichen Gesamtprojektleiters und des Teilprojektleiters HCM angehören müssen, hat nun 1 Stunde Zeit, die Testaufgabe 1 zu bearbeiten, zu lösen und dessen Präsentation vorzubereiten.
Teil II - Präsenz - Bietergespräch
Das Präsenz-Bietergespräch wird ca. 1,5 Stunden dauern und folgenden Ablauf haben:
Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmenden des Auftraggebers
Vorstellung des Kernprojektteams
Präsentation der Lösung zu Testaufgabe 1 innerhalb von maximal 30 Minuten
Bearbeitung und Präsentation der Testaufgabe 2 - Unmittelbare Fragerunde (näheres dazu siehe Ziffer 6.3.3)
Beantwortung ggf. weiterer Fragen zum Angebot seitens des Auftraggebers
Verabschiedung durch den Auftraggeber
Aus Gründen der Dokumentation erfolgt eine Aufzeichnung des Präsenz-Bietergesprächs durch den Auftraggeber.
Weiteres Vorgehen nach den Präsenz- Bietergesprächen:
Im Anschluss an das Präsenz- Bietergespräch wird der Auftraggeber dieses auswerten und beurteilen. Die Beurteilung der Präsentationen im Bietergespräch wird als weiterer Bestandteil in die Wertung einfließen (siehe hierzu Ziffer 6.).
Im Anschluss an das Bietergespräch wird der Bieter ggf. die Gelegenheit erhalten sein Angebot abschließend zu bearbeiten. Nach Eingang der abschließenden - ggf. optimierten - Angebote wird der Auftraggeber überprüfen, welches Angebot nach Maßgabe der bekannt gegebenen Wertungs-/Zuschlagskriterien das Wirtschaftlichste ist. Es wird klargestellt, dass nach Eingang der abschließenden Angebote keine Verhandlungen zu vertraglichen und kommerziellen Bedingungen mit den Bietern geführt werden sollen, so dass die Bieter gehalten sind, ihre Preisangebote im Rahmen der last and final offer abschließend zu definieren.
Sollte sich wider Erwarten herausstellen, dass die Komplexität der Aufgabenstellung zusätzliche Verhandlungsrunden erforderlich machen sollten und/oder eine sukzessive Verengung des Bieterkreises zweckmäßig ist oder aus wichtigen Gründen eine Abweichung von der vorgeschriebenen Vorgehensweise notwendig erscheint, behält sich der Auftraggeber vor - nach Unterrichtung der Bieter - das Verfahren entsprechend zu modifizieren.
Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot erhält den Zuschlag.
Wertung der Angebote
Bewertungsmatrix
Zur Bewertung und Gewichtung wird der Auftraggeber die folgende Bewertungsmatrix verwenden, mittels derer auf Basis der eingereichten Erklärungen/Nachweise/Angaben die Wirtschaftlichkeit der Angebote bewertet werden. Hierbei kann das Angebot maximal 1000 Punkte erreichen, die sich auf die einzelnen Kriterien verteilen.
Der Bewertungsschlüssel - die maximale Bepunktung der einzelnen Angaben zu den Zuschlagskriterien - ist in der Bewertungsmatrix aufgeführt.
Die bei den Zuschlagskriterien erreichte Punktzahlen werden dann gemäß nachfolgender Tabelle mit den entsprechenden Gewichtungsfaktoren multipliziert. Der jeweilige Gewichtungsfaktor ist bei jeder einzelnen Maßnahme in der Bewertungsmatrix aufgeführt.
Das wirtschaftlichste Angebot des Ausschreibungsverfahren wird nach folgenden Kriterien und deren Gewichtung ermittelt:
Bewertungsmatrix
Wertungskriterien Max. Punkte gem. Bewertungsschlüssel Gewicht-
tungs-
faktor Maximalpunktzahl (max. Punkte x Faktor)
Preis (Gewichtung 40%)
Stundensatz Einheitlicher Gesamtprojektleiter 10 12 120
Stundensatz Teilprojektleiter HCM 10 12 120
Stundensatz Projektmitarbeiter 10 16 160
Qualität (Gewichtung 60%)
Leistungserbringungskonzept 10 10 100
Testaufgabe 1 mit Vorbereitungszeit 10 20 200
Testaufgabe 2 - Unmittelbare Fragerunde 10 30 300
Gesamtergebnis 1000
Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl der gewichteten Punkte stellt das wirtschaftlichste Angebot dar. Die Punktzahlen der einzelnen Wertungskriterien werden wie folgt ermittelt:
Wertungskriterium Preis
Das Zuschlagskriterium "Preis" nimmt 40 % der Gesamtwertung ein. Dazu im Einzelnen:
Der Bieter hat in Ziffer 2 des Angebotsschreibens seine jeweiligen Stundensätze für den Einheitlichen Gesamtprojektleiter, den Teilprojektleiter HCM sowie die weiteren Projektmitarbeiter in Euro netto vollständig auszuweisen.
Wertung des Kriteriums:
Das jeweils preisniedrigste Angebot je qualifikationsabhängigen Stundensatz (Einheitlicher Gesamtprojektleiter, Teilprojektleiter HCM sowie weitere Projektmitarbeiter) erhält jeweils 10 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote je qualifikationsabhängigen Stundensatz wird die Punktzahl wie folgt bestimmt:
"Punktzahl Bieter =" ("Niedrigster Preis" *"10" )/"Preis Bieter"
Der Auftraggeber ist berechtigt, Angebote auszuschließen, deren Preise - ggf. auch einzelne Preispositionen - spekulativ bzw. nicht marktgerecht abgegeben wurden. Vergleichsmaßstab sind die eigenen Schätzungen des Auftraggebers und die Vergleichspositionen anderer Bieter.
Die Ergebnisse werden auf zwei Nachkommastellen gerundet. Anschließend wird der Auftraggeber die jeweiligen Punktzahlen gemäß der Bewertungsmatrix in Ziffer 6.1, dort Position 1, mit den dort aufgeführten Gewichtungsfaktor je qualifikationsabhängigen Stundensatz gewichten.
Wertungskriterium Qualität
Das Zuschlagskriterium "Qualität" nimmt 60 % der Gesamtwertung ein. Dazu im Einzelnen:
Leistungserbringungskonzept
Vom Bieter wird ein Leistungserbringungskonzept in Textform als fortlaufendes Dokument erwartet, in dem er konkret die auftragsspezifischen Herangehensweise aufzeigt und darstellt, wie er die in den Ziffern 2 bis 4 der Leistungsbeschreibung geforderten fachlichen Beratungs-, Koordinations und Unterstützungsleistungen innerhalb der SAP-Systemlandschaft für den Auftraggeber überwiegend an den Standorten St. Augustin und Berlin vor Ort erbringen wird. Zu den Aspekten siehe die AzA.