Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren.
Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist.
Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können.
Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Die Präsentation erfolgt im Zoom-Format. Die Dauer der Präsentation wird auf mindestens 45 Minuten und höchstens 1 Stunde festgelegt
Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen.
Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich)
Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können.
Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden:
Themenfeld / Erwarteter Inhalt
Systemarchitektur - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung der - gemäß dem Leistungsverzeichnis
Implementierungsstrategie - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Migrationskonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Integrationskonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Projektplan - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Test- und Abnahmekonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Rollback-Konzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Backup-Konzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Risikomanagementkonzept - Vertiefung und Erläuterung zur Umsetzung -gemäß dem Leistungsverzeichnis
Hinweis
Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben.
Zur Jury der wertenden Präsentation
Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern.
Bewertet wird insbesondere:
- der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen,
- die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung,
- die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit,
- sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten.
Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein.
Für die Wertung der Themenfelder wird jeweils eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. Jedes Jurymitglied vergibt pro Themenfeld eine Punktzahl von 0 bis 10 Punkte. Die einzelnen Punktzahlen der jeweiligen Jurymitglieder werden unmittelbar nach Beendigung der Präsentation, ohne Anwesenheit des Bieters, mündlich verlesen und dann verschriftet. Die Gesamtpunktzahl aller fünf Jurymitglieder wird dann durch fünf dividiert, die Wertungspunktzahl sodann in die Wertungsmatrix übertragen.
Mindestbedingung für dieses Kriterium (Wertende Präsentation):
Angebote, die für diese Wertende Präsentation nicht mindestens 5 Punkten er-halten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirtschaftlich betrachtet werden.
Die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung im Rahmen der Wertenden Präsentation wird wie folgt gewertet:
Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium:
Punkteskala
Sehr gute Angebots- und Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die
Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 10 Punkte
Gute Angebots- und Konzeptvorstellung, weil gut auf die
Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 8 Punkte
Ausreichende Angebots- und Konzeptvorstellung, weil ausreichend auf die
Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 5 Punkte
Mangelhafte Angebots- und Konzeptvorstellung, weil nicht ausreichend auf die
Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 3 Punkte
Ungenügende Angebots- und Konzeptvorstellung, weil ungenügend auf die
Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 0 Punkte
Zur inhaltlichen