Verfahrensangaben

Aktuelle Bankauskunft (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage einer aktuellen Bankauskunft zur Bonität des Bieters, nicht älter als 6 Monate

Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung und Qualifikation des Kernteams, Benennung des Projektleiters und einer entsprechenden Stellvertretung (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Der Bewerber hat das für die Leistungserbringung vorgesehene Kernteam zu benennen und dessen Qualifikationen und Berufserfahrungen darzustellen.
Dabei sind insbesondere folgende Angaben zu machen:

- Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung des Kernteams sowie namentliche Benennung der vorgesehenen Projektleitung und einer verantwortlichen Stellvertretung
- Darstellung der Qualifikationen und relevanten Berufserfahrungen der vorgesehenen Teammitglieder

Als Mindestanforderung an das verantwortliche Kernteam gilt:
- Der benannte Projektleiter muss über mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in der strategischen und operativen Betreuung von Kommunikations-, Marken-, Marketing- oder Kreativprojekten verfügen. Davon muss er über nachweisbare Erfahrung in der Betreuung von B2B-Kommunikationsprojekten mit mehreren Leistungsbereichen verfügen.

- Die Darstellung des Kernteams dient dem Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Ein Austausch einzelner Teammitglieder während der Vertragslaufzeit ist zulässig, sofern das Ersatzmitglied mindestens über eine gleichwertige Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung verfügt und die ordnungsgemäße Leistungserbringung weiterhin gewährleistet ist.

- Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu bestätigen.

Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages noch nicht bestehen, ist mit dem Teilnahmeantrag, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.

Eigenerklärung Umsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, auf dem beigefügten "Formblatt Umsatz".

Eigenerklärung zu den Sprachkenntnissen des vorgesehenen Kernteams (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestanforderung:
Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu bestätigen.

Eigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime Branche (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime Branche: Bestätigung, dass der Bewerber über die personellen und organisatorischen Voraussetzungen verfügt, um sich in die Themenfelder der maritimen Wirtschaft sowie der ausgeschriebenen Veranstaltungen einzuarbeiten.

Formblatt personelle Ausstattung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.

Gewerbeanmeldung oder vergleichbarer Nachweis (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage einer Gewerbeanmeldung oder eines vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei Vorlage eines Handelsregisterauszuges).

Handelsregisterauszug (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage eines den Stand der letzten Änderung berücksichtigenden Handelsregisterauszuges im Falle einer Kommanditgesellschaft auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im Handelsregister eingetragen).

Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): gem. den im Informationsmemorandum genannten Summen.

Nachweis personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bewerber hat durch Eigenerklärung darzulegen, dass er über ausreichende personelle und organisatorische Kapazitäten verfügt (Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung verfügbaren Mitarbeitenden), um die ausgeschriebenen Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit ordnungsgemäß zu erbringen. Die Eigenerklärung hat insbesondere Angaben zur Organisationsstruktur, zu Vertretungsregelungen für wesentliche Funktionen sowie zur Verfügbarkeit zusätzlicher personeller Kapazitäten zur Abdeckung von Arbeitsspitzen, kurzfristigen Änderungsbedarfen und veranstaltungsbedingten Leistungsspitzen zu enthalten.

Der Bewerber hat durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er sich innerhalb einer angemessenen Einarbeitungsphase in die Besonderheiten der maritimen Wirtschaft, ihrer Zielgruppen und Marktstrukturen einarbeiten kann und die hierfür erforderlichen personellen Ressourcen bereitstellt.

Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Der Bewerber hat mindestens zwei und maximal drei Referenzen über vergleichbare Aufträge vorzulegen.
Die Referenzen müssen grundsätzlich Leistungen betreffen, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist erbracht wurden.
Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn sie mindestens wesentliche, für den ausgeschriebenen Auftrag prägende Leistungen aus dem Bereich der strategischen Kommunikations-, Marken- Kampagnen- oder Kreativberatung sowie deren Umsetzung umfasst. Für die Beurteilung der Vergleichbarkeit sind insbesondere der Leistungsumfang, die Komplexität, die Anzahl der Kommunikationskanäle, der strategische Beratungsanteil und der Umfang der betreuten Kommunikationsmaßnahmen maßgeblich. Eine Identität hinsichtlich Auftraggeber, Veranstaltungsformat oder einzelner Kommunikationskanäle ist nicht erforderlich.
Die eingereichten Referenzen sollen in ihrer Gesamtheit insbesondere Erfahrungen in folgenden Bereichen erkennen lassen:
- Strategische B2B-Kommunikations- und Markenberatung einschließlich der Weiterentwicklung bestehender Marken- und Kommunikationsauftritte
- Entwicklung von Kommunikations-, Kampagnen- und Kreativstrategien einschließlich der Entwicklung von Leitideen und/oder Key Visuals
- Kreation, Gestaltung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen über digitale und analoge Kanäle
- Erstellung werblicher sowie redaktionell, journalistische Kommunikationsinhalte (z. B. Kommunikations-, Newsletter-, Presse- oder Medientexte)
Erfahrungen in der maritimen Wirtschaft sowie in der Messe- und Veranstaltungskommunikation sind keine Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen. Sofern entsprechende Erfahrungen anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesen werden, werden diese bei der Auswahl der zu Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nach Maßgabe der in der Auswahlmatrix festgelegten Kriterien und Punktewerte berücksichtigt.

Als Mindestanforderungen an die Referenzen gelten:
- Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzen im Sinne der vorstehenden Anforderungen vorzulegen.
- Die Gesamtheit der eingereichten Referenzen muss Leistungen aus mindestens drei der zuvor genannten Leistungsbereiche A bis E abdecken. Nicht jede einzelne Referenz muss sämtliche Leistungsbereiche umfassen.
- Mindestens eine Referenz muss die strategische und/oder kreative Betreuung eines international ausgerichteten B2B-Kommunikationsprojekts mit mehreren Kommunikations- bzw. Leistungsbereichen umfassen (international ausgerichtet heißt internationale Märkte / Zielgruppen oder mehrsprachige Kommunikationsmaßnahmen).
- Mindestens eine Referenz muss zudem die Entwicklung und Umsetzung englischsprachiger Kommunikationsmaßnahmen umfasst haben. Beide Anforderungen können durch dieselbe Referenz erfüllt werden.

Form und Umfang der Referenznachweise:
Die gemäß den vorstehenden Anforderungen einzureichenden Referenzen sind unter Verwendung des Formblatts "Referenzliste" schriftlich und jeweils für jeden einzelnen Auftrag unter Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungsumfangs, der Laufzeit, des Auftragswertes und des Auftraggebers einschließlich Ansprechpartner darzustellen. Anderweitig eingereichte Referenzdarstellungen werden bei der Prüfung und Wertung nicht berücksichtigt.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes, mindestens einer Krankenversicherung und der Berufsgenossenschaft, nicht älter als 6 Monate

Verzeichnis der Leistungen Kapazitäten anderer Unternehmen (bei Bedarf) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.

Referenzen

Organisatorische und personelle Ressourcen